حلول إدارة الوثائق الإلكترونية في كينيا
إدارة وثائق المؤسسات على SharePoint، مع أتمتة سير العمل والتحكم في الإصدارات والاحتفاظ بالوثائق مدمجة فيها — ليجد الأشخاص المعنيون الوثيقة الصحيحة، وتمضي الموافقات تلقائيًا، ويجد المدققون كل ما يطلبونه.
وثائق تحت السيطرة، من الالتقاط حتى الاحتفاظ.
مبني على SharePoint Online ومهيأ وفق طريقة عمل فرقك الفعلية — لا مجرد محرك أقراص مشترك عام بمجلدات لا يثق بها أحد.
مكان واحد آمن وقابل للبحث لكل وثيقة — وداعًا لمحركات الأقراص المشتركة ومرفقات البريد الإلكتروني.
وجّه الوثائق للمراجعة والموافقة والاعتماد النهائي وفق قواعد مصممة لعملياتك.
كل تغيير متتبَّع، وكل إصدار قابل للاسترداد — مع سجل واضح لمن فعل ماذا.
وصول دقيق قائم على الأدوار، ليرى كل شخص ما ينبغي له أن يراه بالضبط — ولا شيء أكثر.
طبّق جداول الاحتفاظ والحفظ القانوني (Legal hold) تلقائيًا للوفاء بالتزاماتك.
ضع الوسوم على الوثائق وصنّفها واعثر عليها حسب المحتوى والبيانات الوصفية في ثوانٍ لا دقائق.
مكان واحد لكل وثيقة.
التقاط الوثائق وتوجيهها وإدارة إصداراتها والاحتفاظ بها — كل ذلك في مكان واحد تعرفه فرقك بالفعل. تنقّل بين واجهات مكتبة وثائق حيّة.
| Name | Type | Modified | By | Status |
|---|---|---|---|---|
Invoice_Acacia_Q2.pdf | Invoice | 2026-06-20 | A. Njoroge | Approved |
Supplier_Contract_Mara.docx | Contract | 2026-06-18 | L. Kamau | In review |
Board_Pack_June.pdf | Report | 2026-06-15 | F. Karim | Final |
KYC_Policy_v3.docx | Policy | 2026-06-12 | A. Njoroge | Approved |
Payroll_May_2026.xlsx | Spreadsheet | 2026-06-02 | P. Mwangi | Locked |
Audit_Evidence_2025.zip | Archive | 2026-05-28 | System | On hold |
امتثال مدمج في الأساس، لا مُضاف لاحقًا.
الاحتفاظ والحفظ القانوني وسجل التدقيق الذي يكشف التلاعب ليست وحدة تُفعِّلها لاحقًا — بل هي جزء من طريقة التقاط كل وثيقة وتوجيهها وتخزينها منذ اليوم الأول.
من فوضى محركات الأقراص المشتركة إلى سجلات منضبطة.
نحدد أين توجد الوثائق اليوم، ومن يملكها، والالتزامات المترتبة عليها.
نصمم المكتبات وأنواع المحتوى والبيانات الوصفية وقواعد الاحتفاظ وفق طريقة عمل فرقك.
نهيّئ SharePoint، ونؤتمت سير العمل، ونرحّل المحتوى مع الحفاظ على بياناته الوصفية.
ندرّب المستخدمين ونضبط قواعد الاحتفاظ والأذونات مع تطور التزاماتك.
نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للمؤسسات الكينية الخاضعة للمساءلة أمام المدققين والعملاء.
تزداد أهمية ضبط الوثائق حيث يتحول إصدار مفقود أو مجلد مفتوح إلى ملاحظة تدقيق.
السياسات، وملفات الائتمان والعملاء، ووثائق مجلس الإدارة، في ظل وصول قائم على الأدوار، والاحتفاظ، وسجل تدقيق يكشف التلاعب.
وثائق القضايا بإصدارات متتبَّعة، ووصول مضبوط، وقابلية للبحث، مع تطبيق الاحتفاظ والحفظ القانوني حسب الفئة.
العقود وملفات المنح والمستندات الداعمة، يسهل العثور عليها في كل تدقيق للمانحين.
مستودع واحد خاضع للحوكمة على Microsoft 365 بدلًا من محركات الأقراص المشتركة ومرفقات البريد الإلكتروني.
أدلة لاختيار نظام لإدارة الوثائق في كينيا.
نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في كينيا: أسئلة شائعة.
ما هو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؟
نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مكان واحد خاضع للحوكمة لوثائق المؤسسة: مستودع مركزي مع التحكم في الإصدارات، والوصول القائم على الأدوار، والبيانات الوصفية والبحث، ومسارات الموافقة، وجداول الاحتفاظ، وسجل تدقيق لكل إجراء. وتبني Creodata حلول إدارة الوثائق الإلكترونية على SharePoint Online داخل مستأجر Microsoft 365 الخاص بك.
هل تقدمون حلول إدارة الوثائق الإلكترونية في كينيا؟
نعم. Creodata شركة برمجيات مقرها نيروبي. نُجري تدقيقًا لمجمل وثائقك الحالية، ونصمم المكتبات والبيانات الوصفية ونموذج الاحتفاظ، ونهيّئ SharePoint ومسارات العمل، ونرحّل المحتوى مع بياناته الوصفية، وندرّب فرقك.
هل يناسب نظام إدارة الوثائق الإلكترونية القائم على SharePoint البنوك ومكاتب المحاماة؟
صُمم هذا النظام للمؤسسات التي يتعين عليها إثبات من اطّلع على ماذا ومن غيّره: وصول دقيق قائم على الأدوار، وإمكانية استرداد كل إصدار، وتطبيق الاحتفاظ والحفظ القانوني حسب الفئة، وسجل تدقيق يكشف التلاعب لكل وثيقة. وخلال مرحلة التصميم، نربط التزاماتك التنظيمية والتزامات سرية العملاء بهذا النموذج.
لماذا يُبنى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية على SharePoint Online؟
تمتلك معظم المؤسسات الكينية تراخيص Microsoft 365 بالفعل، لذا يعمل النظام على منصة تعرفها فرقك ويتولى فريق تقنية المعلومات لديك تأمينها أصلًا، بدلًا من إضافة نظام آخر وبيانات دخول أخرى.
هل يستطيع نظام إدارة الوثائق الإلكترونية التعامل مع الوثائق المالية وموافقات الدفع؟
بالنسبة إلى الشؤون المالية، يُعدّ نظامنا لإدارة النفقات نظامًا لإدارة الوثائق المالية: فكل فاتورة أو إيصال أو عقد تستند إليه دفعةٌ يُحفظ في SharePoint Online مع الطلب وموافقاته والدفع عبر M-Pesa والقيد في Business Central.
كم تبلغ تكلفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في كينيا؟
نقدم عرض سعر لكل مؤسسة على حدة، بناءً على حجم الوثائق وأنواعها، وعدد المستخدمين، ومسارات العمل وقواعد الاحتفاظ التي تحتاجها، وعملية الترحيل المطلوبة. قارن بين الموردين على أساس التكلفة الإجمالية لثلاث سنوات، بما يشمل التراخيص والتنفيذ والترحيل والدعم.
ضع حدًا لفوضى الوثائق.
لنصمم معًا نظامًا لإدارة الوثائق يتمحور حول طريقة عمل فرقك الفعلية.