Programu ya usimamizi wa matumizi kwa taasisi za Kenya.
Kila ombi la malipo, huidhinishwa na hulipwa — mwanzo hadi mwisho.
Nasa ankara za wasambazaji, malipo ya fedha ndogo za matumizi (petty cash) na malipo ya daftari la fedha (cashbook), yapitishe kwenye mnyororo sahihi wa idhini, yapandishe ngazi muda wa SLA ukipita, na ulipe kupitia M-Pesa — kisha yaingize moja kwa moja kwenye Business Central, nyaraka zote zikiwa zimehifadhiwa.
Leja mbili, ukweli mmoja.
Siku hizi timu za nyanjani hulipwa kupitia M-Pesa. Malipo hufika kwenye leja wiki kadhaa baadaye, ikiwa makaratasi yatafuata. Katikati ya hapo, hakuna anayeweza kusema ni nini hasa kimeidhinishwa, kimelipwa na kuingizwa kwenye leja.
Ufungaji wa hesabu za mwisho wa mwezi unageuka kuwa zoezi la kulinganisha taarifa ya pesa za simu na Business Central — kwa mkono, kila mara.
- Idhini zinazofuatiliwa kupitia WhatsApp
Ombi huidhinishwa kwenye mazungumzo ya ujumbe, risiti ni picha kwenye simu ya mtu fulani, na hakuna kati ya hivyo kinachoambatishwa kwenye kile ambacho idara ya fedha hatimaye huingiza kwenye leja.
- Hulipwa kwenye mfumo mmoja, huingizwa kwenye mwingine
Malipo ya M-Pesa na leja kuu hulinganishwa baada ya tukio, hivyo vitabu vya hesabu huwa nyuma ya hali halisi kwa wiki kadhaa.
- Hakuna anayegundua idhini iliyokwama
Malipo husubiri kwenye kisanduku cha barua pepe cha mtu mmoja hadi msambazaji au timu ya nyanjani ilalamike.
Ombi moja, tangu kuwasilishwa hadi kulinganishwa kwa hesabu.
Kila malipo hufuata njia ileile inayodhibitiwa — na kumbukumbu zake hubaki zimeambatishwa kwenye ombi muda wote.
Tuma ombi la ankara ya msambazaji, fedha ndogo za matumizi au malipo ya daftari la fedha, pamoja na viambatisho. Ingia kwa Entra ID.
Pitisha ombi kwenye mnyororo — Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha, Afisa Mkuu wa Fedha (CFO) — kulingana na idara na kiasi.
Idhini ikipita muda wake wa SLA (makubaliano ya kiwango cha huduma), uratibu wa kudumu (durable orchestration) huipandisha ngazi kiotomatiki kwa mwidhinishaji anayefuata.
Baada ya idhini ya mwisho, lipa kupitia M-Pesa — B2C kwa marejesho ya gharama, B2B kwa malipo ya wasambazaji.
Vipengee vya fedha vilivyoidhinishwa hupangwa kwenye foleni ya kuingizwa kwenye Dynamics 365 Business Central kupitia OData, nyaraka zikiwa zimeambatishwa.
Dashibodi kwa kila jukumu, muhtasari wa kifedha na uhamishaji wa data kwa CSV kwa Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Idara ya Fedha, CFO na Msimamizi wa mfumo.
Umeundwa kulingana na jinsi timu za fedha nchini Kenya zinavyoidhinisha na kulipa.
Pitisha kila ombi kwenye mnyororo sahihi — Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha, CFO — unaobainishwa kwa kila idara na aina ya ombi, huku kiwango cha KES 10,000 kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa, ili kila ombi limfikie mwidhinishaji sahihi, na yeye pekee.
Uratibu wa kudumu hufuatilia kila idhini inayosubiri na kupandisha ngazi yenyewe vipengee vilivyochelewa kwa mwidhinishaji anayefuata — kwa kuandika kumbukumbu ya ukaguzi, si kwa kuwafuatilia watu.
Lipa baada ya idhini ya mwisho kupitia lango la malipo la KentaPay / Eclectics Swivel — B2C kwa fedha ndogo za matumizi na marejesho ya gharama, B2B kwa malipo ya wasambazaji — pamoja na ulinganishaji wa callback na hali ya malipo.
Vipengee vya fedha vilivyoidhinishwa hupangwa kwenye foleni ya kuingizwa kwenye Dynamics 365 Business Central kupitia OData, vikiwa na viungo vya nyaraka za SharePoint — bila kuandika data upya kwenye leja.
Kila kiambatisho, ankara na mkataba huhifadhiwa kwenye SharePoint Online na kuunganishwa na ombi husika — chanzo kimoja cha ukweli, tangu kunaswa hadi ukaguzi.
Dashibodi mahsusi kwa Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Mhakiki wa Fedha, CFO na Msimamizi wa mfumo, zenye muhtasari wa kifedha, mwenendo na uhamishaji wa data kwa CSV — ili kila jukumu lione foleni yake na CFO aone picha kamili.
Vipengee vilivyoidhinishwa hujilipa vyenyewe — na kuingia kwenye leja.
Aina tatu za maombi, mtiririko mmoja wa kazi unaodhibitiwa.
Walipe wasambazaji kulingana na ankara; ombi hupitia mapitio ya idara ya fedha na kuingizwa kwenye Business Central kama malipo ya msambazaji.
Warejeshee wafanyakazi gharama ndogo za kila siku, zikiwa zimenaswa pamoja na risiti na kuidhinishwa kupitia mnyororo.
Malipo ya moja kwa moja ya daftari la fedha hunaswa, huidhinishwa na hulinganishwa kwa udhibiti uleule kama ombi lingine lolote.
Umeundwa kwa taasisi za Kenya zinazopaswa kuthibitisha kila malipo.
Usimamizi wa matumizi huonyesha thamani yake pale ambapo idhini au risiti inayokosekana hugeuka kuwa hoja ya ukaguzi.
Matumizi ya ndani na malipo ya wasambazaji chini ya mamlaka yaliyokasimiwa na udhibiti wa mtayarishaji na mhakiki (maker-checker), pamoja na ushahidi ambao wakaguzi wa ndani na wakaguzi wa mdhibiti huchukua kama sampuli.
Timu za nyanjani hulipwa kupitia M-Pesa, na kila malipo yanaweza kufuatiliwa hadi idhini na risiti yake kwa ajili ya ukaguzi wa wafadhili.
Malipo ya ofisi na utoaji mwingine wa fedha huidhinishwa na kuwekewa kumbukumbu kabla fedha hazijatoka.
Minyororo tofauti kwa kila idara na aina ya ombi, kumbukumbu moja ya ukaguzi katika taasisi nzima.
Miongozo kwa timu za fedha nchini Kenya zinazochagua mfumo wa usimamizi wa matumizi.
Programu ya usimamizi wa matumizi: maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
Programu ya usimamizi wa matumizi ni nini?
Programu ya usimamizi wa matumizi huchukua nafasi ya vocha za karatasi, idhini kwa barua pepe na majedwali (spreadsheets) kwa mtiririko mmoja wa kazi unaodhibitiwa: ombi huwasilishwa pamoja na nyaraka zake, huidhinishwa na watu sahihi, hulipwa, na huingizwa kwenye leja, huku kila hatua ikirekodiwa. Mfumo wa Creodata wa usimamizi wa matumizi huendesha njia hiyo kwa ankara za wasambazaji, fedha ndogo za matumizi na malipo ya daftari la fedha.
Je, mfumo huu wa usimamizi wa matumizi umeundwa kwa ajili ya Kenya?
Ndiyo. Creodata ni kampuni ya programu yenye makao yake Nairobi, na mfumo umejengwa kulingana na jinsi taasisi za Kenya zinavyolipa: M-Pesa B2C kwa marejesho ya gharama za wafanyakazi na fedha ndogo za matumizi, M-Pesa B2B kwa malipo ya wasambazaji, kiasi kwa KES, na minyororo ya idhini inayofuata idara na kiasi. Malipo hulinganishwa na callback ya M-Pesa na kuingizwa kwenye Dynamics 365 Business Central.
Je, mfumo unaweza kusimamia fedha ndogo za matumizi na marejesho ya gharama za wafanyakazi?
Ndiyo. Fedha ndogo za matumizi ni mojawapo ya aina tatu za maombi. Mfanyakazi huwasilisha ombi likiwa na risiti zilizoambatishwa, ombi hupitia mnyororo wa idhini, na baada ya idhini ya mwisho marejesho hulipwa kupitia M-Pesa B2C. Ombi, idhini, hali ya malipo na uingizaji kwenye leja hubaki kwenye rekodi moja.
Idhini na upandishaji ngazi hufanyaje kazi?
Kila ombi hupitishwa kwenye mnyororo unaoweza kusanidiwa, kwa mfano Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha na CFO, unaobainishwa kwa idara na aina ya ombi, huku kiwango cha kiasi kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa. Mwidhinishaji asipotimiza SLA, ombi hupandishwa ngazi kiotomatiki kwa mwidhinishaji anayefuata na upandishaji huo huandikwa kwenye kumbukumbu za ukaguzi.
Je, mfumo unaunganishwa na M-Pesa na ERP yetu?
Malipo ya M-Pesa yamejengwa ndani kupitia lango la malipo la KentaPay / Eclectics Swivel, pamoja na ulinganishaji wa callback na hali ya malipo. Vipengee vya fedha vilivyoidhinishwa huingizwa kwenye Microsoft Dynamics 365 Business Central kupitia OData vikiwa vimeunganishwa na nyaraka zake za SharePoint, hivyo hakuna kinachoandikwa upya. Kwa ERP nyingine yoyote, tunathibitisha njia ya muunganisho wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Je, unafaa kwa benki, mashirika yasiyo ya kiserikali na taasisi nyingine zinazodhibitiwa?
Umeundwa kwa taasisi zinazopaswa kuonyesha nani aliidhinisha nini na lini: kuingia kupitia Microsoft Entra ID, foleni kulingana na majukumu kwa Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Mhakiki wa Fedha, CFO na Msimamizi wa mfumo, kila hati ikihifadhiwa kwenye SharePoint Online, na kumbukumbu moja ya ukaguzi kutoka ombi hadi malipo hadi uingizaji kwenye leja. Huo ndio ushahidi ambao wakaguzi wa ndani, wakaguzi wa nje na wafadhili huuomba.
Je, huu ni mfumo wa EDMS pamoja na kuwa mfumo wa matumizi?
Ni EDMS ya fedha (Finance EDMS): kila ankara, risiti na mkataba unaohusiana na malipo hunaswa pamoja na ombi na kuhifadhiwa kwenye SharePoint Online, ukiwa umeunganishwa na idhini na ingizo la leja. Kwa usimamizi wa nyaraka nje ya idara ya fedha, suluhisho za EDMS za Creodata hushughulikia kumbukumbu, uhifadhi wa kumbukumbu kwa muda maalum na idhini katika taasisi nzima.
Programu ya usimamizi wa matumizi inagharimu kiasi gani nchini Kenya?
Tunatoa bei kwa kila taasisi. Bei inategemea idadi ya watumiaji na vitengo vya kisheria (entities), aina za maombi na minyororo ya idhini unayohitaji, pamoja na miunganisho inayohusika. Muombe kila mtoa huduma gharama ya jumla ya miaka mitatu kwa msingi uleule, ikijumuisha leseni, utekelezaji, muunganisho wa M-Pesa na ERP, uhifadhi wa mfumo (hosting) na usaidizi, ili bei hizo ziweze kulinganishwa.
Tazama malipo yakitoka kwenye ombi hadi M-Pesa.
Tutaipitisha timu yako kwenye mnyororo wa idhini, upandishaji ngazi kwa SLA na uingizaji kwenye Business Central kwa kutumia maombi halisi.
Omba onyesho