Usajili wa wanachama wa SACCO nchini Kenya: mwongozo wa AML wa SASRA wa 2024 unataka nini

Jibu fupi: Mwongozo wa SASRA kuhusu AML (kupambana na utakatishaji fedha haramu), SASRA/GG/1/2024, unaitaka SACCO (chama cha ushirika wa akiba na mikopo) inayodhibitiwa imtambue kila mwanachama mpya kabla ya kumsajili: kitambulisho halisi, pasipoti au kitambulisho cha mgeni (alien ID) kwa watu binafsi, cheti cha usajili wa kampuni (certificate of incorporation) kwa makampuni, na kwa vikundi cheti cha usajili pamoja na utambulisho wa viongozi na watia saini. Kisha SACCO huthibitisha utambulisho dhidi ya chanzo huru na cha kuaminika, kama vile IPRS au hifadhidata ya kodi ya KRA.

Mwongozo huu ni kwa ajili ya wakurugenzi watendaji (CEO) wa SACCO, maafisa uzingatiaji, maafisa wa kuripoti utakatishaji fedha (MLRO) na timu za uanachama wanaobuni fomu ya uanachama wa SACCO, mchakato wa kusajili wanachama au orodha fupi ya programu za SACCO nchini Kenya. Huu ni mwongozo wa vitendo, si ushauri wa kisheria; thibitisha mahitaji na msimamizi wako (CBK, SASRA) au mshauri wako. Imekaguliwa dhidi ya vyanzo vya msingi tarehe 8 Oktoba 2026.

Maelezo kuhusu maandishi. Tovuti ya SASRA ina nakala mbili zilizopakiwa za mwongozo huu. Tunarejelea nakala iliyotiwa saini, SASRA/GG/1/2024, yenye dibaji ya tarehe 24 Juni 2024. Tarehe 8 Oktoba 2026 tovuti ya SASRA ilishindwa ukaguzi wa usalama, kwa hiyo maneno ya §6.1 yaliyofupishwa hapa yalisomwa katika nakala ya awali ya SASRA ya Juni 2024, ambayo namba nyingine za vifungu vyake zinalingana na za nakala iliyotiwa saini. Kagua tena §6.1 dhidi ya nakala iliyotiwa saini kabla ya kuinukuu neno kwa neno.

Mwongozo wa AML wa SASRA unahusu SACCO zipi?

SASRA imekuwa mamlaka ya usimamizi wa AML chini ya Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act (POCAMLA) tangu 17 Januari 2022, na SACCO ni taasisi zinazowajibika kuripoti kwa sababu hupokea amana na kutoa mikopo. Tangu 20 Juni 2025, kifungu cha 7A cha Sacco Societies Act kimeipa SASRA mamlaka ya wazi ya kusimamia na kulazimisha uzingatiaji wa AML.

Mwongozo unatumika kwa "regulated SACCOs" (SACCO zinazodhibitiwa): vyama vya Sacco vyenye leseni au idhini chini ya Sacco Societies Act, pamoja na kampuni zao tanzu, mawakala na wahusika wengine walio na mikataba nao. Kwa vitendo hii inamaanisha:

• SACCO zinazopokea amana zenye leseni (DT-SACCO); na
• SACCO zilizoidhinishwa kupokea amana zisizoweza kutolewa (NWDT-SACCO). Chini ya Sacco Societies (Non-Deposit-Taking Business) Regulations, 2020 (kanuni 4(1)), SACCO isiyopokea amana inahitaji idhini ya SASRA ikiwa amana zake zisizoweza kutolewa zinafikia KES milioni 100, ikiwa inakusanya uanachama au mtaji wa hisa kupitia majukwaa ya malipo ya kidijitali au ya kielektroniki, au ikiwa inaukusanya kutoka kwa watu ambao kwa kawaida wanaishi nje ya Kenya.

Ikiwa unapanga kuandikisha wanachama au kukusanya mtaji wa hisa kupitia njia ya kidijitali, kagua kama hilo linaiingiza SACCO yako katika wigo wa mwongozo. Hatukuweza kuthibitisha ni nani anayesimamia uzingatiaji wa AML wa SACCO ambazo hazina leseni wala idhini, kwa hiyo uliza SASRA. Pale mwongozo unapokinzana na POCAMLA, Kanuni zake au miongozo ya Financial Reporting Centre (FRC), hivyo ndivyo vinavyopewa kipaumbele (aya 1.3). Mwongozo wa CBK wa 2025 kuhusu uchunguzi wa kina wa mteja (CDD) unahusu benki na benki za fedha ndogo (MFB), si SACCO (mwongozo wetu kuuhusu).

Uchunguzi wa kina wa mwanachama unatumika lini?

Chini ya §6.1(4) hadi (5), uchunguzi wa kina unatumika mtu anapotaka kujiunga, anapofanya muamala au anapoondoka kwenye uanachama; kwa miamala isiyo ya kawaida, ya hapa na pale au ya mara moja; kunapokuwa na shaka; na SACCO inapotilia shaka taarifa ambazo tayari inazo. Ikiwa kufanya uchunguzi wa kina kungemtahadharisha mwanachama (tipping off), SACCO husitisha uchunguzi huo na kuwasilisha ripoti kwa FRC.

Mahitaji ya KYC (Mjue Mteja Wako) ya SACCO kwa mwanachama mpya ni yapi?

§6.1.1(1) inaeleza kile ambacho SACCO inahitaji kabla ya kumsajili mwanachama au kufanya muamala na mteja.

Zingatia neno "original" (halisi). Ikiwa unasajili wanachama kwa mbali, sera yako ya maandishi inapaswa kueleza jinsi kitambulisho halisi kinavyoonwa, kwa mfano katika tawi au na wakala, na unapaswa kuthibitisha utaratibu huo na SASRA. Chini ya §6.1.1(3), njia za uthibitishaji huandikwa katika sera na hutumika kwa kuzingatia hatari.

Je, SASRA inataka ukaguzi wa IPRS na KRA?

§6.1.1(2) inaitaka SACCO ithibitishe utambulisho kwa kutumia chanzo huru na cha kuaminika, na inataja Integrated Population Registration Service (IPRS), hifadhidata ya kodi ya KRA na marejeo mengine (other referrals) kama mifano. Sera yako ndiyo huamua utatumia chanzo kipi kwa mwanachama yupi na lini, kwa hiyo iandike, na urekodi kila matokeo kwenye faili ya mwanachama.

Kisheria, njia ya kupata data ya IPRS ni ombi la maandishi kwa Waziri (Cabinet Secretary), kwa ada ya KES 5 kwa kila kumbukumbu inayotafutwa (Legal Notice 69 ya 2016). Iwe unaomba moja kwa moja au unatumia mtoa huduma wa uthibitishaji, wajibu wa kuthibitisha unabaki kwa SACCO. Ikiwa sera yako inatumia hifadhidata ya kodi ya KRA, chukua KRA PIN ya mwanachama kwenye fomu. Mwongozo wetu wa ukaguzi wa IPRS na KRA PIN unaeleza jinsi ukaguzi huu unavyoingia katika mchakato wa usajili.

Nani mwingine lazima atambuliwe?

Watu wanaotenda kwa niaba ya mwanachama (§6.1.2). Mwakilishi lazima aidhinishwe kwa maandishi, na SACCO humtambua na kumthibitisha kana kwamba yeye ndiye mwanachama. Kwa kikundi au kampuni, hilo linamhusu kila kiongozi au mtia saini atakayeendesha akaunti.

Wamiliki manufaa wa wanachama wasio watu binafsi (§6.1.3). SACCO huuelewa muundo wa umiliki na udhibiti wa mwanachama, ikiwemo mabadiliko yake, huwatambua wamiliki manufaa (BO) na huchukua hatua zinazofaa kuwathibitisha. Kwa mwanachama ambaye ni kampuni, sheria ya makampuni ya Kenya inamfafanua mmiliki manufaa kuwa mtu binafsi (natural person) anayeshika angalau 10% ya hisa au haki za kupiga kura, anayeweza kuteua au kuondoa wajumbe wengi wa bodi, au anayetumia ushawishi au udhibiti mkubwa (Companies BO Regulations, kanuni 3(2)). Tazama umiliki manufaa wakati wa kufungua akauntiEN.

Uthibitishaji lazima ukamilike lini?

§6.1.4 inafuata kanuni 25 ya POCAML Regulations 2023. Thibitisha kabla au wakati wa uhusiano au muamala wa hapa na pale. Unaweza kuukamilisha baadaye tu ikiwa unafanywa mapema kadiri inavyowezekana kwa busara, ni muhimu ili kutokatiza shughuli za kawaida, na hatari zinadhibitiwa. Taratibu za kile mwanachama anachoweza kufanya kabla uthibitishaji haujakamilika lazima ziandikwe; kwa mfano, unaweza kuweka kikomo cha utoaji wa fedha hadi wakati huo.

Ikiwa uchunguzi wa kina hauwezi kukamilika, §6.1.10 inasema usifungue akaunti, usitishe uhusiano na uwasilishe taarifa ya miamala yenye mashaka (STR). Chini ya aya 4.3.2(b) ya SASRA, shughuli zenye mashaka huripotiwa kwa FRC ndani ya siku mbili tangu shaka kujitokeza.

SASRA inaweza kutoza adhabu gani?

Kifungu cha 7B cha Sacco Societies Act kinaweka adhabu za juu kabisa za KES milioni 5 kwa mtu wa kisheria (legal person) na KES milioni 1 kwa mtu binafsi, pamoja na hadi KES 100,000 kwa siku. POCAMLA ina makosa na adhabu zake yenyewe (tazama mwongozo wetu wa POCAMLA na POTA). Takwimu za utekelezaji zinazosambaa mtandaoni kuhusu adhabu za SASRA hatukuweza kuzifuatilia hadi kwenye chanzo cha SASRA, FRC au Kenya Law, kwa hiyo hatuzirudii.

Je, vyama lazima visajiliwe ili kujiunga na SACCO?

Mwongozo unaziomba taasisi zisizo na hadhi ya kisheria cheti cha usajili, lakini mfumo wenyewe wa usajili bado haujatulia.

• Vikundi vya kijamii. Community Groups Registration Act (Sheria ya Usajili wa Vikundi vya Kijamii, Sura 108A) imekuwa ikitumika tangu 26 Julai 2022. Mkurugenzi wa Maendeleo ya Jamii (Director of Social Development), ofisi ya serikali ya kitaifa, husajili vikundi vyenye angalau wanachama kumi walio watu wazima (watano kwa kikundi cha maslahi maalum). Community Groups Registration Regulations, 2026 (LN 154 ya 2026) zinaweka cheti kuwa Form 2, "Certificate of Registration for Community Group". Usajili ni halali kwa miaka miwili kisha huhuishwa kila mwaka, na badiliko katika mipango ya kibenki ya kikundi ni badiliko la msingi linalopaswa kuarifiwa ndani ya siku kumi na nne. Vikundi vilivyosajiliwa na serikali ya kitaifa kabla ya Sheria hii vinahesabiwa kuwa vimesajiliwa chini yake.
• Uamuzi wa mahakama. Tarehe 10 Septemba 2026 Mahakama Kuu ilitangaza Sheria hii kuwa kinyume cha Katiba kwa kukosa ushirikishwaji wa umma (Mathare Social Justice Centre & another v Bore, Cabinet Secretary for Labour & Social Protection & 8 others, [2026] KEHC 13419 (KLR)). Tamko hilo limeahirishwa, na litaanza kutumika kikamilifu saa sita usiku tarehe 10 Februari 2027 kasoro isiporekebishwa. Kufikia tarehe 8 Oktoba 2026 hatukupata rufaa wala Mswada wa marekebisho.
• Vilabu na miungano. Societies Act (Sheria ya Vyama) inahusu vilabu na miungano mingine ya watu kumi au zaidi, ambayo huomba kwa Msajili (Registrar) cheti cha usajili au cha msamaha wa usajili (vifungu 2, 9 na 10(3)).

Hatukupata sheria yoyote inayosema kikundi ambacho hakijasajiliwa hakiwezi kufungua akaunti. Lichukulie ombi la chama ambacho hakijasajiliwa kuwa suala la sera, na uthibitishe utaratibu wako na SASRA. Kwa kulinganisha, benki kwa kawaida huomba cheti cha kikundi, katiba, kumbukumbu za mkutano zinazowataja watia saini, na kitambulisho cha kila mtia saini; tazama kufungua akaunti ya chama na ya kikundi.

Jinsi ya kugeuza §6.1 kuwa mtiririko wa kazi wa kusajili wanachama

Wanachama binafsi

1. Onyesha notisi ya faragha kabla ya kukusanya data (Data Protection Act, kifungu 29). §6.1.11 ya SASRA inasema data za watu binafsi hushughulikiwa chini ya Sheria hiyo.
2. Rekodi maelezo ya utambulisho pamoja na kitambulisho halisi, pasipoti au kitambulisho cha mgeni, na KRA PIN ikiwa sera yako inatumia ukaguzi wa KRA.
3. Thibitisha utambulisho dhidi ya chanzo ulichochagua na urekodi matokeo.
4. Uliza swali la PEP (mtu mwenye nyadhifa za kisiasa). PEP wote wa kigeni wana hatari kubwa, na PEP wa ndani wana hatari kubwa pale tathmini yako mwenyewe inaposema hivyo; uchunguzi wa kina zaidi (EDD) unajumuisha idhini ya Mkurugenzi Mtendaji (CEO) au ya bodi na chanzo cha utajiri au cha fedha (aya 6.3.2).
5. Chuja dhidi ya orodha za vikwazo (aya 6.6.2), kisha fanya uamuzi na uurekodi.

Wanachama ambao ni vikundi na vyama

1. Rekodi jina la kikundi, aina yake, aina na namba ya cheti, tarehe ya usajili na tarehe ya kuhuisha.
2. Kusanya cheti cha usajili, ushahidi wa anwani iliyosajiliwa pale inapohusika, katiba, na kumbukumbu za mkutano au azimio linalowataja viongozi, watia saini na mamlaka ya kutia saini.
3. Mtambue na umthibitishe kila kiongozi na kila mtia saini kama ambavyo ungefanya kwa mwanachama binafsi, pamoja na idhini ya maandishi kwa yeyote anayetenda kwa niaba ya kikundi.
4. Weka orodha ya wanachama kwenye faili ikiwa sera yako inaihitaji, na uwachuje viongozi na watia saini.

Wanachama ambao ni makampuni

1. Kusanya cheti cha usajili wa kampuni na taarifa za fedha zilizokaguliwa za hivi karibuni zaidi pale inapohusika. Orodha hakiki ya nyaraka za kufungua akaunti ya biasharaEN inaorodhesha nyaraka kwa kila aina ya taasisi.
2. Kusanya idhini ya maandishi, kama vile azimio la bodi, kwa watu watakaotenda kwa niaba ya kampuni (§6.1.2), na umthibitishe kila mmoja wao.
3. Rekodi muundo wa umiliki na udhibiti pamoja na wamiliki manufaa, na uchukue hatua zinazofaa kuwathibitisha.
4. Ichuje kampuni, wakurugenzi wake, wamiliki manufaa na watia saini.

Kwa kila aina ya mwanachama, hifadhi faili kwa angalau miaka saba tangu uhusiano kuisha (POCAMLA kifungu 46(4)), na iwe tayari kwa mapitio matukio kama vile badiliko la umiliki au la hadhi ya PEP yanapochochea uchunguzi wa kina unaoendelea (§6.1.6). Mwongozo wetu wa programu za AML kwa SACCO unaeleza uchujaji, ufuatiliaji na kuripoti kupitia goAML, na uchujaji wa vikwazo na PEP nchini KenyaEN unaeleza orodha hizo.

BAOS inahusika wapi?

BAOS ni programu ya kufungua akaunti kwa benki na SACCO za Kenya: mtiririko wa kazi wa kufungua akaunti unaokaa kando ya mtoa huduma wako wa uthibitishaji wa utambulisho na mfumo wako mkuu wa benki. Fomu zake za akaunti binafsi, za kikundi (chama) na za biashara zinaoana na wanachama binafsi, wa vikundi na wa makampuni; fomu za binafsi na za chama huja kama rasimu ambazo timu yako huzipitia na kuzichapisha. SACCO pia ni mojawapo ya aina zake kumi na tano za taasisi za biashara, hivyo benki inaweza kuisajili SACCO yenyewe kama mteja wa biashara.

• Vikundi na vyama. Orodha ya wanachama, viongozi waliochaguliwa na azimio la mkutano wa kikundi, vyote vikiwa kwenye kumbukumbu.
• Kiswahili. Fomu zinaweza kubeba maandishi ya Kiingereza na Kiswahili; timu yako ndiyo huongeza maneno ya Kiswahili, na kiolesura cha programu kiko kwa Kiingereza.
• Nani wa kuchujwa. BAOS huorodhesha kwenye ombi kila mtu anayehitaji kuchujwa (wanachama, watia saini, wakurugenzi na wamiliki manufaa), mara moja kila mmoja. Uchujaji hufanyika katika zana yako ya uchujaji, kama vile programu ya AML ya Creodata.
• Nyaraka na mapitio. Wafanyakazi huthibitisha nyaraka moja moja au ombi zima kwa mara moja, na wapitiaji huliidhinisha au kulikataa, kisha hurekodi namba ya akaunti mara mfumo wako mkuu unapofungua akaunti.
• Kubadilisha fomu. Timu yako inaweza kubadilisha fomu bila kutoa toleo jipya la programu, jambo lenye umuhimu wakati mfumo wa vikundi vya kijamii bado haujatulia.

Kile ambacho BAOS haifanyi: yenyewe haikagui vitambulisho dhidi ya IPRS, BRS au KRA, haifanyi ukaguzi wa uhai (liveness) wala ulinganishaji wa uso (face match), haichuji dhidi ya orodha, haikadirii hatari, wala haizuii idhini hadi uchujaji ukamilike. Haiundi rekodi ya mwanachama katika mfumo wako mkuu, haitumi SMS wala haitoi saini ya kielektroniki (e-signature); mtu mmoja ndiye huingiza taarifa za kila mhusika, na kumbukumbu zake za ukaguzi si za aina ya kuongezewa tu (append-only). Mipango ya BAOS iko hadharani kwenye Azure Marketplace; tazama mipango ya BAOS na BAOS nchini Kenya. Ili kuilinganisha na wauzaji wengine, tumia vigezo vilivyo katika mwongozo wetu wa mnunuzi wa programu za kufungua akaunti.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

SACCO inahitaji nyaraka gani kutoka kwa mwanachama mpya?

Chini ya SASRA/GG/1/2024 §6.1.1, mtu binafsi huwasilisha kitambulisho halisi cha taifa, pasipoti au kitambulisho cha mgeni. Kampuni huwasilisha cheti chake cha usajili wa kampuni na hesabu za hivi karibuni zilizokaguliwa pale inapohusika. Kikundi huwasilisha cheti chake cha usajili, ushahidi wa anwani yake iliyosajiliwa pale inapohusika, na utambulisho wa viongozi au watia saini wake.

Je, SASRA inataka uthibitishaji wa IPRS kwa wanachama wa SACCO?

SASRA inataka uthibitishaji dhidi ya chanzo huru na cha kuaminika, na inataja IPRS, hifadhidata ya kodi ya KRA na marejeo mengine kama mifano (§6.1.1(2)). Sera yako ya maandishi ndiyo huweka chanzo utakachotumia, ukikitumia kwa kuzingatia hatari (§6.1.1(3)).

Je, chama ambacho hakijasajiliwa kinaweza kujiunga na SACCO?

Mwongozo unaziomba taasisi zisizo na hadhi ya kisheria cheti cha usajili, na hatukupata sheria yoyote inayosema kikundi ambacho hakijasajiliwa hakiwezi kufungua akaunti. Kwa kuwa Community Groups Registration Act iko chini ya tamko la ubatili lililoahirishwa hadi 10 Februari 2027, weka sera ya maandishi kwa vikundi ambavyo havijasajiliwa na uithibitishe na SASRA.

Je, SACCO inaweza kumpokea mwanachama kabla uthibitishaji haujakamilika?

Ndani ya mipaka tu. §6.1.4 inaruhusu uthibitishaji ukamilike baada ya uhusiano kuanza ikiwa unafanywa mapema kadiri inavyowezekana kwa busara, ni muhimu ili kutokatiza shughuli, na hatari zinadhibitiwa, pamoja na taratibu zilizoandikwa za kile mwanachama anachoweza kufanya wakati huo. Ikiwa hauwezi kukamilika, SACCO husitisha uhusiano na kuwasilisha taarifa ya miamala yenye mashaka.

Ni SACCO zipi lazima zifuate mwongozo wa AML wa SASRA?

SACCO zinazodhibitiwa: zile zenye leseni au idhini chini ya Sacco Societies Act, yaani SACCO zinazopokea amana zenye leseni na SACCO zilizoidhinishwa kupokea amana zisizoweza kutolewa, pamoja na kampuni zao tanzu, mawakala na wahusika walio na mikataba nao.