Logiciel de gestion des dépenses pour les organisations kényanes.
Chaque demande de paiement, approuvée et payée — de bout en bout.
Saisissez les factures fournisseurs, la petite caisse et les paiements de caisse, faites-les suivre le bon circuit d'approbation, déclenchez l'escalade selon le SLA et décaissez via M-Pesa — puis comptabilisez directement dans Business Central, avec chaque document conservé au dossier.
Deux registres, une seule vérité.
Les équipes de terrain sont payées aujourd'hui via M-Pesa. Le paiement n'arrive dans le grand livre que des semaines plus tard, si les justificatifs suivent. Entre-temps, personne ne peut dire ce qui a réellement été approuvé, payé et comptabilisé.
La clôture mensuelle devient un exercice de rapprochement entre un relevé de mobile money et Business Central — fait à la main, à chaque fois.
- Des approbations relancées sur WhatsApp
Une demande est approuvée dans une conversation, le reçu est une photo sur le téléphone de quelqu'un, et ni l'un ni l'autre n'est joint à ce que le service financier finit par comptabiliser.
- Payé dans un système, comptabilisé dans un autre
Les décaissements M-Pesa et le grand livre sont rapprochés après coup : la comptabilité a donc des semaines de retard sur la réalité.
- Personne ne remarque une approbation bloquée
Un paiement attend dans la boîte de réception d'une seule personne jusqu'à ce que le fournisseur ou l'équipe de terrain se plaigne.
Une demande, de sa création à son rapprochement.
Chaque paiement suit le même parcours encadré — et la piste d'audit reste attachée à la demande du début à la fin.
Créez une demande de facture fournisseur, de petite caisse ou de paiement de caisse, pièces jointes à l'appui. Connexion avec Entra ID.
La demande suit le circuit — chef de service, contrôleur financier, directeur financier — selon le service et le montant.
Si une approbation dépasse son SLA, une orchestration durable la fait remonter automatiquement à l'approbateur suivant.
Dès l'approbation finale, décaissez via M-Pesa — B2C pour les remboursements, B2B pour les paiements fournisseurs.
Les éléments financiers approuvés sont mis en file d'attente vers Dynamics 365 Business Central via OData, documents joints.
Tableaux de bord par rôle, synthèses financières et exports CSV pour le demandeur, l'approbateur, la finance, le directeur financier et l'administrateur.
Conçu pour la façon dont les équipes financières kényanes approuvent et paient.
Chaque demande suit le bon circuit — chef de service, contrôleur financier, directeur financier —, déterminé par service et par type, avec un seuil de 10 000 KES qui régit la répartition des demandes : chaque demande parvient au bon approbateur, et uniquement à lui.
Une orchestration durable surveille chaque approbation en attente et fait remonter d'elle-même les demandes en retard à l'approbateur suivant — avec une entrée dans la piste d'audit, sans relance.
Paiement dès l'approbation finale via la passerelle KentaPay / Eclectics Swivel — B2C pour la petite caisse et les remboursements, B2B pour les paiements fournisseurs —, avec rapprochement des callbacks et des statuts.
Les éléments financiers approuvés sont mis en file d'attente vers Dynamics 365 Business Central via OData, avec les liens vers les documents SharePoint — sans ressaisie dans le grand livre.
Chaque pièce jointe, facture et contrat est stocké dans SharePoint Online et lié à la demande — une source unique de vérité, de la saisie jusqu'à l'audit.
Des tableaux de bord dédiés au demandeur, à l'approbateur, au contrôleur financier, au directeur financier et à l'administrateur, avec synthèses financières, tendances et exports CSV — chaque rôle voit sa propre file d'attente, et le directeur financier a une vue d'ensemble.
Les éléments approuvés se paient d'eux-mêmes — et arrivent dans le grand livre.
Trois types de demandes, un seul workflow encadré.
Payez les fournisseurs sur facture : la demande passe par la revue financière et est comptabilisée dans Business Central comme paiement fournisseur.
Remboursez le personnel de ses petites dépenses courantes, saisies avec leurs reçus et approuvées dans le circuit.
Les paiements directs du livre de caisse sont saisis, approuvés et rapprochés avec la même gouvernance que toute autre demande.
Conçu pour les organisations kényanes qui doivent justifier chaque paiement.
La gestion des dépenses prend tout son sens là où une approbation ou un reçu manquant devient un constat d'audit.
Dépenses internes et paiements fournisseurs soumis à la délégation de pouvoirs et au double contrôle (maker-checker), avec les preuves que l'audit interne et les inspecteurs examinent par échantillonnage.
Des équipes de terrain payées via M-Pesa, chaque paiement pouvant être rattaché à son approbation et à son reçu lors des audits des bailleurs.
Paiements de fonctionnement et débours autorisés et documentés avant que l'argent ne sorte.
Des circuits différents par service et par type de demande, une seule piste d'audit pour toute l'organisation.
Guides pour les équipes financières kényanes qui choisissent un système de gestion des dépenses.
Logiciel de gestion des dépenses : questions fréquentes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses remplace les bons papier, les approbations par e-mail et les tableurs par un seul workflow encadré : une demande est créée avec ses documents, approuvée par les bonnes personnes, payée, puis comptabilisée dans le grand livre, chaque étape étant enregistrée. Le système de gestion des dépenses de Creodata prend en charge ce parcours pour les factures fournisseurs, la petite caisse et les paiements de caisse.
Ce système de gestion des dépenses est-il conçu pour le Kenya ?
Oui. Creodata est un éditeur de logiciels basé à Nairobi, et le système est conçu autour de la façon dont les organisations kényanes paient : M-Pesa B2C pour les remboursements du personnel et la petite caisse, M-Pesa B2B pour les paiements fournisseurs, des montants en KES et des circuits d'approbation qui suivent le service et le montant. Les paiements sont rapprochés à partir du callback M-Pesa et comptabilisés dans Dynamics 365 Business Central.
Peut-il gérer la petite caisse et les remboursements du personnel ?
Oui. La petite caisse est l'un des trois types de demandes. Le collaborateur crée une demande avec ses reçus en pièces jointes, elle suit le circuit d'approbation et, dès l'approbation finale, le remboursement est payé via M-Pesa B2C. La demande, les approbations, le statut du paiement et la comptabilisation restent dans un seul enregistrement.
Comment fonctionnent les approbations et les escalades ?
Chaque demande suit un circuit configurable — par exemple chef de service, contrôleur financier et directeur financier —, déterminé selon le service et le type de demande, un seuil de montant décidant de la répartition des demandes. Si un approbateur dépasse le SLA, la demande remonte automatiquement à l'approbateur suivant et l'escalade est consignée dans la piste d'audit.
S'intègre-t-il à M-Pesa et à notre ERP ?
Le décaissement M-Pesa est intégré via la passerelle KentaPay / Eclectics Swivel, avec rapprochement des callbacks et des statuts. Les éléments financiers approuvés sont comptabilisés dans Microsoft Dynamics 365 Business Central via OData, avec leurs documents SharePoint liés : rien n'est ressaisi. Pour tout autre ERP, nous confirmons le mode d'intégration lors du cadrage.
Convient-il aux banques, aux ONG et aux autres organisations réglementées ?
Il est conçu pour les organisations qui doivent prouver qui a approuvé quoi, et quand : connexion via Microsoft Entra ID, files d'attente par rôle pour le demandeur, l'approbateur, le contrôleur financier, le directeur financier et l'administrateur, chaque document stocké dans SharePoint Online, et une seule piste d'audit, de la demande au paiement puis à la comptabilisation. Ce sont les preuves que demandent l'audit interne, les auditeurs externes et les bailleurs de fonds.
Est-ce aussi une GED, en plus d'un système de gestion des dépenses ?
C'est une GED financière (Finance EDMS) : chaque facture, reçu et contrat à l'origine d'un paiement est saisi avec la demande et stocké dans SharePoint Online, lié à l'approbation et à l'écriture comptable. Pour la gestion documentaire au-delà de la finance, les solutions de GED de Creodata couvrent les archives, la conservation et les approbations dans toute l'organisation.
Combien coûte un logiciel de gestion des dépenses au Kenya ?
Nous établissons un devis pour chaque organisation. Le prix dépend du nombre d'utilisateurs et d'entités, des types de demandes et des circuits d'approbation dont vous avez besoin, ainsi que des intégrations concernées. Demandez à chaque fournisseur un coût total sur trois ans, établi sur la même base — licences, mise en œuvre, intégration M-Pesa et ERP, hébergement et support —, afin de pouvoir comparer les devis.
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Nous présentons à votre équipe le circuit d'approbation, l'escalade selon le SLA et la comptabilisation dans Business Central, sur de vraies demandes.
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