Watia saini walioidhinishwa na maagizo ya utiaji saini: kuweka agizo la akaunti kwa usahihi

Jibu fupi: Mtia saini aliyeidhinishwa ni mtu aliyetajwa kwa jina ambaye kampuni imempa mamlaka ya kuendesha akaunti yake ya benki. Agizo la utiaji saini (signing mandate) — yaani maelekezo ya uendeshaji wa akaunti — ni kanuni inayobainisha ni watu wangapi kati ya hao, na kwa mchanganyiko upi, lazima watende kabla maelekezo hayajawa halali: mmoja mmoja (singly), wote kwa pamoja (jointly all), wawili, watatu au wanne wowote, yeyote kati yao au atakayebaki hai (either-or-survivor), au agizo maalum. Vyote viwili hutokana na azimio la bodi, vyote hukusanywa wakati wa kufungua akaunti pamoja na utambulisho na picha ya kila mtia saini, na benki lazima ivirekodi pamoja na kuhakikisha vinaendana katika maisha yote ya akaunti.

Agizo la utiaji saini ni sehemu ya faili la ufunguaji wa akaunti ya kampuni inayoamua nani anaweza kuhamisha fedha na kwa kanuni zipi. Ukiliweka sawa, akaunti inakuwa na udhibiti ulio wazi na unaoweza kutekelezwa; ukilikosea, umetengeneza ama kizuizi kinachomkera mteja ama mwanya ambao mtu mmoja anaweza kuutumia vibaya. Makala hii inaeleza watia saini walioidhinishwa na maelekezo ya uendeshaji yanayowaongoza, aina za maagizo ambazo benki inapaswa kuzikubali, na jinsi ya kukusanya vyote viwili kwa usahihi wakati wa usajili wa mteja.

Watia saini na maagizo ni mambo mawili tofauti

Inafaa kutenganisha mawazo mawili ambayo mara nyingi huchanganywa. Mtia saini aliyeidhinishwa ni mtu aliyetajwa kwa jina ambaye kampuni imempa mamlaka ya kuendesha akaunti. Agizo la utiaji saini — wakati mwingine huitwa maelekezo ya uendeshaji wa akaunti (operating instruction) — ni kanuni inayosema ni wangapi kati ya watia saini hao, na kwa mchanganyiko upi, lazima watende kabla maelekezo hayajawa halali. Kampuni inaweza kutaja watia saini wanne na bado ikataka wawili wowote kati yao waidhinishe malipo; majina hayo manne na kanuni ya "wawili wowote" ni ukweli tofauti ambao benki lazima iurekodi pamoja.

Mamlaka ya vyote viwili hutoka kwa kampuni yenyewe, kwa kawaida yakielezwa katika azimio la bodi. Azimio huwataja watu hao na kuweka maelekezo ya uendeshaji, na agizo la akaunti (account mandate) linalohifadhiwa na benki linapaswa kulingana nalo kikamilifu. Hii ndiyo sababu agizo haliwezi kuchukuliwa kama fomu inayojitegemea: ni utekelezaji wa kiutendaji wa uamuzi wa kiutawala. Tunaangalia upande wa utawala kwa undani katika mwongozo wetu wa maazimio ya bodi kwa akaunti ya benki ya kampuniEN, na safari pana ya usajili katika mwongozo kamili wa ufunguaji wa akaunti za biashara.

Aina za maagizo ambazo benki inahitaji kuzikubali

Jukwaa la huduma za benki kwa makampuni linapaswa kushughulikia wigo mzima wa maelekezo ya uendeshaji ambayo kampuni inaweza kuhitaji, kwa sababu miundo halisi ya umiliki na udhibiti hutofautiana sana. Mmiliki pekee wa biashara anahitaji mtia saini mmoja anayetenda peke yake; biashara ya familia inaweza kutaka yeyote kati ya wakurugenzi wawili; kampuni kubwa zaidi inaweza kusisitiza kwamba wawili wowote kati ya watia saini wanne watende kwa pamoja kwa kila agizo. Creodata Business Account Opening System hukusanya maelekezo ya uendeshaji katika hatua ya 6 ya fomu yake elekezi ya maombi, na hukubali aina za maagizo ambazo benki hutumia kihalisia:

Uchaguzi sahihi ni uamuzi wa kiudhibiti, si wa kiofisi. Maagizo makali zaidi — wote kwa pamoja, au wawili wowote kati ya wanne — hugawa mamlaka ili hakuna mtu mmoja anayeweza kuhamisha fedha bila kukaguliwa, jambo ambalo ni mojawapo ya kinga bora zaidi za udhibiti wa ndani ambazo kampuni inazo dhidi ya makosa na udanganyifu. Maagizo legevu zaidi hubadilishana sehemu ya udhibiti huo kwa kasi na urahisi. Kazi ya benki wakati wa usajili si kumfanyia mteja uchaguzi, bali kurekodi uchaguzi huo kwa usahihi na kuhakikisha unaweza kutekelezwa.

Kukusanya taarifa za watia saini pamoja na utambulisho na picha

Agizo linaaminika kwa kiwango cha utambulisho ulio nyuma ya kila mtia saini. Ikiwa benki haiwezi kuonyesha mtia saini ni nani, maelekezo ya uendeshaji yana maana ndogo. Hatua ya watia saini ya Creodata BAOS hukusanya hadi watia saini wanne walioidhinishwa, kila mmoja akiwa na taarifa za utambulisho wake na picha ya pasipoti, ili watu waliotajwa kwenye agizo wawe wameandikwa kikamilifu badala ya kuorodheshwa tu. Rekodi hiyo ya utambulisho hukaa pamoja na sehemu nyingine za maombi na hulisha udhibiti unaofuata wa benki.

Utambulisho wa mtia saini pia ndipo agizo linapokutana na ukaguzi dhidi ya uhalifu wa kifedha. Mara nyingi watia saini ndio pia wakurugenzi, wanahisa na wamiliki manufaa wa kampuni, kwa hivyo watu unaowarekodi hapa mara nyingi ndio watu walewale unaopaswa kuwachuja na kuwathibitisha. Hatua ya 4 ya fomu elekezi hukusanya taarifa za wadau wenye maslahi makubwa — wakurugenzi, wanahisa, wabia au mmiliki pekee walio nyuma ya taasisi — na jukwaa hubainisha watu wanaopaswa kuchujwa, huwaweka kwenye foleni ya timu ya uzingatiaji na hurekodi idhini ya afisa mara uchujaji unapokamilika. Kwa msingi wa nidhamu hii, tazama makala zetu kuhusu umiliki manufaa wakati wa usajili wa mtejaEN na uchujaji wa PEP (watu wenye nyadhifa za kisiasa) na vikwazo wakati wa kufungua akauntiEN, pamoja na maelezo ya kina kuhusu uchujaji katika mwongozo wa AML (kupambana na utakatishaji fedha haramu) uchujaji dhidi ya orodha za vikwazo na PEP umefafanuliwa.

Kurekodi agizo na masharti yanayolifunga

Kukusanya majina na aina ya agizo hakutoshi peke yake; mteja pia anapaswa kukubali masharti ambayo akaunti inaendeshwa chini yake. Hatua ya agizo la utiaji saini katika BAOS hurekodi maelekezo ya uendeshaji pamoja na ukubali wa sheria na masharti ya benki, ili faili lionyeshe kile ambacho kampuni iliagiza na pia kwamba ilikubali kanuni zinazoongoza akaunti. Kwa kuwa fomu elekezi huhifadhi rasimu kiotomatiki kati ya hatua, kampuni inayohitaji kuthibitisha maelekezo ya uendeshaji na wakurugenzi wake kabla ya kujifunga inaweza kuondoka na kurudi bila kupoteza sehemu nyingine za maombi — tabia ileile ya kuhifadhi na kuendelea baadaye inayosaidia kupunguza waombaji kuachia njiani katika safari nzima, jambo tunalolijadili katika kupunguza kuachwa kwa maombi ya ufunguaji wa akauntiEN.

Agizo pia linahusiana na huduma ambazo kampuni ilichagua awali. Kuwepo au kutokuwepo kwa kitabu cha hundi, kadi ya malipo, au huduma za benki kwa simu na kwa mtandao katika akaunti hubadilisha njia ambazo watia saini watatumia kihalisia kutoa maelekezo, kwa hivyo maelekezo ya uendeshaji lazima yaeleweke sambamba na huduma hizo. Kukusanya mambo hayo mawili pamoja katika safari moja inayomwongoza mwombaji, badala ya kupitia fomu za karatasi zisizounganishwa, ni sehemu ya kinachoufanya mchakato wa kidijitali wa ufunguaji wa akaunti za biasharaEN uwe na udhibiti zaidi kuliko mtangulizi wake wa karatasi — kiini kinachopita katika mchakato mzima wa ufunguaji wa akaunti ya kampuniEN.

Kwa nini agizo ni muhimu kwa udhibiti na ukaguzi

Agizo ni udhibiti wa ndani wa mstari wa mbele, na kama udhibiti wowote linahitaji kumbukumbu za ushahidi. Benki inapaswa kuweza kuonyesha, baada ya tukio, nani alitajwa kuwa mtia saini, maelekezo gani ya uendeshaji yaliwekwa, kwamba watu waliotajwa walitambuliwa, na kwamba masharti yalikubaliwa — yote yakiunganishwa na azimio la bodi lililoyaidhinisha. Creodata BAOS husaidia hili kwa kumbukumbu za ukaguzi zinazoongezewa tu (append-only) za vitendo vinavyofanywa kwenye maombi, ili kila hatua katika faili, ikiwemo ukusanyaji wa taarifa za watia saini na wa agizo, iache rekodi isiyoweza kubadilishwa kimyakimya.

Nidhamu hii ya ushahidi ndiyo ileile ambayo benki huitumia katika usajili wa wateja na katika uzingatiaji endelevu. Kanuni ya kutenganisha mamlaka ili hakuna mtu mmoja anayedhibiti muamala inahusiana kwa karibu na kanuni ya macho manne (four-eyes) inayotumika katika mitiririko ya kazi ya kupambana na uhalifu wa kifedha; tunachunguza uhusiano huo katika usajili wa wateja ulio tayari kwa ukaguziEN na, kwa upande wa AML, katika AML iliyo tayari kwa ukaguzi na kanuni ya macho manneEN. Ndani ya benki, udhibiti wa ufikiaji unaotegemea majukumu pamoja na mipaka ya tawi humaanisha wafanyakazi huona maombi ya tawi lao na kundi lao la wateja pekee, kwa hivyo watu wanaopitia agizo nao wenyewe wanafanya kazi chini ya mamlaka yaliyobainishwa.

Watia saini na wamiliki manufaa waliorekodiwa katika agizo hawaachi kuwa muhimu mara akaunti inapofunguliwa. Watu hao hao huendelea kuwa sehemu ya ufuatiliaji endelevu ambao benki hufanya katika maisha yote ya uhusiano, na hapo ndipo programu ya Creodata ya uzingatiaji wa AML inapochukua kazi baada ya usajili. Kukusanya utambulisho kwa usahihi katika hatua ya agizo kunamaanisha watu walio nyuma ya akaunti tayari wameandikwa kikamilifu pale uchujaji endelevu na tathmini ya hatari vinapoanza, badala ya kuundwa upya baadaye kutoka kwenye faili la karatasi.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Kuna tofauti gani kati ya mtia saini aliyeidhinishwa na agizo la utiaji saini?

Mtia saini aliyeidhinishwa ni mtu aliyetajwa kwa jina ambaye kampuni imempa mamlaka ya kuendesha akaunti, ilhali agizo la utiaji saini ni kanuni inayoongoza jinsi watia saini hao wanavyopaswa kutenda kwa pamoja — kwa mfano mmoja mmoja, wote kwa pamoja, au wawili wowote kati ya wanne. Kampuni inaweza kutaja watia saini kadhaa na bado ikataka mchanganyiko mahususi wa watia saini hao uidhinishe kila agizo, kwa hivyo majina na kanuni ya uendeshaji hurekodiwa kama ukweli tofauti lakini unaohusiana. Creodata BAOS hukusanya vyote viwili katika hatua zinazofuatana za maombi yanayomwongoza mwombaji, pamoja na ukubali wa sheria na masharti ya benki.

Ni watia saini wangapi wanaweza kurekodiwa, na taarifa gani hukusanywa kwa kila mmoja?

Creodata Business Account Opening System hukusanya hadi watia saini wanne walioidhinishwa katika maombi ya kampuni. Kwa kila mtia saini hurekodi taarifa za utambulisho na picha ya pasipoti, ili watu waliotajwa kwenye agizo wawe wameandikwa ipasavyo badala ya kuorodheshwa tu. Kwa sababu mara nyingi watia saini ndio pia wakurugenzi, wanahisa na wamiliki manufaa, watu hao hao wanaweza pia kurekodiwa kama wadau wenye maslahi makubwa katika hatua ya uzingatiaji, ambapo BAOS huwaweka kwenye foleni ya uchujaji ya timu ya uzingatiaji na hurekodi idhini ya afisa, hivyo kuufanya utambulisho ulio nyuma ya agizo uwe thabiti katika faili lote.

Kwa nini kuchagua aina sahihi ya agizo ni muhimu katika kuzuia udanganyifu?

Maelekezo ya uendeshaji huamua jinsi mamlaka yanavyogawanywa. Agizo kali zaidi, kama vile wote kwa pamoja au wawili wowote kati ya wanne, humaanisha hakuna mtu mmoja anayeweza kuhamisha fedha bila mhusika wa pili kutenda, jambo ambalo ni mojawapo ya udhibiti wa ndani wenye ufanisi zaidi ambao kampuni inao dhidi ya makosa na udanganyifu wa ndani. Agizo legevu zaidi, kama vile mmoja mmoja, hubadilishana sehemu ya udhibiti huo kwa urahisi. Kurekodi uchaguzi huo kwa usahihi na kuuunganisha na azimio la bodi lililouidhinisha huipa benki udhibiti unaoweza kutekelezwa na kukaguliwa badala ya maelewano yasiyo rasmi.

Kuweka agizo sawa ni uamuzi mmoja katika safari ndefu ya usajili ambayo lazima idhibitiwe mwanzo hadi mwisho. Tazama jinsi Creodata Business Account Opening System inavyokusanya taarifa za watia saini, maelekezo ya uendeshaji na azimio la bodi ndani ya fomu elekezi moja inayokaguliwa na inayozingatia kanuni, na panga onyesho upitie hatua ya agizo la utiaji saini kwa bidhaa zako mwenyewe za akaunti.

Kampuni huongezaje au kumwondoa mtia saini aliyeidhinishwa baada ya akaunti kufunguliwa?

Kwa maelekezo mapya kutoka kwa kampuni, si kwa kuhariri yale ya zamani: azimio la bodi lililosasishwa linalotaja badiliko hilo, taarifa za utambulisho na picha ya mtia saini mpya, na maelekezo ya uendeshaji yaliyorekebishwa ikiwa agizo lenyewe linabadilika. Benki inapaswa kurekodi hili kama toleo jipya la agizo, ili faili lionyeshe nani angeweza kutia saini, chini ya kanuni gani, kwa kila kipindi cha maisha ya akaunti.

Kuna tofauti gani kati ya mwombaji wa kwanza na mwombaji wa pili katika akaunti ya pamoja?

Tofauti pekee ni mpangilio wanaoonekana nao kwenye fomu. Katika akaunti binafsi ya pamoja, kila mmiliki ana wajibu uleule wa KYC (Mjue Mteja Wako) na hadhi ileile chini ya agizo, kwa hivyo “mwombaji wa pili” lazima atambuliwe, nyaraka zake zikusanywe na achujwe kikamilifu kama wa kwanza — kanuni iliyoelezwa katika mwongozo wetu wa mahitaji ya ufunguaji wa akaunti za pamoja.