KYC katika usajili wa wateja wa benki: mchakato hatua kwa hatua (na mahali unapokwama)

Mjue Mteja Wako (KYC) ni nidhamu ya kuthibitisha mteja ni nani — na kama benki inapaswa kufanya naye biashara — kabla ya akaunti kufunguliwa. KYC katika usajili wa wateja ndipo nidhamu hiyo inapokutana na uhalisia: mfululizo wa ukusanyaji wa data, ukusanyaji wa nyaraka, uchujaji na mapitio unaofanyika kati ya "wasilisha maombi" na "akaunti imefunguliwa".

Benki nyingi hazishindwi katika KYC ya usajili wa wateja kwa kukosa sera. Hushindwa katika utekelezaji: data inayokusanywa kwenye karatasi na kuingizwa upya, matamko yanayohifadhiwa kando na maombi, watu wanaohusiana na akaunti ambao hawakuwahi kuchujwa, na mapitio yanayokwama kwa sababu hakuna anayeweza kuona maombi yanasubiri wapi. Makala hii inapitia mchakato hatua kwa hatua, kwa watu binafsi na kwa taasisi, na inaonyesha mahali unapokwama.

KYC katika usajili wa wateja ni nini?

KYC katika usajili wa wateja ni sehemu ya mwanzo ya wajibu wa KYC wa benki: kumtambua mteja na watu walio nyuma ya mteja, kukusanya ushahidi, kutoa matamko yanayohitajika, kuwachuja wahusika, na kurekodi uamuzi wa mapitio — yote kabla ya akaunti kuanza kutumika. Ni wakati ambapo uzingatiaji una nguvu kubwa zaidi, kwa sababu kila kinachokusanywa hapa kimepangiliwa, ni cha sasa, na kinatolewa kwa hiari na mwombaji anayeitaka akaunti. Kila kinachokosekana hapa kitalazimika kufuatiliwa baadaye, chini ya shinikizo la marekebisho (remediation). (Ufuatiliaji endelevu baada ya akaunti kufunguliwa ni nidhamu tofauti — hilo ni eneo la programu ya uzingatiaji wa AML (kupambana na utakatishaji fedha haramu).)

Hatua ya 1 — Mtambue mteja

Maana ya "mteja" inategemea aina ya akaunti, na mfumo wa KYC makini hushughulikia kila aina kwa namna tofauti tangu swali la kwanza:

• Mtu binafsi: jina kamili kisheria, tarehe ya kuzaliwa, uraia, hati ya utambulisho (kitambulisho cha taifa au pasipoti), namba ya utambulisho wa kodi, anwani ya makazi na ya posta, ajira na kipato, na ndugu wa karibu. Safari nzima imeelezwa katika ufunguaji wa akaunti binafsi kwa njia ya kidijitaliEN.
• Taasisi: jina lililosajiliwa, namba ya usajili, PIN ya kodi, tarehe na nchi ilipoanzishwa kisheria, aina ya biashara na sekta, anwani na mawasiliano — pamoja na safu ya utawala: wakurugenzi, wanahisa, na mamlaka ya bodi kufungua akaunti. Hii ni KYB — Know Your Business (kuijua biashara ya mteja)EN, wigo mpana zaidi unaojumuisha KYC yote.
• Kikundi (chama au kikundi cha akiba): kikundi chenyewe, katiba au usajili wake, viongozi wake waliochaguliwa, na rejista yake kamili ya wanachama — kila mwanachama akitambuliwa.
• Waombaji wa akaunti ya pamoja: kila mmiliki anatambuliwa kikamilifu, kama mtu kwa haki yake mwenyewe, kamwe si kama "jina lingine kwenye akaunti."

Kasoro ya kawaida katika hatua hii: kumsajili mwombaji mkuu vizuri na wengine wote vibaya. Hatari ya akaunti kwa kawaida iko kwa watu wanaoizunguka.

Hatua ya 2 — Bainisha nani mwingine lazima atambuliwe

Kwa akaunti yoyote isiyo akaunti binafsi rahisi, KYC ya usajili wa wateja hutanuka kutoka kwa mwombaji hadi kwa watu wanaohusiana na akaunti:

• Wamiliki manufaa — watu halisi ambao hatimaye humiliki au kumdhibiti mteja, kwa kawaida kuanzia kiwango cha 10% au zaidi. Tazama umiliki manufaa na UBO wakati wa kufungua akauntiEN.
• Watia saini walioidhinishwa — watu watakaoendesha akaunti, kila mmoja akiwa na utambulisho na sampuli ya saini au picha.
• Wanachama na viongozi wa kikundi — kwa akaunti za vikundi, rejista ndiyo kundi la watu wanaohusika na KYC.
• Wamiliki wa akaunti ya pamoja — kila mmoja huchujwa na kutambuliwa kivyake.

Kipimo cha mchakato wa usajili wa wateja ni kama unalibainisha kundi hili lenyewe kutoka kwenye data ya maombi — kila mkurugenzi, mmiliki, mwanachama, mmiliki wa akaunti ya pamoja na mtia saini akiwa mhusika wa uchujaji — au kama unategemea afisa akumbuke kuwaongeza.

Hatua ya 3 — Kusanya matamko kutoka chanzo

Matamko mawili yanastahili kuwa ndani ya maombi yenyewe, si katika hati ya pembeni:

• Hali ya PEP — kama mhusika yeyote ni mtu mwenye nyadhifa za kisiasa (PEP), jambo linalosababisha uchunguzi wa ziada. Jinsi hili linavyolisha uchujaji imeelezwa katika uchujaji wa PEP wakati wa kufungua akauntiEN.
• Hali ya kodi — uainishaji wa FATCA na, inapohusika, ukaazi wa kodi chini ya CRS na watu wenye udhibiti (controlling persons). Tazama FATCA na CRS kwa akaunti za biasharaEN.

Yakikusanywa kama sehemu za data zilizopangiliwa, matamko haya huelekeza maombi kiotomatiki — jibu la "ndiyo" kwa PEP linaweza kuhitaji idhini ya ziada, kiashiria cha uhusiano na Marekani (US indicium) kinaweza kuhitaji fomu ya W (W-form) katika orodha hakiki ya nyaraka. Yakikusanywa kwenye karatasi, huwekwa kwenye faili na kusahaulika.

Hatua ya 4 — Kusanya nyaraka

Mahitaji ya nyaraka hutokana na yote yaliyotangulia: nyaraka za utambulisho kwa kila mtu, vyeti vya usajili na vya kodi kwa taasisi, maazimio ya bodi na ya mikutano ya vikundi, na uthibitisho wa anwani pale unapohitajika. Mazoea mawili hutenganisha michakato safi na ile yenye vurugu: orodha hakiki inayoendeshwa na data ya maombi (watia saini watatu humaanisha nafasi tatu za vitambulisho — zinazoundwa kiotomatiki), na ufuatiliaji kwa kila mtu ili "nyaraka zimekamilika" iwe ukweli, si hisia. Mfano uliofanyiwa kazi kwa taasisi upo katika orodha hakiki ya nyaraka za ufunguaji wa akaunti za biasharaEN.

Hatua ya 5 — Chuja na pitia

Kundi la watu likishabainishwa na matamko kutolewa, uchujaji na mapitio vinaweza kufanyika hadi wigo kamili: kila mhusika aliyebainishwa hukaguliwa na kupitishwa, huku hali ya wigo ikionekana — "wahusika 9 kati ya 11 wamechujwa" ni taarifa unayoweza kuifanyia kazi; "uchujaji umekamilika" si hivyo. Afisa uzingatiaji hushughulikia foleni, hurekodi matokeo, na hutoa idhini. Kisha maombi hupitia uthibitishaji wa nyaraka, mapitio ya ndani ya benki (kundi la wateja, tawi, vighairi, masuala yanayopelekwa ngazi nyingine), na uidhinishaji — kila hatua ikiwa na mhusika wake, foleni yake, na kipima muda cha SLAEN, na kila uamuzi ukiambatana na sababu iliyorekodiwa.

KYC katika usajili wa wateja hukwama wapi?

Maeneo matano ya kushindwa ndiyo chanzo cha matatizo mengi:

1. Kuingiza data upya. Fomu za karatasi au za PDF zinazonakiliwa kwenye mifumo huleta makosa hasa pale ambapo usahihi ni muhimu zaidi — majina, namba za vitambulisho, tarehe. Kusanya data kidijitali kutoka chanzo, mara moja tu.
2. Kundi la uchujaji lisilokamilika. Kampuni imechujwa; mtia saini wa tatu hajachujwa. Ikiwa wahusika wanabainishwa kwa mkono, hatimaye baadhi yao watasahaulika. Mifumo inapaswa kuwabainisha kutoka kwenye data.
3. Matamko yaliyotengwa na maombi. Fomu ya PEP iliyo ndani ya kabati la mafaili haiwezi kuelekeza maombi. Matamko yaliyopangiliwa yanaweza.
4. Foleni zisizoonekana. Maombi yanaposubiri kwenye masanduku ya barua pepe badala ya foleni zinazotegemea majukumu zenye vipima muda, muda wa kukamilisha huwa fumbo linalopimwa kwa malalamiko.
5. Maamuzi yasiyoweza kuundwa upya. Mkaguzi akiuliza "nani alipitisha hili, na aliona nini?", jibu linapaswa kuwa rekodi, si uchunguzi. Hilo linahitaji kumbukumbu za ukaguzi zinazoongezewa tu (append-only) zinazoandikwa kazi inapofanyika — kiini cha ufunguaji wa akaunti ulio tayari kwa ukaguziEN.

Mchakato mzuri unaonekanaje

Mchakato wa KYC katika usajili wa wateja unafanya kazi pale ambapo: mwombaji hutoa kila kitu mara moja, katika safari inayomwongoza; mfumo huwabainisha wote wanaopaswa kutambuliwa na kuchujwa; matamko ni data iliyopangiliwa inayoelekeza maombi; nyaraka hufuatiliwa kwa kila mtu dhidi ya orodha hakiki; kila hatua ina mhusika wake na saa yake; na historia nzima iko kwenye rekodi bila mtu yeyote kufanya kazi ya ziada.

Hiyo ndiyo sura ambayo BAOS — mfumo wa ufunguaji wa akaunti za benki (Bank Account Opening System) inaitekeleza kwa akaunti za biashara, binafsi, za vikundi na za pamoja: taarifa za uzingatiaji zinazokusanywa kutoka chanzo, foleni ya uchujaji inayobainishwa kutoka kwa kila mtu anayehusika, na mtiririko wa mapitio wa hatua sita unaofuatiliwa kwa SLA, wenye kumbukumbu za ukaguzi zinazoongezewa tu. Kwa swali pana la uchaguzi — nini cha kuzingatia katika mfumo wowote — anza na mwongozo wa programu ya ufunguaji wa akaunti za benki, au panga onyesho uone maombi yaliyokamilika kwa mujibu wa KYC yakisonga kutoka uwasilishaji hadi ufunguaji wa akaunti.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Hatua za KYC katika usajili wa wateja wa benki ni zipi?

Ni tano: mtambue mteja; bainisha nani mwingine lazima atambuliwe — wamiliki manufaa, watia saini walioidhinishwa, wanachama na viongozi wa kikundi, wamiliki wa akaunti ya pamoja; kusanya matamko ya PEP na ya kodi ndani ya maombi; kusanya nyaraka kwa kufuata orodha hakiki inayoendeshwa na data ya maombi; kisha chuja kila mhusika aliyebainishwa hadi wigo kamili na urekodi uamuzi wa mapitio. Yote haya hufanyika kabla ya akaunti kuanza kutumika.

Hatua ya kwanza katika mchakato wa KYC ni ipi?

Kumtambua mteja. Kwa mtu binafsi hii inamaanisha jina kamili kisheria, tarehe ya kuzaliwa, uraia, hati ya utambulisho, namba ya utambulisho wa kodi, anwani ya makazi na ya posta, ajira na kipato, na ndugu wa karibu. Kwa taasisi inamaanisha jina na namba ya usajili, PIN ya kodi, taarifa za kuanzishwa kwake kisheria, aina ya biashara na anwani, pamoja na safu ya utawala — wakurugenzi, wanahisa na mamlaka ya bodi kufungua akaunti.

Nani lazima atambuliwe mbali na mwombaji?

Watu halisi ambao hatimaye humiliki au kumdhibiti mteja, kwa kawaida kuanzia kiwango cha 10% au zaidi; watia saini walioidhinishwa watakaoendesha akaunti; kila mwanachama na kiongozi wa akaunti ya kikundi; na kila mmiliki wa akaunti ya pamoja. Mchakato madhubuti hulibainisha kundi hilo kiotomatiki kutoka kwenye data ya maombi badala ya kumtegemea afisa akumbuke kuwaongeza.

KYC katika usajili wa wateja kwa kawaida hukwama wapi?

Katika maeneo matano: kuingiza upya fomu za karatasi au za PDF kwenye mifumo; kuchuja sehemu tu ya kundi la watu (kampuni lakini si mtia saini wa tatu); matamko yanayohifadhiwa kwenye karatasi ambapo hayawezi kuelekeza maombi; maombi yanayosubiri kwenye masanduku ya barua pepe badala ya foleni zinazotegemea majukumu zenye vipima muda; na maamuzi yasiyoweza kuundwa upya kwa sababu hakuna kumbukumbu za ukaguzi zinazoongezewa tu zilizoandikwa kazi ilipokuwa ikifanyika.