Ufunguaji wa akaunti ya pamoja: mahitaji, maagizo ya utiaji saini, na KYC kwa kila mmiliki

Jibu fupi: Ili kufungua akaunti ya pamoja, benki inahitaji mambo matatu — KYC (Mjue Mteja Wako) kamili na nyaraka za utambulisho kwa kila mmiliki (si wa kwanza tu), agizo la wazi la uendeshaji wa akaunti linaloeleza nani anaweza kutoa maelekezo kuhusu akaunti (yeyote kutia saini, kwa pamoja, wawili wowote, au agizo maalum), na agizo kuhusu haki ya mmiliki atakayebaki hai (survivorship) linaloeleza nini hutokea kwa salio mmiliki mmoja anapofariki. Orodha hakiki ya nyaraka kwa kila mmiliki imeelezwa hapa chini.

Akaunti za pamoja zinaonekana kuwa aina rahisi zaidi katika huduma za benki: akaunti moja, majina mawili (au zaidi). Kwa vitendo, zinakusanya hatari tatu ambazo akaunti binafsi za mtu mmoja hazikabiliani nazo kamwe — KYC isiyokamilika kwa mmiliki wa "pili", mamlaka ya uendeshaji yasiyo wazi, na migogoro wakati wa kifo au kutengana — na kila moja ya hatari hizo huzaliwa au huzuiwa wakati wa kufungua akaunti.

Mwongozo huu unaeleza kile ambacho ufunguaji wa akaunti ya pamoja unaozingatia kanuni lazima ukusanye, jinsi maagizo ya utiaji saini na maagizo kuhusu aliyebaki hai yanavyofanya kazi hasa, na jinsi safari ya kidijitali kwa waombaji wa akaunti ya pamoja inavyoonekana pale kila mmiliki anaposhughulikiwa kama mtu kamili kwa haki yake mwenyewe.

Mahitaji ya kufungua akaunti ya pamoja ni yapi?

Vipengele vitatu, hakuna cha hiari:

1. KYC kamili kwa kila mmiliki — bila njia ya mkato ya mmiliki mkuu na msaidizi

Kasoro kongwe zaidi katika usajili wa wamiliki wa akaunti za pamoja ni ya kimuundo: fomu ina sehemu kamili ya "mwombaji" na sehemu iliyofupishwa ya "mwombaji mwenza". Matokeo yake ni mmiliki wa pili mwenye jina na namba ya kitambulisho lakini bila taarifa za ajira, bila historia ya anwani, bila matamko — faili jembamba linaloshindwa katika ukaguzi wa kwanza unaoliangalia.

Kanuni ni rahisi: kila mmiliki husajiliwa kama mtu kamili — utambulisho, ajira na kipato, anwani, ndugu wa karibu, na matamko yake mwenyewe ya PEP (mtu mwenye nyadhifa za kisiasa) na ya FATCA/CRS, sawasawa kama katika ufunguaji wa akaunti binafsiEN. Kisha uchujaji humhusu kila mmiliki mmoja mmoja, kwa mantiki ileile ya kutanuka ambayo KYC katika usajili wa wateja hutumia kwa wakurugenzi na wanachama: rekodi ya uzingatiaji ya akaunti ina nguvu sawa tu na ile ya mmiliki wake mwenye nyaraka chache zaidi.

2. Agizo la uendeshaji wa akaunti

Agizo hujibu swali ambalo tawi litakabiliana nalo ndani ya wiki chache: nani anaweza kutoa maelekezo kuhusu akaunti hii? Miundo ya kawaida:

• Yeyote kutia saini / yeyote au atakayebaki hai (either to sign / either-or-survivor) — mmiliki yeyote hutoa maelekezo peke yake; ndilo chaguo linalotumika zaidi kwa wanandoa, na ndilo linaloiwezesha akaunti kuendelea kuendeshwa mmiliki mmoja akifariki.
• Kwa pamoja (wote kutia saini) — kila mmiliki hutia saini maelekezo yote; udhibiti wa juu kabisa, usumbufu wa juu kabisa.
• Wawili / watatu / wanne wowote — maagizo ya kiwango cha idadi kwa akaunti zenye wamiliki kadhaa, ya kawaida kwa mipango ya kifamilia na ya uwekezaji (na ni miundo ileile inayotumiwa na vikundi — tazama ufunguaji wa akaunti za vyama na vikundi).
• Maagizo maalum — kanuni mahususi ("uhamisho unaozidi X unahitaji wamiliki wote"), ambazo lazima zikusanywe kama maandishi ambayo benki inaweza kuyatekeleza.

Agizo lazima lichaguliwe waziwazi na wamiliki, lirekodiwe kama data iliyopangiliwa, na likubaliwe na wote — kwa sababu ndilo ukweli ambao benki itautegemea pale mmiliki mmoja atakapoingia tawini peke yake. Nidhamu pana ya watia saini na maagizo, ikiwemo kwa akaunti za kampuni, imeelezwa katika watia saini walioidhinishwa na maagizo ya utiaji saini.

3. Agizo kuhusu aliyebaki hai

Nini hutokea kwa salio mmiliki anapofariki? Katika masoko mengi yanayofuata mfumo wa sheria wa common law, agizo la yeyote au atakayebaki hai humaanisha salio huhamia kwa mmiliki au wamiliki waliobaki hai; mipangilio mingine inaweza kuacha fedha zikiwa zimezuiliwa hadi mirathi ishughulikiwe. Vyovyote masharti ya bidhaa ya benki yanavyoeleza, agizo kuhusu aliyebaki hai linapaswa kukusanywa — na kukubaliwa — wakati wa kufungua akaunti, si kuundwa upya kutoka kwenye agizo la uendeshaji katikati ya majonzi na shinikizo la kisheria. Ndiyo sehemu ya fomu yenye gharama ndogo zaidi ya kuzuia migogoro katika huduma za benki.

Nyaraka gani zinahitajika kufungua akaunti ya pamoja?

Kwa kila mmiliki — kamwe si wa kwanza pekee:

• Kitambulisho halali cha taifa au pasipoti, na nchini Kenya, cheti cha KRA PIN.
• Picha ya hivi karibuni ya ukubwa wa pasipoti, iliyopigwa au kupakiwa kwenye nafasi ya nyaraka ya mmiliki huyo mwenyewe.
• Uthibitisho wa anwani ya makazi pale sera ya benki inapouhitaji (bili ya huduma za msingi au mkataba wa pango).
• Taarifa za ajira au kipato, pamoja na maelezo ya mwajiri au ya biashara.
• Tamko la mmiliki mwenyewe la PEP na uthibitisho binafsi (self-certification) wa FATCA/CRS.

Kwa akaunti kwa ujumla:

• Agizo la uendeshaji wa akaunti, lililochaguliwa waziwazi (yeyote kutia saini, kwa pamoja, wawili wowote, au agizo maalum) na kukubaliwa na kila mmiliki.
• Agizo kuhusu aliyebaki hai.
• Bidhaa na huduma zilizochaguliwa — kitabu cha hundi, kadi, huduma za benki kwa simu na kwa mtandao — pamoja na sheria na masharti yaliyotiwa saini.

Benki huongeza vipengele vyao wenyewe — cheti cha ndoa kwa akaunti za wanandoa katika baadhi ya masoko, amana ya chini ya kufungulia akaunti — lakini kanuni inabaki: faili la akaunti ya pamoja limekamilika tu pale linapokuwa limekamilika kwa kila mmiliki.

Kwa nini akaunti za pamoja zinastahili safari yao wenyewe ya maombi?

Kwa sababu kuzilazimisha kwenye fomu ya mwombaji mmoja huleta kasoro zinazotabirika: taarifa za mmiliki wa pili hukatwa; matamko hukusanywa kwa mmiliki mmoja na kudhaniwa kwa wengine; agizo hujificha kwenye kisanduku cha kuteua masharti; nyaraka hurundikwa katika upakiaji mmoja usio na lebo. Safari ya akaunti ya pamoja inahitaji chaguo la aina ya akaunti mwanzoni kabisa, sehemu ya mmiliki inayojirudia inayodai ukamilifu kwa kila mmiliki, hatua ya wazi ya agizo na ya aliyebaki hai, na nafasi za nyaraka kwa kila mmiliki — kitambulisho na picha ya kila mmiliki vikifuatiliwa kando, ili "nyaraka zimekamilika" imaanishe zimekamilika kwa kila mtu.

Upande wa pili wa kioo, mapitio ni mfululizo uleule wa hatua sita kama kwa kila aina nyingine — huku hatua ya uzingatiaji ikishughulikia foleni ya uchujaji inayomjumuisha kila mmiliki kama mhusika tofauti, na uidhinishaji ukifikiwa tu pale wigo unapokamilika. Katika BAOS — mfumo wa ufunguaji wa akaunti za benki (Bank Account Opening System), akaunti ya pamoja ni mojawapo ya aina nne za waombaji zenye hadhi kamili: kiolezo cha kuanzia cha akaunti ya pamoja chenye sehemu za wamiliki zinazojirudia, chaguzi za agizo zilizotajwa hapo juu, maagizo kuhusu aliyebaki hai, nyaraka na uchujaji kwa kila mmiliki, vyote vikipita katika mtiririko uleule wa kazi unaofuatiliwa kwa SLA na kumbukumbu zilezile za ukaguzi kama maombi ya biashara, binafsi na ya vikundi.

Safari ya kidijitali inaonekanaje kwa waombaji?

Wamiliki huchagua "akaunti ya pamoja" kama hatua ya kwanza. Mmiliki wa kwanza hujaza sehemu yake kikamilifu; kila mmiliki wa ziada huongezwa kwa njia ileile — fomu hujirudia, ikiwa kamili kila mara. Kisha wamiliki huchagua agizo ("yeyote kutia saini", "kwa pamoja", "wawili wowote…"), hurekodi agizo kuhusu aliyebaki hai, huchagua bidhaa na huduma, na hupakia nyaraka kwenye nafasi za kila mmiliki. Uhifadhi wa kiotomatiki huwawezesha wamiliki kukamilisha sehemu zao kwa nyakati tofauti; kiungo cha ufuatiliaji huwafahamisha wote baada ya kuwasilisha — uwazi ambao hupunguza kwa kiwango kinachopimika kuachwa kwa maombiEN.

Kwa benki, faida huja baadaye: maelekezo yanapowasilishwa, agizo ni ukweli unaoweza kuulizwa kwenye mfumo; mkaguzi anapoichagua akaunti kama sampuli, faili la kila mmiliki limekamilika; mmiliki anapofariki, agizo kuhusu aliyebaki hai liko kwenye rekodi kwa maneno ya wamiliki wenyewe.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, KYC inahitajika kwa wamiliki wote wawili wa akaunti ya pamoja?

Ndiyo. Kila mmiliki husajiliwa kama mtu kamili — utambulisho, ajira na kipato, anwani, ndugu wa karibu na matamko yake mwenyewe ya PEP na FATCA/CRS — na kila mmiliki huchujwa mmoja mmoja. Mmiliki wa pili mwenye jina na namba ya kitambulisho pekee ndiye mfano wa kawaida wa faili jembamba linaloshindwa katika ukaguzi wa kwanza.

“Yeyote kutia saini” (either to sign) inamaanisha nini katika akaunti ya pamoja?

Mmiliki yeyote mmoja anaweza kutoa maelekezo kuhusu akaunti peke yake. Aina ya yeyote au atakayebaki hai (either-or-survivor) huongeza kwamba mmiliki mmoja anapofariki, mmiliki aliyebaki hai huendelea kuendesha akaunti. “Kwa pamoja” (jointly) humaanisha kila mmiliki hutia saini maelekezo yote; “wawili wowote” (au watatu wowote) ni agizo la kiwango cha idadi kwa akaunti zenye wamiliki kadhaa.

Je, mmiliki mmoja anaweza kufungua akaunti ya pamoja bila mwenzake kuwepo?

Kila mmiliki lazima ajaze sehemu yake mwenyewe, awasilishe nyaraka zake mwenyewe na akubali agizo. Safari ya kidijitali huwawezesha wamiliki kufanya hivyo kwa nyakati tofauti kupitia uhifadhi wa kiotomatiki na kiungo cha pamoja cha ufuatiliaji, lakini akaunti haifunguliwi hadi sehemu, nyaraka na uchujaji wa kila mmiliki vikamilike.

Nini hutokea kwa akaunti ya pamoja mmiliki mmoja anapofariki?

Inategemea agizo la uendeshaji na agizo kuhusu aliyebaki hai lililorekodiwa wakati wa kufungua akaunti. Agizo la yeyote au atakayebaki hai kwa kawaida huhamisha salio kwa mmiliki au wamiliki waliobaki hai; mipangilio mingine inaweza kuacha fedha zikiwa zimezuiliwa hadi mirathi ishughulikiwe. Ndiyo sababu agizo hilo hukusanywa na kukubaliwa akaunti inapofunguliwa, si kuundwa upya baadaye.

Jambo kuu la kuzingatia

Akaunti za pamoja ndipo bidhaa rahisi zaidi ya huduma za benki za rejareja inapokutana na baadhi ya hatari zake binafsi zaidi. Suluhisho lote liko mwanzoni: KYC kamili kwa kila mmiliki, agizo la wazi, agizo kuhusu aliyebaki hai lililorekodiwa, na nyaraka kwa kila mmiliki — vyote vikikusanywa katika safari iliyojengwa kwa ajili ya waombaji wa akaunti za pamoja badala ya kurekebishwa kutoka kwenye fomu ya mwombaji mmoja. Kuona jinsi uwezo wa kushughulikia akaunti za pamoja unavyoingia katika tathmini ya jukwaa zima, tazama mwongozo wa programu ya ufunguaji wa akaunti za benki, au panga onyesho uone maombi ya wamiliki wawili yakifunguliwa mwanzo hadi mwisho, pamoja na agizo lake.