Soluções de gestão documental (EDMS) no Quénia
Gestão documental electrónica (EDMS) empresarial baseada no SharePoint, com automatização de fluxos de trabalho, controlo de versões e conservação integrados — para que as pessoas certas encontrem o documento certo, as aprovações avancem por si e os auditores encontrem tudo o que pedem.
Documentos sob controlo, da captura à conservação.
Construído no SharePoint Online e configurado em função da forma como as suas equipas realmente trabalham — e não uma unidade partilhada genérica, com pastas em que ninguém confia.
Um único local seguro e pesquisável para todos os documentos — acabaram-se as unidades partilhadas e os anexos de e-mail.
Encaminhe documentos para revisão, aprovação e validação final, com regras adaptadas aos seus processos.
Cada alteração registada, cada versão recuperável — com um registo claro de quem fez o quê.
Acesso granular baseado em funções, para que cada pessoa veja exactamente o que deve ver — e nada mais.
Aplique automaticamente prazos de conservação e retenções legais para cumprir as suas obrigações.
Etiquete, classifique e encontre documentos por conteúdo e metadados em segundos, não em minutos.
Um só lugar para todos os documentos.
Capturar, encaminhar, versionar e conservar — tudo num só lugar que as suas equipas já conhecem. Percorra os ecrãs de uma biblioteca de documentos real.
| Name | Type | Modified | By | Status |
|---|---|---|---|---|
Invoice_Acacia_Q2.pdf | Invoice | 2026-06-20 | A. Njoroge | Approved |
Supplier_Contract_Mara.docx | Contract | 2026-06-18 | L. Kamau | In review |
Board_Pack_June.pdf | Report | 2026-06-15 | F. Karim | Final |
KYC_Policy_v3.docx | Policy | 2026-06-12 | A. Njoroge | Approved |
Payroll_May_2026.xlsx | Spreadsheet | 2026-06-02 | P. Mwangi | Locked |
Audit_Evidence_2025.zip | Archive | 2026-05-28 | System | On hold |
Conformidade integrada, não acrescentada.
A conservação, as retenções legais e um trilho com detecção de adulterações não são um módulo que se activa mais tarde — fazem parte da forma como cada documento é capturado, encaminhado e armazenado, desde o primeiro dia.
Do caos das pastas partilhadas a arquivos controlados.
Mapeamos onde estão hoje os documentos, quem é responsável por eles e as obrigações que lhes estão associadas.
Concebemos bibliotecas, tipos de conteúdo, metadados e regras de conservação em função da forma como as suas equipas trabalham.
Configuramos o SharePoint, automatizamos os fluxos de trabalho e migramos os conteúdos com os metadados intactos.
Formamos os utilizadores e ajustamos a conservação e as permissões à medida que as suas obrigações evoluem.
Gestão documental para organizações quenianas que prestam contas a auditores e clientes.
O controlo documental é mais importante onde uma versão em falta ou uma pasta aberta se transforma numa constatação de auditoria.
Políticas, processos de crédito e de clientes, e documentos do conselho de administração, com acesso baseado em funções, conservação e um trilho de auditoria com detecção de adulterações.
Documentos de cada processo, com versões, controlo de acessos e pesquisa, e com conservação e retenções legais aplicadas por categoria.
Contratos, processos de subvenções e documentos comprovativos fáceis de encontrar em cada auditoria dos doadores.
Um único repositório, com regras de governação, no Microsoft 365, em vez de unidades partilhadas e anexos de e-mail.
Guias para escolher um sistema de gestão documental no Quénia.
Gestão documental no Quénia: perguntas frequentes.
O que é um sistema de gestão documental electrónica (EDMS)?
Um sistema de gestão documental electrónica (EDMS) é um local único, com regras de governação, para os documentos de uma organização: um repositório central com controlo de versões, acesso baseado em funções, metadados e pesquisa, fluxos de aprovação, prazos de conservação e um trilho de auditoria de cada acção. A Creodata constrói soluções EDMS no SharePoint Online, no seu próprio inquilino (tenant) do Microsoft 365.
Disponibilizam soluções de gestão documental no Quénia?
Sim. A Creodata é uma empresa de software sediada em Nairobi. Auditamos o seu acervo documental, concebemos as bibliotecas, os metadados e o modelo de conservação, configuramos o SharePoint e os fluxos de trabalho, migramos os conteúdos com os respectivos metadados e formamos as suas equipas.
Um EDMS em SharePoint é adequado para bancos e escritórios de advogados?
Foi concebido para organizações que têm de demonstrar quem consultou e alterou o quê: acesso granular baseado em funções, todas as versões recuperáveis, conservação e retenções legais aplicadas por categoria, e um trilho de auditoria com detecção de adulterações em cada documento. Durante a concepção, fazemos corresponder a esse modelo as suas obrigações regulamentares e de confidencialidade perante os clientes.
Porquê construir o EDMS no SharePoint Online?
A maioria das organizações quenianas já tem licenças do Microsoft 365, pelo que o EDMS funciona numa plataforma que as suas equipas conhecem e que a sua equipa de TI já protege, em vez de acrescentar mais um sistema e mais um início de sessão.
O EDMS pode tratar documentos financeiros e aprovações de pagamentos?
Para a área financeira, o nosso sistema de gestão de despesas é um EDMS financeiro: cada factura, recibo e contrato subjacente a um pagamento é guardado no SharePoint Online com o pedido, as respectivas aprovações, o pagamento M-Pesa e o lançamento no Business Central.
Quanto custa um EDMS no Quénia?
Apresentamos um orçamento para cada organização, com base no volume e nos tipos de documentos, no número de utilizadores, nos fluxos de trabalho e nas regras de conservação de que necessita, e na migração envolvida. Compare os fornecedores com base no custo total a três anos, incluindo licenças, implementação, migração e suporte.
Ponha ordem no caos documental.
Vamos conceber um sistema de gestão documental adaptado à forma como as suas equipas realmente trabalham.