Mahitaji ya kufungua akaunti ya chama nchini Kenya: viongozi, kumbukumbu za mkutano, mamlaka ya kutia saini na KYC

Jibu fupi: Hatukupata kanuni yoyote ya Kenya ya kufungua akaunti iliyoandikwa mahsusi kwa ajili ya vyama. Benki huwatambua viongozi na watia saini kama watu binafsi, na kwa kawaida huomba katiba ya kikundi, kumbukumbu za mkutano au azimio linalowataja watia saini, kitambulisho cha kila mtia saini na mara nyingi KRA PIN yake, pamoja na cheti cha usajili pale kikundi kinapokuwa nacho. SACCO hufuata mwongozo wa SASRA, unaotaja cheti cha usajili na utambulisho wa viongozi.

Mwongozo huu ni kwa ajili ya timu za matawi, za uendeshaji na za uzingatiaji katika benki, benki za fedha ndogo (MFB) na SACCO za Kenya zinazofungua akaunti za vyama, vikundi vya kusaidiana (welfare groups) na vikundi vya benki ya mezani (table banking), na kwa wamiliki wa bidhaa wanaobuni safari ya ombi la kikundi. Huu ni mwongozo wa vitendo, si ushauri wa kisheria; thibitisha mahitaji na msimamizi wako (CBK, SASRA) au mshauri wako. Imekaguliwa dhidi ya vyanzo vya msingi tarehe 8 Oktoba 2026.

Sheria ya Kenya inasema nini kuhusu kufungua akaunti ya chama?

Kidogo kuliko orodha hakiki nyingi zinavyoashiria. POCAMLA inaorodhesha kumbukumbu rasmi za mtu binafsi na za shirika lenye hadhi ya kisheria (body corporate) (kifungu 45(1A)(a) na (b)), na chama ambacho hakijasajiliwa si kimojawapo. Hatukupata kanuni yoyote katika Kanuni za POCAML za 2023 inayohusu vyama visivyo na hadhi ya kisheria (unincorporated associations), vilabu, vikundi au vyama vya akiba.

Hilo haliiondoi akaunti hiyo kwenye uchunguzi wa kina wa mteja (CDD):

• Uchunguzi wa kina bado unatumika. Mwongozo wa CBK wa CDD unatumika kwa kila uhusiano, bila kujali kiasi (aya 3.2), na akaunti zisizo na majina au za kubuni zimepigwa marufuku (kanuni 13(1); CDD aya 5.4).
• Viongozi ni watu wanaotenda kwa niaba ya mteja. Benki huthibitisha kwamba kila mmoja ameidhinishwa, kisha humtambua na kuthibitisha utambulisho wake (kifungu 45(3); kanuni 23). CBK inatarajia ushahidi wa maandishi wa mamlaka, uchunguzi kamili kwa kila mtu aliyeidhinishwa, na ukaguzi wa uwezo wake kisheria (CDD aya 3.4.2).
• Kila kiongozi anahitaji kumbukumbu rasmi. Mojawapo ya cheti cha kuzaliwa, kitambulisho cha taifa, pasipoti au leseni ya udereva inatosha (kifungu 45(1A)(a)).
• Miongozo huziba pengo. Mwongozo wa CBK wa CDD unasema watu wa kisheria (legal persons) wanaweza kujumuisha vyama (associations) (aya 1.4.7). Mwongozo wake kuhusu wamiliki manufaa (BO) unazielekeza benki ziwaangalie wenye nyadhifa wa vilabu na vyama (rais au mwenyekiti, katibu, mweka hazina na kamati), wasimamizi wakuu na wanachama wengine wenye udhibiti halisi (aya 4.4). Nyaraka za chanzo unazozitaja ni pamoja na cheti cha usajili, katiba au kanuni, kumbukumbu za mikutano na orodha ya wajumbe wa kamati.

SACCO zina kanuni iliyoandikwa. Mwongozo wa SASRA, SASRA/GG/1/2024 (§6.1.1(1)(c)), unazitaka taasisi zisizo na hadhi ya kisheria ziwasilishe cheti cha usajili, ushahidi wa anwani iliyosajiliwa pale inapohusika, na utambulisho wa viongozi au watia saini. Utambulisho huthibitishwa kupitia chanzo huru na cha kuaminika, kama vile IPRS au hifadhidata ya kodi ya KRA (§6.1.1(2)), na yeyote anayemwakilisha mwanachama lazima aidhinishwe kwa maandishi (§6.1.2). Mwongozo wetu wa usajili wa wanachama wa SACCO chini ya SASRA unaeleza mengine, na programu za AML kwa SACCO unaeleza upande wa uchujaji.

Je, chama lazima kisajiliwe ili kufungua akaunti ya benki?

Hatukupata sheria yoyote ya Kenya inayosema kikundi ambacho hakijasajiliwa hakiwezi kupata huduma za benki, na angalau benki moja, I&M, huchapisha mahitaji kwa vikundi visivyo rasmi ambavyo havijasajiliwa. Usajili una umuhimu kwa sababu ndio huamua kikundi kitakuonyesha cheti gani. Kuna njia tatu, na hakuna hata moja iliyo thabiti kwa vyama.

Sheria ya Usajili wa Vikundi vya Kijamii na uamuzi wa Septemba 2026

Sheria ya Usajili wa Vikundi vya Kijamii (Community Groups Registration Act, Sura 108A) imekuwa ikitumika tangu tarehe 26 Julai 2022. Mambo yake makuu:

• Inahusu nini. Kikundi cha kijamii ni muungano wa hiari, unaojipanga wenyewe, wa watu kutoka jamii moja wenye lengo moja; PBO, NGO na vikundi vya kisiasa havihusiki (kifungu 2).
• Nani husajili vikundi. Mkurugenzi wa Maendeleo ya Jamii (Director of Social Development), ofisi ya serikali ya kitaifa, akiwa na mratibu katika kila kaunti (vifungu 3(2)(b), 4). Kikundi kinahitaji angalau wanachama kumi, au watano kwa kikundi cha maslahi maalum, na huwasilisha katiba yake pamoja na ombi (vifungu 9(2), 10).
• Cheti. Kanuni za 2026 (LN 154 ya 2026) zinaweka cheti kiitwacho "Certificate of Registration for Community Group" katika Fomu 2. Kinaonyesha jina la kikundi, aina yake, namba ya usajili, kaunti, kaunti ndogo na wodi, na tarehe ya usajili.
• Kuhuisha. Usajili ni halali kwa miaka miwili, kisha huhuishwa kila mwaka (kanuni 18; kifungu 14(1)).
• Usajili wa zamani. Vikundi vilivyosajiliwa na serikali ya kitaifa kabla ya Sheria hii vinahesabiwa kuwa vimesajiliwa chini yake (kifungu 41). Hatukupata kanuni yoyote kuhusu jinsi vyeti vya zamani vya huduma za jamii vinavyochukuliwa baada ya kipindi cha mwaka mmoja cha kutii Sheria.

Tarehe 10 Septemba 2026 Mahakama Kuu (Mathare Social Justice Centre & another v Bore, Cabinet Secretary for Labour & Social Protection & 8 others, [2026] KEHC 13419 (KLR)) ilitangaza Sheria hii kuwa kinyume cha Katiba kwa sababu ilipitishwa bila ushirikishwaji wa kutosha wa umma. Iliahirisha tamko hilo kwa miezi sita: kasoro isiporekebishwa, tamko litaanza kutumika kikamilifu saa sita usiku tarehe 10 Februari 2027. Kufikia tarehe 8 Oktoba 2026 hatukupata rufaa, amri ya kusimamisha wala Mswada wa marekebisho. Usijenge sera yako ya vyama kwa dhana kwamba Sheria hii ndiyo mfumo wa kudumu.

Njia ya Sheria ya Vyama (Societies Act) na ya kampuni

Chini ya Sheria ya Vyama (Societies Act, Sura 108), "society" inajumuisha klabu, kampuni, ubia au muungano mwingine wowote wa watu kumi au zaidi, isipokuwa kampuni zilizosajiliwa na mashirika yaliyoundwa kwa sheria (kifungu 2). Msajili hutoa cheti cha usajili au cha msamaha wa usajili (kifungu 10(3)). Hatukupata maandishi yoyote ya msingi yanayoeleza ni mfumo upi chama kinapaswa kutumia. Baadhi ya vikundi husajiliwa kama kampuni badala yake; hapo nyaraka za kampuni ndizo hutumika, kama zilivyoelezwa katika mahitaji ya kufungua akaunti za makampuniEN.

Kwa vitendo: kubali cheti ambacho kikundi kinacho kwa kweli (au kutokuwa nacho, ikiwa sera yako inaruhusu vikundi visivyo rasmi), rekodi kimetoka njia ipi, andika tarehe ya kuhuisha ya cheti cha Fomu 2, na jiandae kwa Februari 2027.

Je, chama kinahitaji KRA PIN yake chenyewe?

Haiko wazi kisheria. Sheria ya Taratibu za Kodi (Tax Procedures Act) inaorodhesha kufungua akaunti katika taasisi ya fedha kama muamala unaohitaji PIN (Jedwali la Kwanza, kipengele (11)), lakini hatukupata chochote katika maandishi hayo kuhusu jinsi hilo linavyohusu kikundi kisicho na hadhi ya kisheria. Ukurasa wa Tuungane wa KCB (uliosomwa tarehe 8 Oktoba 2026) unasema KRA PIN ya kikundi haihitajiki, ilhali I&M huomba PIN ya kila mtia saini. Thibitisha msimamo wako na msimamizi wako; mwongozo wetu wa ukaguzi wa IPRS na KRA PIN unaeleza upande wa watia saini.

Benki kwa kawaida huomba nini kutoka kwa chama?

Haya ni mazoea ya benki, si sheria, na yanatofautiana:

Kistari kinamaanisha kipengele hicho hakikuwa kwenye orodha tuliyoisoma. Kwa vikundi visivyo rasmi ambavyo havijasajiliwa, I&M huomba tu picha, kitambulisho au pasipoti na KRA PIN ya kila mtia saini. Vikundi vilivyosajiliwa kama kampuni huipa I&M kifurushi kamili cha nyaraka za kampuni. Andaa orodha yako mwenyewe, na uweke alama kwenye kila kipengele kuwa ni sera ya benki, ili katibu wa kikundi ajue kipi ni chako na kipi ni cha mdhibiti.

Viongozi, kumbukumbu za mkutano na mamlaka ya kutia saini: kumbukumbu inapaswa kuonyesha nini?

Faili ya chama inayoweza kutetewa hujibu maswali manne.

1. Viongozi ni akina nani? Jina, wadhifa (mwenyekiti, katibu, mweka hazina au mjumbe wa kamati), aina na namba ya kitambulisho, na tarehe walipochukua wadhifa. Kila kiongozi na kila mtia saini hupitia uchunguzi wa kina wa mtu binafsi (kanuni 23; CDD aya 3.4.2).
2. Kikundi kiliamua nini? Kumbukumbu za mkutano au azimio linaloidhinisha akaunti na kuwataja watia saini, pamoja na tarehe ya mkutano na waliotia saini kumbukumbu hizo. Kwa azimio la bodiEN, kanuni za kampuni (articles) ndizo huweka masharti; kwa chama, katiba ya kikundi ndiyo huyaweka.
3. Akaunti inaendeshwaje? Mamlaka ya kutia saini, kwa mfano "viongozi wawili wowote kati ya watatu, mmoja wao akiwa mweka hazina". Haya hutokana na katiba ya kikundi na fomu yako, si sheria; tazama watia saini walioidhinishwa na mamlaka ya kutia saini.
4. Wanachama ni akina nani? Hatukupata kanuni inayotaka kila mwanachama wa kikundi atambuliwe. CBK inaelekeza kwa wenye nyadhifa na wanachama wenye udhibiti halisi (BO aya 4.4), na KCB huomba orodha ya wanachama. Iwapo utamtambua na kumchuja kila mwanachama ni uamuzi wa sera yako kwa kuzingatia hatari; uthibitishe na msimamizi wako. Uchujaji wa wale unaowaorodhesha hufuata uchujaji wa vikwazo na PEP nchini KenyaEN.

Mabadiliko ya viongozi yanapaswa kushughulikiwaje?

Viongozi wa chama hubadilika kikundi kinapofanya uchaguzi. Chukulia kila badiliko kuwa badiliko la watu wanaotenda kwa niaba ya mteja:

• Mamlaka mapya. Chukua kumbukumbu mpya za mkutano au azimio jipya linalowataja watia saini wanaoingia, na fanya uchunguzi kamili kwa kila kiongozi mpya (kanuni 23; CDD aya 3.4.2).
• Kichocheo cha mapitio. CBK inatoa mtia saini mpya au badiliko la mmiliki manufaa kama mfano wa tukio linalopaswa kuchochea mapitio ya kumbukumbu za mteja (CDD aya 3.6.1).
• Wajibu wa kikundi chenyewe. Kwa vikundi vilivyosajiliwa chini ya Sheria ya Usajili wa Vikundi vya Kijamii, badiliko katika mipango ya kibenki ya kikundi ni badiliko la msingi (kanuni 24(2)(d)) ambalo kikundi lazima kiliarifu ndani ya siku kumi na nne (kanuni 24(3)). Kikundi kilichosimamishwa hakiruhusiwi kutoa fedha kwenye akaunti yake ya benki bila idhini ya Mkurugenzi (kanuni 20(2)(a)). Wajibu huu ni wa kikundi, si wa benki, wakati Sheria bado inatumika.
• Kumbukumbu. Hifadhi mamlaka na kumbukumbu za zamani pamoja na zile mpya: kumbukumbu za CDD huhifadhiwa kwa angalau miaka saba baada ya uhusiano kuisha (POCAMLA kifungu 46(4)).

BAOS inahusika wapi?

BAOS, Mfumo wa Ufunguaji wa Akaunti za Benki wa Creodata, ni mtiririko wa kazi wa kufungua akaunti unaokaa kando ya mtoa huduma wako wa uthibitishaji wa utambulisho na mfumo wako mkuu wa benki. Kwa vyama:

• Aina ya mwombaji ya kikundi. Akaunti za kikundi (chama) zina fomu yake, yenye aina tisa za vikundi na kiolezo cha kuanzia cha chama cha Kenya. Huja kama rasimu ambayo timu yako huipitia na kuichapisha.
• Watu wa kikundi. Orodha ya wanachama inayoongezwa mstari kwa mstari, viongozi waliochaguliwa, na azimio la mkutano wa kikundi, vyote kwenye kumbukumbu ileile.
• Nyaraka. Kifurushi cha kuanzia cha nyaraka nane kwa vyama, chenye nafasi kwa kila mwanachama na kwa kila mtia saini. Timu yako huweka nyaraka inazokubali (cheti cha Fomu 2, cheti cha Sheria ya Vyama, au hakuna kwa vikundi visivyo rasmi) katika kijenzi cha fomu, bila kutoa toleo jipya la programu.
• Ukusanyaji wa taarifa. Waombaji huomba mtandaoni au wafanyakazi hujaza ombi kwa niaba yao. Rasimu huhifadhiwa kiotomatiki, jambo lenye umuhimu orodha ya wanachama inapokamilishwa katika mikutano kadhaa. Fomu zinaweza kubeba Kiingereza na Kiswahili, na miundo ya kitambulisho cha Kenya na ya KRA PIN hukaguliwa inapoandikwa.
• Orodha ya uchujaji. BAOS huorodhesha mara moja tu kila mwanachama, kiongozi na mtia saini anayepaswa kuchujwa, hata mtu mmoja anaposhika majukumu mawili. Uchujaji wenyewe hufanyika katika zana yako ya uchujaji.
• Mapitio. Wapitiaji huchukua ombi, huthibitisha nyaraka, na kuliidhinisha au kulikataa, au humtumia mwombaji barua pepe kuomba taarifa zaidi. Kisha wafanyakazi hurekodi namba ya akaunti mara mfumo mkuu wa benki unapofungua akaunti.

BAOS haikagui vitambulisho dhidi ya IPRS au KRA, haichuji dhidi ya orodha, haikadirii hatari wala haitumi SMS. Pia haimwaliki kila mwanachama kujaza taarifa zake mwenyewe: mtu mmoja, au mfanyakazi, ndiye hujaza orodha ya wanachama. Tazama BAOS nchini Kenya kwa violezo vya Kenya, na mwongozo wa mnunuzi wa programu za kufungua akaunti nchini Kenya kwa vigezo visivyompendelea muuzaji yeyote.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, chama lazima kisajiliwe kabla ya kufungua akaunti ya benki nchini Kenya?

Hatukupata sheria yoyote ya Kenya inayozuia kikundi ambacho hakijasajiliwa kupata huduma za benki, na I&M huchapisha mahitaji kwa vikundi visivyo rasmi. Vikundi vilivyosajiliwa huonyesha cheti chini ya Sheria ya Usajili wa Vikundi vya Kijamii au Sheria ya Vyama, au nyaraka za kampuni ikiwa vimesajiliwa kama kampuni. Kila benki huweka sera yake.

Benki huomba nyaraka gani kutoka kwa chama?

Kwa kawaida cheti cha usajili pale kilipo, katiba, kumbukumbu za mkutano au azimio linalowataja watia saini na mamlaka ya kutia saini, na kitambulisho, picha na mara nyingi KRA PIN ya kila mtia saini. KCB pia huomba orodha ya wanachama na hesabu za mwaka mmoja kwa vikundi vyenye umri wa zaidi ya mwaka. Haya ni mahitaji ya benki, si ya kisheria.

Je, chama kinahitaji KRA PIN yake chenyewe?

Sheria ya Taratibu za Kodi inaorodhesha kufungua akaunti kama muamala unaohitaji PIN, lakini hatukupata chochote ndani yake kuhusu jinsi hilo linavyohusu kikundi kisicho na hadhi ya kisheria. KCB inasema KRA PIN ya kikundi haihitajiki kwa akaunti yake ya chama. Thibitisha msimamo wako na msimamizi wako.

Uamuzi wa Mahakama Kuu kuhusu Sheria ya Usajili wa Vikundi vya Kijamii una maana gani kwa benki?

Tarehe 10 Septemba 2026 Mahakama Kuu ilitangaza Sheria hiyo kuwa kinyume cha Katiba na kuahirisha tamko hilo hadi saa sita usiku tarehe 10 Februari 2027. Kasoro isiporekebishwa kufikia wakati huo, tamko litaanza kutumika kikamilifu. Hatukupata rufaa, amri ya kusimamisha wala Mswada wa marekebisho kufikia tarehe 8 Oktoba 2026. Weka sera yako ya vyama iwe nyumbufu, na uthibitishe na msimamizi wako jinsi ya kuchukulia vyeti vya Fomu 2 tarehe hiyo inapokaribia.

SACCO inahitaji nini kutoka kwa kikundi kinachojiunga kama mwanachama?

SASRA/GG/1/2024 §6.1.1(1)(c) inataka cheti cha usajili, ushahidi wa anwani iliyosajiliwa pale inapohusika, na utambulisho wa viongozi au watia saini. Yeyote anayetenda kwa niaba ya kikundi lazima aidhinishwe kwa maandishi (§6.1.2).

Ili kuona chama kikisajiliwa pamoja na orodha yake ya wanachama, viongozi na azimio lake kwenye kumbukumbu moja, angalia programu yetu ya kufungua akaunti kwa benki na SACCO za Kenya au panga onyesho.