Suluhisho za EDMS nchini Kenya
Mfumo wa kielektroniki wa usimamizi wa nyaraka (EDMS) kwa taasisi, unaotumia SharePoint, wenye mitiririko ya kazi ya kiotomatiki, udhibiti wa matoleo na utunzaji wa kumbukumbu vilivyojengwa ndani — ili watu sahihi wapate hati sahihi, idhini zisonge zenyewe, na wakaguzi wapate kila wanachokiomba.
Nyaraka chini ya udhibiti, tangu zinapopokelewa hadi zinapohifadhiwa.
Umejengwa kwenye SharePoint Online na kusanidiwa kulingana na jinsi timu zako zinavyofanya kazi hasa — si hifadhi ya pamoja ya kawaida yenye folda ambazo hakuna anayeziamini.
Mahali pamoja salama panapotafutika kwa kila hati — hakuna tena hifadhi za pamoja wala viambatisho vya barua pepe.
Peleka nyaraka kwa mapitio, idhini na uidhinishaji wa mwisho kwa kanuni zilizoundwa kulingana na michakato yako.
Kila badiliko hufuatiliwa, kila toleo linaweza kurejeshwa — pamoja na rekodi iliyo wazi ya nani alifanya nini.
Ufikiaji wa kina kulingana na majukumu, ili kila mtu aone kile hasa anachopaswa kuona — na si zaidi.
Tumia kiotomatiki ratiba za utunzaji na zuio la kisheria ili kutimiza wajibu wa taasisi yako.
Weka lebo, ainisha na upate nyaraka kwa maudhui na metadata ndani ya sekunde, si dakika.
Mahali pamoja kwa kila hati.
Pokea, peleka, tunza matoleo na hifadhi — yote mahali pamoja ambapo timu zako tayari zinapafahamu. Bofya sehemu mbalimbali za maktaba ya nyaraka inayofanya kazi.
| Name | Type | Modified | By | Status |
|---|---|---|---|---|
Invoice_Acacia_Q2.pdf | Invoice | 2026-06-20 | A. Njoroge | Approved |
Supplier_Contract_Mara.docx | Contract | 2026-06-18 | L. Kamau | In review |
Board_Pack_June.pdf | Report | 2026-06-15 | F. Karim | Final |
KYC_Policy_v3.docx | Policy | 2026-06-12 | A. Njoroge | Approved |
Payroll_May_2026.xlsx | Spreadsheet | 2026-06-02 | P. Mwangi | Locked |
Audit_Evidence_2025.zip | Archive | 2026-05-28 | System | On hold |
Uzingatiaji umejengwa ndani, si kuongezwa baadaye.
Utunzaji, zuio la kisheria na kumbukumbu zinazofichua uchezewaji si moduli unayowasha baadaye — ni sehemu ya jinsi kila hati inavyopokelewa, kupelekwa na kuhifadhiwa tangu siku ya kwanza.
Kutoka fujo ya hifadhi za pamoja hadi kumbukumbu zinazodhibitiwa.
Tunabainisha mahali nyaraka zilipo leo, wamiliki wake na wajibu unaoambatana nazo.
Tunasanifu maktaba, aina za maudhui, metadata na utunzaji kulingana na jinsi timu zako zinavyofanya kazi.
Tunasanidi SharePoint, tunaendesha mitiririko ya kazi kiotomatiki na kuhamisha maudhui huku metadata ikibaki kamili.
Tunawafunza watumiaji na kurekebisha utunzaji na ruhusa kadiri wajibu wa taasisi yako unavyobadilika.
EDMS kwa taasisi za Kenya zinazowajibika kwa wakaguzi na wateja.
Udhibiti wa nyaraka ni muhimu zaidi pale ambapo toleo lililopotea au folda iliyo wazi hugeuka kuwa hoja ya ukaguzi.
Sera, mafaili ya mikopo na ya wateja, na nyaraka za bodi chini ya ufikiaji kulingana na majukumu, utunzaji na kumbukumbu za ukaguzi zinazofichua uchezewaji.
Nyaraka za kila shauri zenye matoleo, ufikiaji uliodhibitiwa na uwezo wa kutafutwa, pamoja na utunzaji na zuio la kisheria vinavyotumika kwa kila kundi.
Mikataba, mafaili ya ruzuku na nyaraka za ushahidi zinazopatikana kwa urahisi katika kila ukaguzi wa wafadhili.
Hazina moja ya nyaraka inayosimamiwa kwa kanuni kwenye Microsoft 365, badala ya hifadhi za pamoja na viambatisho vya barua pepe.
Miongozo ya kuchagua mfumo wa usimamizi wa nyaraka nchini Kenya.
EDMS nchini Kenya: maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
EDMS ni nini?
Mfumo wa kielektroniki wa usimamizi wa nyaraka (EDMS) ni mahali pamoja panaposimamiwa kwa kanuni kwa ajili ya nyaraka za taasisi: hazina kuu yenye udhibiti wa matoleo, ufikiaji kulingana na majukumu, metadata na utafutaji, mitiririko ya idhini, ratiba za utunzaji na kumbukumbu za ukaguzi za kila kitendo. Creodata hujenga suluhisho za EDMS kwenye SharePoint Online ndani ya mazingira yako mwenyewe ya Microsoft 365 (tenant).
Je, mnatoa suluhisho za EDMS nchini Kenya?
Ndiyo. Creodata ni kampuni ya programu iliyoko Nairobi. Tunakagua nyaraka zako zote zilizopo, tunasanifu maktaba, metadata na mfumo wa utunzaji, tunasanidi SharePoint na mitiririko ya kazi, tunahamisha maudhui pamoja na metadata yake, na tunazifunza timu zako.
Je, EDMS ya SharePoint inafaa kwa benki na kampuni za mawakili?
Imeundwa kwa ajili ya taasisi zinazopaswa kuonyesha nani alifikia na kubadilisha nini: ufikiaji wa kina kulingana na majukumu, kila toleo linaweza kurejeshwa, utunzaji na zuio la kisheria vinavyotumika kwa kila kundi, na kumbukumbu za ukaguzi zinazofichua uchezewaji kwa kila hati. Wakati wa usanifu, tunaoanisha wajibu wa taasisi yako wa kikanuni na wa usiri kwa wateja na mfumo huo.
Kwa nini EDMS ijengwe kwenye SharePoint Online?
Taasisi nyingi za Kenya tayari zina leseni za Microsoft 365, hivyo EDMS inaendeshwa kwenye jukwaa ambalo timu zako zinalifahamu na ambalo timu yako ya TEHAMA tayari inalilinda, badala ya kuongeza mfumo mwingine na utaratibu mwingine wa kuingia (login).
Je, EDMS inaweza kushughulikia nyaraka za fedha na idhini za malipo?
Kwa upande wa fedha, mfumo wetu wa usimamizi wa matumizi ni EDMS ya fedha: kila ankara, stakabadhi na mkataba unaohusiana na malipo huhifadhiwa kwenye SharePoint Online pamoja na ombi, idhini zake, malipo ya M-Pesa na uingizaji wake kwenye Business Central.
EDMS inagharimu kiasi gani nchini Kenya?
Tunatoa bei kwa kila taasisi, kulingana na wingi na aina za nyaraka, idadi ya watumiaji, mitiririko ya kazi na kanuni za utunzaji unazohitaji, na uhamishaji unaohusika. Linganisha wauzaji kwa gharama ya jumla ya miaka mitatu inayojumuisha leseni, utekelezaji, uhamishaji na usaidizi.
Dhibiti fujo ya nyaraka zako.
Hebu tusanifu mfumo wa usimamizi wa nyaraka unaoendana na jinsi timu zako zinavyofanya kazi hasa.