Software de gestão de despesas para organizações quenianas.
Cada pedido de pagamento, aprovado e pago — de ponta a ponta.
Registe facturas de fornecedores, fundo de maneio e pagamentos pelo livro de caixa, encaminhe-os pelo circuito de aprovação certo, accione o escalonamento por SLA e desembolse via M-Pesa — depois lance-os directamente no Business Central, com todos os documentos arquivados.
Dois registos, uma só verdade.
Hoje, as equipas no terreno são pagas via M-Pesa. O pagamento só chega ao razão semanas depois, se a papelada acompanhar. Entretanto, ninguém sabe dizer o que foi efectivamente aprovado, pago e lançado.
O fecho do mês torna-se um exercício de reconciliação entre um extracto de dinheiro móvel e o Business Central — feito à mão, todas as vezes.
- Aprovações à força de lembretes no WhatsApp
Um pedido é aprovado numa conversa, o recibo é uma fotografia no telemóvel de alguém, e nenhum dos dois fica anexado ao que as finanças acabam por lançar.
- Pago num sistema, lançado noutro
Os desembolsos M-Pesa e o razão geral são reconciliados a posteriori, pelo que a contabilidade anda semanas atrás da realidade.
- Ninguém repara numa aprovação parada
Um pagamento fica à espera na caixa de correio de uma única pessoa até que o fornecedor ou a equipa no terreno se queixe.
Um pedido, da criação à reconciliação.
Cada pagamento segue o mesmo percurso controlado — e o trilho mantém-se associado ao pedido do princípio ao fim.
Crie um pedido de factura de fornecedor, fundo de maneio ou pagamento pelo livro de caixa, com anexos. Início de sessão com Entra ID.
O pedido segue o circuito — Chefe de Departamento, Revisor Financeiro, Director Financeiro — por departamento e montante.
Se uma aprovação ultrapassar o seu SLA (acordo de nível de serviço), a orquestração durável escalona-a automaticamente para o aprovador seguinte.
Com a aprovação final, desembolse via M-Pesa — B2C para reembolsos, B2B para pagamentos a fornecedores.
Os itens financeiros aprovados entram em fila para o Dynamics 365 Business Central via OData, com os documentos anexados.
Painéis por função, visões financeiras globais e exportações CSV para o Requerente, o Aprovador, as Finanças, o Director Financeiro e o Administrador.
Concebido para a forma como as equipas financeiras quenianas aprovam e pagam.
Encaminhe cada pedido pelo circuito certo — Chefe de Departamento, Revisor Financeiro, Director Financeiro — definido por departamento e tipo, com um limiar de 10 000 KES a determinar a repartição dos pedidos, para que cada pedido chegue ao aprovador certo, e apenas a ele.
A orquestração durável acompanha cada aprovação pendente e escalona, por si só, os itens em atraso para o aprovador seguinte — com um registo de auditoria, sem ser preciso andar atrás de ninguém.
Pagamento com a aprovação final através do gateway KentaPay / Eclectics Swivel — B2C para o fundo de maneio e reembolsos, B2B para pagamentos a fornecedores —, com reconciliação de callbacks e de estados.
Os itens financeiros aprovados entram em fila para o Dynamics 365 Business Central via OData, com as ligações aos documentos do SharePoint anexadas — sem voltar a introduzir dados no razão.
Cada anexo, factura e contrato é guardado no SharePoint Online e associado ao pedido — uma fonte única de verdade, da captura à auditoria.
Painéis concebidos especificamente para o Requerente, o Aprovador, o Revisor Financeiro, o Director Financeiro e o Administrador, com visões financeiras globais, tendências e exportações CSV — cada função vê a sua própria fila e o Director Financeiro vê o quadro completo.
Os itens aprovados pagam-se sozinhos — e chegam ao razão.
Três tipos de pedido, um só fluxo de trabalho controlado.
Pague a fornecedores contra factura: o pedido passa pela revisão financeira e é lançado no Business Central como pagamento a fornecedor.
Reembolse o pessoal por pequenas despesas do dia-a-dia, registadas com os recibos e aprovadas pelo circuito.
Pagamentos directos pelo livro de caixa, registados, aprovados e reconciliados com o mesmo controlo que qualquer outro pedido.
Concebido para organizações quenianas que têm de comprovar cada pagamento.
A gestão de despesas justifica-se onde uma aprovação ou um recibo em falta se torna uma constatação de auditoria.
Despesas internas e pagamentos a fornecedores sujeitos a delegação de competências e a dupla validação (maker-checker), com a evidência que a auditoria interna e os inspectores verificam por amostragem.
Equipas no terreno pagas via M-Pesa, com cada pagamento rastreável até à sua aprovação e ao seu recibo, para as auditorias dos doadores.
Pagamentos do escritório e desembolsos autorizados e documentados antes de o dinheiro sair.
Circuitos diferentes por departamento e tipo de pedido, um único trilho de auditoria em toda a organização.
Guias para equipas financeiras quenianas que estão a escolher um sistema de gestão de despesas.
Software de gestão de despesas: perguntas frequentes.
O que é um software de gestão de despesas?
Um software de gestão de despesas substitui os vales em papel, as aprovações por e-mail e as folhas de cálculo por um único fluxo de trabalho controlado: um pedido é criado com os seus documentos, aprovado pelas pessoas certas, pago e lançado no razão, ficando cada etapa registada. O sistema de gestão de despesas da Creodata assegura esse percurso para facturas de fornecedores, fundo de maneio e pagamentos pelo livro de caixa.
Este sistema de gestão de despesas foi concebido para o Quénia?
Sim. A Creodata é uma empresa de software de Nairóbi, e o sistema foi concebido em torno da forma como as organizações quenianas pagam: M-Pesa B2C para reembolsos ao pessoal e fundo de maneio, M-Pesa B2B para pagamentos a fornecedores, montantes em KES e circuitos de aprovação que seguem o departamento e o montante. Os pagamentos são reconciliados com o callback do M-Pesa e lançados no Dynamics 365 Business Central.
Consegue gerir o fundo de maneio e os reembolsos ao pessoal?
Sim. O fundo de maneio é um dos três tipos de pedido. O colaborador cria um pedido com os recibos anexados, o pedido percorre o circuito de aprovação e, com a aprovação final, o reembolso é pago via M-Pesa B2C. O pedido, as aprovações, o estado do pagamento e o lançamento no razão ficam num único registo.
Como funcionam as aprovações e os escalonamentos?
Cada pedido é encaminhado por um circuito configurável — por exemplo, Chefe de Departamento, Revisor Financeiro e Director Financeiro —, definido por departamento e tipo de pedido, com um limiar de montante a determinar a repartição dos pedidos. Se um aprovador não cumprir o SLA, o pedido é automaticamente escalonado para o aprovador seguinte e o escalonamento fica registado no trilho de auditoria.
Integra-se com o M-Pesa e com o nosso ERP?
O desembolso M-Pesa está integrado através do gateway KentaPay / Eclectics Swivel, com reconciliação de callbacks e de estados. Os itens financeiros aprovados são lançados no Microsoft Dynamics 365 Business Central via OData, com os respectivos documentos do SharePoint associados, pelo que nada é introduzido duas vezes. Para qualquer outro ERP, confirmamos a via de integração na fase de definição do âmbito.
É adequado para bancos, ONG e outras organizações reguladas?
Foi concebido para organizações que têm de demonstrar quem aprovou o quê e quando: início de sessão através do Microsoft Entra ID, filas por função para o Requerente, o Aprovador, o Revisor Financeiro, o Director Financeiro e o Administrador, todos os documentos guardados no SharePoint Online e um único trilho de auditoria, do pedido ao pagamento e ao lançamento. É essa a evidência que a auditoria interna, os auditores externos e os doadores pedem.
Além de um sistema de despesas, é também um sistema de gestão documental electrónica (EDMS)?
É um sistema de gestão documental financeira (Finance EDMS): cada factura, recibo e contrato subjacente a um pagamento é registado com o pedido e guardado no SharePoint Online, associado à aprovação e ao lançamento no razão. Para a gestão documental para além das finanças, as soluções de gestão documental da Creodata abrangem os registos, a conservação e as aprovações em toda a organização.
Quanto custa um software de gestão de despesas no Quénia?
Apresentamos um orçamento por organização. O preço depende do número de utilizadores e entidades, dos tipos de pedido e circuitos de aprovação de que necessita e das integrações envolvidas. Peça a cada fornecedor o custo total a três anos, calculado na mesma base — licenças, implementação, integração com o M-Pesa e o ERP, alojamento e suporte —, para que os orçamentos possam ser comparados.
Veja um pagamento passar do pedido ao M-Pesa.
Mostramos à sua equipa o circuito de aprovação, o escalonamento por SLA e o lançamento no Business Central, com pedidos reais.
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