Uzingatiaji wa POCAMLA na POTA kwa benki za Kenya: mwongozo wa 2026

Mazingira ya uzingatiaji wa AML/CFT (kupambana na utakatishaji fedha haramu na ufadhili wa ugaidi) nchini Kenya mwaka 2026 yanafanana kidogo sana na mazingira legevu kiasi ya miaka mitano iliyopita. Financial Reporting Centre (FRC) sasa ina mamlaka ya kutoza adhabu za kiutawala yaliyopanuliwa mwaka 2023 na tena mwaka 2025, na imeanza kuchapisha adhabu inazotoza. Benki Kuu ya Kenya (CBK) imejumuisha uzingatiaji wa AML/CFT katika mfumo wake wa usimamizi wa benki wa CAMELS, hivyo mapungufu ya uzingatiaji sasa yanaathiri moja kwa moja viwango vya hatari vya taasisi. Aidha, uchunguzi wa ESAAMLG kuhusu maendeleo ya Kenya katika kufuatilia matokeo ya tathmini yake ya pande zote (mutual evaluation) umeleta uwajibikaji wa kimataifa kwa jambo ambalo hapo awali lilichukuliwa kuwa la ndani ya nchi.

Kwa maafisa uzingatiaji, maafisa wa kuripoti utakatishaji fedha (MLRO) na kamati za bodi zinazosimamia hatari katika benki, benki za huduma ndogo za fedha, SACCO (vyama vya ushirika wa akiba na mikopo) na watoa huduma za malipo nchini Kenya, mazingira haya yanadai kwamba uzingatiaji wa POCAMLA na POTA uchukuliwe kama kipaumbele cha kimkakati — si kazi ya kiutawala ya ofisi za nyuma (back-office).

Mwongozo huu ni rejea kamili na ya vitendo ya kuelewa na kutimiza wajibu wa taasisi yako chini ya sheria kuu za AML/CFT za Kenya. Unaeleza muundo wa kisheria, nani anahesabika kuwa taasisi inayowajibika kuripoti, wajibu mahususi kuhusu taarifa za miamala yenye mashaka (STR) na taarifa za miamala ya fedha taslimu (CTR), adhabu, matakwa ya uchunguzi wa kina wa mteja (CDD), wajibu wa kutunza kumbukumbu, na jinsi ya kujenga mtiririko wa kazi unaozingatia sheria kikweli na utakaohimili ukaguzi wa mdhibiti.

Kwa mwongozo wa kiufundi kuhusu kuwasilisha CTR na STR kupitia lango la goAML la FRC, ikiwemo matakwa ya skima ya XML na kanuni mahususi za Kenya (localisation), soma makala yetu inayoambatana na huu: Kuripoti kwa FRC ya Kenya kupitia goAML: mwongozo kamili wa 2026. Kwa maelezo ya kina kuhusu kiwango cha kuripoti na msimamo wa FRC kuhusu miamala ya siku moja iliyo chini ya kiwango, soma Kiwango cha CTR nchini Kenya: ufafanuzi wa kanuni ya USD 15,000.

Muundo wa kisheria wa AML/CFT nchini Kenya

Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act (POCAMLA) 2009 — wigo na marekebisho

Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act, 2009 (POCAMLA) ndiyo sheria ya msingi ya AML nchini Kenya. Ilitungwa baada ya tathmini ya awali ya Kenya ya mtindo wa FATF kubaini mapungufu katika mfumo wa kisheria uliokuwepo, na POCAMLA ikaunda mfumo kamili unaojumuisha: kuufanya utakatishaji fedha haramu kuwa kosa la jinai; kuanzishwa kwa Financial Reporting Centre (FRC); wajibu wa taasisi zinazowajibika kuripoti kuwasilisha STR na CTR; matakwa ya uchunguzi wa kina wa mteja; wajibu wa kutunza kumbukumbu; na mamlaka ya FRC ya usimamizi, uchunguzi na utekelezaji wa sheria.

POCAMLA imerekebishwa mara kadhaa tangu 2009. Marekebisho yenye athari kubwa zaidi yaliletwa kupitia Statute Law (Miscellaneous Amendments) Acts na Anti-Money Laundering and Combating of Terrorism Financing Laws (Amendment) Act, 2023 (Act No. 10 of 2023), inayotumika tangu 15 Septemba 2023. Marekebisho zaidi yalifuata mwaka 2025, kupitia Anti-Money Laundering and Combating of Terrorism Financing Laws (Amendment) Act, 2025 (Act No. 6 of 2025), Gambling Control Act, 2025 na Virtual Asset Service Providers Act, 2025. Marekebisho ya 2023 ndiyo mabadiliko makubwa zaidi ya Sheria hii tangu itungwe, na yanaleta masharti kadhaa yenye athari ya moja kwa moja kwa shughuli za taasisi zinazowajibika kuripoti:

Mamlaka mapana zaidi ya FRC ya kutoa adhabu za kiutawala: Sasa FRC inaweza kutoza adhabu za kiraia bila kuhitaji mashtaka ya jinai, jambo linalofanya utekelezaji wa sheria kuwa wa haraka na wa uhakika zaidi
Matakwa yaliyoimarishwa ya umiliki manufaa: Sasa taasisi zinazowajibika kuripoti zinalazimika kuthibitisha na kurekodi wamiliki manufaa wa wateja wote ambao ni taasisi za kisheria, huku matakwa ya ziada yakihusu taasisi zilizo katika sekta zenye hatari kubwa
Wataalamu wa sheria na chombo cha kujidhibiti: Marekebisho ya 2023 yaliifanya Law Society of Kenya kuwa chombo cha kujidhibiti (self-regulatory body) kwa mawakili, wathibitishaji wa nyaraka (notaries) na wataalamu wengine huru wa sheria, na kifungu cha 44(3) kinawaruhusu kuwasilisha taarifa za miamala yenye mashaka kupitia chombo hicho. Watoa huduma za mali pepe waliongezwa baadaye, kupitia Virtual Asset Service Providers Act, 2025, kuanzia 4 Novemba 2025
Ufafanuzi wa masharti ya kumdokeza mhusika (tipping-off): Marekebisho ya 2023 yalifafanua wigo wa kosa la kumdokeza mhusika lililo katika kifungu cha 8, yakithibitisha kwamba kundi la kifedha linaweza kutenda kosa hilo na kwamba wakili anayejaribu kumshawishi mteja aache shughuli haramu hamdokezi mhusika. Adhabu hazikubadilishwa
Ushirikiano wa FRC katika usimamizi: Masharti yaliyoimarishwa ya ushirikiano kati ya FRC na vyombo vingine vya usimamizi vya ndani ya nchi (CBK, SASRA, CMA, IRA) pamoja na vitengo vya taarifa za kifedha (FIU) vya nchi za nje

Timu za uzingatiaji lazima zihakikishe kwamba sera na taratibu zao zinaakisi marekebisho ya 2023. Taasisi zinazofanya kazi kwa sera zilizosasishwa mara ya mwisho kabla ya 2023 huenda zinakiuka matakwa kwa kiwango kikubwa.

Prevention of Terrorism Act (POTA) 2012 — uhusiano wake na kuripoti kwa AML

Prevention of Terrorism Act, 2012 (POTA) ndiyo sheria kuu ya Kenya ya kupambana na ufadhili wa ugaidi (CTF). Wakati POCAMLA inashughulikia utakatishaji fedha haramu kwa upana, POTA inaunda mahususi makosa yanayohusiana na ugaidi na ufadhili wa ugaidi — ikiwemo kutoa fedha au huduma za kifedha ambazo mtu anajua, au ana sababu za msingi za kushuku, kwamba zitatumika kwa ugaidi.

POTA inahusiana na kuripoti kwa AML kwa njia kadhaa muhimu. Kwanza, mfumo wa goAML wa FRC una misimbo ya viashiria vya ufadhili wa ugaidi (TF) iliyo tofauti na viashiria vya utakatishaji fedha haramu, hivyo shaka ya ufadhili wa ugaidi huripotiwa kama ilivyo. Pili, vikwazo vya kifedha vinavyolenga watu mahususi (targeted financial sanctions) chini ya POTA vinamtaka yeyote anayeshikilia fedha au mali nyingine za mtu aliyeorodheshwa kuzizuia bila kuchelewa na bila notisi ya awali mara uorodheshaji unaposambazwa. Prevention of Terrorism (Implementation of the United Nations Security Council Resolutions on the Suppression of Terrorism) Regulations, 2026 (Legal Notice No. 172 of 2026) zinafafanua "bila kuchelewa" kuwa si zaidi ya saa 24 baada ya uorodheshaji, na zinataka uzuiaji huo uripotiwe ndani ya saa 24. Hakuna amri ya mahakama inayohusika.

Tatu, fasili za POTA za ufadhili wa ugaidi ni pana kiasi cha kujumuisha miamala ambayo afisa uzingatiaji anaweza mwanzoni kuiona kuwa suala la kibiashara au la kiuchumi badala ya suala la usalama. Ufadhili unaosaidia shirika linalojihusisha na ugaidi — hata kama fedha hizo mahususi zimekusudiwa kwa madhumuni yanayoonekana kuwa halali — unaweza kuwa ndani ya wigo huo. Maafisa uzingatiaji wanaotathmini iwapo STR yenye kiashiria cha TF inahitajika lazima watumie fasili za POTA, si hisia zao tu kuhusu iwapo mteja "anaonekana kuwa gaidi."

Mafunzo kuhusu mwingiliano kati ya POCAMLA na POTA ni eneo ambalo mipango mingi ya uzingatiaji nchini Kenya ni dhaifu. Maafisa uzingatiaji wanapaswa kupewa maelekezo ya wazi kuhusu: wakati gani wajibu wa POTA unaanza kutumika, tofauti kati ya STR yenye kiashiria cha utakatishaji fedha haramu (ML) na STR yenye kiashiria cha TF, na wajibu maalum, ikiwemo kuzuia mali ndani ya saa 24, unaowahusu watu walioorodheshwa.

Mwongozo wa kiusimamizi wa CBK kuhusu kupambana na utakatishaji fedha haramu (CBK/PG/08)

Mwongozo wa kiusimamizi (Prudential Guideline) CBK/PG/08 wa Benki Kuu ya Kenya, yaani Guideline on Anti-Money Laundering and Combating the Financing of Terrorism (unaotumika tangu 1 Januari 2013), unahusu taasisi zenye leseni chini ya Banking Act: benki, taasisi za kifedha na kampuni za mikopo ya nyumba. Rasimu iliyorekebishwa ilichapishwa ili kupokea maoni mnamo Septemba 2026 na bado haijaanza kutumika. Mwongozo huu unatoa maelezo ya kiutendaji kuhusu jinsi taasisi zinazodhibitiwa na CBK zinavyopaswa kutekeleza wajibu wao chini ya POCAMLA, ikiwemo:

Vipengele vya chini kabisa vya mpango wa AML/CFT wa taasisi (sera, taratibu, mifumo ya ufuatiliaji, mafunzo, ukaguzi wa ndani, uteuzi wa MLRO)
Viwango vya uchunguzi wa kina wa mteja, ikiwemo hali zinazolazimu uchunguzi wa kina zaidi (EDD) na matakwa kuhusu watu wenye nyadhifa za kisiasa (PEP)
Mwongozo kuhusu mifumo ya ufuatiliaji wa miamala na utaratibu wa kupandisha ngazi shughuli zenye mashaka
Viwango vya kazi ya afisa uzingatiaji wa AML, ikiwemo mamlaka yake, uwezo wa kufikia mifumo na kumbukumbu, na majukumu yake
Matarajio kuhusu utawala wa AML/CFT — usimamizi wa bodi, utoaji wa taarifa za kiutawala kwa menejimenti, na wigo wa ukaguzi wa ndani kuhusu AML/CFT

Mwongozo wa CBK haubadilishi POCAMLA — unaikamilisha kwa maelezo mahususi ya sekta kwa taasisi za kibenki. SACCO zinazotoa huduma za kaunta (front-office service activities) zinasimamiwa na SASRA, ambayo imetoa mwongozo sawia wa AML/CFT chini ya mfumo wake wa udhibiti. Taasisi za huduma ndogo za fedha (MFI) zinasimamiwa na CBK kupitia mfumo wa Microfinance Act.

Kwa madhumuni ya uzingatiaji, taasisi inayodhibitiwa na CBK lazima itimize matakwa ya POCAMLA (kama sheria kuu) na ya CBK/PG/08 (kama mwongozo wa utekelezaji). Pale ambapo mwongozo una maelekezo mahususi zaidi kuliko Sheria, mwongozo ndio unaoweka kiwango cha kiutendaji cha uzingatiaji; pale ambapo umepitwa na wakati, Sheria ndiyo inayotawala. Kwa mfano, muda wa siku saba wa mwongozo wa 2013 wa kuwasilisha taarifa za miamala yenye mashaka umebadilishwa na muda wa mwisho wa siku mbili ulio katika kifungu cha 44(2) cha POCAMLA.

Uhusiano kati ya FRC, CBK, NPS na vyombo vinavyohusiana

Muundo wa usimamizi wa AML/CFT nchini Kenya unahusisha taasisi kadhaa zenye mamlaka yanayoingiliana lakini yaliyo tofauti, na maafisa uzingatiaji hunufaika kwa kuelewa jinsi vyombo hivi vinavyoshirikiana.

Financial Reporting Centre (FRC) ni msimamizi mkuu wa AML/CFT kwa taasisi zote zinazowajibika kuripoti katika sekta zote. Inapokea STR na CTR, inafanya ukaguzi na uchunguzi, na ina mamlaka ya utekelezaji wa sheria chini ya POCAMLA. Kila taasisi inayowajibika kuripoti — bila kujali inafanya kazi katika sekta ipi — iko chini ya uangalizi wa FRC kwa madhumuni ya AML/CFT.

Benki Kuu ya Kenya (CBK) inasimamia benki, benki za huduma ndogo za fedha, maduka ya kubadilisha fedha za kigeni (forex bureaus), watoa huduma za malipo na watoa huduma za kutuma fedha chini ya Banking Act, Microfinance Act na National Payment System (NPS) Act. Usimamizi wa AML/CFT wa CBK unaenda sambamba na (si badala ya) ule wa FRC, na matokeo ya ukaguzi wa CBK kuhusu AML/CFT hushirikishwa kwa FRC.

SACCO Societies Regulatory Authority (SASRA) inasimamia SACCO zinazopokea amana na huduma zao za kaunta. SASRA ina jukumu la usimamizi wa AML/CFT kwa sekta ya SACCO na hufanya kazi kwa uratibu na FRC.

Capital Markets Authority (CMA) inasimamia washiriki wa soko la dhamana — madalali wa hisa, benki za uwekezaji, wasimamizi wa mifuko ya uwekezaji na mipango ya uwekezaji wa pamoja — kuhusu uzingatiaji wa AML/CFT.

Insurance Regulatory Authority (IRA) inasimamia kampuni za bima pamoja na madalali na mawakala wa bima.

Kwa taasisi zinazosimamiwa na vyombo kadhaa — kwa mfano, benki inayodhibitiwa na CBK kwa madhumuni ya usimamizi wa uthabiti wa kifedha (prudential), na pia na CMA kwa shughuli zake za benki ya uwekezaji — matakwa ya AML/CFT ya kila msimamizi yanatumika kwa wakati mmoja. Hakuna msamaha wa "msimamizi mkuu" katika AML/CFT: uangalizi wa FRC unatumika kwa hali yoyote.

Ni taasisi gani inayohesabiwa kuwa "taasisi inayowajibika kuripoti" chini ya POCAMLA?

Orodha kamili ya taasisi zinazohusika

Kifungu cha 2 cha POCAMLA, kama kilivyorekebishwa, kinafasili "taasisi inayowajibika kuripoti" (reporting institution) kwa upana. Orodha kamili ya taasisi zinazohusika inajumuisha:

Taasisi za kifedha:

Benki za biashara zenye leseni na kampuni za mikopo ya nyumba (CBK)
Benki za huduma ndogo za fedha zenye leseni na taasisi za huduma ndogo za fedha zinazopokea amana (CBK)
Vyama vya ujenzi (building societies)
Maduka ya kubadilisha fedha za kigeni yenye leseni na wabadilishaji fedha (CBK)
Watoa huduma za kutuma fedha na watoa huduma za malipo wenye leseni (CBK/NPS)
Waendeshaji wa fedha za simu (Safaricom M-PESA, Airtel Money Kenya, T-Kash)
SACCO zinazopokea amana zenye huduma za kaunta (SASRA)
Taasisi za taarifa za mikopo (credit reference bureaus) zinazoshughulikia miamala ya kifedha
Kampuni za mauzo kwa mkopo wa awamu (hire purchase) na za ukodishaji wa mali
Mipango ya uwekezaji wa pamoja na wasimamizi wa mifuko ya uwekezaji (CMA)
Madalali wa hisa, benki za uwekezaji na wafanyabiashara wa dhamana (CMA)
Kampuni za bima na madalali wa bima wanaposhughulikia malipo ya ada za bima au bidhaa za bima zinazohusishwa na uwekezaji (IRA)

Biashara na taaluma zisizo za kifedha zilizoteuliwa (DNFBPs):

Mawakala wa mali isiyohamishika (wanapofanya kazi kama mawakala katika miamala ya mali isiyohamishika)
Mawakili, wathibitishaji wa nyaraka (notaries) na wataalamu wengine huru wa sheria (wanapofanya miamala iliyoteuliwa: kusimamia fedha za wateja, kuunda kampuni, kununua mali isiyohamishika)
Wahasibu wanaofanya kazi binafsi, walio wabia au waajiriwa katika kampuni za kitaaluma (wanapofanya miamala iliyoteuliwa)
Kasino, zikiwemo kasino za mtandaoni (zinazosimamiwa na Gambling Regulatory Authority, iliyochukua nafasi ya Betting Control and Licensing Board kama chombo cha usimamizi kuanzia 26 Agosti 2025)
Wafanyabiashara wa madini ya thamani na vito (wanapofanya muamala wa fedha taslimu na mteja wa US$15,000 au zaidi)
Watoa huduma za amana (trusts) na za kampuni

Watoa huduma za mali pepe (VASPs): ni taasisi zinazowajibika kuripoti kwa hadhi yao wenyewe tangu Virtual Asset Service Providers Act, 2025 ilipoanza kutumika tarehe 4 Novemba 2025, na hupewa leseni na CBK au na Capital Markets Authority kulingana na shughuli zao.

POCAMLA haina kundi la wafanyabiashara wa magari, kazi za sanaa, vitu vya kale au bidhaa nyingine za anasa, ingawa Waziri (Cabinet Secretary) anaweza kutangaza biashara au taaluma nyingine kwa ushauri wa FRC.

Upana wa orodha hii unamaanisha kwamba mashirika mengi yasiyojiona kuwa "taasisi za kifedha" kwa hakika ni taasisi zinazowajibika kuripoti chini ya POCAMLA, zenye wajibu kamili wa STR, CTR, CDD na utunzaji wa kumbukumbu.

Huduma za benki kupitia mawakala — wajibu wa kuripoti uko kwa wakala au kwa taasisi iliyomteua

Huduma za benki kupitia mawakala (agent banking) zimeleta utata wa kimuundo katika uzingatiaji wa POCAMLA. Chini ya Agent Banking Guidelines za CBK, benki za biashara zinaweza kuwatumia wahusika wengine (maduka ya rejareja, ofisi za posta, maduka makubwa) kama mawakala wa kufanya miamala maalum ya kibenki kwa niaba ya benki.

Wajibu wa kuripoti chini ya POCAMLA uko kwa taasisi iliyomteua wakala (principal) — yaani benki yenye leseni — si kwa wakala mmoja mmoja. Mawakala hufanya kazi kama upanuzi wa mtandao wa njia za huduma za benki, na benki inabaki na jukumu la kuhakikisha kwamba miamala inayofanywa kupitia mawakala wake inanaswa katika mifumo yake ya ufuatiliaji wa viwango vya kuripoti na ya kutambua shughuli zenye mashaka.

Hata hivyo, hii haimaanishi kwamba mawakala wako nje kabisa ya mfumo wa POCAMLA. Iwapo wakala anatoa huduma za kifedha kwa kujitegemea nje ya mamlaka yake ya uwakala, au iwapo mwendeshaji wa wakala ni taasisi inayowajibika kuripoti kwa hadhi yake mwenyewe (kwa mfano, mnyororo wa maduka makubwa unaotoa pia bidhaa yake ya kuhifadhi thamani — stored-value), basi wajibu tofauti wa kuripoti unaweza kujitokeza.

Matokeo ya kiutendaji kwa benki ni kwamba mifumo yao ya ufuatiliaji wa AML/CFT lazima iunganishe data za miamala ya mawakala na data za matawi na za njia za kidijitali. Benki inayoweza kuona miamala ya matawi yake pekee haioni sehemu kubwa ya shughuli za wateja wake.

Misamaha na viwango vidogo (de minimis)

POCAMLA haitoi misamaha mipana kutoka kwenye mfumo wa kuripoti, lakini makundi kadhaa ya miamala na mahusiano ya kitaasisi hushughulikiwa kwa namna tofauti:

Miamala kati ya benki: Miamala kati ya taasisi zinazodhibitiwa zinazowajibika kuripoti kwa akaunti zao wenyewe (si kwa niaba ya wateja) haiko chini ya kiwango cha kawaida cha CTR, ingawa wajibu wa kuripoti shughuli zenye mashaka bado unatumika
Malipo ya serikali: Baadhi ya mapato na malipo ya serikali yaliyoainishwa yanaweza kushughulikiwa kwa namna tofauti — maafisa uzingatiaji wanapaswa kurejea miongozo ya FRC (guidance notes) ili kujua misamaha inayotumika kwa sasa
Miamala ndani ya kundi moja: Miamala kati ya taasisi zilizo ndani ya kundi moja la kifedha, pale ambapo taasisi zote mbili zinawajibika kuripoti, hushughulikiwa kwa ulegevu zaidi katika baadhi ya mambo, ingawa wajibu wa kuripoti shughuli zenye mashaka unabaki
Bidhaa zenye hatari ndogo: Baadhi ya bidhaa za kifedha zilizoainishwa kuwa na hatari ndogo (baadhi ya akaunti za msingi za benki zenye vikomo vikali vya miamala) zinaweza kuwa chini ya matakwa ya CDD yaliyorahisishwa, ingawa hazijasamehewa kuripoti shughuli zenye mashaka

FRC imesisitiza kwamba taasisi hazipaswi kutumia misamaha kwa upana kupita kiasi. Unapokuwa na shaka iwapo muamala au uhusiano unaangukia ndani ya msamaha, msimamo salama zaidi wa uzingatiaji ni kutumia matakwa ya kawaida ya CDD na ya kuripoti.

Wajibu wa STR chini ya POCAMLA

Kifungu cha 44 — wajibu wa kuripoti

Kifungu cha 44 cha POCAMLA kinaweka wajibu mkuu wa STR kwa taasisi zinazowajibika kuripoti. Kifungu cha 44(1) kinazitaka kufuatilia kwa kuendelea miamala tata, isiyo ya kawaida, yenye mashaka, mikubwa na mingineyo, na kifungu cha 44(2), kama kilivyorekebishwa kuanzia 15 Septemba 2023, kinaitaka taasisi inayowajibika kuripoti:

iripoti muamala au shughuli yenye mashaka au isiyo ya kawaida kwa Kituo [FRC] kwa namna iliyoainishwa ndani ya siku mbili baada ya shaka kujitokeza.

Kifungu cha 44(3) kinapanua wajibu huo hadi kwa miamala iliyojaribiwa, na mawakili, wathibitishaji wa nyaraka na wataalamu wengine huru wa sheria wanaweza kuripoti kupitia Law Society of Kenya.

Wajibu ulio katika kifungu cha 44 si wa hiari — ni wa lazima. Taasisi inayowajibika kuripoti haina uhuru wa kuamua iwapo iwasilishe STR mara shaka inapojitokeza. Kujitokeza kwa shaka kunazaa wajibu wa kisheria wa papo hapo.

Kwa kuwa kifungu cha 44(2) kinahusu shughuli zenye mashaka au zisizo za kawaida pamoja na miamala mmoja mmoja, mfululizo wa miamala ambayo kila mmoja peke yake hauvutii umakini unaweza kwa pamoja kuzaa wajibu wa STR, hata kama hakuna muamala hata mmoja wenye mashaka ukiangaliwa peke yake.

Maana ya "shaka" — sababu za msingi dhidi ya uhakika

Mojawapo ya dhana potofu zinazojitokeza mara nyingi zaidi katika uzingatiaji nchini Kenya ni imani kwamba afisa uzingatiaji lazima awe na uhakika — au karibu uhakika — kwamba utakatishaji fedha haramu unafanyika kabla ya kuwasilisha STR. Hili si sahihi: wajibu ulio katika kifungu cha 44(2) unaanza wakati shaka inapojitokeza, si wakati ushahidi unapopatikana.

Kipimo cha kiutendaji ni iwapo kuna sababu za msingi za kushuku (reasonable grounds to suspect) — kiwango cha chini sana kuliko uhakika au hata uwezekano mkubwa. Sababu za msingi zipo pale ambapo kuna msingi wa kushuku ulio halisi na unaoweza kuelezwa: ukweli mahususi kuhusu muamala, mteja au mwenendo wa shughuli ambao mtaalamu makini wa uzingatiaji angeona unatia wasiwasi. Afisa uzingatiaji hahitaji kuwa amechunguza na kuthibitisha shaka hiyo. Hahitaji kujua jinsi mpango wa utakatishaji fedha haramu unavyofanya kazi. Anahitaji kuwa na sababu ya kimantiki, inayotokana na ukweli, ya kufikiri kwamba muamala huo unaweza kuwa na uhusiano na utakatishaji fedha haramu au kosa linalohusiana nao.

Mambo ambayo kwa kawaida hujenga sababu za msingi ni pamoja na: miamala isiyoendana na biashara iliyoelezwa na mteja; ugawanyaji usio wa kawaida wa miamala; miamala inayohusisha nchi au watu walio chini ya vikwazo; kusita kwa mteja kueleza chanzo cha fedha au madhumuni ya miamala; mienendo inayolingana na mbinu za uhalifu zinazojulikana (typologies); na taarifa za mteja zisizohimili uthibitishaji wa msingi.

Kuwasilisha STR pale ambapo sababu za msingi zipo ni kitendo kinacholindwa chini ya POCAMLA — taasisi inayowajibika kuripoti na maafisa wake wana kinga ya kisheria dhidi ya dhima ya madai kwa kuwasilisha ripoti kwa nia njema. Kushindwa kuwasilisha STR pale ambapo sababu za msingi zipo kunaiweka taasisi na maafisa wake katika hatari ya dhima ya jinai.

Muda wa siku mbili wa kuwasilisha tangu shaka kujitokeza

Muda uliowekwa wa kuwasilisha STR chini ya POCAMLA ni siku mbili baada ya shaka kujitokeza (kifungu cha 44(2)), na kanuni ya 38(1) ya Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Regulations, 2023 inasema vivyo hivyo. Kabla ya 15 Septemba 2023 Sheria iliruhusu siku saba kuanzia tarehe ya muamala, na mwongozo mmoja wa FRC (guidance note) wa Mei 2025 bado unarudia kanuni hiyo ya zamani; Sheria na Kanuni hizo ndizo zinazotawala. POCAMLA haielezi jinsi siku hizo mbili zinavyohesabiwa, hivyo jenga utaratibu wako wa kuwasilisha mapema ndani ya muda huo badala ya kutegemea kwamba wikendi au sikukuu za umma hazihesabiwi.

Muda unaanza kuhesabiwa pale afisa uzingatiaji anapoingiwa na shaka, si pale uchunguzi unapokamilika. Hili ni kwa makusudi: FRC inataka STR ziwasilishwe haraka, wakati muamala bado ni mpya. Taasisi inayochunguza muamala wenye mashaka kwa wiki mbili kisha ikawasilisha STR siku ya 20 imekiuka muda wa mwisho wa kuwasilisha, bila kujali ubora wa ripoti inayoitoa hatimaye.

Hili lina athari muhimu ya kiutendaji: mtiririko wa kazi wa STR lazima ubuniwe ili kukamilisha maandalizi ya kesi, mapitio ya ndani, idhini, uzalishaji wa XML na uwasilishaji kwa FIU ndani ya siku mbili. Kwa taasisi zisizo na mifumo ya kiotomatiki, hili ni gumu sana, hasa kwa kesi tata. Kwa taasisi zenye jukwaa la kiotomatiki, ambapo kesi hujazwa mapema data za miamala na utambulisho wa mteja, na kazi ya afisa uzingatiaji ni kupitia, kuandaa maelezo na kuidhinisha, kuwasilisha ndani ya siku mbili kunawezekana kiutendaji kwa kesi nyingi mno.

Maudhui ya lazima ya STR: maelezo, viashiria, utambulisho wa mhusika

STR kamili na halali lazima iwe na:

Utambulisho wa mhusika:

Jina kamili la kisheria kama lilivyo kwenye hati ya utambulisho
Namba ya kitambulisho cha taifa (National ID; tarakimu 8 kwa raia wa Kenya), au pasipoti (kwa wasio raia)
Huduma Namba pale ambapo mteja amesajiliwa
Tarehe ya kuzaliwa
Anwani ya mahali halisi (ikiwemo kaunti)
Kazi au aina ya biashara
Namba ya mlipakodi (KRA PIN) — inapendekezwa sana; ni lazima kwa wateja wa kibiashara
Uhusiano na taasisi inayowajibika kuripoti (mmiliki wa akaunti, mnufaika ambaye ni mtu wa tatu, n.k.)

Maelezo ya muamala:

Miamala yote inayohusiana na shughuli yenye mashaka
Kwa kila muamala: kiasi, sarafu, tarehe, saa, aina, kumbukumbu (reference), tawi/njia ya huduma
Namba na aina za akaunti zote zinazohusika
Maelezo ya upande mwingine wa muamala pale unapoweza kutambuliwa

Viashiria:

Angalau kiashiria kimoja chenye msimbo wa goAML kutoka kwenye orodha ya uainishaji (taxonomy) iliyoidhinishwa na FRC
Viashiria lazima vielezee kwa usahihi aina ya tabia yenye mashaka (viashiria vya ugawanyaji wa miamala — structuring, viashiria vya TF, viashiria vya PEP, n.k.)

Maelezo (narrative):

Maelezo yanayotokana na ukweli, mahususi na yanayotosheleza kuhusu msingi wa shaka
Yanayoeleza miamala, kufafanua kwa nini haiendani na wasifu wa mteja, kutaja maelezo yoyote yaliyotolewa na mteja na upungufu wake, na kuhusisha tabia hiyo na mbinu ya uhalifu inayojulikana (typology) pale inapowezekana
Kwa STR zenye viashiria vya TF: maelezo ya kina zaidi yanayotaja mahususi mbinu ya TF, uhusiano wowote na watu au taasisi zilizoorodheshwa, na hatua zozote za kuzuia akaunti zilizochukuliwa

Katazo la kumdokeza mhusika (kifungu cha 8) na matokeo yake ya kijinai

Kifungu cha 8 cha POCAMLA kinafanya kuwa kosa kwa mtu anayejua, au aliyepaswa kujua kwa sababu za msingi, kwamba ripoti chini ya kifungu cha 44 inaandaliwa, imetumwa au iko karibu kutumwa kwa FRC, kufichua kwa mtu mwingine taarifa zinazohusiana na ripoti hiyo. Kanuni ya 41 ya Kanuni za 2023 inaongeza katazo tofauti la kufichua taarifa za miamala yenye mashaka kwa watu wasioidhinishwa. Kwa vitendo, ni kosa la jinai:

Kumwambia mhusika wa STR kwamba ripoti imewasilishwa au itawasilishwa kuhusu miamala yake
Kumpa mtu mwingine yeyote taarifa ambazo kutokana nazo mhusika angeweza kubaini kwamba ripoti imewasilishwa

Katazo hili linawahusu maafisa na wafanyakazi wote wa taasisi inayowajibika kuripoti — si timu ya uzingatiaji pekee. Karani wa benki (teller), meneja wa uhusiano na wateja, meneja wa tawi au mhudumu wa kituo cha huduma kwa wateja anayemtajia mteja kwamba "tulilazimika kuripoti akaunti yako" ametenda kosa la jinai chini ya POCAMLA.

Adhabu ni kubwa. Chini ya kifungu cha 16(2), mtu binafsi anakabiliwa na kifungo cha hadi miaka saba, faini ya hadi KES milioni 2.5, au vyote viwili, na shirika (body corporate) linakabiliwa na faini ya hadi KES milioni 10 au thamani ya mali inayohusika, kiasi chochote kilicho kikubwa zaidi. Adhabu hizi hazikubadilishwa na marekebisho ya 2023. Kukiuka katazo la kumdokeza mhusika lililo katika kanuni ya 41 kunabeba adhabu ya jumla ya kukiuka Kanuni hizo: faini ya hadi KES milioni 5, kifungo cha hadi miaka mitatu, au vyote viwili (kanuni ya 48).

Hitaji la mafunzo kwa vitendo liko wazi: wafanyakazi wote wanaohudumia wateja moja kwa moja lazima wajue kwamba iwapo mteja atauliza kwa nini akaunti yake imezuiwa au kwa nini anaombwa taarifa za ziada, jibu sahihi ni kusema kwamba benki haiwezi kujadili maelezo kwa sababu za kisheria — na kupeleka suala hilo mara moja kwa timu ya uzingatiaji. Kwa hali yoyote ile, wafanyakazi hawapaswi kuthibitisha wala kukanusha kwamba ripoti imewasilishwa.

Wajibu wa CTR

Kiwango cha USD 15,000 na msingi wake wa kisheria

Kiwango cha taarifa ya miamala ya fedha taslimu (CTR) nchini Kenya kimewekwa chini ya kifungu cha 44(6) cha POCAMLA na kanuni ya 40(1) ya Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Regulations, 2023 (POCAMLR). Kinaitaka kila taasisi inayowajibika kuripoti kuwasilisha CTR kwa FRC kwa kila muamala wa fedha taslimu wa US$15,000 au zaidi, au kiasi kinacholingana nacho kwa sarafu nyingine yoyote, iwe muamala huo unaonekana kuwa na mashaka au la. Kiwango cha sasa kilianzishwa na Anti-Money Laundering and Combating of Terrorism Financing Laws (Amendment) Act 2023 (inayotumika tangu 15 Septemba 2023), iliyopandisha kiwango kutoka USD 10,000 hadi USD 15,000, na kilianza kutekelezwa kupitia POCAMLR zilizochapishwa kwenye Gazeti rasmi tarehe 6 Oktoba 2023 na kupitia Financial Reporting Centre Circular No. 4 of 2023 ya tarehe 19 Oktoba 2023.

Sheria, Kanuni za 2023 wala FRC Circular No. 4 of 2023 hazifasili "muamala wa fedha taslimu" wala hazitaji fedha za simu. Kwa kawaida fedha taslimu humaanisha fedha halisi — noti na sarafu — hivyo uhamisho wa kielektroniki, uwekaji wa hundi na miamala ya kadi si miamala ya fedha taslimu. Pale ambapo fedha taslimu zinazowekwa (cash-in) au kutolewa (cash-out) kupitia fedha za simu zinapita kwenye taasisi yako, thibitisha na FRC jinsi zinavyoshughulikiwa kwa madhumuni ya CTR badala ya kudhani upande wowote. Soma Kiwango cha CTR nchini Kenya: ufafanuzi wa kanuni ya USD 15,000 kwa maelezo kamili ya kiufundi kuhusu kiwango hicho, ubadilishaji wa fedha za kigeni, msimamo wa FRC kuhusu miamala ya siku moja iliyo chini ya kiwango, na muda wa mwisho wa kuwasilisha.

Kuwasilisha CTR hakumaanishi kwamba muamala una mashaka. CTR nyingi mno zinahusu shughuli halali kabisa za kibiashara — wafanyabiashara wanaotumia fedha taslimu kwa wingi, maduka makubwa, vituo vya mafuta, maduka ya dawa na biashara nyingine zinazoshughulikia kiasi kikubwa cha fedha taslimu kila siku. CTR ni mchango katika intelijensia ya kifedha, si shutuma.

Sharti la kuwasilisha kufikia Ijumaa ya wiki husika

Kanuni ya 40(3)(c) ya POCAMLR inataka CTR iwasilishwe kwa FRC kufikia Ijumaa ya wiki ambamo muamala unaostahili kuripotiwa ulifanyika, kupitia programu ya goAML iliyo https://goaml.frc.go.ke. Financial Reporting Centre Circular No. 4 of 2023 inathibitisha msimamo huu.

Muda wa mwisho unahesabiwa kuanzia tarehe ya muamala — tarehe ambayo fedha taslimu ziliwekwa au kutolewa. Muamala uliofanyika Jumatatu lazima uripotiwe kufikia Ijumaa ya wiki hiyo hiyo (siku nne za kazi); muamala wa Alhamisi kwa hakika unaacha siku moja tu ya kazi ya kuutambua, kuandaa ripoti, kuiidhinisha na kuiwasilisha.

Muda huu mfupi unafanya ufuatiliaji wa kiwango kwa wakati halisi au karibu na wakati halisi kuwa hitaji la lazima kiutendaji. Taasisi zinazotegemea mapitio ya kila wiki ya data za miamala kwa makundi (batch) haziwezi kutimiza kwa uhakika muda wa mwisho wa Ijumaa ya wiki husika bila mifumo ya kiotomatiki.

Miamala ya siku moja iliyo chini ya kiwango: msimamo wa FRC

Msimamo wa FRC — ulioelezwa katika aya ya 4.3 ya Financial Reporting Centre Circular No. 4 of 2023 — ni kwamba pale ambapo miamala kadhaa ya fedha taslimu inafanywa kwa siku moja katika akaunti moja na kila muamala peke yake uko chini ya kiwango cha kuripoti, taasisi inayowajibika kuripoti haitajumlisha miamala hiyo kwa madhumuni ya CTR. CTR husababishwa na muamala mmoja wa fedha taslimu wa US$15,000 au zaidi, au kiasi kinacholingana nacho.

Pale ambapo mwenendo wa miamala iliyo chini ya kiwango unaonekana kuwa si wa kawaida au wenye mashaka — kwa mfano, kugawanya miamala kwa makusudi ili kubaki chini ya kiwango — Waraka huo (Circular) unasema taasisi inapaswa kujitahidi kuelewa sababu zake na, iwapo mwenendo huo si wa kawaida au una mashaka, iwasilishe Taarifa ya Miamala au Shughuli yenye Mashaka (STR/SAR) chini ya POCAMLA na POCAMLR, si CTR (Circular §4.4). Hili linatenganisha njia hizi mbili kwa uwazi: CTR hupimwa kwa kila muamala na haitegemei maoni ya mtu; ufuatiliaji wa ugawanyaji wa miamala (structuring) unategemea mwenendo na unaelekea kwenye STR.

Utekelezaji madhubuti wa njia zote mbili unahitaji: kitambulisho kimoja cha pamoja cha mteja (National ID au CIF) kinachotumika kwa uthabiti katika matawi na njia zote za huduma; data za miamala za wakati halisi au karibu na wakati halisi kutoka njia zote; utambuzi wa kiwango kwa kila muamala dhidi ya kiasi kinacholingana na USD 15,000; na uwezo tofauti wa kufuatilia mienendo ya ugawanyaji wa miamala unaoibua kesi kwa ajili ya mapitio ya STR.

Adhabu za kutozingatia sheria

Adhabu za jinai kwa maafisa

POCAMLA inaweka dhima ya jinai kwa maafisa na wafanyakazi wa taasisi zinazowajibika kuripoti wanaoshindwa kwa makusudi kutimiza wajibu wao wa kuripoti. Makosa mahususi ya jinai na adhabu zake ni pamoja na:

Kushindwa kuripoti (STR/CTR): Kushindwa kwa makusudi kutoa ripoti inayotakiwa na kifungu cha 44(2) ni kosa chini ya kifungu cha 5, na kifungu cha 11(1), kama kilivyobadilishwa mwaka 2025, kinafanya kushindwa kokote kuzingatia vifungu vya 44, 45, 46, 47 na 47A au Kanuni kuwa kosa. Chini ya kifungu cha 16(2), mtu binafsi anakabiliwa na kifungo cha hadi miaka saba, faini ya hadi KES milioni 2.5, au vyote viwili; shirika linakabiliwa na faini ya hadi KES milioni 10 au thamani ya mali inayohusika, kiasi chochote kilicho kikubwa zaidi
Kumdokeza mhusika (tipping-off): Adhabu zilezile za kifungu cha 16(2) zinahusu kosa la kumdokeza mhusika lililo katika kifungu cha 8
Kuwazuia wakaguzi wa FRC: Kuwazuia au kuwapotosha wakaguzi wa FRC kunabeba kifungo cha hadi miaka mitatu au faini ya hadi KES milioni 1 kwa mtu binafsi, na faini ya hadi KES milioni 5 kwa shirika (kifungu cha 35(3))
Kuripoti kwa uongo au kwa nia ovu: Kutoa taarifa za upotoshaji na kuripoti kwa nia ovu (vifungu vya 9 na 10) kunabeba kifungo cha hadi miaka miwili au faini ya hadi KES milioni 1 kwa mtu binafsi, na faini ya hadi KES milioni 5 au thamani ya mali inayohusika kwa shirika (kifungu cha 16(4))
Kukiuka Kanuni: Kukiuka POCAML Regulations, 2023 kunabeba faini ya hadi KES milioni 5, kifungo cha hadi miaka mitatu, au vyote viwili (kanuni ya 48)

Dhima ya jinai ya maafisa ni ya binafsi. Haihitaji taasisi yenyewe kutiwa hatiani. Afisa uzingatiaji ambaye yeye binafsi anashindwa kuwasilisha STR inayotakiwa — au anayewaelekeza wafanyakazi wasiwasilishe — anakabiliwa na mashtaka bila kujali iwapo taasisi itachukua hatua yoyote.

Adhabu za kiraia kwa taasisi

Mbali na mfumo wa jinai, POCAMLA kama ilivyorekebishwa inaipa FRC mamlaka ya kutoza taasisi zinazowajibika kuripoti adhabu za kiutawala bila haja ya mashtaka ya jinai. Chini ya kifungu cha 24B, kilichopanuliwa mwaka 2023 na, mwaka 2025, kupanuliwa zaidi ili kujumuisha ukiukaji wa Sheria yenyewe pamoja na maagizo, maelekezo, kanuni na miongozo ya FRC, FRC inaweza kutoza adhabu za kifedha za:

Hadi KES milioni 5 kwa mtu binafsi
Hadi KES milioni 25 kwa shirika
KES 10,000 kwa siku kwa ukiukaji unaoendelea, kwa hadi siku 180

Kwanza FRC lazima itoe notisi ya maandishi ya angalau siku 14 ikiitaka taasisi ijieleze (show cause), na adhabu hulipwa ndani ya siku 14 kama deni linalodaiwa na FRC. Chini ya kifungu cha 24C, FRC inaweza pia kutoa onyo, kuamuru maagizo yake yatekelezwe, kuwazuia watu fulani kuajiriwa katika taasisi, au kuiomba mamlaka ya utoaji leseni kusimamisha au kufuta leseni. Hakuna kiwango maalum cha adhabu kwa kila ripoti na hakuna adhabu inayokokotolewa kama asilimia ya thamani ya muamala.

FRC imeanza kuchapisha adhabu inazotoza (angalia mifano hapa chini). Taasisi ambazo kihistoria zimechukulia kutozingatia matakwa ya AML/CFT kuwa suala la kiutawala lenye hatari ndogo zinapaswa kurekebisha tathmini hiyo.

Hatua za kiusimamizi za CBK

Kwa taasisi zinazosimamiwa na CBK, mapungufu ya uzingatiaji wa AML/CFT yanayobainika wakati wa ukaguzi yanaweza kusababisha hatua mbalimbali za kiusimamizi zaidi ya adhabu za FRC:

Agizo rasmi: CBK hutoa agizo la maandishi linaloitaka taasisi kurekebisha upungufu uliobainika ndani ya muda maalum, pamoja na kuripoti maendeleo kila robo mwaka
Kushushwa kwa daraja la jumla la hatari: Uzingatiaji wa AML/CFT ni sehemu ya tathmini ya hatari ya kiusimamizi ya CBK. Kushushwa daraja kunaweza kuathiri matakwa ya utoshelevu wa mtaji ya taasisi na namna inavyoshughulikiwa kiusimamizi
Usimamizi ulioimarishwa: Ziara za ukaguzi za CBK za mara kwa mara zaidi, pamoja na mikutano ya lazima ya kila robo mwaka kati ya wasimamizi wa CBK na menejimenti ya juu
Vikwazo vya kibiashara: Vikomo kwa uzinduzi wa bidhaa mpya, ufunguaji wa matawi au usajili wa wateja wapya hadi mapungufu ya AML/CFT yarekebishwe
Amri za makubaliano (consent orders): Makubaliano ya wazi yanayofunga kisheria ya kurekebisha mapungufu yaliyobainika, ambayo huwa sehemu ya kumbukumbu za umma za udhibiti wa taasisi
Masharti ya leseni: Masharti yanayoambatanishwa na leseni ya benki yanayobana shughuli za kibiashara za taasisi
Kufutwa kwa leseni: Katika hali za kutozingatia sheria kwa kiwango kikubwa au kwa kuendelea, CBK inaweza kufuta leseni ya benki — adhabu kali zaidi katika zana za usimamizi

Adhabu za FRC zilizochapishwa nchini Kenya

Notisi za adhabu zilizochapishwa na FRC hazitaji majina ya taasisi zinazohusika. Notisi mbili ilizokuwa imechapisha kufikia katikati ya mwaka 2026 ni:

Novemba 2025: adhabu ya KES 200,000 kwa mwendeshaji wa kasino ambaye hakuwa amekamilisha hatua za kurekebisha baada ya ukaguzi wa ana kwa ana (onsite), zilizohusu sera zake za AML/CFT, uchunguzi wa kina wa mteja na uchunguzi wa kina zaidi, na kukosekana kwa ukaguzi huru
Aprili 2026: adhabu ya KES 250,000 kwa wakala wa mali isiyohamishika ambaye hakuwa amewasilisha nyaraka ambazo FRC ilizihitaji kwa ufuatiliaji wa mbali (offsite)

Hakuna kati ya hizo iliyohusu uwasilishaji wa STR au CTR, na zote mbili zilikuwa chini sana ya viwango vya juu vilivyowekwa kisheria. Hata hivyo zinaonyesha kwamba FRC inatumia mamlaka yake ya kiutawala, na marekebisho ya 2025 yalipanua mamlaka hayo hadi kwa ukiukaji wa Sheria yenyewe. Taasisi zinapaswa kuuchukulia mpango wa uzingatiaji kama hitaji halisi la kiutendaji.

Uchunguzi wa kina wa mteja kama sharti la msingi la kuripoti kwa ubora

Ubora wa data za KYC na athari yake kwa uwasilishaji wa XML

Uchunguzi wa kina wa mteja (CDD) na kuripoti kwa AML haviwezi kutenganishwa. Ubora wa STR na CTR ambazo taasisi yako inawasilisha kupitia goAML unategemea moja kwa moja ubora wa data za Mjue Mteja Wako (KYC) ambazo taasisi yako inazo kuhusu wateja wake.

Iwapo kumbukumbu zako za KYC hazina namba ya National ID ya mteja, huwezi kutoa XML ya CTR inayokidhi skima kwa mteja huyo. Iwapo kumbukumbu zako zina tarehe ya kuzaliwa iliyoandikwa kwa muundo usio sahihi, CTR itashindwa uthibitishaji. Iwapo kumbukumbu zako za anwani zina sanduku la posta pekee, huwezi kutimiza sharti la FRC la anwani ya mahali halisi.

Visa vingi vya CTR na STR kukataliwa kwenye lango la FRC havisababishwi na matatizo ya data za miamala — vinasababishwa na data duni za KYC zisizoweza kujaza kwa usahihi sehemu za lazima za XML. Kurekebisha hili kunahitaji mpango wa ubora wa data za KYC, si kuboresha tu uzalishaji wa XML.

Matakwa ya National ID na Huduma Namba

Kwa wateja ambao ni raia wa Kenya, namba ya National ID ni ya lazima katika kila CTR na STR inayowasilishwa. National ID ya Kenya ni namba ya tarakimu 8 iliyochapishwa kwenye kitambulisho cha taifa. Lazima iingizwe bila nafasi, vistari wala kiambishi chochote. Muundo usio sahihi ndio chanzo kinachojitokeza mara nyingi zaidi cha kushindwa kwa uthibitishaji wa sehemu moja moja kwenye lango la FRC.

Huduma Namba — namba ya kitaifa ya mfumo jumuishi wa usimamizi wa utambulisho nchini Kenya — inakubalika kama kitambulisho cha ziada pale ambapo mteja amesajiliwa. Haichukui nafasi ya National ID; inaiongezea. Taasisi zinapaswa kunasa Huduma Namba wakati wa kumsajili mteja pale ambapo mteja anayo.

Kwa raia wa kigeni, namba ya pasipoti ni ya lazima, pamoja na nchi iliyoitoa na tarehe ya kuisha muda wake. Kwa wateja wa kikampuni, KRA PIN na namba ya cheti cha usajili wa kampuni (Certificate of Incorporation) ni za lazima.

Taasisi zinapaswa kukagua kumbukumbu zao za KYC mara kwa mara dhidi ya matakwa haya. Ukaguzi wa ubora wa mara kwa mara unaobaini wateja ambao National ID yao haipo, imeandikwa kwa muundo usio sahihi, au imerekodiwa kama thamani ya kujaza nafasi tu (placeholder) utafichua ukubwa wa tatizo la ubora wa data kabla halijajitokeza kama uwasilishaji uliokataliwa.

Umiliki manufaa kwa taasisi za kisheria

Kifungu cha 45(4)(b) cha POCAMLA kinazitaka taasisi zinazowajibika kuripoti kuwatambua na kuwathibitisha wamiliki manufaa wa wateja wao, na FRC Circular No. 5 of 2023 inasema utambuzi wa umiliki manufaa unahitajika bila kujali kiwango cha hatari cha mteja. Kanuni za 2023 zinafasili mmiliki manufaa kuwa "mtu binafsi ambaye hatimaye anammiliki au anamdhibiti mteja, au mtu binafsi ambaye kwa niaba yake muamala unafanyika", ikiwemo mtu binafsi yeyote ambaye hatimaye ana udhibiti halisi juu ya taasisi ya kisheria au mpango wa kisheria (legal arrangement). Hakuna kiwango cha asilimia: kwa taasisi za kisheria, kanuni ya 16(2) inaangalia kwanza umiliki wenye udhibiti, kisha udhibiti unaotekelezwa kwa njia nyingine, na mwisho afisa mkuu wa usimamizi. Kipimo cha 10% katika Companies (Beneficial Ownership Information) Regulations kinahusu rejista za umiliki manufaa ambazo kampuni zenyewe hutunza, si uchunguzi wa kina wa mteja chini ya POCAMLA.

Taarifa za umiliki manufaa lazima zinaswe wakati wa kumsajili mteja na zisasishwe kila mara kunapokuwa na mabadiliko katika muundo wa umiliki wa taasisi husika. Kwa STR zinazohusu taasisi ya kisheria, taarifa za umiliki manufaa lazima zijumuishwe katika XML inayowasilishwa.

Mifumo ya KYC ya taasisi nyingi za kifedha nchini Kenya kwa sasa hainasi data za umiliki manufaa kwa muundo uliopangwa — zinaweza kuandikwa katika sehemu za maandishi huru, katika viambatisho vya nyaraka zilizochanganuliwa (scanned), au kutonaswa kabisa. POCAMLA na Kanuni za 2023 zinafanya utambuzi wa umiliki manufaa kuwa sharti la kisheria, FRC Circular No. 5 of 2023 inasema taarifa hizo lazima zitunzwe kwa angalau miaka saba, na taasisi ambazo bado hazijasasisha mifumo yao ya usajili wa wateja ili kuzinasa kwa muundo uliopangwa zinapaswa kufanya hivyo kama kipaumbele.

Hali zinazolazimu uchunguzi wa kina zaidi

POCAMLA na mwongozo wa kiusimamizi wa CBK zinataka uchunguzi wa kina zaidi (EDD) kwa makundi fulani ya mahusiano na wateja na ya miamala. Hali zinazolazimu EDD ni pamoja na:

Watu wenye nyadhifa za kisiasa (PEP): Kanuni ya 26 ya Kanuni za 2023 inataka hatua za ziada kwa kila PEP wa kigeni: mifumo ya usimamizi wa hatari ya kuwatambua, idhini ya menejimenti ya juu ya kuanzisha au kuendeleza uhusiano, hatua za busara za kubaini chanzo cha utajiri na chanzo cha fedha, na ufuatiliaji endelevu ulioimarishwa. Kwa PEP wa ndani na watu wenye wadhifa mashuhuri katika shirika la kimataifa, taasisi lazima zichukue hatua za busara za kuwatambua na kutumia hatua hizo za ziada pale ambapo uhusiano una hatari kubwa zaidi. Wanafamilia wa karibu na washirika wa karibu wa kibiashara wa PEP nao pia ni PEP (kanuni ya 26(5))
Nchi zenye hatari kubwa: Kifungu cha 45A(1)(a) cha POCAMLA kinataka EDD kwa nchi ambazo FATF inazitambua kuwa na mapungufu ya kimkakati na ambazo hazijapiga hatua ya kutosha au hazijajitolea kutekeleza mpango wa hatua (action plan). FATF haitaki EDD kwa nchi zilizo chini ya ufuatiliaji ulioimarishwa ("orodha ya kijivu", grey list), hivyo zitathmini kwa kuzingatia hatari. Taasisi lazima pia ziitumie FRC kila mwaka orodha ya wateja kutoka nchi zenye hatari kubwa zaidi (kifungu cha 45A(3)(e))
Huduma za benki washirika (correspondent banking): Mahusiano ya kibenki na taasisi nyingine za kifedha (hasa kwa malipo ya kuvuka mipaka) yanahitaji EDD, ikiwemo tathmini ya mpango wa AML/CFT wa taasisi inayohudumiwa (respondent)
Kampuni hewa (shell companies) na miundo tata ya umiliki: Taasisi zenye miundo ya umiliki iliyo tata au isiyo wazi, au taasisi ambazo mmiliki manufaa wa mwisho hawezi kutambuliwa, zinahitaji EDD
Aina za biashara zenye hatari kubwa: Biashara zinazotumia fedha taslimu kwa wingi, biashara za huduma za fedha, wafanyabiashara wa bidhaa za thamani kubwa, na biashara zinazofanya kazi katika sekta zenye wasifu unaojulikana wa hatari za ML/TF zinahitaji EDD

EDD haizuii taasisi kuwahudumia wateja hawa — inataka kiwango cha juu zaidi cha umakini, uwekaji wa nyaraka na ufuatiliaji endelevu. Muhimu zaidi, hata wateja waliopita EDD wanabaki chini ya ufuatiliaji wa shughuli zenye mashaka na wajibu wa STR.

Wajibu wa kutunza kumbukumbu

Sharti la kuhifadhi kumbukumbu kwa miaka saba

Kifungu cha 46(4) cha POCAMLA kinazitaka taasisi zinazowajibika kuripoti kutunza kumbukumbu za miamala na za utambulisho "kwa kipindi cha angalau miaka saba au kipindi kirefu zaidi kama Kituo [FRC] kitakavyotaka kwa maandishi", kinachohesabiwa kuanzia tarehe biashara au muamala husika ulipokamilika au baada ya kusitishwa kwa akaunti au uhusiano wa kibiashara. Kanuni ya 42 ya Kanuni za 2023 inatumia kiwango hichohicho cha chini cha miaka saba kwa kumbukumbu za uchunguzi wa kina wa mteja, mafaili ya akaunti, mawasiliano ya kibiashara na matokeo ya uchambuzi wowote, na matokeo ya maandishi kuhusu miamala tata au isiyo ya kawaida lazima pia yatunzwe kwa angalau miaka saba (kifungu cha 44(4) na (5)).

Kipindi cha kuhifadhi cha miaka saba kinatumika bila kujali iwapo muamala ulizaa CTR au STR. Kila muamala lazima urekodiwe na kuhifadhiwa. Sharti hili lina athari kubwa kwa uhifadhi na usimamizi wa data — mifumo mikuu ya benki (core banking) lazima isanidiwe kuhifadhi historia ya miamala kwa angalau miaka saba, na kumbukumbu za KYC lazima zihifadhiwe kwa angalau miaka saba baada ya uhusiano kumalizika.

Kwa STR na CTR zilizowasilishwa, taasisi zinapaswa kuhifadhi nakala za faili za XML zilizowasilishwa, stakabadhi za uwasilishaji na nyaraka za kesi (maelezo ya kesi, kumbukumbu za idhini, rasimu za maelezo ya STR) kwa angalau miaka saba, kwa mujibu wa kanuni ya 42. Nyaraka hizi lazima ziweze kutolewa FRC inapoziomba — taasisi zisizoweza kutoa nakala za ripoti zilizowasilishwa ziko hatarini kubainika kuwa zimeshindwa kutunza kumbukumbu hata kama ripoti hizo ziliwasilishwa kwa usahihi hapo awali.

Viwango vya kumbukumbu za ukaguzi chini ya POCAMLA

POCAMLA na mwongozo wa kiusimamizi wa CBK zote zinazitaka taasisi zinazowajibika kuripoti kutunza kumbukumbu za ukaguzi zinazothibitisha uzingatiaji wao wa wajibu wa AML/CFT. Kumbukumbu za ukaguzi za STR au CTR zinapaswa kuonyesha:

Muamala ulifanyika lini
Kuvukwa kwa kiwango au shughuli yenye mashaka kulibainika lini
Kesi ilipelekwa lini kwa kitengo cha uzingatiaji
Afisa uzingatiaji aliipitia kesi lini
Ripoti iliidhinishwa lini na menejimenti iliyoidhinishwa
Ripoti iliwasilishwa lini kwa FRC
Iwapo uwasilishaji ulikubaliwa au ulikataliwa
Ikiwa ulikataliwa, marekebisho yalifanywa lini na uwasilishaji upya ulifanyika lini

Kiwango hiki cha uwekaji wa nyaraka kinahitaji utaratibu wa kimfumo wa usimamizi wa uzingatiaji — si mfululizo wa barua pepe au lahajedwali zisizopangwa.

Mambo ambayo wadhibiti hutafuta wakati wa ukaguzi

FRC au CBK inapofanya ukaguzi wa AML/CFT kwa taasisi inayowajibika kuripoti, timu ya ukaguzi kwa kawaida itaomba:

Sampuli ya CTR na STR zilizowasilishwa katika miezi 12 iliyopita, pamoja na mafaili ya kesi yanayoonyesha mchakato wa utambuzi, mapitio na idhini kwa kila moja
Ushahidi kwamba miamala yote iliyofikia kiwango cha kuripoti katika kipindi cha ukaguzi ilizaa kesi za CTR — wakaguzi wanaweza kuchukua data za miamala kutoka kwenye mfumo mkuu wa benki na kuzilinganisha na CTR zilizowasilishwa
Takwimu za uwasilishaji kwa wakati — wastani na mgawanyiko wa idadi ya siku kati ya tarehe ya muamala na uwasilishaji wa CTR, na kati ya tarehe ya shaka kujitokeza na uwasilishaji wa STR
Kumbukumbu za mafunzo kwa wafanyakazi wote wa uzingatiaji na wanaohudumia wateja moja kwa moja
Taarifa zinazowasilishwa kwa bodi na menejimenti kuhusu utendaji wa mpango wa AML/CFT
Sera na taratibu za kutambua shughuli zenye mashaka na kuzipandisha ngazi
Ushahidi wa wigo wa ukaguzi wa ndani kuhusu AML/CFT

Taasisi zinazoweza kutoa nyaraka hizi zote haraka, kwa mpangilio, kutoka kwenye mfumo wa usimamizi wa uzingatiaji hufanya vizuri zaidi katika ukaguzi kuliko zile zinazolazimika kukusanya kumbukumbu kwa mkono kutoka kwenye hifadhi za barua pepe na lahajedwali.

Kujenga mtiririko wa kazi unaozingatia POCAMLA

Kutoka kwa mchambuzi hadi kwa afisa uzingatiaji, idhini na uwasilishaji

Mtiririko wa kazi wa STR unaozingatia POCAMLA unapaswa kufuata mfuatano uliopangwa na kuwekewa nyaraka:

Hatua ya 1 — Utambuzi: Tahadhari ya ufuatiliaji wa miamala inazalishwa (kwa shughuli zenye mashaka zinazotokana na mwenendo) au karani wa benki, meneja wa uhusiano na wateja au mchambuzi wa uzingatiaji anabaini shughuli inayoweza kuwa na mashaka na kufungua kesi.

Hatua ya 2 — Uchambuzi wa awali: Mchambuzi wa uzingatiaji anapitia tahadhari, anakusanya historia ya miamala husika, taarifa za wasifu wa mteja na data zozote zilizopo kuhusu upande mwingine wa muamala. Mchambuzi anaandaa tathmini ya awali inayoeleza msingi wa shaka.

Hatua ya 3 — Uamuzi wa kupandisha ngazi: Mchambuzi anaamua iwapo kesi ipandishwe kama STR, ifungwe huku sababu ikiandikwa, au ipelekwe kwa uchunguzi wa kina zaidi kabla ya uamuzi wa kuwasilisha kufanywa. Uamuzi ukiwa ni kuwasilisha, mchambuzi anaandaa rasimu ya kesi ya STR ikiwemo maelezo.

Hatua ya 4 — Mapitio ya afisa uzingatiaji: MLRO au afisa mwandamizi wa uzingatiaji aliyeteuliwa anapitia rasimu ya STR — akitathmini utoshelevu wa msingi wa shaka, ubora wa maelezo, usahihi wa viashiria vilivyochaguliwa na ukamilifu wa utambulisho wa mhusika. Afisa uzingatiaji anaidhinisha au anaikataa rasimu, na kukataa huambatana na maoni mahususi kwa mchambuzi.

Hatua ya 5 — Uzalishaji wa XML na uthibitishaji wa awali: Kesi iliyoidhinishwa inabadilishwa kuwa XML ya skima ya goAML na kuthibitishwa dhidi ya kanuni za uthibitishaji za FRC kabla ya kuwasilishwa.

Hatua ya 6 — Uwasilishaji: XML iliyothibitishwa inawasilishwa kwenye lango la goAML la FRC. Uthibitisho wa uwasilishaji unarekodiwa katika faili la kesi.

Hatua ya 7 — Baada ya uwasilishaji: Hali ya uwasilishaji (umekubaliwa au umekataliwa) inarekodiwa. Uwasilishaji uliokataliwa unarekebishwa na kuwasilishwa upya. Uwasilishaji uliokubaliwa unahifadhiwa pamoja na nyaraka kamili za kesi.

Kila hatua lazima iwekewe nyaraka pamoja na muhuri wa muda (timestamp) na utambulisho wa mtumiaji. Nyaraka hizi ndizo ushahidi kwamba mpango wako wa uzingatiaji unafanya kazi kama ulivyobuniwa.

Mbinu bora za teknolojia na uwekaji wa nyaraka

Mtiririko wa kazi wa uzingatiaji ulioelezwa hapo juu hauwezi kutekelezwa kwa uhakika kwa michakato ya mkono katika kiwango chochote cha ukubwa. Jukwaa la kiotomatiki la usimamizi wa uzingatiaji:

Hufungua kesi kiotomatiki kutokana na tahadhari za mfumo mkuu wa benki au arifa inayotolewa kwa mkono
Hujaza mapema sehemu za kesi kwa data za wateja na za miamala kutoka kwenye mfumo mkuu wa benki
Humwongoza mchambuzi katika hatua zinazohitajika za uchambuzi kwa kutumia violezo vilivyopangwa
Hulazimisha ujazaji wa sehemu za lazima kabla ya kuruhusu kesi kupandishwa ngazi
Hupitisha kesi katika mtiririko wa idhini pamoja na arifa za kiotomatiki
Huzalisha XML inayokidhi skima pamoja na uthibitishaji kabla ya uwasilishaji
Huwasilisha kwenye lango la FRC na kurekodi uthibitisho wa uwasilishaji
Hutunza kiotomatiki kumbukumbu za ukaguzi zisizoweza kubadilishwa za kila kitendo

Zaidi ya manufaa ya mtiririko wa kazi, jukwaa la usimamizi wa uzingatiaji pia huzalisha taarifa za kiutawala zinazohitajika kwa uzingatiaji wa POCAMLA: takwimu za idadi ya ripoti zilizowasilishwa, vipimo vya uwasilishaji kwa wakati, viwango vya kukataliwa na orodha ya kesi zinazosubiri — vyote vikiweza kuripotiwa kwa menejimenti ya juu na bodi kwa wakati halisi.

Matakwa ya mafunzo kwa wafanyakazi

POCAMLA na mwongozo wa kiusimamizi wa CBK zinataka mafunzo ya AML/CFT kwa wafanyakazi wote wanaohusika. Mwongozo wa FRC kuhusu matakwa ya mafunzo unaainisha:

Wafanyakazi wote: Mafunzo ya uelewa ya kila mwaka yanayohusu: utakatishaji fedha haramu na ufadhili wa ugaidi ni nini, kwa nini taasisi inalazimika kuzingatia sheria, dalili za hatari (red flags) huonekanaje katika miamala ya kila siku, na katazo la kumdokeza mhusika
Wafanyakazi wanaohudumia wateja moja kwa moja: Mafunzo ya ziada kuhusu matakwa ya CDD, utambuzi wa PEP na utaratibu wa kupandisha ngazi shughuli zenye mashaka
Timu ya uzingatiaji: Mafunzo ya kina kuhusu wajibu wa POCAMLA, matakwa ya kuripoti kupitia goAML, uainishaji wa viashiria, viwango vya maelezo na mtiririko wa idhini
Menejimenti ya juu na bodi: Mafunzo kuhusu wajibu wa utawala, matakwa ya taarifa za kiutawala na matokeo ya kutozingatia sheria

Kumbukumbu za mafunzo lazima zionyeshe: maudhui ya programu ya mafunzo, tarehe yalipotolewa, majina na nyadhifa za washiriki, na matokeo ya tathmini au jaribio lolote lililofanywa. Kumbukumbu hizi lazima zipatikane kwa ukaguzi wa FRC na CBK.

FRC imebainisha katika matokeo ya ukaguzi kwamba taasisi nyingi hutoa mafunzo ya uelewa ya kila mwaka lakini haziwezi kuthibitisha kwamba maudhui ya mafunzo hayo yalihusu matakwa ya sasa ya udhibiti — hasa marekebisho ya POCAMLA ya 2023. Programu za mafunzo zinapaswa kupitiwa na kusasishwa baada ya kila mabadiliko makubwa ya udhibiti.

Jenga mpango wako unaozingatia POCAMLA ukiwa na Creodata

Uzingatiaji wa POCAMLA mwaka 2026 si suala la idara ya uzingatiaji — ni suala la mwendelezo wa biashara. Adhabu ni halisi, utekelezaji wa sheria unaendelea, na madhara kwa sifa ya taasisi na kwa mahusiano yake na benki washirika (correspondent banking) yanayotokana na kuhusishwa na mapungufu ya AML/CFT ni makubwa.

Kujenga mpango wa kuripoti wa AML unaozingatia POCAMLA kikweli kunahitaji zaidi ya sera zilizoandikwa vizuri. Kunahitaji jukwaa la teknolojia linalotambua kiotomatiki miamala inayofikia kiwango, linalosimamia utekelezaji wa mtiririko wa kuripoti, linalozalisha XML ya goAML inayokidhi skima, na linalotunza kumbukumbu za ukaguzi zisizoweza kubadilishwa zinazohimili ukaguzi wa FRC na uchunguzi wa tathmini ya pande zote ya ESAAMLG.

Jukwaa la Ripoti za goAML la Creodata limejengwa mahususi kwa ajili ya matakwa ya udhibiti ya Kenya — likishughulikia mzunguko mzima wa uzingatiaji, kuanzia utambuzi wa CTR kwa kila muamala unaolingana na USD 15,000, ufuatiliaji wa mienendo ya ugawanyaji wa miamala, idhini ya STR ya ngazi nyingi, uwasilishaji kwenye lango la FRC, hadi nyaraka za kesi zisizoweza kubadilishwa. Ni jukwaa lilelile linalohudumia taasisi nchini Zambia, Uganda, Tanzania na Rwanda, likiwa na wasifu mahususi wa nchi kwa kila FIU.

Ona jinsi Creodata inavyoleta mageuzi katika uzingatiaji wa POCAMLA — omba onyesho lako kupitia creodata.com/demo.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Muda wa mwisho wa kuwasilisha STR chini ya POCAMLA ni upi?

Ndani ya siku mbili baada ya shaka kujitokeza, chini ya kifungu cha 44(2) cha POCAMLA na kanuni ya 38(1) ya Kanuni za 2023. Muda unaanza kuhesabiwa shaka inapojitokeza, si uchunguzi wa ndani unapokamilika; ripoti iliyowasilishwa siku ya 20 baada ya wiki mbili za uchunguzi imechelewa bila kujali ubora wake. Sheria haielezi jinsi siku hizo mbili zinavyohesabiwa, hivyo panga kuwasilisha mapema ndani ya muda huo.

Nini maana ya “sababu za msingi za kushuku”?

Ni msingi halisi wa kushuku unaoweza kuelezwa — ukweli mahususi kuhusu muamala, mteja au mwenendo ambao mtaalamu makini wa uzingatiaji angeona unatia wasiwasi. Uhakika hauhitajiki, wala uchunguzi uliokamilika. Kuwasilisha kwa nia njema kunalindwa na kinga ya kisheria; kushindwa kuwasilisha pale ambapo sababu za msingi zipo kunaiweka taasisi na maafisa wake katika hatari ya dhima ya jinai.

Adhabu za kushindwa kuripoti chini ya POCAMLA ni zipi?

Kushindwa kwa makusudi kuwasilisha ripoti inayotakiwa, pamoja na kumdokeza mhusika, kunaadhibiwa chini ya kifungu cha 16(2) kwa kifungo cha hadi miaka saba, faini ya hadi KES milioni 2.5, au vyote viwili kwa mtu binafsi, na faini ya hadi KES milioni 10 au thamani ya mali inayohusika, kiasi chochote kilicho kikubwa zaidi, kwa shirika. Kando na hayo, FRC inaweza kutoza adhabu za kifedha bila mashtaka chini ya kifungu cha 24B: hadi KES milioni 5 kwa mtu binafsi, hadi KES milioni 25 kwa shirika, na KES 10,000 kwa siku kwa hadi siku 180 wakati ukiukaji unaendelea. Kukiuka Kanuni za 2023 kunabeba faini ya hadi KES milioni 5, kifungo cha hadi miaka mitatu, au vyote viwili (kanuni ya 48).

Kiwango cha CTR na muda wake wa mwisho chini ya POCAMLA ni vipi?

US$15,000 au zaidi, au kiasi kinacholingana nacho kwa sarafu nyingine yoyote, kwa kila muamala wa fedha taslimu, unaoripotiwa kwa FRC kufikia Ijumaa ya wiki ambamo muamala ulifanyika (kanuni ya 40(3)(c) ya Kanuni za 2023, ikithibitishwa na FRC Circular No. 4 of 2023). Miamala ya fedha taslimu ya siku moja iliyo chini ya kiwango katika akaunti moja haijumlishwi kwa madhumuni ya CTR; ugawanyaji wa miamala unaoshukiwa hupitia njia ya STR.

Ni taasisi zipi zinazowajibika kuripoti chini ya POCAMLA?

Benki, benki za huduma ndogo za fedha, SACCO zenye huduma za kaunta, maduka ya kubadilisha fedha za kigeni, watoa huduma za kutuma fedha, watoa huduma za malipo, kampuni za bima, mawakala wa kati wa masoko ya mitaji, biashara na taaluma zisizo za kifedha zilizoteuliwa ambazo Sheria inazitaja (kasino, mawakala wa mali isiyohamishika, wafanyabiashara wa madini ya thamani na vito, wahasibu, watoa huduma za amana na za kampuni, na mawakili, wathibitishaji wa nyaraka na wataalamu wengine huru wa sheria), na, tangu 4 Novemba 2025, watoa huduma za mali pepe. Mawakala huripoti kupitia taasisi iliyowateua; sehemu iliyo hapo juu inaeleza orodha kamili na misamaha ya de minimis.