Logiciel de gestion de la petite caisse pour les organisations kényanes.
Chaque shilling demandé, approuvé, payé via M-Pesa et comptabilisé.
Remplacez la caisse, le carnet de bons et l'approbation sur WhatsApp par une seule demande encadrée. Le personnel crée ses demandes de petite caisse avec les reçus en pièces jointes, les bons approbateurs valident, le remboursement part via M-Pesa B2C et l'écriture arrive dans Business Central avec ses documents.
Des contrôles de petite caisse que vos auditeurs reconnaîtront.
Les faiblesses que les auditeurs relèvent dans la petite caisse sont toujours les mêmes : des dépenses sans reçu, des approbations que personne ne peut prouver, des paiements qui ne correspondent pas au grand livre. Chaque contrôle ci-dessous correspond à une fonctionnalité du système de gestion des dépenses.
Aucun paiement sans demande approuvée et documentée
La petite caisse fait l'objet d'une demande, reçus en pièces jointes. Le paiement n'est déclenché qu'à l'approbation finale : aucun argent ne sort de la caisse avant que les justificatifs n'existent.
Pouvoir d'approbation par service et par montant
Chaque demande suit le circuit configuré pour son service et son type, un seuil de montant décidant de la répartition des demandes. La configuration de référence utilise 10 000 KES.
Séparer qui demande, qui approuve et qui paie
Demandeur, approbateur, contrôleur financier, directeur financier et administrateur sont des rôles distincts, chacun avec sa propre file d'attente, et la connexion passe par Microsoft Entra ID.
Des remboursements rapprochés du canal de paiement
Le paiement M-Pesa B2C est lancé depuis la demande approuvée, et le callback y inscrit en retour le statut et la référence du paiement : le relevé et la demande concordent.
Un grand livre à jour, pas reconstitué en fin de mois
Les éléments approuvés sont mis en file d'attente vers Dynamics 365 Business Central via OData, avec leurs documents SharePoint liés. Personne ne ressaisit de pièce comptable.
Rien n'attend sans être remarqué
Une orchestration durable surveille chaque approbation en attente et fait remonter les demandes en retard à l'approbateur suivant, avec une entrée dans la piste d'audit.
Ce tableau met en regard les fonctionnalités du logiciel et les contrôles financiers courants ; il ne constitue pas un conseil en matière d'audit ou de fiscalité. Les intégrations autres que M-Pesa et Business Central sont confirmées pour chaque organisation lors du cadrage.
Pour les organisations qui paient souvent de petits montants et doivent justifier chacun d'eux.
C'est dans la petite caisse que le plus grand nombre de transactions s'accompagne du moins de justificatifs. Voici les organisations pour lesquelles cela compte le plus.
Petite caisse des agences et du siège soumise au double contrôle (maker-checker), avec les preuves que l'audit interne examine par échantillonnage.
Des équipes de terrain remboursées via M-Pesa, chaque paiement pouvant être rattaché à son reçu lors des audits des bailleurs.
Débours de fonctionnement et de dossiers approuvés et documentés avant d'être payés.
La petite caisse de tous les services et de tous les sites soumise aux mêmes règles, avec le circuit propre à chaque service.
Guides pour les équipes financières kényanes.
Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la petite caisse ?
Un logiciel de gestion de la petite caisse remplace la caisse, le carnet de bons et le tableur par un workflow encadré : le personnel crée une demande avec ses reçus, les approbateurs valident, le remboursement est payé et l'écriture est comptabilisée dans le grand livre, chaque étape étant enregistrée. Dans le système de gestion des dépenses de Creodata, la petite caisse est l'un des trois types de demandes, aux côtés des factures fournisseurs et des paiements de caisse.
Le personnel peut-il être remboursé via M-Pesa ?
Oui. Dès l'approbation finale, le remboursement est payé via M-Pesa B2C par la passerelle KentaPay / Eclectics Swivel. Le callback inscrit en retour le statut et la référence du paiement dans la demande : le relevé M-Pesa et la demande concordent sans vérification manuelle.
Comment les approbations de petite caisse sont-elles acheminées ?
Par un circuit configurable — par exemple chef de service, contrôleur financier et directeur financier —, déterminé selon le service et le type de demande, un seuil de montant décidant de la répartition des demandes. Si un approbateur dépasse le SLA, la demande remonte automatiquement à l'approbateur suivant.
Comptabilise-t-il la petite caisse dans notre système comptable ?
Les éléments approuvés sont comptabilisés dans Microsoft Dynamics 365 Business Central via OData, avec leurs documents SharePoint liés. Pour tout autre ERP, nous confirmons le mode d'intégration lors du cadrage.
Gère-t-il les avances de fonds (imprest) ?
Le système gère la petite caisse, les factures fournisseurs et les paiements de caisse. Il ne dispose pas aujourd'hui d'un module dédié à l'émission et à la régularisation des avances de fonds (imprest). Expliquez-nous le fonctionnement de vos avances et nous vous dirons franchement si un type de demande peut les couvrir.
Combien coûte un logiciel de gestion de la petite caisse au Kenya ?
Nous établissons un devis pour chaque organisation, en fonction des utilisateurs et des entités, des types de demandes et des circuits d'approbation dont vous avez besoin, et des intégrations concernées. Comparez les fournisseurs sur un coût total sur trois ans couvrant les licences, la mise en œuvre, l'intégration M-Pesa et ERP, l'hébergement et le support.
Voyez une demande de petite caisse passer du reçu à M-Pesa.
Vos services, votre circuit d'approbation et vos plafonds, dans une démo en direct du système de gestion des dépenses.