Kufungua akaunti za chama na za vikundi: jinsi benki zinavyosajili vikundi vya akiba kidijitali

Kote Afrika Mashariki, sehemu kubwa mno ya akiba za kaya haipiti kamwe kwenye akaunti ya mtu binafsi. Huzunguka kupitia vyama — vikundi vya uwekezaji na vya akiba — na vikundi vingine vya aina hiyo: vikundi vya benki ya mezani (table banking), vyama vya akiba na mikopo vya vijijini (VSLA), vikundi vya kusaidiana (welfare groups), na vikundi vya akiba vya wafanyakazi. Kenya pekee ina mamia ya maelfu ya vyama hai vinavyosimamia mabilioni ya shilingi, na kila benki kubwa katika kanda hii — kuanzia akaunti ya Tuungane ya KCB hadi huduma ya chama ya Stanbic — hushindana kupata amana zao.

Hata hivyo, ingia katika benki nyingi ukiwa na chama, na mchakato wa kufungua akaunti hurudi kwenye karatasi. Sababu yake haivutii hata kidogo: programu ya usajili wa wateja haiwezi kuwakilisha kikundi. Ina muundo wa data wa “mtu binafsi” na mwingine wa “kampuni”, na chama si mtu binafsi wala si kampuni. Mwongozo huu unaeleza kile ambacho ufunguaji wa akaunti ya kikundi unahitaji hasa, kwa nini zana za jumla hushindwa kukitekeleza, na jinsi safari ya kidijitali ya vikundi vya akiba inavyoonekana pale mfumo unapovichukulia vikundi kama aina kamili ya mwombaji inayojitegemea.

Ni nini kinachotofautisha akaunti ya kikundi na akaunti ya biashara?

Kwa juu juu, chama kinafanana na biashara ndogo — kina jina, wanachama, viongozi na fedha — lakini kwa upande wa uzingatiaji kinatofautiana kwa njia nne:

1. Mwombaji ni kikundi chenyewe, na ushahidi wake ni katiba au usajili wake. Vyama vingi vimesajiliwa kama vikundi vya kujisaidia (self-help groups) au kama vyama (societies); baadhi huendeshwa kwa katiba iliyoandikwa pekee. Ombi linapaswa kukusanya utambulisho wa kikundi, usajili wake (pale ulipo), madhumuni yake na utaratibu wake wa mikutano — si cheti cha usajili wa kampuni (certificate of incorporation) ambacho hakina.
2. Orodha ya wanachama ndiyo wigo wa Mjue Mteja Wako (KYC). Kumbukumbu za uzingatiaji za kampuni hujikita kwa wakurugenzi na wamiliki manufaa. Za kikundi hujikita kwa wanachama wake: kila mwanachama hutambuliwa — jina, namba ya kitambulisho, mawasiliano — kwa sababu wanachama kwa pamoja ndio wamiliki wa fedha. Mfumo wa usajili wa wateja unapaswa kuichukulia orodha hiyo kama data iliyopangwa na inayojirudia, isiyo na kikomo cha juu cha idadi, si kama vipengele vya “mkurugenzi 1, mkurugenzi 2, mkurugenzi 3” vinavyolazimishwa kutumika kwa kazi hiyo.
3. Viongozi waliochaguliwa huchukua nafasi ya wakurugenzi na watia saini. Mwenyekiti, katibu, mweka hazina — huchaguliwa, hupokezana nyadhifa, na kwa kawaida ndio watia saini wa akaunti chini ya mamlaka kama vile “viongozi wawili wowote kati ya watatu.” Kurekodi nani anashikilia wadhifa upi, pamoja na utambulisho wa kila mmoja, ndiko kunakowezesha baadaye uthibitishaji wa saini na utekelezaji wa mamlaka ya kutia saini.
4. Mamlaka hutokana na azimio la mkutano wa kikundi, si azimio la bodi. Uamuzi wa kufungua akaunti huandikwa kwenye kumbukumbu za mkutano wa wanachama. Ombi linapaswa kukusanya azimio hilo — tarehe, maandishi ya azimio, viongozi walioidhinishwa — kwa namna ileile ambayo safari ya ombi la kampuni hukusanya azimio la bodiEN.

Uchujaji hufuata mantiki hiyohiyo kuelekea nje: kikundi chenyewe pamoja na kila mwanachama na kila kiongozi lazima wahusishwe, sawasawa na jinsi usajili wa wateja kwa KYC unavyowafikia wamiliki manufaa katika ombi la kampuni. Chama cha wanachama ishirini kinamaanisha wahusika wa uchujaji zaidi ya ishirini, wanaotolewa kiotomatiki na kufuatiliwa hadi uchujaji ukamilike kwa wote — foleni ambayo hakuna afisa anayepaswa kuiandaa kwa mkono.

Kwa nini zana za jumla za usajili wa wateja hushindwa kuhudumia vyama?

Mapengo matatu ya kimuundo, yote yakitokana na muundo wa data:

• Hakuna orodha ya wanachama inayojirudia. Zana zilizojengwa kwa ajili ya watu binafsi huweka kikomo cha watu wanaohusika kwenye majukumu machache yaliyotajwa kwa majina. Chama chenye wanachama 30 ama hupakia orodha yake kama kiambatisho cha lahajedwali (kisichoonekana kwa uchujaji), ama orodha hiyo hukatwa (jambo baya zaidi).
• Hakuna dhana ya azimio la kikundi. Mfumo hudai azimio la bodi na cheti cha usajili wa kampuni; tawi “hutatua” tatizo hilo kwa njia za mkato na karatasi zilizoskaniwa, na kumbukumbu ya uzingatiaji hugawanyika vipande vipande.
• Hakuna unyumbufu wa mamlaka ya kutia saini. “Viongozi wawili wowote kati ya watatu waliochaguliwa, mmoja wao akiwa lazima mweka hazina” kunahitaji miundo ya mamlaka ambayo muundo wa akaunti binafsi haukuwahi kuitarajia — miundo ileile inayohudumia akaunti za pamoja na mamlaka ya kutia saini ya makampuni.

Matokeo yake ni kwamba kundi la wateja lenye thamani kubwa zaidi kwa jamii ndilo hupata uzoefu mbaya zaidi wa usajili — na kila akaunti ya kikundi inaendelea kuigharimu benki kazi za mkono, bila dalili ya kubadilika.

Safari ya kidijitali ya usajili wa chama inaonekanaje?

Mfumo unapowakilisha vikundi kwa asili yake, safari hiyo haina jambo lolote la kushangaza — na hiyo ndiyo sifa yake bora. Katibu au mweka hazina wa kikundi huchagua “akaunti ya kikundi” kama hatua ya kwanza, kisha hupitia fomu inayoongozwa: utambulisho na usajili wa kikundi, madhumuni na ratiba ya mikutano, viongozi pamoja na vitambulisho vyao, orodha ya wanachama — inayoongezwa mstari kwa mstari, kila mwanachama akiwa na jina na kitambulisho — azimio la mkutano wa kikundi, uchaguzi wa akaunti na wa huduma, na nyaraka (katiba au cheti cha usajili, vitambulisho vya viongozi, kumbukumbu za mkutano uliopitisha azimio) kulingana na orodha hakiki yenye nafasi kwa kila mtu. Kuhifadhi kiotomatiki kuna umuhimu mkubwa kuliko kawaida: orodha za wanachama hukamilishwa katika vikao kadhaa, mara nyingi kupitia simu wakati wa mkutano.

Upande wa benki, hakuna kinachobadilika — na hilo ndilo lengo. Ombi huingia kwenye mtiririko uleule wa mapitio wa hatua sita kama aina nyingine zote: kitengo cha uzingatiaji hushughulikia foleni ya uchujaji ambayo tayari ina kikundi na kila mwanachama; uthibitishaji wa nyaraka hukagua nafasi za kila mtu; kisha hufuata mapitio ya ndani, idhini na kufunguliwa kwa akaunti, kila hatua ikiwa na vipima muda vya SLA (makubaliano ya kiwango cha huduma)EN. Mchakato mmoja kwa wafanyakazi, aina nne za waombaji.

Hivi ndivyo hasa BAOS — Mfumo wa Ufunguaji wa Akaunti za Benki unavyoshughulikia vikundi: aina kamili ya mwombaji inayojitegemea, yenye kiolezo cha kuanzia cha chama cha Kenya, orodha ya wanachama inayojirudia, viongozi waliochaguliwa, maazimio ya mikutano ya vikundi, na uchujaji unaotolewa kwa kila mtu anayehusika — ikipitia mtiririko uleule wa mapitio, foleni zilezile na kumbukumbu zilezile za ukaguzi kama maombi ya biashara, binafsiEN na ya pamoja. Kiolezo huja kikiwa tayari; benki hukihariri na kukichapisha kama fomu nyingine yoyote.

Kwa nini benki zinapaswa kuupa kipaumbele sasa usajili wa vikundi?

Sababu tatu, moja ya kibiashara na mbili za kujihami:

1. Amana na athari ya kuzidisha. Akaunti ya chama huleta fedha za pamoja za kikundi — na humtambulisha kila mwanachama kwa benki kama mteja mtarajiwa wa akaunti binafsi. Benki zinazofanya ufunguaji wa akaunti za vikundi usiwe na usumbufu hupata wateja kwa ngazi ya jamii nzima, si mteja mmoja mmoja.
2. Washindani tayari wako kidijitali. Benki za kanda hii hutangaza bidhaa za vyama kwa nguvu, na programu za fintech za usimamizi wa vikundi zinajiweka katikati ya uhusiano huo. Mchakato wa usajili wa karatasi ni sawa na kuwaachia wengine kundi hili la wateja.
3. Hatari ya uzingatiaji ni halisi. Akaunti za vikundi zilizofunguliwa kwa njia za mkato — orodha za wanachama zikiwa viambatisho, wanachama wasiochujwa, mamlaka yasiyoandikwa kwenye kumbukumbu za mkutano — ni matokeo ya ukaguzi yanayohitaji marekebisho, yanayosubiri tu kuandikwa. Uwezo wa mfumo wa kuhudumia vikundi kwa asili yake hubadilisha kundi hili kutoka rundo la mambo ya kipekee (exceptions) kuwa mchakato wenye ushahidi unaoweza kukaguliwa, huku kumbukumbu zikibaki kamili kwa ajili ya mapitio ya ukaguzi na uzingatiajiEN.

Funzo kuu

Vyama si jambo la pembeni katika huduma za benki za Afrika Mashariki — ni msingi mkuu wa amana ambao programu nyingi za usajili wa wateja hazikuwahi kubuniwa kuuhudumia. Suluhisho ni la kimuundo: mfumo ambamo “kikundi” ni aina ya mwombaji yenye fomu yake, orodha yake ya wanachama, viongozi wake na azimio lake, inayochujwa kikamilifu na kupitiwa katika mtiririko uleule wa kazi kama kila kitu kingine. Kuona jinsi hilo linavyoendana na uamuzi mpana wa kuchagua jukwaa, soma mwongozo wa programu za kufungua akaunti za benki — au panga onyesho uone chama cha wanachama ishirini kikisajiliwa mwanzo hadi mwisho, pamoja na orodha yake yote ya wanachama.