Programu ya idhini ya malipo kwa benki, NGO na kampuni za Kenya.
Nani aliidhinisha, lini, na nini kililipwa — kwenye rekodi moja.
Ankara za wasambazaji, fedha ndogo za matumizi (petty cash) na malipo ya daftari la fedha (cashbook): kila ombi hupitia mnyororo wa idhini uliowekwa na sera yako, hupandishwa ngazi kiotomatiki mwidhinishaji anapolikalia, na hulipwa kupitia M-Pesa baada ya idhini ya mwisho pekee. Ombi, nyaraka zake, kila uamuzi, namba ya kumbukumbu ya malipo na ingizo kwenye leja hubaki pamoja.
Udhibiti wa uidhinishaji wa malipo, ukihusishwa na mfumo.
Ukaguzi wa ndani, wakaguzi wa nje na wafadhili huuliza maswali yale yale kuhusu kila malipo: je, yaliidhinishwa na mtu sahihi, je, mamlaka ya kuidhinisha yalitenganishwa na ulipaji, na je, unaweza kuonyesha ushahidi? Kila hatua ya udhibiti inahusiana na uwezo wa mfumo wa usimamizi wa matumizi.
Kutekeleza mamlaka yaliyokasimiwa katika sera yako ya idhini
Minyororo kama Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha na Afisa Mkuu wa Fedha (CFO) huamuliwa kwa kila idara na aina ya ombi, huku kiwango cha kiasi kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa.
Maker-checker: anayeomba si anayeidhinisha
Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Mhakiki wa Fedha, CFO na Msimamizi wa Mfumo ni majukumu tofauti yenye foleni zao, na kila mtumiaji huingia kupitia Microsoft Entra ID.
Idhini ndani ya muda uliokubaliwa
Uratibu endelevu (durable orchestration) hufuatilia kila idhini inayosubiri na kupandisha ngazi kiotomatiki vipengele vilivyochelewa kwa mwidhinishaji anayefuata, ukirekodi upandishaji huo.
Kulipa kile tu kilichoidhinishwa
Malipo ya M-Pesa B2B kwa wasambazaji na marejesho ya gharama ya B2C huanzishwa kutoka kwenye ombi lililoidhinishwa, na ujumbe wa majibu (callback) huandika hali na namba ya kumbukumbu kwenye ombi hilo.
Nyaraka za ushahidi huhifadhiwa pamoja na uamuzi
Kila ankara, risiti na mkataba huhifadhiwa kwenye SharePoint Online na kuunganishwa na ombi, kuanzia hatua ya kuwasilishwa hadi ukaguzi.
Hesabu zinazolingana na kilichoidhinishwa na kulipwa
Vipengele vilivyoidhinishwa huingizwa kwenye Dynamics 365 Business Central kupitia OData, nyaraka husika zikiwa zimeunganishwa, hivyo leja huandikwa kutoka kwenye rekodi ile ile.
Jedwali hili linahusisha uwezo wa programu na hatua za kawaida za udhibiti wa fedha; si ushauri wa ukaguzi wala wa kodi. Miunganisho mingine zaidi ya M-Pesa na Business Central huthibitishwa kwa kila shirika wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Kwa mashirika ambayo lazima yaonyeshe nani aliidhinisha kila malipo.
Programu ya idhini ya malipo huonyesha thamani yake pale ambapo sahihi inayokosekana inakuwa hoja ya ukaguzi. Haya ndiyo mashirika tunayoijengea.
Matumizi ya ndani na malipo kwa wasambazaji chini ya mamlaka yaliyokasimiwa na maker-checker (mtayarishaji na mhakiki), pamoja na ushahidi unaokubaliwa na wakaguzi wa mdhibiti na wakaguzi wa hesabu.
Malipo ya miradi yaliyoidhinishwa na mwenye bajeti husika na yanayoweza kufuatiliwa hadi kwenye nyaraka kwa ajili ya ukaguzi wa wafadhili.
Malipo ya ofisi na malipo ya mashauri ya wateja huidhinishwa na kuwekewa nyaraka kabla fedha hazijatoka.
Minyororo tofauti kwa kila idara na aina ya ombi, na kumbukumbu moja za ukaguzi katika shirika zima.
Miongozo kwa timu za fedha nchini Kenya.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
Programu ya idhini ya malipo ni nini?
Programu ya idhini ya malipo (au ya uidhinishaji wa malipo) hupeleka kila ombi la malipo kwa watu ambao sera yako inasema lazima waliidhinishe, hurekodi kila uamuzi, na huruhusu malipo baada ya idhini ya mwisho pekee. Mfumo wa usimamizi wa matumizi wa Creodata hufanya hivyo kwa ankara za wasambazaji, fedha ndogo za matumizi na malipo ya daftari la fedha, na hulipa kupitia M-Pesa.
Je, mfumo unatumia utaratibu wa maker-checker na mamlaka yaliyokasimiwa?
Ndiyo. Waombaji, waidhinishaji, wahakiki wa fedha, CFO na wasimamizi wa mfumo ni majukumu tofauti yenye foleni zao, na minyororo ya idhini huamuliwa kulingana na idara, aina ya ombi na kiasi, hivyo kila malipo hufika kwa mamlaka iliyowekwa na sera yako.
Nini hutokea mwidhinishaji asipojibu?
Kila idhini inayosubiri ina SLA. Muda huo ukipita, uratibu endelevu hupandisha ngazi ombi kwa mwidhinishaji anayefuata kiotomatiki na kuandika upandishaji huo kwenye kumbukumbu za ukaguzi, hivyo hakuna anayelazimika kulifuatilia.
Je, mfumo huu ni kwa ajili ya miamala ya wateja wa benki?
Hapana. Husimamia malipo ya shirika lenyewe: ankara za wasambazaji, fedha ndogo za matumizi, marejesho ya gharama na malipo ya daftari la fedha. Miamala ya wateja hubaki kwenye mfumo mkuu wa benki (core banking).
Mfumo unatumia njia gani za malipo na ERP gani?
M-Pesa B2B kwa malipo ya wasambazaji na B2C kwa marejesho ya gharama zimejengwa ndani, na vipengele vilivyoidhinishwa huingizwa kwenye Microsoft Dynamics 365 Business Central. Kwa njia nyingine za malipo au ERP nyingine, tunathibitisha njia ya muunganisho wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Programu ya idhini ya malipo inagharimu kiasi gani nchini Kenya?
Tunatoa bei kwa kila shirika, kulingana na watumiaji na taasisi (entities), aina za maombi, minyororo ya idhini na miunganisho. Linganisha wauzaji kwa gharama ya jumla ya miaka mitatu kwa msingi ule ule.
Tazama malipo yakitoka kwenye ombi hadi kuidhinishwa, kulipwa na kuingizwa kwenye leja.
Mpangilio wako wa idhini na aina zako za maombi, katika onyesho la moja kwa moja la mfumo wa usimamizi wa matumizi.