Programu ya usimamizi wa matumizi na idhini ya malipo kwa makampuni ya Nigeria.
Mtayarishaji na mhakiki (maker-checker) kwa kila malipo, ankara na idhini zikiwa kwenye rekodi moja.
Mageuzi ya kodi ya Nigeria ya 2025 yalipanua urejeshaji wa VAT ya manunuzi (input VAT) hadi huduma na mali za kudumu, na Nigeria Revenue Service inahamishia ankara za VAT kwenye mfumo wa ankara za kielektroniki, ikianza na walipakodi wakubwa. Creodata hupitisha kila ankara ya msambazaji, malipo ya fedha ndogo za matumizi na malipo ya daftari la fedha kwenye mpangilio wako wa mamlaka ya idhini, huhifadhi ankara pamoja na uamuzi na kuiingiza kwenye Business Central.
Udhibiti wa idhini ya malipo kwa taasisi za Nigeria, ukihusishwa na mfumo.
Ukaguzi wa ndani, wakaguzi wa nje na mamlaka ya kodi huuliza maswali yaleyale kuhusu kila malipo: je, yaliidhinishwa na mtu sahihi, je, mamlaka ya kuidhinisha yalitenganishwa na ulipaji, na je, ankara ya VAT imehifadhiwa? Kila hatua ya udhibiti inahusiana na uwezo wa mfumo wa usimamizi wa matumizi.
Tumia mamlaka yaliyokasimiwa katika sera yako ya idhini
Kila ankara ya msambazaji, malipo ya fedha ndogo za matumizi (petty cash) au malipo ya daftari la fedha (cashbook) hupitishwa kwenye mnyororo uliowekwa kwa idara yake na aina yake ya ombi, kwa mfano Mkuu wa Idara, Mhakiki wa Fedha na Afisa Mkuu wa Fedha (CFO), huku kiwango cha kiasi kikiamua jinsi maombi yanavyogawanywa.
Tenganisha anayeomba, anayeidhinisha na anayelipa
Mwasilishaji, Mwidhinishaji, Mhakiki wa Fedha, CFO na Msimamizi wa mfumo ni majukumu tofauti yenye foleni zao, na kila mtumiaji huingia kupitia Microsoft Entra ID.
Hifadhi ankara halali ya VAT inayothibitisha kila dai la VAT ya manunuzi
Kila ankara na risiti huambatishwa kwenye ombi lake na kuhifadhiwa kwenye SharePoint Online, ikiwa imeunganishwa na idhini na ingizo la leja. Idara ya fedha inaweza kulazimu ankara ya VAT ya msambazaji au ankara ya kielektroniki iwepo kabla ombi halijaidhinishwa. Mfumo huhifadhi hati hiyo; hauunganishwi na mfumo wa mamlaka ya kodi wala kuthibitisha hati dhidi yake.
Lipa kile tu kilichoidhinishwa
Malipo hufanyika baada ya idhini ya mwisho. Malipo ya M-Pesa B2C na B2B yamejengwa ndani kwa Kenya. Kulipa kupitia uhamisho wa benki kwa NIP au mtoa huduma wa malipo ni muunganisho tunaoubainishia wigo pamoja na kila taasisi; idhini, nyaraka na uingizaji kwenye leja hufanya kazi vilevile kwa njia yoyote.
Idhini ndani ya muda uliokubaliwa
Uratibu wa kudumu (durable orchestration) hufuatilia kila idhini inayosubiri na kupandisha ngazi vipengee vilivyochelewa kwa mwidhinishaji anayefuata, na upandishaji huo hurekodiwa kwenye ombi husika.
Vitabu vya hesabu vinavyolingana na kilichoidhinishwa na kulipwa
Vipengee vilivyoidhinishwa huingizwa kwenye Microsoft Dynamics 365 Business Central kupitia OData, nyaraka zake za SharePoint zikiwa zimeunganishwa, hivyo hakuna anayeandika vocha upya.
Shughulikia taarifa za wafanyakazi na wasambazaji kwa mujibu wa Nigeria Data Protection Act 2023
Ufikiaji hutolewa kulingana na jukumu kupitia Microsoft Entra ID, nyaraka hukaa kwenye SharePoint Online ndani ya mazingira (tenant) yako ya Microsoft 365, na kila idhini, upandishaji ngazi na uingizaji kwenye leja hurekodiwa kwenye ombi lake.
Jedwali hili linahusisha uwezo wa programu na hatua za kawaida za udhibiti wa fedha; si ushauri wa ukaguzi wala wa kodi. Malipo ya M-Pesa yamejengwa ndani kwa Kenya; njia nyingine za malipo na ERP nyingine huthibitishwa kwa kila taasisi wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Kwa taasisi za Nigeria zinazopaswa kuonyesha nani aliidhinisha kila malipo.
Programu ya idhini ya malipo huonyesha thamani yake pale ambapo sahihi au ankara inayokosekana hugeuka kuwa hoja ya ukaguzi.
Matumizi ya ndani na malipo ya wasambazaji katika benki na taasisi za fedha nchini Nigeria, chini ya mamlaka yaliyokasimiwa na udhibiti wa mtayarishaji na mhakiki (maker-checker), pamoja na ushahidi ambao wakaguzi hukubali.
Malipo ya miradi na ya nyanjani nchini Nigeria, kila moja likiweza kufuatiliwa hadi idhini yake na nyaraka zake kwa ajili ya ukaguzi wa wafadhili.
Malipo ya ofisi na utoaji mwingine wa fedha huidhinishwa na kuwekewa kumbukumbu kabla fedha hazijatoka.
Minyororo tofauti kwa kila idara na aina ya ombi, kumbukumbu moja ya ukaguzi katika taasisi nzima.
Miongozo na kurasa kwa timu za fedha nchini Nigeria.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
Je, programu hii ya usimamizi wa matumizi na idhini ya malipo inapatikana nchini Nigeria?
Ndiyo. Creodata ni kampuni ya programu yenye makao yake Nairobi, na mfumo huendeshwa kwenye Microsoft Azure, hivyo taasisi za Nigeria hutumia minyororo ileile ya idhini, upandishaji ngazi kwa SLA, nyaraka za SharePoint na uingizaji kwenye Business Central kama taasisi za Kenya. Minyororo, aina za maombi na viwango husanidiwa kwa kila taasisi.
Je, inasaidia mtayarishaji na mhakiki (maker-checker) na mamlaka yaliyokasimiwa?
Ndiyo. Waombaji, waidhinishaji, wahakiki wa fedha, CFO na wasimamizi wa mfumo ni majukumu tofauti yenye foleni zao, na minyororo hubainishwa kulingana na idara, aina ya ombi na kiasi, hivyo kila malipo humfikia mwenye mamlaka ambaye sera yako imemweka.
Je, inaunganishwa na jukwaa la ankara za kielektroniki la NRS (MBS)?
Hapana. Mfumo hauunganishwi na MBS wala kuthibitisha ankara. Huhifadhi ankara ya msambazaji pamoja na kila ombi, na idara ya fedha inaweza kuifanya hati hiyo kuwa sharti la idhini, hivyo kila dai la VAT ya manunuzi lina ushahidi wake kwenye kumbukumbu.
Je, inaweza kuwalipa wasambazaji kwa uhamisho wa benki?
Malipo ya M-Pesa yamejengwa ndani kwa Kenya. Nchini Nigeria, malipo kupitia benki yako kwa NIP, au kupitia mtoa huduma wa malipo, ni muunganisho tunaoubainishia wigo pamoja na kila taasisi. Idhini, nyaraka na uingizaji kwenye Business Central hufanya kazi bila mabadiliko.
Je, viwango vya idhini vinaweza kuwekwa kwa naira?
Minyororo ya idhini na viwango vya kiasi vinavyogawanya maombi husanidiwa kwa kila taasisi. Usanidi wetu wa mfano (reference configuration) uko kwa shilingi za Kenya; thibitisha kiasi kwa naira, na mpangilio wowote wa sarafu nyingi au vitengo vingi vya kisheria, pamoja nasi wakati wa kubainisha wigo wa mradi.
Data zetu huhifadhiwa wapi?
Mfumo huendeshwa kwenye Microsoft Azure, na nyaraka huhifadhiwa kwenye SharePoint Online ndani ya mazingira (tenant) yako mwenyewe ya Microsoft 365. Ufikiaji hutolewa kulingana na jukumu kupitia Microsoft Entra ID. Linganisha mpangilio huu na wajibu wako chini ya Nigeria Data Protection Act 2023 pamoja na afisa wako wa ulinzi wa data kabla ya kuanza kutumia mfumo.
Programu ya usimamizi wa matumizi inagharimu kiasi gani nchini Nigeria?
Tunatoa bei kwa kila taasisi. Bei inategemea idadi ya watumiaji na vitengo vya kisheria (entities), aina za maombi na minyororo ya idhini unayohitaji, pamoja na miunganisho inayohusika. Muombe kila mtoa huduma gharama ya jumla ya miaka mitatu kwa msingi uleule, ikijumuisha leseni, utekelezaji, muunganisho wa malipo na ERP, uhifadhi wa mfumo (hosting) na usaidizi, ili bei hizo ziweze kulinganishwa.
Tazama malipo yakitoka kwenye ombi hadi kuidhinishwa, kulipwa na kuingizwa kwenye leja, kwa ajili ya Nigeria.
Mpangilio wako wa mamlaka ya idhini na aina zako za maombi, katika onyesho la moja kwa moja la mfumo wa usimamizi wa matumizi.