Logiciel d'approbation des paiements pour les banques, ONG et entreprises kényanes.
Qui a approuvé, quand, et ce qui a été payé — dans un seul enregistrement.
Factures fournisseurs, petite caisse et paiements de caisse suivent chacun le circuit d'approbation fixé par votre politique, remontent automatiquement lorsqu'un approbateur les laisse en attente, et ne sont payés via M-Pesa qu'à l'approbation finale. La demande, ses documents, chaque décision, la référence du paiement et l'écriture comptable restent réunis.
Les contrôles d'autorisation des paiements, mis en regard du système.
L'audit interne, les auditeurs externes et les bailleurs de fonds posent les mêmes questions pour chaque paiement : a-t-il été autorisé par la bonne personne, le pouvoir d'autorisation était-il séparé du paiement, et pouvez-vous en apporter la preuve ? Chaque contrôle correspond à une fonctionnalité du système de gestion des dépenses.
Appliquer la délégation de pouvoirs de votre politique d'approbation
Des circuits tels que chef de service, contrôleur financier et directeur financier sont déterminés par service et par type de demande, un seuil de montant décidant de la répartition des demandes.
Double contrôle (maker-checker) : le demandeur n'est pas l'approbateur
Demandeur, approbateur, contrôleur financier, directeur financier et administrateur sont des rôles distincts, chacun avec sa propre file d'attente, et chaque utilisateur se connecte via Microsoft Entra ID.
Des approbations dans les délais convenus
Une orchestration durable surveille chaque approbation en attente et fait remonter d'elle-même les demandes en retard à l'approbateur suivant, en consignant l'escalade.
Ne payer que ce qui a été approuvé
Les paiements fournisseurs M-Pesa B2B et les remboursements B2C sont lancés depuis la demande approuvée, et le callback y inscrit en retour le statut et la référence.
Des justificatifs conservés avec la décision
Chaque facture, reçu et contrat est stocké dans SharePoint Online et lié à la demande, de la saisie jusqu'à l'audit.
Une comptabilité conforme à ce qui a été approuvé et payé
Les éléments approuvés sont comptabilisés dans Dynamics 365 Business Central via OData, avec leurs documents liés : le grand livre est alimenté à partir du même enregistrement.
Ce tableau met en regard les fonctionnalités du logiciel et les contrôles financiers courants ; il ne constitue pas un conseil en matière d'audit ou de fiscalité. Les intégrations autres que M-Pesa et Business Central sont confirmées pour chaque organisation lors du cadrage.
Pour les organisations qui doivent prouver qui a autorisé chaque paiement.
Un logiciel d'approbation des paiements prend tout son sens là où une signature manquante devient un constat d'audit. Voici les organisations pour lesquelles nous le concevons.
Dépenses internes et paiements fournisseurs soumis à la délégation de pouvoirs et au double contrôle (maker-checker), avec des preuves que les inspecteurs et les auditeurs acceptent.
Des paiements de programme approuvés par le bon responsable budgétaire et rattachables à leurs documents lors des audits des bailleurs.
Paiements de fonctionnement et débours autorisés et documentés avant que l'argent ne sorte.
Des circuits différents par service et par type de demande, une seule piste d'audit pour toute l'organisation.
Guides pour les équipes financières kényanes.
Questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'approbation des paiements ?
Un logiciel d'approbation (ou d'autorisation) des paiements achemine chaque demande de paiement vers les personnes qui, selon votre politique, doivent l'approuver, enregistre chaque décision et ne libère le paiement qu'après l'approbation finale. Le système de gestion des dépenses de Creodata le fait pour les factures fournisseurs, la petite caisse et les paiements de caisse, et paie via M-Pesa.
Prend-il en charge le double contrôle (maker-checker) et la délégation de pouvoirs ?
Oui. Les demandeurs, les approbateurs, les contrôleurs financiers, le directeur financier et les administrateurs ont des rôles séparés, chacun avec sa propre file d'attente, et les circuits d'approbation sont déterminés par service, type de demande et montant : chaque paiement parvient ainsi au niveau d'autorisation fixé par votre politique.
Que se passe-t-il lorsqu'un approbateur ne répond pas ?
Chaque approbation en attente a un SLA. Lorsqu'il est dépassé, une orchestration durable fait automatiquement remonter la demande à l'approbateur suivant et consigne l'escalade dans la piste d'audit : personne n'a besoin de relancer.
Est-il destiné aux transactions des clients d'une banque ?
Non. Il encadre les paiements propres à une organisation : factures fournisseurs, petite caisse, remboursements et paiements de caisse. Les transactions des clients restent dans le système bancaire central (core banking).
Quels canaux de paiement et quels ERP prend-il en charge ?
M-Pesa B2B pour les paiements fournisseurs et B2C pour les remboursements sont intégrés, et les éléments approuvés sont comptabilisés dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Pour d'autres canaux de paiement ou d'autres ERP, nous confirmons le mode d'intégration lors du cadrage.
Combien coûte un logiciel d'approbation des paiements au Kenya ?
Nous établissons un devis pour chaque organisation, en fonction des utilisateurs et des entités, des types de demandes, des circuits d'approbation et des intégrations. Comparez les fournisseurs sur un coût total sur trois ans, établi sur la même base.
Voyez un paiement passer de la demande à l'approbation, au paiement et à la comptabilisation.
Votre matrice d'approbation et vos types de demandes, dans une démo en direct du système de gestion des dépenses.