Mwongozo wa CBK kuhusu Uchunguzi wa Kina wa Mteja (2025): unabadilisha nini katika kufungua akaunti nchini Kenya

Jibu fupi: Guidance on Customer Due Diligence ya CBK (mwongozo wa Benki Kuu ya Kenya kuhusu uchunguzi wa kina wa mteja), unaotumika tangu 1 Septemba 2025, unaeleza jinsi benki, benki za fedha ndogo na taasisi nyingine zenye leseni ya CBK zinavyopaswa kutumia POCAMLA na Kanuni za 2023 zinapofungua akaunti. Unarudia hatua tano za uchunguzi wa kina wa mteja (CDD), unatoa ukaguzi wa IPRS na wa KRA PIN, picha binafsi (selfie) na simu za video kama mifano, unakadiria njia za kidijitali kuwa na hatari ya wastani hadi ya juu zisipothibitishwa ipasavyo, na unatarajia uchujaji dhidi ya orodha za vikwazo kabla ya mteja kusajiliwa.

Mwongozo huu ni kwa ajili ya maafisa uzingatiaji, maafisa wa kuripoti utakatishaji fedha (MLRO) na timu zinazobuni mchakato wa kufungua akaunti katika benki za biashara, benki za fedha ndogo (MFB) na taasisi nyingine zenye leseni ya CBK nchini Kenya. Huu ni mwongozo wa vitendo, si ushauri wa kisheria; thibitisha mahitaji na msimamizi wako (CBK, SASRA) au mshauri wako.

Creodata hutengeneza BAOS, programu ya kufungua akaunti kwa benki za Kenya, kwa hiyo tunaeleza waziwazi mahali inapohusika karibu na mwisho. Imekaguliwa dhidi ya vyanzo vya msingi tarehe 8 Oktoba 2026.

Mwongozo wa CBK kuhusu Uchunguzi wa Kina wa Mteja ni nini?

CBK iliutoa mnamo Agosti 2025 chini ya POCAMLA kifungu 36C(1)(d), ukaanza kutumika tarehe 1 Septemba 2025, pamoja na miongozo inayoambatana nao kuhusu umiliki manufaa na kuhusu watu wenye nyadhifa za kisiasa (PEP). Wajibu wenyewe unatokana na POCAMLA na Kanuni za POCAML za 2023 (LN 153 ya 2023). Kwa benki, mwongozo wa usimamizi wa kitaasisi (prudential guideline) wa AML (kupambana na utakatishaji fedha haramu) unaotumika bado ni CBK/PG/08 wa 2013; rasimu ya Agosti 2026 haijaanza kutumika.

Mwongozo huu unawahusu akina nani?

Aya 1.2 inahusu benki za biashara, kampuni za fedha za mikopo ya nyumba (mortgage finance companies), benki za fedha ndogo, watoa huduma za kutuma fedha (money remittance providers), maduka ya kubadilisha fedha za kigeni (forex bureaus), watoa huduma za malipo (PSP) na watoa mikopo wasiopokea amana (non-deposit-taking credit providers).

SACCO (vyama vya ushirika wa akiba na mikopo) hazihusiki. Hufuata mwongozo wa SASRA wa AML, SASRA/GG/1/2024 (24 Juni 2024), ambao §6.1 yake inaeleza uchunguzi wa kina wa wanachama. Tazama mwongozo wetu wa usajili wa wanachama wa SACCO na programu za AML kwa SACCO.

Unasema nini kuhusu kumtambua na kumthibitisha mteja?

POCAMLA kifungu 45(1) kinamtaka mteja "to produce an official record reasonably capable of establishing the true identity" (kuwasilisha kumbukumbu rasmi inayoweza, kwa kiasi cha kuridhisha, kuthibitisha utambulisho wake halisi). Kwa mtu binafsi, kifungu 45(1A)(a) kinaorodhesha cheti cha kuzaliwa, kitambulisho cha taifa, pasipoti, leseni ya udereva, "or" (au) njia nyingine yoyote ya utambulisho iliyoainishwa. Kanuni 14(2)(a) inataka uthibitishaji ufanywe "using reliable, independent source documents, data or information" (kwa kutumia nyaraka, data au taarifa za chanzo zinazoaminika na huru).

Zingatia maneno ya aya 3.3.1. Mwongozo unasema taasisi "are required to obtain" (zinatakiwa kupata) jina kamili pamoja na cheti cha kuzaliwa, kitambulisho cha taifa, pasipoti, leseni ya udereva na njia nyingine yoyote iliyoainishwa, ukiunganisha orodha hiyo kwa neno "and" (na). Sheria inasema "or" (au), hivyo kumbukumbu rasmi yoyote moja inatosheleza kifungu 45(1A)(a). Ikiwa fomu zako zinanakili orodha ya mwongozo, zilinganishe na Sheria.

Kisha aya 3.3.1 inaorodhesha taarifa zaidi ambazo taasisi zinaweza kutumia, ikifuata kanuni 15(2): anwani, namba ya simu ya mkononi, kazi, chanzo cha mapato, KRA PIN "where available" (pale inapopatikana), na marejeleo (references).

KRA PIN pia ina kanuni ya kodi: kufungua akaunti katika taasisi ya fedha ni muamala unaohitaji PIN (Tax Procedures Act (Sheria ya Taratibu za Kodi), Jedwali la Kwanza, kipengele 11), na tangu Finance Act 2026 wasio wakazi wameondolewa sharti hilo (kifungu 12(5B)). Mwongozo wetu wa ukaguzi wa IPRS na KRA PIN unaeleza jinsi kanuni hizo mbili zinavyooana. Kwa wateja wa kigeni, CBK inatarajia pasipoti halali na ukaguzi wa uhalisia wake (aya 3.4.1).

Jedwali 3: mifano ya uthibitishaji, si mahitaji

Jedwali 3 lina kichwa "Examples of Customer Verification" (mifano ya uthibitishaji wa mteja):

Hakuna kitu katika jedwali hili kinachoifanya njia yoyote kuwa ya lazima; wajibu wenyewe ni kanuni 14(2)(a). Kwa hiyo kusema "CBK inataka ukaguzi wa IPRS" au "CBK inataka KYC (Mjue Mteja Wako) kwa video" ni kuuzidisha mwongozo. PSP wana kanuni kali zaidi mahali pengine: namba ya kitambulisho au ya pasipoti ya mteja wa pesa za kielektroniki (e-money) lazima ithibitishwe kwa uhuru kupitia IPRS "or through such other means as the Bank may approve" (au kwa njia nyingine ambayo Benki inaweza kuidhinisha) (National Payment System Regulations 2014, kanuni 12(2)).

CBK inakadiriaje ufunguaji wa akaunti kidijitali?

Aya 3.6.3.1(iv) hupima hatari ya njia ya huduma kwa vigezo vikiwemo kiwango cha uthibitishaji wa utambulisho na kiwango cha kutojulikana kwa mteja (anonymity), na Jedwali 4 linakadiria njia hizo:

Kanuni 9, ambayo haitajwi katika mwongozo, inataka sera na taratibu za mahusiano yasiyo ya ana kwa ana, wakati wa usajili na katika uchunguzi wa kina unaoendelea. Kanuni 8(2) inataka tathmini ya hatari kabla ya kuanzisha teknolojia mpya au "new delivery mechanism" (njia mpya ya kutoa huduma). Hakuna kanuni inayotaja njia mahususi ya uthibitishaji wa mbali, kwa hiyo sera yako ya kanuni 9 inapaswa kueleza ni ukaguzi upi unaoutumia na kwa nini.

Watu wa kisheria, na watu wanaotenda kwa niaba ya mteja

Aya 3.3.2 inarudia kanuni 16(1): ushahidi wa kuundwa au kusajiliwa kwa taasisi, ofisi iliyosajiliwa, azimio la bodi lililothibitishwa linalowataja watia saini, taarifa za watu wanaoisimamia, kuidhibiti au kuimiliki taasisi, taarifa za fedha (taasisi mpya zinaweza kuondolewa sharti hili) na PIN. Mwongozo wa CBK kuhusu umiliki manufaa (BO) pia unaomba nakala ya CR12 (aya 4.6.1), ambayo leo ni utafutaji rasmi (official search) wa BRS unaoagizwa kupitia eCitizen.

Ubia (kanuni 17) na amana (trusts) (kanuni 18) zina orodha zake. Taja kanuni zenyewe katika sera yako, si marejeo mtambuka ya mwongozo, ambayo si sahihi kila mara: aya 3.3.3 inataja kanuni 18(1) kwa orodha ya amana, ilhali orodha hiyo iko katika kanuni 18(2). Tangu 25 Septemba 2026, amana zilizoandikwa (written trusts) lazima zisajiliwe au ziundwe kisheria (incorporated) kwa Msajili wa Amana (Registrar of Trusts) katika BRS (Trust Administration Act 2026).

Kwa yeyote anayetenda kwa niaba ya mteja (aya 3.4.2; kanuni 23), CBK inaweka hatua tatu:

1. Ushahidi wa mamlaka: hati ya uwakilishi (power of attorney) iliyothibitishwa na mthibitishaji wa umma (notarised) au iliyosajiliwa, azimio la bodiEN, barua ya idhini inayoeleza wigo na muda wake, makubaliano ya ubia au hati ya LLP, au hati ya amana (trust deed) au azimio la wadhamini wa amana (trustees).
2. Uchunguzi kamili wa kina (CDD) kwa mtu aliyeidhinishwa.
3. Ukaguzi wa uwezo wake kisheria, na kwamba hayuko chini ya amri ya zuio ya mahakama (court injunction) wala marufuku ya mdhibiti.

Orodha hakiki ya nyaraka za kufungua akaunti ya biasharaEN inaeleza nyaraka kwa kila aina ya taasisi, na ufunguaji wa akaunti za chama na vikundi unahusu vikundi, ambavyo hatukupata kanuni mahususi kwao katika Kanuni za 2023.

Umiliki manufaa

Aya 3.4.3 inanukuu kanuni 22: taasisi "shall identify and verify the natural persons behind a legal person and legal arrangement" (lazima ziwatambue na kuwathibitisha watu halisi walio nyuma ya mtu wa kisheria na mpango wa kisheria). Mwongozo wa CBK kuhusu umiliki manufaa unaongeza maelezo:

• kipimo cha hatua tatu kinachofuatana (cascading): umiliki, kisha udhibiti kwa njia nyingine, kisha afisa mkuu anayesimamia (senior managing official);
• kiashiria cha 10%, ambacho Companies Beneficial Ownership Regulations zinakiweka kuwa "at least ten percent" (angalau asilimia kumi) ya hisa au haki za kupiga kura (kanuni 3(2));
• kulinganisha majina ya wamiliki manufaa na CR12 na fomu ya BO iliyowasilishwa BRS (aya 4.6.1), na kuripoti kutolingana kwa FRC (aya 4.8).

BRS inaweza kutoa taarifa za BO kwa taasisi za fedha kupitia fomu BOF6 (kanuni 14(1)(c)). Hatukupata ushahidi kwamba hujibu maombi haya mtandaoni, kwa hiyo usipange kwa kutegemea majibu ya papo hapo. Tazama mwongozo wetu wa umiliki manufaaEN.

Uthibitishaji lazima ukamilike lini?

Mwongozo na Kanuni zinasomeka tofauti:

• CBK aya 3.2 inatumia CDD kwa mahusiano mapya na miamala ya mara moja moja (occasional transactions) "regardless of the amounts" (bila kujali kiasi), na kauli yake pekee kuhusu muda ni CDD "prior to opening an account" (kabla ya kufungua akaunti).
• Kanuni 25(3) inataka uthibitishaji ufanyike "before or during the course of establishing a business relationship" (kabla au wakati wa kuanzisha uhusiano wa kibiashara).
• Kanuni 25(4) inaruhusu uthibitishaji ukamilike baadaye, mradi ufanyike mapema iwezekanavyo kwa kiasi cha kuridhisha, uwe muhimu ili kutokatiza uendeshaji wa kawaida wa biashara, na hatari zisimamiwe ipasavyo. Kanuni 25(5) inataka taratibu zinazoeleza mteja anaweza kufanya nini katika kipindi hicho.

Mwongozo hautaji kanuni 25(4). Ikiwa safari yako ya kidijitali hufungua akaunti kabla ya kila ukaguzi kurudi na majibu, iegemeze kwenye kanuni hiyo, andika masharti ya kanuni 25(5) katika sera, rekodi wakati uthibitishaji ulipokamilika, na kubaliana na CBK kuhusu mbinu hiyo.

Ukadiriaji wa hatari na uchunguzi wa kina zaidi

Vigezo vya hatari ya mteja ni pamoja na muundo wa umiliki, aina ya biashara, njia ya huduma (Jedwali 4), eneo la kijiografia na chanzo cha fedha na cha utajiri (aya 3.6.3.1), na viwango vya ukadiriaji ni hatari ya chini, ya wastani na ya juu.

• Uchunguzi wa kina uliorahisishwa (simplified due diligence) (aya 3.6.3.4; kanuni 21) ni kwa hatari ndogo iliyothibitishwa tu, iliyoandikwa na kuhalalishwa kwa sababu, na kamwe si pale palipo na shaka.
• Uchunguzi wa kina zaidi (EDD) (aya 3.6.3.5; kanuni 20) unamaanisha taarifa zaidi za utambulisho, ukaguzi wa ziada wa nyaraka, idhini ya menejimenti ya juu kabla ya kuanzisha au kuendeleza uhusiano, uthibitishaji wa chanzo cha fedha na ufuatiliaji unaoendelea.

Kwa PEP, mwongozo wa CBK kuhusu PEP unatumia hatua za kanuni 26 kwa PEP wote wa kigeni, na kwa PEP wa ndani pale hatari ilipo juu zaidi (aya 3.2). Unaomba maswali ya moja kwa moja kuhusu PEP wakati wa kufungua akaunti, bila kutegemea tamko la mteja mwenyewe pekee (aya 5.4). Tazama uchujaji wa vikwazo na PEP nchini KenyaEN.

Uchujaji dhidi ya orodha za vikwazo kabla ya usajili

Aya 3.6.3.2 inaziomba taasisi zichuje kabla ya kumsajili mteja na kwa kuendelea baadaye, dhidi ya UN Security Council Consolidated List, orodha ya UNSCR 1267, orodha ya ndani ya UNSCR 1373 iliyo kwenye tovuti ya FRC, orodha za EU, OFAC na Uingereza (UK), hifadhidata za PEP, na habari hasi (adverse media) za kimataifa. Ikiwa mteja yuko kwenye orodha ya vikwazo ya Umoja wa Mataifa, usiendelee, na wasilisha STR. Kanuni za Kenya za vikwazo vya kifedha vinavyolenga watu mahususi (targeted financial sanctions) zinataka fedha zizuiwe "without delay" (bila kuchelewa), yaani si zaidi ya saa 24 baada ya mhusika kuorodheshwa, na uzuiaji huo uripotiwe ndani ya saa 24.

Mfumo wowote utakaofanya uchujaji, kumbukumbu ya usajili inahitaji matokeo na uamuzi kabla ya akaunti kufunguliwa. Programu ya AML ya Creodata kwa Kenya inashughulikia upande wa uchujaji.

CDD isipoweza kukamilika: kataa na uripoti

Aya 5.1 inarudia kanuni 25(2): usifungue akaunti, simamisha miamala, maliza uhusiano wowote uliopo na wasilisha taarifa ya miamala yenye mashaka (STR), ndani ya siku mbili baada ya shaka kujitokeza (POCAMLA kifungu 44(2)). Ikiwa CDD ingemdokeza mteja (tipping off), simama na uwasilishe STR (kanuni 25(6)). Akaunti zisizo na majina au za kubuni zimepigwa marufuku (kanuni 13(1)). Tazama mwongozo wetu wa POCAMLA na POTA.

Kumbukumbu na CDD inayoendelea

Hifadhi kumbukumbu za CDD, mafaili ya akaunti, mawasiliano na "the results of any analysis undertaken" (matokeo ya uchambuzi wowote uliofanywa) kwa angalau miaka saba tangu mwisho wa muamala au wa uhusiano wa akaunti (POCAMLA kifungu 46(4); kanuni 42; Sehemu ya VI ya mwongozo). Pitia taarifa za mteja mara kwa mara, ukianza na wateja wenye hatari kubwa zaidi (kanuni 34 na 35). CBK inasema taasisi "should use manual or automated systems" (zinapaswa kutumia mifumo ya mkono au ya kiotomatiki) na inatoa mifano ya kila moja; hii ni mifano, si mahitaji.

Maana yake kwa mtiririko wa kazi wa kufungua akaunti kidijitali

Programu yoyote unayotumia, kila faili ya CDD inapaswa kuonyesha:

Ili kulinganisha mifumo dhidi ya orodha hii, tazama mwongozo wetu wa mnunuzi wa programu za kufungua akaunti nchini Kenya.

BAOS inahusika wapi, na isichofanya

BAOS ni mtiririko wa kazi wa kufungua akaunti unaokaa kando ya mtoa huduma wako wa uthibitishaji wa utambulisho na mfumo wako mkuu wa benki. Akaunti za biashara, binafsi, za kikundi (chama) na za pamoja kila moja ina fomu yake, pamoja na violezo vya Kenya vya makampuni, vya akaunti binafsi na vya chama. Taarifa za KYC, kuanzia maelezo ya hati ya utambulisho hadi chanzo cha fedha na cha utajiri, hukusanywa kwenye fomu uliyochapisha, na miundo ya KRA PIN na ya namba ya kitambulisho cha Kenya hukaguliwa inapoandikwa. Wamiliki manufaa hurekodiwa pamoja na hisa zao, matamko ya PEP na FATCA hutolewa ndani ya ombi, na BAOS huorodhesha mara moja tu kila mtu anayehitaji kuchujwa (wakurugenzi, wamiliki manufaa, wanachama, wamiliki wa akaunti na watia saini).

Wapitiaji huchukua ombi, huthibitisha nyaraka, huliidhinisha au kulikataa, au humtumia mwombaji barua pepe kuomba taarifa zaidi, kisha hurekodi namba ya akaunti mara mfumo mkuu wa benki unapofungua akaunti. Kila kitendo cha mtiririko wa kazi hurekodiwa pamoja na aliyekifanya, jukumu lake, lini na kutoka anwani ipi ya mtandao, na timu yako inaweza kubadilisha fomu bila kutoa toleo jipya la programu.

BAOS haifanyi yafuatayo: haikagui vitambulisho dhidi ya IPRS, BRS au KRA, haifanyi ukaguzi wa uhai (liveness) wala ulinganisho wa uso (face match), haichuji dhidi ya orodha, haikadirii hatari, wala haizuii idhini hadi uchujaji ukamilike; uchujaji hufanyika katika zana yako ya uchujaji. Haina idhini ya akaunti ya ngazi nyingi, kwa hiyo idhini ya menejimenti ya juu kwa EDD inabaki katika utaratibu wako uliopo. Haifungui akaunti katika mfumo mkuu wa benki, haina zana za muda wa kuhifadhi kumbukumbu (retention), na kumbukumbu zake za ukaguzi si za aina inayoongezwa tu (append-only). Tazama BAOS nchini Kenya kuona jinsi inavyooanishwa na kanuni za CBK na SASRA, au ukurasa wa bidhaa wa BAOS kwa mipango.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, Mwongozo wa CBK kuhusu Uchunguzi wa Kina wa Mteja unazihusu SACCO?

Hapana. Unahusu benki, kampuni za fedha za mikopo ya nyumba, benki za fedha ndogo, watoa huduma za kutuma fedha, maduka ya kubadilisha fedha za kigeni, PSP na watoa mikopo wasiopokea amana (aya 1.2). SACCO hufuata SASRA/GG/1/2024, ambao §6.1 yake inahusu uchunguzi wa kina wa wanachama.

Je, CBK inataka ukaguzi wa IPRS, picha binafsi (selfie) au simu za video?

CBK inazitoa kama mifano, si mahitaji (Jedwali 3). Wajibu ni kuthibitisha dhidi ya vyanzo vinavyoaminika na huru (kanuni 14(2)(a)). PSP wana sharti lililoandikwa la IPRS kwa sajili za wateja wa pesa za kielektroniki (NPS Regulations kanuni 12(2)).

Je, mteja anahitaji cheti cha kuzaliwa, kitambulisho, pasipoti na leseni ya udereva?

Hapana. POCAMLA kifungu 45(1A)(a) kinaunganisha orodha hiyo kwa neno "or" (au), hivyo kumbukumbu rasmi yoyote moja inatosheleza. Aya 3.3.1 ya mwongozo inasema "and" (na); fuata Sheria, na uthibitishe maneno ya sera yako na CBK.

Je, benki inaweza kufungua akaunti kabla ya uthibitishaji kukamilika?

Kanuni zinaruhusu hivyo chini ya masharti ya kanuni 25(4) na (5). Mwongozo wa CBK unazungumzia tu CDD "prior to opening an account" (kabla ya kufungua akaunti) (aya 3.2), kwa hiyo kubaliana na CBK kuhusu mbinu yako.

Kumbukumbu za CDD lazima zihifadhiwe kwa muda gani nchini Kenya?

Angalau miaka saba tangu mwisho wa muamala au wa uhusiano wa akaunti (POCAMLA kifungu 46(4); kanuni 42), pamoja na matokeo ya uchambuzi wowote.