Software de gestão do fundo de maneio para organizações quenianas.
Cada xelim pedido, aprovado, pago via M-Pesa e lançado.
Substitua a caixa do dinheiro, o livro de vales e a aprovação por WhatsApp por um único pedido controlado. O pessoal cria pedidos de fundo de maneio com os recibos anexados, os aprovadores certos dão o seu aval, o reembolso é pago via M-Pesa B2C e o lançamento chega ao Business Central com os seus documentos.
Controlos do fundo de maneio que os seus auditores vão reconhecer.
As fragilidades que os auditores encontram no fundo de maneio são sempre as mesmas: despesas sem recibo, aprovações que ninguém consegue provar, pagamentos que não coincidem com o razão. Cada controlo abaixo corresponde a uma funcionalidade do sistema de gestão de despesas.
Nenhum pagamento sem um pedido aprovado e documentado
Cada despesa do fundo de maneio é submetida como um pedido, com os recibos anexados. O pagamento só é desencadeado com a aprovação final, pelo que nenhum dinheiro sai da caixa antes de a documentação existir.
Poder de aprovação por departamento e montante
Cada pedido segue o circuito configurado para o seu departamento e tipo, com um limiar de montante a determinar a repartição dos pedidos. A configuração de referência utiliza 10 000 KES.
Separar quem pede, quem aprova e quem paga
Requerente, Aprovador, Revisor Financeiro, Director Financeiro e Administrador são funções distintas, cada uma com a sua própria fila, com início de sessão através do Microsoft Entra ID.
Reembolsos reconciliados com o canal de pagamento
O pagamento M-Pesa B2C é iniciado a partir do pedido aprovado e o callback regista nele o estado e a referência do pagamento, pelo que o extracto e o pedido coincidem.
Razão actualizado, e não reconstruído no fecho do mês
Os itens aprovados entram em fila para o Dynamics 365 Business Central via OData, com os documentos do SharePoint associados. Ninguém volta a introduzir um vale.
Nada fica à espera sem que se dê por isso
A orquestração durável acompanha cada aprovação pendente e escalona os itens em atraso para o aprovador seguinte, com um registo de auditoria.
Esta tabela faz corresponder funcionalidades do software a controlos financeiros comuns; não constitui aconselhamento de auditoria nem fiscal. As integrações para além do M-Pesa e do Business Central são confirmadas para cada organização na fase de definição do âmbito.
Para organizações que pagam pequenos montantes com frequência e têm de comprovar cada um deles.
É no fundo de maneio que mais transacções circulam com menos evidência. Estas são as organizações para as quais isso mais importa.
Fundo de maneio das agências e da sede sujeito a aprovação com dupla validação (maker-checker), com a evidência que a auditoria interna verifica por amostragem.
Equipas no terreno reembolsadas via M-Pesa, com cada pagamento rastreável até ao seu recibo, para as auditorias dos doadores.
Desembolsos do escritório e dos processos aprovados e documentados antes de serem pagos.
O fundo de maneio de todos os departamentos e locais sob um único conjunto de regras, com o circuito próprio de cada departamento.
Guias para equipas financeiras quenianas.
Perguntas frequentes.
O que é um software de gestão do fundo de maneio?
Um software de gestão do fundo de maneio substitui a caixa do dinheiro, o livro de vales e a folha de cálculo por um fluxo de trabalho controlado: o pessoal cria um pedido com os recibos, os aprovadores dão o seu aval, o reembolso é pago e o lançamento é feito no razão, ficando cada etapa registada. No sistema de gestão de despesas da Creodata, o fundo de maneio é um dos três tipos de pedido, a par das facturas de fornecedores e dos pagamentos pelo livro de caixa.
O pessoal pode ser reembolsado via M-Pesa?
Sim. Com a aprovação final, o reembolso é pago via M-Pesa B2C através do gateway KentaPay / Eclectics Swivel. O callback regista no pedido o estado e a referência do pagamento, pelo que o extracto do M-Pesa e o pedido coincidem sem verificação manual.
Como são encaminhadas as aprovações do fundo de maneio?
Por um circuito configurável — por exemplo, Chefe de Departamento, Revisor Financeiro e Director Financeiro —, definido por departamento e tipo de pedido, com um limiar de montante a determinar a repartição dos pedidos. Se um aprovador não cumprir o SLA, o pedido é automaticamente escalonado para o aprovador seguinte.
Lança o fundo de maneio no nosso sistema contabilístico?
Os itens aprovados são lançados no Microsoft Dynamics 365 Business Central via OData, com os respectivos documentos do SharePoint associados. Para qualquer outro ERP, confirmamos a via de integração na fase de definição do âmbito.
Gere adiantamentos (imprest)?
O sistema gere o fundo de maneio, as facturas de fornecedores e os pagamentos pelo livro de caixa. Actualmente, não dispõe de um módulo dedicado à concessão e justificação de adiantamentos (imprest). Explique-nos como funcionam os seus adiantamentos e dir-lhe-emos com franqueza se um tipo de pedido os pode abranger.
Quanto custa um software de gestão do fundo de maneio no Quénia?
Apresentamos um orçamento por organização, com base nos utilizadores e entidades, nos tipos de pedido e circuitos de aprovação de que necessita e nas integrações envolvidas. Compare os fornecedores pelo custo total a três anos, incluindo licenças, implementação, integração com o M-Pesa e o ERP, alojamento e suporte.
Veja um pedido de fundo de maneio passar do recibo ao M-Pesa.
Os seus departamentos, o seu circuito de aprovação e os seus limites, numa demonstração ao vivo do sistema de gestão de despesas.