Ukaguzi wa IPRS na KRA PIN katika ufunguaji wa akaunti: nafasi yake katika mtiririko wako wa usajili wa wateja (Kenya)

Jibu fupi: Ukaguzi wa IPRS huthibitisha kwamba namba ya kitambulisho, namba ya mfululizo (serial number) na jina analotoa mteja vinalingana na hifadhidata kuu ya serikali ya usajili wa watu; ukaguzi wa KRA PIN huthibitisha kwamba jina lililo kwenye PIN linalingana. Kwa benki, mwongozo wa CBK wa 2025 kuhusu uchunguzi wa kina wa mteja (CDD) unataja aina zote mbili za ukaguzi kama mifano, si mahitaji. PIN yenyewe inahitajika: sheria ya kodi inaorodhesha kufungua akaunti katika taasisi ya fedha kama muamala unaohitaji PIN, huku wasio wakazi wakiwa wameondolewa sharti hilo.

Mwongozo huu ni kwa ajili ya timu za uzingatiaji, za uendeshaji na za kidijitali katika benki, benki za fedha ndogo (MFB), watoa huduma za malipo (PSP) na SACCO (vyama vya ushirika wa akiba na mikopo) za Kenya zinazoamua mahali ukaguzi wa utambulisho unapokaa katika usajili wa wateja (onboarding), na kwa yeyote anayelinganisha watoa huduma wa KYC API (Mjue Mteja Wako kupitia API). Huu ni mwongozo wa vitendo, si ushauri wa kisheria; thibitisha mahitaji na msimamizi wako (CBK, SASRA) au mshauri wako.

Creodata hutengeneza BAOS, programu ya kufungua akaunti kwa benki za Kenya. BAOS yenyewe haifanyi ukaguzi wa IPRS wala wa KRA; karibu na mwisho tunaeleza jinsi inavyofanya kazi kando ya mtoa huduma anayeufanya. Imekaguliwa dhidi ya vyanzo vya msingi tarehe 8 Oktoba 2026.

IPRS ni nini, na inaendeshwa na nani?

National Payment System Regulations 2014 (Kanuni za Mfumo wa Kitaifa wa Malipo) zinafafanua Integrated Population Registration System (IPRS, Mfumo Jumuishi wa Usajili wa Watu) kuwa "a centralized database holding registration data from various Kenyan government agencies, which is located in the Department of Immigration Services or such other department as the government may determine" (kanuni 2), yaani hifadhidata kuu yenye data za usajili kutoka mashirika mbalimbali ya serikali ya Kenya, iliyo katika Idara ya Huduma za Uhamiaji au idara nyingine ambayo serikali itaamua. Nyaraka nyingine za kisheria huiita Integrated Population Registration Service (yaani "Huduma" badala ya "Mfumo").

Ripoti ya Mkaguzi Mkuu wa Hesabu za Serikali (Auditor-General) kuhusu State Department for Immigration and Citizen Services (Idara ya Serikali ya Uhamiaji na Huduma kwa Raia), kwa miezi mitatu hadi tarehe 30 Juni 2023, inaorodhesha usimamizi wa IPRS miongoni mwa majukumu makuu ya Idara hiyo. Inaichukulia IPRS kama kurugenzi inayojitegemea, tofauti na National Registration Bureau (Ofisi ya Kitaifa ya Usajili), na inarekodi mashirika 65 yaliyounganishwa nayo, bila kuyataja. Kagua iwapo kumekuwa na upangaji upya wowote baadaye kabla ya kutaja idara katika mkataba au sera.

Taasisi hupataje ufikiaji wa IPRS?

Njia ya ufikiaji tuliyoipata katika sheria za msingi ni LN 69 ya 2016, Kenya Citizens and Foreign Nationals Management Service (Charges for use of Information from the Register) Regulations (kanuni za ada za kutumia taarifa kutoka kwenye Sajili):

• Ombi. "A person who wishes to access information from the Register for the purpose of verification of details concerning an individual or for any other purpose shall apply to the Cabinet Secretary, in writing" (kanuni 3(1)). Yaani, anayetaka kupata taarifa kutoka kwenye Sajili ili kuthibitisha maelezo ya mtu, au kwa madhumuni mengine yoyote, lazima amwombe Waziri (Cabinet Secretary) kwa maandishi.
• Ada. "A person granted access to the Register shall pay a fee of five shillings per record searched" (kanuni 3(3)), yaani shilingi tano kwa kila kumbukumbu inayotafutwa.
• Makubaliano. Waziri, akishauriwa na Mkurugenzi wa IPRS, anaweza kukubaliana na mtu kumpa taarifa kutoka kwenye National Population Register (Sajili ya Kitaifa ya Watu) (kanuni 4).

Hatukupata kanuni yoyote kuhusu "wakusanyaji wa IPRS wenye leseni" (licensed IPRS aggregators), hatukupata badiliko lolote la baadaye la ada, wala orodha iliyochapishwa ya taasisi zenye ufikiaji wa moja kwa moja. Ikiwa mtoa huduma anakufanyia ukaguzi huo, muulize ufikiaji wake umeidhinishwa vipi chini ya Kanuni hizi, na uthibitishe mpangilio huo na msimamizi wako.

Je, CBK inataka ukaguzi wa IPRS?

Kwa benki, hakuna kanuni tuliyoipata inayoutaka. Mwongozo wa CBK wa 2025, Guidance on Customer Due Diligence, unauorodhesha miongoni mwa "Examples of Customer Verification" (mifano ya uthibitishaji wa mteja) (Jedwali 3):

• Kitambulisho cha taifa: namba ya kitambulisho, namba ya mfululizo na jina vinalingana na IPRS.
• Pasipoti: IPRS inathibitisha kwamba namba ya kitambulisho cha taifa iliyo kwenye ukurasa wa taarifa binafsi (biodata page) inalingana na mmiliki wake.
• KRA PIN: jina lililo kwenye PIN linalingana kwenye tovuti ya KRA.
• Pia zimeorodheshwa: kulinganisha majina, tarehe ya kuzaliwa na picha dhidi ya kitambulisho, picha binafsi (selfie) yenye utambuzi wa uso, na simu ya video.

Jedwali hilo halifanyi chochote kati ya hivi kuwa cha lazima. Wajibu wa kisheria ni kuthibitisha utambulisho "using reliable, independent source documents, data or information" (POCAML Regulations 2023, kanuni 14(2)(a)), yaani kwa kutumia nyaraka, data au taarifa za chanzo huru na cha kuaminika. Lakini CBK inakadiria usajili wa wateja kidijitali kuwa na hatari ya "medium to high" (ya wastani hadi ya juu) usipothibitishwa ipasavyo (Jedwali 4), kwa hiyo katika safari ya mbali (remote) ukaguzi dhidi ya sajili ni njia moja iliyo wazi ya kuonyesha uthibitishaji unaofaa. Mwongozo wetu kuhusu mwongozo wa CBK wa CDD unaeleza mengine.

Maneno yanatofautiana kati ya sekta:

Kwa SACCO, tazama mwongozo wetu wa usajili wa wanachama wa SACCO.

Je, KRA PIN inahitajika kufungua akaunti ya benki nchini Kenya?

Ndiyo, chini ya sheria ya kodi. Jedwali la Kwanza la Tax Procedures Act (Sheria ya Taratibu za Kodi), "Transactions for which a PIN is required" (miamala inayohitaji PIN), linaorodhesha "(11) Opening accounts with financial institutions and investment banks", yaani kufungua akaunti katika taasisi za fedha na benki za uwekezaji, na kifungu 13(1)(b) kinataka PIN iwe kwenye nyaraka za muamala kama huo.

Mambo mawili ya kuzingatia:

• Wasio wakazi. Tangu Finance Act 2026 (Sheria ya Fedha), mtu asiye mkazi ameondolewa sharti la PIN anapofungua akaunti katika taasisi ya fedha au benki ya uwekezaji (kifungu 12(5B)). Fomu yako inahitaji njia ya wasio wakazi, si kizuizi kamili (hard stop) kipengele cha PIN kikiwa tupu.
• Maneno ya AML ni laini zaidi. POCAML Regulations, kanuni za AML (kupambana na utakatishaji fedha haramu), zinachukulia PIN ya mtu binafsi kuwa si ya lazima, "if such a number has been issued to the customer" (kanuni 15(2)(h)), yaani ikiwa mteja amepewa namba hiyo, na CBK inasema "where available" (pale inapopatikana) (aya 3.3.1). Kwa watu wa kisheria (legal persons) PIN inahitajika (kanuni 16(1)(h)). Kwa watu binafsi, kanuni ya kodi ndiyo inayoitaka.

Kwa vikundi suala hili halijatatuliwa. Maandishi ya kodi hayasemi jinsi kanuni hii inavyohusu vikundi visivyo na hadhi ya kisheria, na mazoea ya benki yanatofautiana: ukurasa wa akaunti ya chama ya Tuungane ya KCB unasema KRA PIN ya kikundi haihitajiki, ilhali orodha hakiki ya chama ya I&M Bank inaomba KRA PIN ya kila mtia saini. Tazama ufunguaji wa akaunti za chama na vikundi.

Kitambulisho kipya na namba ya kipekee ya utambulisho wa mtu ("Maisha Namba")

"Maisha Namba" ni jina maarufu; Kanuni za 2024 hazitumii kamwe neno "Maisha". Msingi wa kisheria ni:

• Registration of Persons Act (Sheria ya Usajili wa Watu) kifungu 9A, kilichoingizwa mwaka 2018, ambacho kilianzisha National Integrated Identity Management System (Mfumo Jumuishi wa Kitaifa wa Usimamizi wa Utambulisho), ikiwa ni pamoja na jukumu la "to assign a unique national identification number to every person registered in the register", yaani kumpa kila mtu aliyesajiliwa kwenye sajili namba ya kipekee ya kitambulisho cha taifa.
• The Registration of Persons (Amendment) Rules, 2024 (LN 154 ya 2024), zinazotumika tangu tarehe 1 Oktoba 2024 kwa mujibu wa Kenya Law. Kanuni mpya ya 3 inafanya kitambulisho kuwa kadi ya kielektroniki ya polycarbonate au kadi iliyofungwa ndani ya bahasha ya plastiki, ambayo "may be presented in a digital or virtual form" (inaweza kuwasilishwa kwa njia ya kidijitali au ya mtandaoni) na "remains valid pursuant to section 17 of the Act" (inabaki halali kwa mujibu wa kifungu hicho cha Sheria); tarehe ya kuisha muda iliyo kwenye kadi ya polycarbonate "relates to the electronic functionality of the card" (inahusu utendaji wa kielektroniki wa kadi). Kanuni mpya ya 7 inamtaka Msajili Mkuu (Principal Registrar) atumie namba ya kipekee ya utambulisho wa mtu iliyotolewa chini ya Births and Deaths Registration Act, au atoe herufi nyingine za faharasa na namba za mfululizo, kama namba ya kitambulisho.

Maana yake wakati wa kufungua akaunti:

• Usiweke muundo wa namba kwa uthabiti kwenye msimbo (hard-code). Hakuna maandishi ya msingi tuliyoyapata yanayoweka urefu au muundo wa namba mpya. Ukaguzi wa muundo hunasa makosa ya kuandika, hauthibitishi kwamba namba ipo, na lazima ukubali namba zilizo kwenye kadi zinazotolewa sasa. Ufanyie majaribio.
• Soma tarehe ya kuisha muda kwa makini. Tarehe iliyo kwenye kadi ya polycarbonate inahusu utendaji wake wa kielektroniki, ilhali uhalali hufuata kifungu 17 (kanuni 3(3)–(4)). Ikiwa orodha yako hakiki inakataa kitambulisho chochote kilichopita tarehe yake ya kuisha muda iliyochapishwa, lipitie jambo hilo pamoja na kitengo cha uzingatiaji.
• Jiandae kwa uwasilishaji wa kidijitali. Kanuni 3(2) inaruhusu kadi iwasilishwe kwa njia ya kidijitali au ya mtandaoni; sera yako ya usajili usio wa ana kwa ana (kanuni 9) inapaswa kueleza jinsi unavyoithibitisha.

Amri za muda za Mahakama Kuu dhidi ya utekelezaji wa mpango huo zilitenguliwa mnamo Februari na Agosti 2024. Hatukupata hukumu ya mwisho kuhusu maombi hayo (petitions), wala waraka wowote rasmi wa CBK au SASRA kuhusu kadi mpya au namba mpya wakati wa kufungua akaunti, kwa hiyo thibitisha mbinu yako na msimamizi wako.

Je, kitambulisho cha zamani bado ni halali?

Ndiyo, hadi Waziri atakaposema vinginevyo. Registration of Persons Act kifungu 17: "Every identity card issued under this Act, whether or not expressed to be valid up to any particular date, shall continue to be valid up to such time as the Cabinet Secretary may by notice in the Gazette declare". Yaani, kila kitambulisho kilichotolewa chini ya Sheria hiyo kinaendelea kuwa halali, bila kujali tarehe iliyoandikwa juu yake, hadi Waziri atakapotangaza vinginevyo katika Gazeti rasmi. Tangazo pekee la aina hiyo tulilolipata, LN 47 ya 2009, lilimaliza uhalali wa vitambulisho vilivyotolewa kabla ya tarehe 30 Oktoba 1995. Katika uamuzi wake wa Agosti 2024, Mahakama Kuu ilirekodi ushahidi wa kiapo wa serikali kwamba utoaji wa vitambulisho vya kizazi cha pili (second-generation) ulikoma kuanzia tarehe 14 Novemba 2023, kwa hiyo tarajia wateja kuwasilisha aina zote mbili za kadi, na hakikisha fomu yako na mtoa huduma wako vinakubali zote mbili.

Jinsi ukaguzi wa mtoa huduma wa uthibitishaji wa kitambulisho unavyoingia kwenye kumbukumbu yako ya usajili wa mteja

Iwe unanunua ukaguzi wa IPRS na KRA kama KYC API au unaufanya kupitia utaratibu wako mwenyewe, ni hatua moja katika kumbukumbu ndefu zaidi:

1. Ukusanyaji. Mwombaji, au mfanyakazi, huingiza aina na namba ya kitambulisho, KRA PIN (au alama ya mtu asiye mkazi) na taarifa nyingine za KYC.
2. Ukaguzi. Mtoa huduma wako au utaratibu wako hufanya ukaguzi: namba ya kitambulisho, namba ya mfululizo na jina dhidi ya IPRS; jina dhidi ya KRA PIN; na hatua yoyote ya picha binafsi (selfie) au ya video ambayo sera yako inaitaka.
3. Ulinganisho. Mpitiaji hutatua tofauti, kama vile majina yaliyopangwa kwa mpangilio tofauti au yaliyoandikwa kwa tahajia tofauti, na kufanya uamuzi.
4. Kumbukumbu. Faili ya CDD huonyesha kilichokaguliwa, dhidi ya chanzo kipi, na mtoa huduma au mtu yupi, lini, matokeo, na uamuzi wa mpitiaji.
5. Uhifadhi. Kumbukumbu za CDD na "the results of any analysis undertaken" (matokeo ya uchambuzi wowote uliofanywa) huhifadhiwa kwa angalau miaka saba tangu mwisho wa muamala au uhusiano (POCAMLA kifungu 46(4); kanuni 42).

Maswali ya kumuuliza mtoa huduma:

• Ufikiaji wenu wa IPRS umeidhinishwa vipi chini ya LN 69 ya 2016?
• Je, mnashughulikia vitambulisho vya zamani na vipya, pamoja na namba mpya ya kitambulisho?
• Mnaripoti vipi ulinganifu wa sehemu (partial matches), na je, wapitiaji wetu wanaweza kuona sababu?
• Data inachakatwa wapi, na mtatupa nini kwa ajili ya tathmini yetu ya athari za ulinzi wa data (data protection impact assessment)?
• Nini hutokea IPRS au KRA isipopatikana? Kanuni 25(4) inaruhusu uthibitishaji ukamilike baada ya kufungua akaunti chini ya masharti inayoyaweka tu, na mwongozo wa CBK unazungumzia CDD "prior to opening an account" (kabla ya kufungua akaunti) (aya 3.2), kwa hiyo kubaliana na msimamizi wako kuhusu mpango mbadala.

Ulinzi wa data. Data Protection Act (Sheria ya Ulinzi wa Data) inataka notisi itolewe kabla ya ukusanyaji, ikijumuisha iwapo ukusanyaji ni wa hiari au wa lazima (kifungu 29), na wajibu wa kisheria ni msingi halali (kifungu 30(1)(b)(ii)). Data za kibayometriki ni data binafsi nyeti (kifungu 2), na uchakataji wenye hatari kubwa unahitaji tathmini ya athari (kifungu 31(1)), jambo lenye umuhimu kwa ukaguzi wa picha binafsi (selfie).

Uwajibikaji. Ukimtegemea mtu wa tatu kwa CDD chini ya kanuni 33, bado wewe ndiye mwenye wajibu wa mwisho (CBK CDD aya 4.5).

Ukaguzi wa kampuni na wa umiliki manufaa dhidi ya BRS ni hatua tofauti; tazama umiliki manufaa wakati wa kufungua akauntiEN na orodha hakiki ya nyaraka za kufungua akaunti za biasharaEN.

BAOS inahusika wapi, na isichokifanya

BAOS ni mtiririko wa kazi wa kufungua akaunti unaokaa kando ya mtoa huduma wako wa uthibitishaji wa utambulisho na mfumo wako mkuu wa benki. BAOS yenyewe haitumi maombi ya ukaguzi kwa IPRS wala KRA. Hukagua miundo ya KRA PIN na ya namba ya kitambulisho cha Kenya inapoandikwa, na hukusanya taarifa za kitambulisho, KRA PIN na taarifa nyingine za KYC kwenye fomu yako iliyochapishwa, kama vile kiolezo cha Kenya cha akaunti binafsi, ya kampuni au ya chama.

Ukaguzi wa IPRS na KRA hufanywa na mtoa huduma wako au utaratibu wako mwenyewe, na wafanyakazi hurekodi mapitio ndani ya BAOS. Wapitiaji huchukua ombi, huthibitisha nyaraka, na kuliidhinisha au kulikataa, na kila kitendo cha mtiririko wa kazi hurekodiwa pamoja na nani aliyekifanya, kwa jukumu gani, lini na kutoka anwani gani. Kwenye mpango wa Enterprise, ukaguzi wa awali wa akili bandia (AI) hulinganisha jina, namba ya usajili, KRA PIN na wakurugenzi walioorodheshwa kwenye CR12 katika nyaraka za Kenya: ni ukaguzi wa awali wa ushauri tu, si uthibitishaji.

BAOS pia haifanyi ukaguzi wa picha binafsi (selfie), wa uhai (liveness) wala wa kulinganisha uso, haikagui BRS, haichuji dhidi ya orodha, haikadirii hatari, wala haifungui akaunti kwenye mfumo mkuu wa benki; wafanyakazi hurekodi namba ya akaunti mara mfumo mkuu wa benki unapoifungua. Tazama BAOS nchini Kenya kuona jinsi violezo vya Kenya vinavyooanishwa na kanuni za CBK na SASRA, ukurasa wa bidhaa wa BAOS kwa mipango, na mwongozo wetu wa mnunuzi wa programu za kufungua akaunti nchini Kenya kwa jinsi ya kuchagua.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, uthibitishaji wa IPRS ni wa lazima kwa benki nchini Kenya?

Hakuna kanuni tuliyoipata inayoufanya kuwa wa lazima kwa benki. Mwongozo wa CBK wa 2025 wa CDD unataja ukaguzi wa IPRS kama mfano wa uthibitishaji (Jedwali 3); wajibu ni kuthibitisha dhidi ya vyanzo huru na vya kuaminika (kanuni 14(2)(a)). Sharti pekee lililoandikwa la IPRS tulilolipata ni kwa sajili za wateja wa pesa za kielektroniki za PSP (NPS Regulations kanuni 12(2)).

Benki hupataje ufikiaji wa IPRS?

Njia iliyo katika sheria ni ombi la maandishi kwa Waziri, kwa ada ya KES 5 kwa kila kumbukumbu inayotafutwa (LN 69 ya 2016, kanuni 3). Hatukupata kanuni yoyote kuhusu wakusanyaji wenye leseni (licensed aggregators). Ikiwa mtoa huduma anafanya ukaguzi huo, muulize ufikiaji wake umeidhinishwa vipi.

Je, ninahitaji KRA PIN ili kufungua akaunti ya benki nchini Kenya?

Kwa jumla ndiyo: Tax Procedures Act inaorodhesha kufungua akaunti katika taasisi ya fedha kama muamala unaohitaji PIN (Jedwali la Kwanza, kipengele 11). Wasio wakazi wameondolewa sharti hili tangu Finance Act 2026 (kifungu 12(5B)). Jinsi kanuni hii inavyohusu vyama na vikundi vingine visivyo na hadhi ya kisheria bado haijatatuliwa.

Je, benki zinaweza kukubali kitambulisho kipya (kinachoitwa "Maisha card") wakati wa kufungua akaunti?

Kadi mpya ya polycarbonate ndiyo kitambulisho kinachotolewa chini ya Registration of Persons Act (LN 154 ya 2024, kanuni 3), na kitambulisho cha taifa ni mojawapo ya kumbukumbu rasmi zinazoorodheshwa na POCAMLA kifungu 45(1A)(a). Hatukupata waraka wowote wa CBK au SASRA unaoihusu mahsusi, kwa hiyo weka maelezo ya kina katika sera yako na uthibitishe na msimamizi wako.

Je, kitambulisho cha zamani bado ni halali kwa kufungua akaunti?

Ndiyo. Chini ya Registration of Persons Act kifungu 17, kitambulisho kinabaki halali hadi Waziri atangaze vinginevyo katika Gazeti rasmi, bila kujali tarehe inayoonyeshwa juu yake.

Je, BAOS hukagua vitambulisho dhidi ya IPRS au KRA?

Hapana. BAOS hukagua miundo ya KRA PIN na ya namba ya kitambulisho cha Kenya inapoandikwa, hukusanya taarifa za KYC kwenye fomu yako na hurekodi mapitio ya wafanyakazi. Ukaguzi wenyewe hufanywa na mtoa huduma wako wa uthibitishaji wa utambulisho au utaratibu wako mwenyewe.