goAML Kenya: usajili wa FRC, lango na kuwasilisha CTR/STR

Jibu fupi: Kila taasisi inayowajibika kuripoti chini ya POCAMLA hujisajili mara moja na Financial Reporting Centre (FRC) na huwasilisha ripoti kupitia lango la goAML la FRC lililo katika goaml.frc.go.ke. Taarifa za miamala ya fedha taslimu (CTR) zinahitajika kwa miamala ya fedha taslimu ya US$15,000 au zaidi, na huwasilishwa kufikia Ijumaa ya wiki ambayo muamala ulifanyika; taarifa za miamala yenye mashaka (STR) huwasilishwa ndani ya siku mbili baada ya shaka kujitokeza, bila kujali kiasi. Ripoti hujazwa moja kwa moja kwenye lango la mtandaoni au hupakiwa kama XML ambayo lazima ipite uthibitishaji dhidi ya skima ya goAML XSD v5.0.2 pamoja na kanuni za Kenya zenyewe kuhusu sehemu za data. Sehemu iliyobaki ya mwongozo huu inaeleza nani anapaswa kuripoti, kila ripoti inapaswa kuwa na nini, kanuni za ndani zinazotumika Kenya pekee, na jinsi mifumo ya kiotomatiki inavyoondoa mkwamo wa kazi za mkono.

Mfumo wa fedha wa Kenya unakwenda kwa kasi. Kuanzia miamala ya pesa kwa simu inayochakatwa ndani ya sekunde chache hadi fedha zinazotumwa kuvuka mipaka kupitia makumi ya watoa huduma wenye leseni, kasi na wingi wa miamala ambayo timu za uzingatiaji zinapaswa kuifuatilia vimeongezeka kwa kiasi kikubwa katika muongo mmoja uliopita. Kiini cha mfumo wa Kenya wa kupambana na utakatishaji fedha haramu (AML) ni Financial Reporting Centre (FRC) — na kiini cha jinsi FRC inavyopokea taarifa za kiintelijensia kutoka kwa taasisi zinazowajibika kuripoti ni lango la goAML.

Kwa maafisa uzingatiaji katika benki, SACCO (vyama vya ushirika wa akiba na mikopo), taasisi za fedha ndogondogo, maduka ya kubadilisha fedha za kigeni na watoa huduma za malipo, uwezo wa kuwasilisha kupitia mfumo wa goAML taarifa sahihi na za wakati za miamala ya fedha taslimu (CTR) na za miamala yenye mashaka (STR) si hiari — ni wajibu wa kisheria chini ya Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act (POCAMLA). Madhara ya kutotimiza wajibu huo ni kuanzia karipio la mdhibiti hadi mashtaka ya jinai dhidi ya maafisa wanaohusika.

Mwongozo huu unaeleza kila kitu ambacho taasisi yako inahitaji kujua kuhusu kuripoti kwa FRC ya Kenya kupitia goAML mwaka 2026: mfumo wa kisheria, nani anapaswa kuripoti, kila ripoti inapaswa kuwa na nini, kanuni za ndani zinazotumika Kenya pekee, na jinsi mifumo ya kiotomatiki inavyobadilisha shughuli za uzingatiaji katika sekta nzima.

Kuielewa Financial Reporting Centre (FRC) ya Kenya

Mamlaka ya kisheria chini ya POCAMLA 2009 (kama ilivyorekebishwa mwaka 2023 na 2025)

Financial Reporting Centre ilianzishwa chini ya Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act, 2009 (POCAMLA). Sheria hiyo ndiyo msingi mkuu wa kisheria wa Kenya wa AML/CFT (kupambana na utakatishaji fedha haramu na ufadhili wa ugaidi), na inazilazimu "taasisi zinazowajibika kuripoti" (reporting institutions) zote kutambua, kuripoti na kutunza kumbukumbu za miamala ya kifedha ambayo huenda inahusiana na utakatishaji fedha haramu, ufadhili wa ugaidi au mapato ya uhalifu.

POCAMLA imerekebishwa mara kadhaa tangu ilipotungwa, na marekebisho makubwa zaidi yakiwa yale ya Anti-Money Laundering and Combating of Terrorism Financing Laws (Amendment) Act, 2023 (Act No. 10 of 2023), iliyoanza kutumika tarehe 15 Septemba 2023, pamoja na marekebisho mengine mwaka 2025. Marekebisho ya 2023 yaliimarisha mamlaka ya FRC ya usimamizi na utekelezaji wa sheria, yakaleta fasili mpya za taasisi zinazowajibika kuripoti, na yakaoanisha zaidi mfumo wa Kenya na Mapendekezo ya Financial Action Task Force (FATF) — hasa katika maeneo ya uwazi wa umiliki manufaa, usimamizi unaozingatia hatari, na viwango vya ubora vinavyotarajiwa katika uwasilishaji wa STR na CTR.

Chini ya Kifungu cha 24 cha POCAMLA, FRC ina jukumu la kupokea, kuchambua na kusambaza taarifa za kiintelijensia za kifedha kwa vyombo vya kutekeleza sheria na kwa Director of Public Prosecutions (Mkurugenzi wa Mashtaka ya Umma). Sheria hiyo pia inaipa FRC mamlaka ya kutoza adhabu za kiutawala kwa taasisi zinazowajibika kuripoti ambazo hazitimizi wajibu wao.

Kituo hicho kinafanya kazi chini ya usimamizi wa wizara ya National Treasury and Economic Planning (Hazina ya Kitaifa na Mipango ya Kiuchumi) ya Kenya, na kinashirikiana kwa karibu na Benki Kuu ya Kenya (CBK), Capital Markets Authority (CMA), Insurance Regulatory Authority (IRA) na Directorate of Criminal Investigations (DCI).

FRC hufanya nini na data ya STR na CTR

Taasisi yako inapowasilisha CTR au STR kwa FRC kupitia lango la goAML, data hiyo haikai tu kwenye hifadhidata. Wachambuzi wa kiintelijensia wa FRC huitumia kwa njia kadhaa muhimu.

Katika FRC, data ya CTR hujumlishwa ili kubaini mienendo ya ugawanyaji wa miamala (structuring) — wateja au mitandao inayofanya miamala kwa utaratibu chini kidogo tu ya kiwango cha USD 15,000 au kiasi kinacholingana nacho, ili kuepuka kuzalisha ripoti. Kwa kuwa data ya CTR huingia kutoka kwa kila taasisi inayowajibika kuripoti kote Kenya, FRC inaweza kuona mienendo ambayo hakuna benki moja inayoweza kuigundua peke yake. Mteja anayegawanya fedha taslimu katika matawi matano ya benki mbili tofauti siku hiyohiyo huenda asisababishe CTR katika tawi lolote moja (na kwa mujibu wa FRC Circular No. 4 of 2023 — waraka wa maelekezo wa FRC — hapaswi kusababisha; tazama sehemu ya CTR hapa chini), lakini FRC huona picha kamili na inatarajia taasisi ziwasilishe STR pale ugawanyaji unapoonekana kuwa na mashaka.

STR huanzisha michakato ya uchunguzi. Zikishapokelewa, huchambuliwa ili kubaini uhusiano na watu wanaofuatiliwa, uchunguzi unaoendelea au mienendo ya mbinu za uhalifu (typologies) ambayo vitengo vya taarifa za kifedha (FIU) vya nchi wanachama wa EGMONT Group hubadilishana. Taarifa za kiintelijensia zinapokuwa za kutosha, FRC husambaza ripoti ya kiintelijensia ya kifedha (FIR) kwa vyombo vya kutekeleza sheria. Data ya STR pia hutumika kuandaa tathmini ya kitaifa ya Kenya ya hatari za utakatishaji fedha haramu, ambayo nayo huamua vipaumbele vya usimamizi vya FRC.

Aina zote mbili za ripoti huingizwa katika mazingira ya uchambuzi ya goAML ya Kenya, ambapo FRC hufanya uchambuzi wa viungo (link analysis), uchoraji wa mitandao na hoja za kutafuta mienendo ya miamala katika jumla ya data yote iliyowasilishwa.

FRC na matumizi yake ya lango la goAML la UNODC

FRC ilichagua mfumo wa goAML wa UNODC — jukwaa lilelile linalotumiwa na zaidi ya vitengo 60 vya taarifa za kifedha duniani — kuwa lango lake kuu la kupokea ripoti. Mfumo wa goAML hupokea ripoti katika muundo mahususi wa XML unaoongozwa na skima ya goAML XSD v5.0.2. Ripoti zinazowasilishwa kwa muundo mwingine wowote, au XML isiyopita uthibitishaji dhidi ya skima, hukataliwa.

Hili ni jambo la msingi kwa timu za uzingatiaji. Lango la goAML si fomu ya mtandaoni ambamo unaandika taarifa kwa mkono. Ni mfumo wa kubadilishana data unaotegemea XML. Taasisi yako inapaswa kuzalisha faili za XML zinazosomeka na mashine, katika muundo halisi unaotarajiwa na mfumo wa goAML wa FRC, huku kanuni za sehemu za data mahususi kwa Kenya zikitumika juu ya skima ya msingi.

Kila STR na CTR lazima iwasilishwe kama hati ya XML iliyoundwa ipasavyo (well-formed) na inayokidhi skima. Mfumo wa FRC hufanya uthibitishaji wa kiotomatiki mara tu unapopokea ripoti, na hukataa papo hapo uwasilishaji wenye muundo mbovu au usiokamilika — na hivyo kutoa notisi ya kukataliwa inayoanzisha kuhesabiwa kwa muda wa ukiukaji wa wajibu wa uzingatiaji.

Nani anapaswa kuripoti kwa FRC?

Taasisi zinazowajibika kuripoti chini ya POCAMLA

Kifungu cha 2 cha POCAMLA kinatoa fasili pana ya "taasisi zinazowajibika kuripoti". Aina zifuatazo za taasisi zinatakiwa kujisajili na FRC na kuwasilisha STR na CTR:

Benki za biashara na kampuni za fedha za mikopo ya nyumba zinazodhibitiwa na Benki Kuu ya Kenya
Benki za fedha ndogondogo na taasisi za fedha ndogondogo zinazopokea amana zenye leseni chini ya Microfinance Act
Vyama vya Ushirika wa Akiba na Mikopo (SACCO) vinavyodhibitiwa na SASRA (Sacco Societies Regulatory Authority) na vyenye huduma za kaunta (front-office service activity)
Maduka ya kubadilisha fedha za kigeni na watoa huduma za kutuma fedha wenye leseni ya CBK
Watoa huduma za malipo (PSP), wakiwemo waendeshaji wa huduma za pesa kwa simu (Safaricom M-PESA, Airtel Money Kenya, T-Kash), wenye leseni chini ya National Payment System Act
Kampuni za masoko ya mitaji (securities firms), benki za uwekezaji na mipango ya uwekezaji wa pamoja zinazodhibitiwa na CMA
Kampuni za bima na madalali wa bima wanaodhibitiwa na IRA
Mawakala wa mali isiyohamishika wanapofanya miamala kwa niaba ya wateja
Wahasibu wanaofanya kazi binafsi, walio washirika au waajiriwa katika kampuni za kitaaluma, wanapofanya miamala fulani iliyoainishwa
Mawakili, mawakili wa viapo (notaries) na wanataaluma wengine huru wa sheria wanaposhughulikia fedha za wateja au miamala ya mali isiyohamishika
Kasino, zikiwemo kasino za mtandaoni, zinazosimamiwa na Gambling Regulatory Authority chini ya Gambling Control Act, 2025
Wafanyabiashara wa madini ya thamani na vito vya thamani wanapofanya na mteja muamala wa fedha taslimu wa US$15,000 au zaidi
Watoa huduma za amana (trusts) na za kampuni
Watoa huduma za mali pepe (virtual asset service providers), tangu Virtual Asset Service Providers Act, 2025 ilipoanza kutumika tarehe 4 Novemba 2025

Orodha hii ni muhtasari wa makundi makuu; kifungu cha 2 cha POCAMLA kinaeleza fasili kamili, na Waziri (Cabinet Secretary) anaweza kutangaza biashara au taaluma nyingine kwa ushauri wa FRC. POCAMLA haina kundi la wafanyabiashara wa magari, kazi za sanaa au bidhaa nyingine za anasa.

Vighairi na viwango vya chini (de minimis)

Ingawa orodha ya taasisi zinazowajibika kuripoti ni ndefu, POCAMLA haitaki kila muamala mmoja uripotiwe. Wajibu wa CTR huanzishwa na kiwango cha fedha taslimu cha USD 15,000 (au kiasi kinacholingana nacho katika sarafu nyingine yoyote), kinachoelezwa kwa kina hapa chini. Wajibu wa STR huanzishwa na shaka, si na kiasi — hakuna kiwango cha chini (de minimis) kwa shughuli zenye mashaka.

Baadhi ya makundi ya miamala hayahusishwi na kiwango cha kuripoti fedha taslimu. Miamala kati ya benki, miamala kati ya taasisi zinazowajibika kuripoti kwa akaunti zao wenyewe, na baadhi ya malipo ya serikali hushughulikiwa kwa namna tofauti chini ya miongozo ya FRC. Hata hivyo, maafisa uzingatiaji wanapaswa kupata ushauri mahususi wa kisheria kabla ya kulichukulia kundi lolote la miamala kuwa limesamehewa.

Mambo ya kuzingatia kuhusu mawakala na matawi

Huduma za benki kupitia mawakala zimepanuka kwa kiasi kikubwa nchini Kenya, huku benki za biashara zikiendesha makumi ya maelfu ya mawakala wenye leseni kote nchini. Swali la nani anabeba wajibu wa kuripoti — benki au wakala — ni muhimu.

Kwa mujibu wa miongozo ya FRC, taasisi mkuu (benki) inabaki na wajibu wa kuripoti miamala inayofanywa kupitia mawakala wake. Mawakala wenyewe si taasisi zinazowajibika kuripoti isipokuwa kama wanakidhi fasili hiyo kwa hadhi yao wenyewe. Hii inamaanisha kuwa benki zinapaswa kuwa na mifumo inayoweza kutumia kiwango cha CTR cha USD 15,000 (au kiasi kinacholingana nacho) kwa kila muamala katika miamala ya njia ya mawakala sambamba na miamala ya matawi na ya njia za kidijitali, na kuibua mienendo ya ugawanyaji wa miamala katika njia zote kwa ajili ya mapitio ya STR.

Vivyo hivyo, benki yenye matawi mengi inapaswa kuwa na mwonekano mmoja wa pamoja wa miamala ya fedha taslimu katika matawi na njia zote, ili (a) muamala wowote mmoja wa fedha taslimu unaofikia au kuzidi kiwango — popote unapofanyika — usababishe CTR, na (b) mienendo ya shughuli zilizo chini ya kiwango zinazofanywa na mteja yuleyule katika matawi tofauti iweze kutathminiwa kwa madhumuni ya STR. Mwonekano uliogawanyika, ambapo kila tawi linajiona peke yake, ndicho chanzo kikuu cha CTR zinazokosekana na pia cha STR za ugawanyaji wa miamala zinazokosekana nchini Kenya.

Taarifa za miamala ya fedha taslimu (CTR) — unachohitaji kujua

Kiwango cha USD 15,000 — kipi kinahesabika

Kanuni ya 40(1) ya Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Regulations 2023 (POCAMLR) inataka taarifa ya miamala ya fedha taslimu iwasilishwe kwa kila muamala wa fedha taslimu wa US$15,000 au zaidi, au kiasi kinacholingana nacho katika sarafu nyingine yoyote, iwe muamala huo unaonekana kuwa na mashaka au la. Kiwango hiki kilipandishwa kutoka USD 10,000 na Anti-Money Laundering and Combating of Terrorism Financing Laws (Amendment) Act 2023 (iliyoanza kutumika tarehe 15 Septemba 2023).

Sheria yenyewe, Kanuni za 2023 na FRC Circular No. 4 of 2023 — hakuna hata kimoja kinachotoa fasili ya "muamala wa fedha taslimu" (cash transaction) wala kutaja pesa kwa simu. Kwa kawaida fedha taslimu humaanisha noti na sarafu halisi, hivyo uhamisho wa kielektroniki, hundi na miamala ya kadi si miamala ya fedha taslimu kwa madhumuni ya CTR, ingawa huenda ikasababisha wajibu wa STR kivyake ikiwa ina mashaka. Pale ambapo fedha za kuweka (cash-in) au za kutoa (cash-out) kupitia mawakala wa pesa kwa simu zinapita katika taasisi yako, thibitisha na FRC jinsi ya kuzishughulikia kwa madhumuni ya CTR badala ya kudhani upande wowote.

Kiwango hiki kinatumika kwa uwekaji na utoaji wa fedha. Uwekaji au utoaji mmoja wa fedha taslimu wa kiasi sawa na au zaidi ya USD 15,000 — katika sarafu yoyote, ukibadilishwa kwa kiwango cha kununulia cha taasisi kinachotumika tarehe ya muamala — ni tukio linalosababisha CTR.

Miamala ya fedha taslimu kwa sarafu za kigeni hutathminiwa kwa thamani inayolingana na USD, na kiasi katika sarafu ya awali, kiwango cha ubadilishaji kilichotumika na thamani inayolingana na USD vyote hurekodiwa katika XML ya CTR.

Miamala ya siku moja iliyo chini ya kiwango: hakuna kujumlisha kwa ajili ya CTR

Waraka wa Financial Reporting Centre, Circular No. 4 of 2023 (19 Oktoba 2023), uko wazi kuhusu jambo hili. Aya ya 4.3 ya waraka huo inaeleza kwamba pale miamala kadhaa ya fedha taslimu inapofanywa kwa siku moja katika akaunti moja na kila muamala peke yake uko chini ya kiwango cha kuripoti, taasisi inayowajibika kuripoti haitajumlisha miamala hiyo kwa madhumuni ya CTR — sheria inataka kuripotiwa kwa miamala ya fedha taslimu inayofikia au kuzidi kiwango, si jumla ya shughuli zilizo chini ya kiwango.

Badala yake, waraka huo unasema taasisi zinapaswa kujitahidi kuelewa sababu za shughuli zilizo chini ya kiwango. Pale ambapo mwenendo huo unaonekana kuwa ugawanyaji wa miamala, au kwa namna nyingine si wa kawaida au una mashaka, taasisi inapaswa kuwasilisha taarifa ya miamala au shughuli zenye mashaka (STR/SAR) — si CTR (waraka, §4.4). Hii inazitenganisha njia hizi mbili: CTR kwa miamala inayofikia kiwango (kigezo cha wazi, kwa kila muamala); STR kwa mienendo yenye mashaka (inayotegemea busara ya kitaaluma).

Kwa muda mrefu, programu nyingi za uzingatiaji zimefanya kazi kwa dhana kwamba shughuli za fedha taslimu za siku moja lazima zijumlishwe kuwa CTR moja pale jumla inapofikia kiwango. Kwa msimamo wa sasa wa FRC, utaratibu huo huzalisha CTR zisizolingana na matakwa ya kanuni, na unaweza kuisonga kando njia ya STR ambayo waraka huo unaitarajia.

Muda wa mwisho wa kuwasilisha: Ijumaa ya wiki husika

Kanuni ya 40(3)(c) ya POCAMLR inataka CTR ziwasilishwe kufikia Ijumaa ya wiki ambayo muamala unaostahili kuripotiwa ulifanyika, au muda mwingine wowote ambao FRC inaweza kuuweka. Waraka wa FRC, Circular No. 4 of 2023, unathibitisha kwamba huu ndio muda wa mwisho unaotumika.

Kwa vitendo: muamala wa fedha taslimu uliofanyika Jumatatu lazima uripotiwe kufikia Ijumaa ya wiki hiyohiyo; muamala wa Alhamisi kimsingi unaacha siku moja tu ya kazi kwa ajili ya kuutambua, kuandaa ripoti, kuiidhinisha na kuiwasilisha. Muda huu mfupi unaufanya ufuatiliaji endelevu — badala ya mapitio ya makundi mwishoni mwa wiki — kuwa hitaji la lazima kiutendaji.

Uwasilishaji hufanywa kupitia programu ya goAML katika https://goaml.frc.go.ke. Mfumo wa goAML wa FRC huweka muhuri wa muda (timestamp) kwenye kila uwasilishaji unapopokelewa, na uwasilishaji uliochelewa unaweza kutambuliwa wakati wa ukaguzi wa FRC. Mwenendo wa kuchelewa kuwasilisha CTR — hata kama ripoti zenyewe ni sahihi — huchukuliwa kama kushindwa kutimiza wajibu wa uzingatiaji, jambo linaloweza kusababisha hatua za kiusimamizi.

Kile ambacho CTR lazima iwe nacho: sehemu za lazima

CTR inayowasilishwa kwa FRC kupitia goAML lazima iwe na vipengele vifuatavyo vya lazima ndani ya XML:

Sehemu za kiwango cha muamala:

Kiasi cha muamala (katika sarafu iliyotumika)
Msimbo wa sarafu ya muamala (ISO 4217)
Tarehe na saa ya muamala
Aina ya muamala (kuweka fedha, kutoa fedha, kubadilisha fedha za kigeni)
Namba ya kumbukumbu ya muamala
Tawi au njia ambapo muamala ulifanyika

Sehemu za utambulisho wa mteja:

Jina kamili la kisheria
Namba ya kitambulisho cha taifa (lazima kwa raia wa Kenya — Huduma Namba, kitambulisho cha taifa cha muundo wa zamani, au pasipoti kwa wasio raia)
Tarehe ya kuzaliwa
Anwani ya mahali halisi
Namba ya simu

Sehemu za akaunti:

Namba ya akaunti
Aina ya akaunti
Msimbo wa SWIFT/BIC wa taasisi

Sehemu za taasisi inayoripoti:

Jina la taasisi inayoripoti na namba yake ya usajili ya FRC
Jina na mawasiliano ya afisa anayeripoti
Tarehe ya kuandaa ripoti

Kukosekana kwa sehemu yoyote ya lazima kutaifanya XML ishindwe uthibitishaji wa skima kwenye lango la goAML la FRC, na hivyo kukataliwa papo hapo.

Taarifa za miamala yenye mashaka (STR) — changamoto ya afisa uzingatiaji

Kinachofanya muamala uwe "wenye mashaka"

Tofauti na CTR, zinazotegemea kiwango, STR hutegemea busara ya kitaaluma. Kifungu cha 44(2) cha POCAMLA kinazilazimu taasisi zinazowajibika kuripoti kuripoti kwa FRC muamala au shughuli yenye mashaka au isiyo ya kawaida, na kifungu cha 44(3) kinapanua wajibu huo hadi kwenye miamala iliyojaribiwa.

Shaka ni kigezo cha chini kuliko uhakika. FRC haitarajii maafisa uzingatiaji wawe na ushahidi wa kosa kabla ya kuwasilisha ripoti — inatarajia wachukue hatua kutokana na dalili halali za hatari (red flags). Viashiria vya shaka ni pamoja na, lakini si tu:

Miamala isiyoendana na wasifu wa biashara unaojulikana wa mteja au historia yake ya kifedha
Miamala mikubwa ya fedha taslimu kutoka kwa wateja ambao kwa kawaida hawatumii fedha taslimu
Mteja kusita kutoa kitambulisho au taarifa kuhusu chanzo cha fedha
Mienendo isiyo ya kawaida ya miamala inayoashiria ugawanyaji wa miamala (miamala mingi chini kidogo tu ya viwango vya kuripoti)
Miamala inayohusisha maeneo ya mamlaka yaliyotambuliwa kuwa na hatari kubwa na FATF, FRC au orodha za kimataifa za vikwazo
Miamala inayohusisha watu wenye nyadhifa za kisiasa (PEP) bila maelezo ya kutosha
Miundo tata ya miamala isiyo na madhumuni halali yanayoonekana
Mteja kutoa taarifa za utambulisho za uongo, zisizowiana au zinazopingana

FRC imetoa miongozo kuhusu mbinu za uhalifu (typologies) inayohusu mbinu za kawaida za utakatishaji fedha haramu zinazoonekana nchini Kenya, zikiwemo uzungushaji wa fedha kupitia mali isiyohamishika (layering), utakatishaji fedha kupitia biashara, ulaghai wa pesa kwa simu, na utumaji wa fedha kwa mtindo wa hawala. Timu za uzingatiaji zinapaswa kupitia miongozo hii mara kwa mara na kuhakikisha kanuni zao za ufuatiliaji wa miamala zinaendana na mbinu za uhalifu zinazojulikana.

Kuwasilisha ndani ya siku mbili tangu shaka kujengeka

Mara afisa uzingatiaji anapopata shaka kwamba muamala huenda unahusiana na utakatishaji fedha haramu au ufadhili wa ugaidi, STR lazima iwasilishwe kwa FRC ndani ya siku mbili baada ya shaka kujitokeza (kifungu cha 44(2) cha POCAMLA; kanuni ya 38(1) ya Kanuni za 2023). Muda huu wa mwisho ni mkali na huanza pale shaka "inapojengeka" — si pale uchunguzi unapokamilika. Kabla ya 15 Septemba 2023, Sheria iliruhusu siku saba kuanzia tarehe ya muamala, na hati moja ya mwongozo ya FRC ya Mei 2025 bado inarudia kanuni hiyo ya zamani; Sheria na Kanuni ndizo zinazotawala.

Hili linaleta changamoto ya kiutendaji: timu za uzingatiaji lazima ziweze kukusanya haraka taarifa za kutosha ili kuandaa STR kamili na yenye ubora wa juu ndani ya siku mbili tangu shaka kujengeka. POCAMLA haielezi jinsi siku hizo mbili zinavyohesabiwa, kwa hivyo panga kuwasilisha mapema, ndani kabisa ya muda huo. Taasisi zinazotegemea michakato ya mkono — lahajedwali, misururu ya barua pepe na utengenezaji wa XML kwa mkono — hupata ugumu kufikia muda huu wa mwisho, hasa katika kesi tata zinazohusisha miamala mingi.

Muda wa mwisho wa siku mbili unatumika bila kujali kiasi kinachohusika. Muamala wa pesa kwa simu wa KES 5,000 unaweza kuzalisha wajibu wa STR ikiwa kuna sababu za msingi za kushuku.

Maudhui ya lazima ya STR: maelezo, viashiria, utambulisho wa mhusika

STR kamili inayowasilishwa kwa FRC kupitia goAML lazima iwe na:

Utambulisho wa mhusika:

Jina kamili la kisheria, namba ya kitambulisho cha taifa/pasipoti
Tarehe ya kuzaliwa na anwani
Uhusiano na taasisi inayoripoti (mteja, upande mwingine wa muamala, mtu wa tatu)

Maelezo ya miamala:

Miamala yote inayohusiana na shughuli yenye mashaka, pamoja na tarehe, viasi, aina na namba za kumbukumbu
Namba za akaunti na taarifa za tawi kwa akaunti zote zinazohusika

Viashiria: Angalau kiashiria kimoja cha shaka chenye msimbo wa goAML kutoka kwenye orodha ya viashiria iliyoidhinishwa na FRC. Viashiria ni misimbo sanifu inayoainisha aina ya tabia yenye mashaka (kwa mfano, viashiria vya ugawanyaji wa miamala, viashiria vya PEP, viashiria vinavyohusiana na ufadhili wa ugaidi). FRC hutumia misimbo hii katika uchambuzi wa jumla, kwa hivyo uteuzi sahihi ni muhimu.

Maelezo (narrative): Maelezo yaliyo wazi, yanayozingatia ukweli na mahususi, yanayoeleza msingi wa shaka. Maelezo hayo lazima yaeleze miamala mahususi, yaeleze kwa nini haiendani na wasifu wa mteja, yataje maelezo yoyote yaliyotolewa na mteja, na yaseme kile ambacho afisa uzingatiaji anaamini huenda kinaendelea. Maelezo yasiyo wazi ("muamala unaonekana si wa kawaida") ni sababu kuu ya FRC kuomba ufafanuzi zaidi na ya alama duni katika tathmini za pamoja (mutual evaluations).

Maelezo yenye ubora wa juu kwa kawaida huwa na maneno 200–500 na husomeka kama simulizi la ukweli, si hitimisho la kisheria.

Katazo la kumdokeza mhusika (tipping-off)

Kifungu cha 8 cha POCAMLA kinafanya "kumdokeza mhusika" (tipping off) kuwa kosa: mtu anayejua, au aliyepaswa kwa busara kujua, kwamba ripoti chini ya kifungu cha 44 inaandaliwa, imetumwa au iko karibu kutumwa kwa FRC hapaswi kumfichulia mtu mwingine taarifa zinazohusiana na ripoti hiyo. Kanuni ya 41 ya Kanuni za 2023 inaongeza katazo tofauti la kufichua taarifa za miamala yenye mashaka kwa watu wasioidhinishwa.

Katazo la kumdokeza mhusika linawahusu wafanyakazi wote, si maafisa uzingatiaji peke yao. Meneja wa uhusiano na wateja anayemwambia mteja kwamba "Ilinibidi niripoti muamala wako kwa FRC" ametenda kosa la jinai chini ya POCAMLA, linaloadhibiwa chini ya kifungu cha 16(2) kwa kifungo cha hadi miaka saba, faini ya hadi KES milioni 2.5, au vyote viwili.

Taasisi lazima ziwape mafunzo wafanyakazi wote wanaohudumia wateja moja kwa moja kuhusu katazo la kumdokeza mhusika, na kuhakikisha kuwa mtiririko wa kazi wa STR unashughulikiwa kwa msingi madhubuti wa wale tu wanaohitaji kujua.

Kanuni za ndani mahususi kwa Kenya katika goAML

Kitambulisho cha taifa ni lazima kwa wahusika raia wa Kenya

Utekelezaji wa goAML nchini Kenya unataka raia wote wa Kenya wanaotajwa katika STR au CTR — wawe wamiliki wa akaunti, wahusika wa muamala au watu wanaoshukiwa — watambulishwe kwa namba ya kitambulisho chao cha taifa cha Kenya (Kenya National Identity Card), yaani kitambulisho cha taifa chenye tarakimu 8.

FRC pia hukubali Huduma Namba (namba ya mfumo jumuishi wa kitaifa wa usimamizi wa utambulisho) pale ambapo mteja amesajiliwa. Kwa wasio raia wa Kenya wanaofanya miamala nchini Kenya, namba ya pasipoti ni lazima, pamoja na uraia na nchi iliyotoa pasipoti hiyo.

Sharti hili ni kali zaidi kuliko skima ya msingi ya goAML, inayoruhusu unyumbufu zaidi katika aina za hati za utambulisho. Uwasilishaji wa XML usio na kitambulisho cha taifa cha Kenya kwa wahusika raia wa Kenya utashindwa uthibitishaji wa ngazi ya FRC hata kama utapita uthibitishaji wa skima ya msingi.

Kwa huluki (kampuni, ubia, amana/trusts), PIN (Personal Identification Number inayotolewa na KRA) ndiyo kitambulisho cha lazima, pamoja na namba ya cheti cha usajili wa kampuni (Certificate of Incorporation).

Uainishaji wa njia za pesa kwa simu

Mfumo wa pesa kwa simu wa Kenya ni miongoni mwa iliyoendelea zaidi duniani, na FRC imeandaa misimbo mahususi ya kuainisha njia (channel) kwa miamala ya pesa kwa simu. Unaporipoti miamala iliyofanywa kupitia majukwaa ya pesa kwa simu, XML lazima iainishe njia hiyo ipasavyo:

Miamala ya M-PESA: Lazima itumie msimbo wa njia wa Safaricom M-PESA na, unapopatikana, msimbo wa wakala wa M-PESA kwa miamala ya kuweka na kutoa pesa (cash-in/cash-out)
Miamala ya Airtel Money: Lazima itumie msimbo wa njia wa Airtel Money Kenya
Miamala ya T-Kash: Lazima itumie msimbo wa njia wa Telkom Kenya T-Kash

Uainishaji huu ni wa lazima katika utekelezaji wa goAML wa FRC ya Kenya, na hutumiwa na mifumo ya uchambuzi ya FRC kuchora mtiririko wa miamala katika mfumo mzima wa pesa kwa simu. Uainishaji usio sahihi wa njia huchukuliwa kuwa upungufu wa ubora wa data.

Viashiria vya TF na maelezo ya kina zaidi

Pale ripoti inapowekewa viashiria vya ufadhili wa ugaidi (TF) katika mfumo wa goAML, maelezo yake yanahitaji kuwa ya kina hasa. Maelezo mazuri ya TF:

Yanaeleza kwa kina msingi wa kuchagua kiashiria cha TF
Yanaeleza uhusiano wowote na maeneo ya mamlaka yanayojulikana kuwa na hatari kubwa au na watu/huluki waliowekewa vikwazo
Yanaorodhesha hatua zozote za uchunguzi wa kina zaidi (EDD) zilizochukuliwa kabla au baada ya muamala
Yanaeleza kama akaunti husika zimezuiwa (freeze) au zimewekewa masharti

Ubora wa maelezo katika ripoti hizi huathiri moja kwa moja uwezo wa FRC kuchukua hatua, na FRC inaweza kutuma maombi ya ufuatiliaji, ambayo lazima yajibiwe ndani ya muda unaofaa na si zaidi ya siku 30 (kifungu cha 44(9)). Ikiwa mhusika ni mtu aliyeorodheshwa (designated person), kanuni za vikwazo vya kifedha vinavyolenga watu mahususi (targeted financial sanctions) pia zinatumika: zuia fedha bila kuchelewa — si zaidi ya saa 24 baada ya mtu huyo kuorodheshwa — na uripoti hatua hiyo ya kuzuia ndani ya saa 24.

Jinsi mifumo ya kiotomatiki inavyobadilisha kuripoti kwa FRC

Mkwamo wa kuripoti kwa mkono

Taasisi nyingi za fedha za Kenya bado zinategemea sana michakato ya mkono kuandaa CTR na STR. Afisa uzingatiaji hupokea tahadhari, hupitia kwa mkono kumbukumbu za miamala, huandika maelezo kwa mkono, hujaza kiolezo cha XML kwa mkono, na huwasilisha kwa mkono kupitia lango la goAML. Mchakato huu huchukua muda mwingi, huzaa makosa kwa urahisi na ni mgumu kukagua.

Madhara yake hujitokeza kama uwasilishaji unaokataliwa. Sababu za kawaida za kukataliwa ni pamoja na: sehemu za lazima zinazokosekana, miundo isiyo sahihi ya hati za utambulisho, usimbaji (encoding) batili wa XML, kushindwa uthibitishaji wa skima, na namba za kumbukumbu za miamala zisizolingana. Kila kukataliwa kunaitaka taasisi kurekebisha na kuwasilisha upya — na mzunguko wa kukataliwa hadi kuwasilisha upya humeza muda wa timu ya uzingatiaji ambao ungeweza kutumika kwa kazi zenye thamani kubwa zaidi.

Michakato ya mkono pia huacha mapengo katika kumbukumbu za ukaguzi. Mtathmini anapoomba kuona ushahidi kwamba STR iliidhinishwa na Afisa Mkuu wa Uzingatiaji (Chief Compliance Officer) kabla ya kuwasilishwa, utaratibu wa mkono unaweza kushindwa kutoa kumbukumbu za ukaguzi zilizoandikwa zenye mihuri ya muda, utambulisho wa walioidhinisha na maamuzi ya uidhinishaji. Hii ndiyo hasa aina ya pengo ambalo watathmini wa tathmini za pamoja za ESAAMLG hulitambua kama upungufu wa kimfumo.

Kile ambacho uendeshaji wa kiotomatiki wa XML ya goAML huleta

Majukwaa ya kuripoti goAML kiotomatiki hubadilisha mtiririko wa kazi wa uzingatiaji kwa njia kadhaa za msingi.

Utambuzi wa kiwango: Badala ya kutegemea maafisa uzingatiaji kufuatilia kwa mkono miamala ya fedha taslimu inayofikia au kuzidi kiasi kinacholingana na USD 15,000, jukwaa la kiotomatiki hufuatilia mtiririko wa miamala bila kukoma, hutumia kipimo cha kiwango kwa kila muamala pamoja na ubadilishaji wa sarafu wa papo hapo, na huzalisha kesi za CTR kiotomatiki. Sambamba na hilo, jukwaa hilohilo huibua mienendo ya ugawanyaji wa miamala iliyo chini ya kiwango kwa ajili ya mapitio ya STR — likiziweka njia za CTR na STR tofauti ipasavyo kama FRC inavyotarajia.

Uzalishaji wa XML: Jukwaa huoanisha data ya ndani ya taasisi yako ya miamala na ya wateja moja kwa moja na skima ya goAML XSD v5.0.2, likitumia kiotomatiki kanuni za sehemu za data mahususi kwa Kenya (muundo wa kitambulisho cha taifa, misimbo ya njia za pesa kwa simu, matakwa ya maelezo ya TF). Afisa uzingatiaji hupitia na kuidhinisha kesi; jukwaa huzalisha XML iliyo tayari kuwasilishwa.

Uthibitishaji kabla ya kuwasilisha: Kabla XML haijafika kwenye lango la FRC, jukwaa huithibitisha dhidi ya skima kamili na seti ya kanuni mahususi kwa Kenya. Makosa huonyeshwa kwa afisa uzingatiaji pamoja na mwongozo mahususi wa kuyarekebisha — si kama kukataliwa na FRC baada ya muda wa mwisho kupita.

Kumbukumbu za ukaguzi: Kila hatua — kufungua kesi, kuipandisha ngazi, kuhariri maelezo, kuidhinisha na kuwasilisha — hurekodiwa katika kumbukumbu za ukaguzi zisizoweza kubadilishwa, pamoja na mihuri ya muda na utambulisho wa watumiaji. Hili hutoa ushahidi ulioandikwa wa mtiririko wa kazi ambao wadhibiti na watathmini wanautarajia.

Matokeo ya kiutendaji ni kwamba muda wa timu ya uzingatiaji huhama kutoka kukusanya na kurekebisha faili hadi kuzipitia na kuziidhinisha, kukataliwa kunakuwa jambo la nadra kwa sababu makosa hunaswa kabla ya kuwasilisha, na muda wa mwisho hufikiwa kwa sababu utambuzi na maandalizi hufanyika bila kukoma.

Uthibitishaji wa awali unaonasa makosa kabla FRC haijayaona

Kwa mtazamo wa hatari za uzingatiaji, kipengele chenye athari kubwa zaidi katika jukwaa la goAML la kiotomatiki ni uthibitishaji kabla ya kuwasilisha. Kwa kuendesha mantiki ileile ya uthibitishaji ambayo mfumo wa goAML wa FRC utaitumia — kabla ya kuwasilisha — jukwaa hunasa makosa ambayo vinginevyo yangesababisha kukataliwa.

Makosa ya kawaida yanayonaswa na uthibitishaji wa awali ni pamoja na: namba za kitambulisho cha taifa zilizoandikwa kwa muundo usio sahihi (idadi isiyo sahihi ya tarakimu, tarakimu hakiki isiyo sahihi), maudhui ya lazima ya maelezo yanayokosekana, kutolingana kwa muundo wa tarehe na saa za muamala, misimbo batili ya sarafu, na matatizo ya usimbaji wa XML yanayosababishwa na herufi maalum katika majina ya wateja.

Uthibitishaji wa awali pia hutekeleza kanuni za mtiririko wa kazi. Kwa mfano, jukwaa linaweza kusanidiwa kuzuia uwasilishaji wa STR isipokuwa maelezo yamefikia idadi ya chini ya maneno, au isipokuwa angalau msimbo mmoja wa kiashiria cha goAML umechaguliwa. Kanuni hizi huhakikisha kwamba ripoti zinazofika FRC ni kamili na zenye ubora wa juu — zikipunguza hatari ya FRC kuomba ufafanuzi zaidi na kulinda sifa ya taasisi yako kama mchangiaji wa data anayeaminika.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, kila tawi linahitaji kujisajili na FRC kivyake, au taasisi hujisajili mara moja?

Taasisi inayowajibika kuripoti kwa ujumla wake ndiyo hujisajili na FRC na hupewa namba moja ya usajili ya FRC. Matawi hayajisajili kila moja kivyake, lakini uwasilishaji wa CTR na STR lazima utaje tawi mahususi ambapo muamala ulifanyika. Kwa hivyo ubora wa data katika ngazi ya tawi ni muhimu sana — kila tawi lazima litunze kumbukumbu sahihi za vitambulisho vya wateja, namba za kumbukumbu za miamala na viasi vya fedha taslimu vinavyoingia katika uwasilishaji wa taasisi nzima.

Nini hutokea tukiwasilisha CTR kisha baadaye tukagundua kwamba mteja kwa kweli alikuwa akigawanya miamala (smurfing)?

Kuwasilisha CTR hakukuzuii kuwasilisha pia STR. Kwa kweli, ikiwa baada ya kuwasilisha CTR utagundua ushahidi kwamba mteja aligawanya miamala ili kukwepa kuripotiwa kwa mujibu wa kiwango, unapaswa kuwasilisha pia STR, ukirejelea CTR iliyowasilishwa awali. Wachambuzi wa FRC wataziunganisha ripoti hizo mbili. Ugawanyaji wa miamala wenyewe ni kosa la utakatishaji fedha haramu linalojitegemea chini ya POCAMLA, tofauti na chochote ambacho fedha husika zinaweza kuwakilisha.

FRC huchukua muda gani kujibu uwasilishaji wa STR?

Kwa kawaida FRC haithibitishi kupokea STR moja moja wala haitoi mrejesho kuhusu ripoti mahususi, kwa sababu ya matakwa ya usiri ya mchakato wa uchunguzi wa AML. Unaweza kupokea mrejesho wa uthibitishaji wa kiufundi (kukubaliwa au kukataliwa) kutoka kwenye lango la goAML ndani ya dakika chache hadi saa kadhaa baada ya kuwasilisha. Matokeo ya uchunguzi — kama FRC imechukua hatua kuhusu STR yako — kwa ujumla hayarudishwi kwa taasisi zinazowajibika kuripoti isipokuwa katika mazingira mahususi.

Je, tunaweza kurekebisha au kuondoa STR baada ya kuiwasilisha?

Lango la goAML linaruhusu kuwasilisha ripoti za nyongeza (SAR) zinazotoa taarifa za ziada kwa STR iliyopo. Hata hivyo, STR ambazo tayari zimekubaliwa haziwezi "kuondolewa" tu. Ikiwa unaamini ripoti iliwasilishwa kimakosa, unapaswa kuwasiliana na FRC moja kwa moja. Kwa vitendo, njia bora zaidi ni kuhakikisha ripoti ni kamili na sahihi kabla ya kuwasilishwa — na hii ndiyo hoja yenye nguvu zaidi ya kuwa na jukwaa la kiotomatiki lenye uthibitishaji madhubuti kabla ya kuwasilisha.

Wafanyakazi wanatakiwa kupata mafunzo gani chini ya POCAMLA?

POCAMLA na miongozo husika ya FRC inazitaka taasisi zinazowajibika kuripoti kutoa mafunzo ya AML/CFT kwa wafanyakazi wote wanaohusika — si maafisa uzingatiaji peke yao. Hii inajumuisha wafanyakazi wanaohudumia wateja moja kwa moja ambao wanaweza kukutana na shughuli zenye mashaka, wafanyakazi wa ofisi za nyuma wanaochakata miamala, na menejimenti inayoweka kiwango cha hatari kinachokubalika (risk appetite). FRC inatarajia taasisi zitunze kumbukumbu za mafunzo ya wafanyakazi, zikiwemo tarehe za mafunzo, maudhui yaliyofundishwa na matokeo ya tathmini. Mwongozo wa Kiusimamizi (Prudential Guideline) wa CBK kuhusu AML/CFT unaeleza kwamba mafunzo lazima yahuishwe angalau mara moja kwa mwaka na wakati wowote mabadiliko makubwa ya kanuni yanapotokea.

Endesha kiotomatiki kuripoti kwako kwa FRC ukitumia Creodata

Kuripoti goAML kwa mkono ni hatari ambayo taasisi yako haiwezi kumudu kuibeba mwaka 2026. Huku FRC sasa ikichapisha adhabu za kiutawala inazotoza, shinikizo la tathmini za pamoja za ESAAMLG likiongezeka, na skima ya XML ya goAML ikizidi kuwa na masharti makali katika kila toleo jipya, timu za uzingatiaji zinahitaji jukwaa lililojengwa mahususi kwa kazi hii, linaloshughulikia ugumu huo kiotomatiki.

Jukwaa la Ripoti za goAML la Creodata limejengwa mahususi kwa ajili ya taasisi za fedha za Afrika Mashariki. Linashughulikia mzunguko mzima wa kuripoti — kuanzia utambuzi wa kiwango cha USD 15,000 (au kiasi kinacholingana nacho) kwa kila muamala, kupitia ufuatiliaji wa mienendo ya ugawanyaji wa miamala na uidhinishaji wa STR wa ngazi mbalimbali, hadi uzalishaji wa XML inayokidhi skima na uwasilishaji kwenye lango la FRC. Kanuni mahususi za Kenya zimejengwa ndani yake: uthibitishaji wa kitambulisho cha taifa, uainishaji wa njia za pesa kwa simu, ulazimishaji wa maelezo ya kina zaidi kwa TF, na ubadilishaji wa sarafu wa papo hapo ukilinganishwa na kiwango.

Matokeo yake ni kazi chache za mkono kwa timu ya uzingatiaji, faili zinazothibitishwa kabla hazijafika FRC, na kumbukumbu kamili za ukaguzi zisizoweza kubadilishwa kwa kila uwasilishaji.

Tazama jukwaa likifanya kazi — omba onyesho lako kupitia creodata.com/demo.