Programu ya usimamizi wa fedha ndogo za matumizi kwa mashirika ya Kenya.
Kila shilingi imeombwa, imeidhinishwa, imelipwa kwa M-Pesa na imeingizwa kwenye leja.
Weka ombi moja linalosimamiwa kwa utaratibu badala ya sanduku la fedha taslimu, kitabu cha vocha na idhini kupitia WhatsApp. Wafanyakazi huwasilisha maombi ya fedha ndogo za matumizi (petty cash) wakiambatisha risiti, waidhinishaji wanaohusika hutoa idhini, marejesho ya gharama hulipwa kupitia M-Pesa B2C, na ingizo hufika kwenye Business Central pamoja na nyaraka zake.
Udhibiti wa fedha ndogo za matumizi ambao wakaguzi wako wataufahamu.
Udhaifu ambao wakaguzi hugundua katika fedha ndogo za matumizi huwa ule ule kila mara: matumizi bila risiti, idhini ambazo hakuna anayeweza kuzithibitisha, na malipo yasiyolingana na leja. Kila hatua ya udhibiti hapa chini inahusiana na uwezo wa mfumo wa usimamizi wa matumizi.
Hakuna malipo bila ombi lililoidhinishwa na lenye nyaraka
Fedha ndogo za matumizi huombwa kupitia ombi lenye risiti zilizoambatishwa. Malipo huanzishwa tu baada ya idhini ya mwisho, hivyo hakuna fedha taslimu inayotoka kwenye sanduku kabla nyaraka hazijakuwepo.
Mamlaka ya kuidhinisha kulingana na idara na kiasi
Kila ombi hupitia mnyororo uliosanidiwa kwa idara yake na aina yake, huku kiwango cha kiasi kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa. Usanidi wa mfano (reference configuration) hutumia KES 10,000.
Kutenganisha anayeomba, anayeidhinisha na anayelipa
Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Mhakiki wa Fedha, CFO na Msimamizi wa Mfumo ni majukumu tofauti yenye foleni zao, na huingia kupitia Microsoft Entra ID.
Marejesho ya gharama yanayosuluhishwa na njia ya malipo
Malipo ya M-Pesa B2C huanzishwa kutoka kwenye ombi lililoidhinishwa, na callback huandika hali ya malipo na namba ya kumbukumbu ya malipo kwenye ombi hilo, hivyo taarifa ya akaunti na ombi hulingana.
Leja iliyosasishwa, si inayoundwa upya mwisho wa mwezi
Vipengele vilivyoidhinishwa hupangwa kwenye foleni kwenda Dynamics 365 Business Central kupitia OData, nyaraka husika za SharePoint zikiwa zimeunganishwa. Hakuna anayeingiza vocha upya kwa mkono.
Hakuna kinachosubiri bila kuonekana
Uratibu endelevu (durable orchestration) hufuatilia kila idhini inayosubiri na kupandisha ngazi vipengele vilivyochelewa kwa mwidhinishaji anayefuata, pamoja na ingizo kwenye kumbukumbu za ukaguzi.
Jedwali hili linahusisha uwezo wa programu na hatua za kawaida za udhibiti wa fedha; si ushauri wa ukaguzi wala wa kodi. Miunganisho mingine zaidi ya M-Pesa na Business Central huthibitishwa kwa kila shirika wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Kwa mashirika yanayolipa kiasi kidogo mara kwa mara, na lazima yathibitishe kila malipo.
Fedha ndogo za matumizi ndipo miamala mingi zaidi huwa na ushahidi mdogo zaidi. Haya ndiyo mashirika ambayo jambo hilo lina uzito mkubwa zaidi kwao.
Fedha ndogo za matumizi za matawi na makao makuu chini ya idhini ya maker-checker (mtayarishaji na mhakiki), pamoja na ushahidi ambao ukaguzi wa ndani huchukua kama sampuli.
Timu za nyanjani hurejeshewa gharama kupitia M-Pesa, na kila malipo yanaweza kufuatiliwa hadi kwenye risiti yake kwa ajili ya ukaguzi wa wafadhili.
Malipo ya ofisi na ya mashauri ya wateja huidhinishwa na kuwekewa nyaraka kabla ya kulipwa.
Fedha ndogo za matumizi katika idara na maeneo yote chini ya seti moja ya kanuni, kila idara ikiwa na mnyororo wake.
Miongozo kwa timu za fedha nchini Kenya.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
Programu ya usimamizi wa fedha ndogo za matumizi ni nini?
Programu ya usimamizi wa fedha ndogo za matumizi huweka mtiririko wa kazi unaosimamiwa kwa utaratibu badala ya sanduku la fedha taslimu, kitabu cha vocha na lahajedwali: wafanyakazi huwasilisha ombi lenye risiti, waidhinishaji hutoa idhini, marejesho ya gharama hulipwa na ingizo huwekwa kwenye leja, huku kila hatua ikirekodiwa. Katika mfumo wa usimamizi wa matumizi wa Creodata, fedha ndogo za matumizi ni mojawapo ya aina tatu za maombi, pamoja na ankara za wasambazaji na malipo ya daftari la fedha (cashbook).
Je, wafanyakazi wanaweza kurejeshewa gharama kupitia M-Pesa?
Ndiyo. Baada ya idhini ya mwisho, marejesho ya gharama hulipwa kupitia M-Pesa B2C kwa kutumia lango la malipo la KentaPay / Eclectics Swivel. Callback huandika hali ya malipo na namba ya kumbukumbu ya malipo kwenye ombi, hivyo taarifa ya M-Pesa na ombi hulingana bila ukaguzi wa mkono.
Idhini za fedha ndogo za matumizi hupitishwa vipi?
Kupitia mnyororo unaoweza kusanidiwa, kwa mfano Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha na CFO, unaoamuliwa kulingana na idara na aina ya ombi, huku kiwango cha kiasi kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa. Mwidhinishaji akipitisha muda wa SLA, ombi hupandishwa ngazi kwa mwidhinishaji anayefuata kiotomatiki.
Je, mfumo huingiza fedha ndogo za matumizi kwenye mfumo wetu wa uhasibu?
Vipengele vilivyoidhinishwa huingizwa kwenye Microsoft Dynamics 365 Business Central kupitia OData, nyaraka husika za SharePoint zikiwa zimeunganishwa. Kwa ERP nyingine yoyote, tunathibitisha njia ya muunganisho wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Je, mfumo hushughulikia masurufu (imprest)?
Mfumo husimamia fedha ndogo za matumizi, ankara za wasambazaji na malipo ya daftari la fedha. Kwa sasa hauna moduli maalum ya kutoa na kurejesha masurufu. Tuambie jinsi masurufu yako yanavyofanya kazi na tutakueleza waziwazi kama aina fulani ya ombi inaweza kuyashughulikia.
Programu ya usimamizi wa fedha ndogo za matumizi inagharimu kiasi gani nchini Kenya?
Tunatoa bei kwa kila shirika, kulingana na watumiaji na taasisi (entities), aina za maombi na minyororo ya idhini unayohitaji, na miunganisho inayohusika. Linganisha wauzaji kwa gharama ya jumla ya miaka mitatu inayojumuisha leseni, utekelezaji, muunganisho na M-Pesa na ERP, uhifadhi wa mfumo na usaidizi.
Tazama ombi la fedha ndogo za matumizi likitoka kwenye risiti hadi M-Pesa.
Idara zako, mnyororo wako wa idhini na vikomo vyako, katika onyesho la moja kwa moja la mfumo wa usimamizi wa matumizi.