Mfumo wa usimamizi wa matumizi kwa taasisi za Tanzania.
Kila malipo huidhinishwa, huwekewa nyaraka na huingizwa kwenye leja, risiti yake ya kodi ikiwa imehifadhiwa.
Tangu Finance Act 2024 (Sheria ya Fedha), matumizi ya bidhaa na huduma nchini Tanzania lazima yathibitishwe na risiti ya kodi (fiscal receipt) ili yakatwe katika kodi ya mapato. Creodata huhifadhi risiti ya EFD au VFD pamoja na ombi, huipitisha kwenye mnyororo wako wa idhini na kuiingiza kwenye Business Central, hivyo ushahidi na uamuzi hubaki pamoja.
Udhibiti wa fedha kwa taasisi za Tanzania, ukihusishwa na mfumo.
Ukaguzi wa ndani, Mamlaka ya Mapato Tanzania (TRA) na wafadhili huuliza maswali yaleyale kuhusu kila malipo: nani aliyaidhinisha, je, risiti ya kodi imehifadhiwa, na je, leja inalingana? Kila hatua ya udhibiti inahusiana na uwezo wa mfumo wa usimamizi wa matumizi.
Tumia mamlaka yaliyokasimiwa katika sera yako ya idhini
Kila ankara ya msambazaji, malipo ya fedha ndogo za matumizi (petty cash) au malipo ya daftari la fedha (cashbook) hupitishwa kwenye mnyororo uliowekwa kwa idara yake na aina yake ya ombi, kwa mfano Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha na Afisa Mkuu wa Fedha (CFO), huku kiwango cha kiasi kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa.
Tenganisha anayeomba, anayeidhinisha na anayelipa
Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Mhakiki wa Fedha, CFO na Msimamizi wa mfumo ni majukumu tofauti yenye foleni zao, na kila mtumiaji huingia kupitia Microsoft Entra ID.
Hifadhi risiti ya kodi inayothibitisha kila gharama inayokatwa
Kila ankara na risiti huambatishwa kwenye ombi lake na kuhifadhiwa kwenye SharePoint Online, ikiwa imeunganishwa na idhini na ingizo la leja. Idara ya fedha inaweza kulazimu risiti ya EFD au VFD iwepo kabla ombi halijaidhinishwa. Mfumo huhifadhi hati hiyo; hauunganishwi na mfumo wa mamlaka ya kodi wala kuthibitisha hati dhidi yake.
Lipa kile tu kilichoidhinishwa
Malipo hufanyika baada ya idhini ya mwisho. Malipo ya M-Pesa B2C na B2B yamejengwa ndani kwa Kenya. Kulipa kupitia M-Pesa Tanzania, Mixx by Yas, Airtel Money, TIPS au benki yako ni muunganisho tunaoubainishia wigo pamoja na kila taasisi; idhini, nyaraka na uingizaji kwenye leja hufanya kazi vilevile kwa njia yoyote.
Idhini ndani ya muda uliokubaliwa
Uratibu wa kudumu (durable orchestration) hufuatilia kila idhini inayosubiri na kupandisha ngazi vipengee vilivyochelewa kwa mwidhinishaji anayefuata, na upandishaji huo hurekodiwa kwenye ombi husika.
Vitabu vya hesabu vinavyolingana na kilichoidhinishwa na kulipwa
Vipengee vilivyoidhinishwa huingizwa kwenye Microsoft Dynamics 365 Business Central kupitia OData, nyaraka zake za SharePoint zikiwa zimeunganishwa, hivyo hakuna anayeandika vocha upya.
Shughulikia taarifa za wafanyakazi na wasambazaji kwa mujibu wa Personal Data Protection Act 2022
Ufikiaji hutolewa kulingana na jukumu kupitia Microsoft Entra ID, nyaraka hukaa kwenye SharePoint Online ndani ya mazingira (tenant) yako ya Microsoft 365, na kila idhini, upandishaji ngazi na uingizaji kwenye leja hurekodiwa kwenye ombi lake.
Jedwali hili linahusisha uwezo wa programu na hatua za kawaida za udhibiti wa fedha; si ushauri wa ukaguzi wala wa kodi. Malipo ya M-Pesa yamejengwa ndani kwa Kenya; njia nyingine za malipo na ERP nyingine huthibitishwa kwa kila taasisi wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Kwa taasisi za Tanzania zinazopaswa kuthibitisha kila malipo.
Usimamizi wa matumizi huonyesha thamani yake pale ambapo idhini au risiti ya kodi inayokosekana hugeuka kuwa hoja ya ukaguzi.
Matumizi ya ndani na malipo ya wasambazaji katika benki na taasisi za fedha nchini Tanzania, chini ya mamlaka yaliyokasimiwa na udhibiti wa mtayarishaji na mhakiki (maker-checker), pamoja na ushahidi ambao wakaguzi hukubali.
Malipo ya miradi na ya nyanjani nchini Tanzania, kila moja likiweza kufuatiliwa hadi idhini yake na nyaraka zake kwa ajili ya ukaguzi wa wafadhili.
Malipo ya ofisi na utoaji mwingine wa fedha huidhinishwa na kuwekewa kumbukumbu kabla fedha hazijatoka.
Minyororo tofauti kwa kila idara na aina ya ombi, kumbukumbu moja ya ukaguzi katika taasisi nzima.
Miongozo na kurasa kwa timu za fedha nchini Tanzania.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
Je, mfumo huu wa usimamizi wa matumizi unapatikana nchini Tanzania?
Ndiyo. Creodata ni kampuni ya programu yenye makao yake Nairobi, na mfumo wa usimamizi wa matumizi huendeshwa kwenye Microsoft Azure, hivyo taasisi za Tanzania hutumia minyororo ileile ya idhini, upandishaji ngazi kwa SLA, nyaraka za SharePoint na uingizaji kwenye Business Central kama taasisi za Kenya. Minyororo, aina za maombi na viwango husanidiwa kwa kila taasisi.
Je, unaunganishwa na mifumo ya EFD au VFD ya TRA?
Hapana. Mfumo hauunganishwi na mifumo ya TRA wala kuthibitisha risiti. Huhifadhi risiti ya kodi pamoja na kila ombi, na idara ya fedha inaweza kuifanya hati hiyo kuwa sharti la idhini, hivyo kila gharama inayokatwa ina ushahidi wake kwenye kumbukumbu.
Je, muunganisho wa M-Pesa unafanya kazi nchini Tanzania?
Malipo yetu ya M-Pesa B2C na B2B yaliyojengwa ndani ni kwa ajili ya Kenya. Nchini Tanzania, malipo kupitia Vodacom M-Pesa, Mixx by Yas, Airtel Money, TIPS au benki yako ni muunganisho tunaoubainishia wigo pamoja na kila taasisi. Idhini, nyaraka na uingizaji kwenye Business Central hufanya kazi bila mabadiliko.
Je, viwango vya idhini vinaweza kuwekwa kwa shilingi za Tanzania?
Minyororo ya idhini na viwango vya kiasi vinavyogawanya maombi husanidiwa kwa kila taasisi. Usanidi wetu wa mfano (reference configuration) uko kwa shilingi za Kenya; thibitisha kiasi kwa shilingi za Tanzania, na mpangilio wowote wa sarafu nyingi au vitengo vingi vya kisheria, pamoja nasi wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Data zetu huhifadhiwa wapi?
Mfumo huendeshwa kwenye Microsoft Azure, na nyaraka huhifadhiwa kwenye SharePoint Online ndani ya mazingira (tenant) yako mwenyewe ya Microsoft 365. Ufikiaji hutolewa kulingana na jukumu kupitia Microsoft Entra ID. Linganisha mpangilio huu na wajibu wako chini ya Personal Data Protection Act 2022 pamoja na afisa wako wa ulinzi wa data kabla ya kuanza kutumia mfumo.
Programu ya usimamizi wa matumizi inagharimu kiasi gani nchini Tanzania?
Tunatoa bei kwa kila taasisi. Bei inategemea idadi ya watumiaji na vitengo vya kisheria (entities), aina za maombi na minyororo ya idhini unayohitaji, pamoja na miunganisho inayohusika. Muombe kila mtoa huduma gharama ya jumla ya miaka mitatu kwa msingi uleule, ikijumuisha leseni, utekelezaji, muunganisho wa malipo na ERP, uhifadhi wa mfumo (hosting) na usaidizi, ili bei hizo ziweze kulinganishwa.
Tazama malipo yakitoka kwenye ombi hadi kuidhinishwa, kulipwa na kuingizwa kwenye leja, kwa ajili ya Tanzania.
Mpangilio wako wa mamlaka ya idhini na aina zako za maombi, katika onyesho la moja kwa moja la mfumo wa usimamizi wa matumizi.