Software de aprovação de pagamentos para bancos, ONG e empresas do Quénia.
Quem aprovou, quando e o que foi pago — num único registo.
Facturas de fornecedores, fundo de maneio e pagamentos pelo livro de caixa seguem, cada um, o circuito de aprovação definido pela sua política, são escalonados automaticamente quando um aprovador os retém e só são pagos via M-Pesa com a aprovação final. O pedido, os seus documentos, cada decisão, a referência do pagamento e o lançamento no razão ficam juntos.
Controlos de autorização de pagamentos e a sua correspondência no sistema.
A auditoria interna, os auditores externos e os doadores fazem as mesmas perguntas sobre cada pagamento: foi autorizado pela pessoa certa, a autoridade de aprovação estava separada do pagamento e é possível apresentar a evidência? Cada controlo corresponde a uma funcionalidade do sistema de gestão de despesas.
Aplicar a delegação de competências prevista na sua política de aprovação
Circuitos como Chefe de Departamento, Revisor Financeiro e Director Financeiro são definidos por departamento e tipo de pedido, com um limiar de montante a determinar a repartição dos pedidos.
Dupla validação (maker-checker): quem pede não é quem aprova
Requerente, Aprovador, Revisor Financeiro, Director Financeiro e Administrador são funções distintas, cada uma com a sua própria fila, e todos os utilizadores iniciam sessão através do Microsoft Entra ID.
Aprovações dentro dos prazos acordados
A orquestração durável acompanha cada aprovação pendente e escalona, por si só, os itens em atraso para o aprovador seguinte, registando o escalonamento.
Pagar apenas o que foi aprovado
Os pagamentos M-Pesa B2B a fornecedores e os reembolsos B2C são iniciados a partir do pedido aprovado, e o callback regista nele o estado e a referência.
Documentos de suporte conservados com a decisão
Cada factura, recibo e contrato é guardado no SharePoint Online e associado ao pedido, da captura à auditoria.
Contas que coincidem com o que foi aprovado e pago
Os itens aprovados são lançados no Dynamics 365 Business Central via OData, com os documentos associados, pelo que o razão é alimentado a partir do mesmo registo.
Esta tabela faz corresponder funcionalidades do software a controlos financeiros comuns; não constitui aconselhamento de auditoria nem fiscal. As integrações para além do M-Pesa e do Business Central são confirmadas para cada organização na fase de definição do âmbito.
Para organizações que têm de demonstrar quem autorizou cada pagamento.
Um software de aprovação de pagamentos justifica-se onde uma assinatura em falta se torna uma constatação de auditoria. Estas são as organizações para as quais o concebemos.
Despesas internas e pagamentos a fornecedores sujeitos a delegação de competências e a dupla validação (maker-checker), com evidência que os inspectores e os auditores aceitam.
Pagamentos de programas aprovados pelo responsável orçamental certo e rastreáveis até aos documentos, para as auditorias dos doadores.
Pagamentos do escritório e desembolsos autorizados e documentados antes de o dinheiro sair.
Circuitos diferentes por departamento e tipo de pedido, um único trilho de auditoria em toda a organização.
Guias para equipas financeiras quenianas.
Perguntas frequentes.
O que é um software de aprovação de pagamentos?
Um software de aprovação (ou de autorização) de pagamentos encaminha cada pedido de pagamento para as pessoas que, segundo a sua política, o têm de aprovar, regista cada decisão e só liberta o pagamento após a aprovação final. O sistema de gestão de despesas da Creodata faz isto para facturas de fornecedores, fundo de maneio e pagamentos pelo livro de caixa, e paga via M-Pesa.
Suporta a dupla validação (maker-checker) e a delegação de competências?
Sim. Requerentes, aprovadores, revisores financeiros, o Director Financeiro e os administradores são funções separadas, cada uma com a sua própria fila, e os circuitos de aprovação são definidos por departamento, tipo de pedido e montante, pelo que cada pagamento chega ao nível de autoridade definido pela sua política.
O que acontece quando um aprovador não responde?
Cada aprovação pendente tem um SLA. Quando este é ultrapassado, a orquestração durável escalona automaticamente o pedido para o aprovador seguinte e regista o escalonamento no trilho de auditoria, pelo que ninguém tem de andar atrás dele.
Destina-se às transacções dos clientes de um banco?
Não. Controla os pagamentos da própria organização: facturas de fornecedores, fundo de maneio, reembolsos e pagamentos pelo livro de caixa. As transacções dos clientes continuam no sistema bancário central (core banking).
Que canais de pagamento e que ERP suporta?
O M-Pesa B2B para pagamentos a fornecedores e o B2C para reembolsos estão integrados, e os itens aprovados são lançados no Microsoft Dynamics 365 Business Central. Para outros canais de pagamento ou ERP, confirmamos a via de integração na fase de definição do âmbito.
Quanto custa um software de aprovação de pagamentos no Quénia?
Apresentamos um orçamento por organização, com base nos utilizadores e entidades, nos tipos de pedido, nos circuitos de aprovação e nas integrações. Compare os fornecedores pelo custo total a três anos, calculado na mesma base.
Veja um pagamento passar do pedido à aprovação, ao pagamento e ao lançamento.
A sua matriz de aprovação e os seus tipos de pedido, numa demonstração ao vivo do sistema de gestão de despesas.