Signatários autorizados e mandatos de assinatura: como definir correctamente o mandato da conta

Resposta breve: Um signatário autorizado é uma pessoa designada a quem uma empresa confere poderes para movimentar a sua conta bancária. O mandato de assinatura — a instrução de movimentação — é a regra que define quantas dessas pessoas, e em que combinação, têm de actuar para que uma instrução seja válida: isoladamente, conjuntamente (todos), quaisquer dois, três ou quatro, qualquer um ou o sobrevivente (either-or-survivor), ou uma instrução especial. Ambos decorrem da deliberação do conselho de administração, ambos são recolhidos na abertura da conta, com a identidade e a fotografia de cada signatário, e o banco tem de os registar em conjunto e de os manter alinhados durante toda a vida da conta.

O mandato de assinatura é a parte do processo de abertura de uma conta empresarial que decide quem pode movimentar dinheiro e segundo que regras. Se estiver correcto, a conta tem controlos claros e exequíveis; se estiver errado, terá criado ou um estrangulamento que frustra o cliente, ou uma brecha que uma única pessoa pode explorar. Este artigo explica os signatários autorizados e as instruções de movimentação que os regem, os tipos de mandato que um banco deve suportar e como registar ambos com rigor na adesão.

Signatários e mandatos são duas coisas diferentes

Vale a pena separar duas ideias que muitas vezes se confundem. Um signatário autorizado é uma pessoa designada a quem a empresa conferiu poderes para movimentar a conta. Um mandato de assinatura — por vezes chamado instrução de movimentação — é a regra que determina quantos desses signatários, e em que combinação, têm de actuar para que uma instrução seja válida. Uma empresa pode designar quatro signatários e, ainda assim, exigir que quaisquer dois deles autorizem um pagamento; os quatro nomes e a regra de «quaisquer dois» são factos distintos que o banco tem de registar em conjunto.

Os poderes para ambos provêm da própria empresa e são normalmente expressos numa deliberação do conselho de administração. A deliberação designa as pessoas e fixa a instrução de movimentação, e o mandato da conta que o banco detém deve corresponder-lhe exactamente. É por isso que o mandato não pode ser tratado como um formulário isolado: é a expressão operacional de uma decisão de governação. Analisamos a vertente da governação em pormenor no nosso guia sobre deliberações do conselho de administração para a conta bancária de uma empresaEN, e o percurso de adesão mais amplo no guia completo da abertura de contas empresariais.

Os tipos de mandato que um banco tem de suportar

Uma plataforma de banca empresarial tem de tratar toda a gama de instruções de movimentação que uma empresa possa exigir, porque as estruturas reais de propriedade e de controlo variam muito. Um empresário em nome individual precisa de um único signatário que actue sozinho; uma empresa familiar pode querer qualquer um de dois administradores; uma empresa maior pode insistir em que quaisquer dois de quatro signatários actuem conjuntamente em cada instrução. O sistema de abertura de contas empresariais da Creodata recolhe a instrução de movimentação no passo 6 do seu assistente de pedido e suporta os tipos de mandato que os bancos efectivamente utilizam:

A escolha certa é uma decisão de controlo, e não uma decisão administrativa. Os mandatos mais apertados — conjuntamente todos, ou quaisquer dois de quatro — distribuem os poderes de modo que nenhuma pessoa, sozinha, possa movimentar fundos sem controlo, o que constitui uma das salvaguardas de controlo interno mais eficazes de que uma empresa dispõe contra o erro e contra a fraude. Os mandatos mais flexíveis trocam parte desse controlo por rapidez e comodidade. A função do banco na adesão não é fazer a escolha pelo cliente, mas registá-la com precisão e garantir que é exequível.

Registar os signatários com identidade e fotografia

Um mandato só é tão fiável quanto a identidade por detrás de cada signatário. Se o banco não conseguir demonstrar quem é um signatário, a instrução de movimentação pouco significa. O passo dos signatários do Creodata BAOS recolhe até quatro signatários autorizados, cada um com os seus dados de identificação e uma fotografia tipo passe, para que as pessoas designadas no mandato fiquem documentadas, e não apenas enumeradas. Esse registo de identidade fica junto do resto do pedido e alimenta os controlos do banco a jusante.

A identidade dos signatários é também o ponto em que o mandato se cruza com as verificações de crime financeiro. Os signatários coincidem frequentemente com os administradores, accionistas e beneficiários efectivos da empresa, pelo que as pessoas que aqui regista são muitas vezes as mesmas que tem de submeter a filtragem e verificar. O passo 4 do assistente recolhe os intervenientes relevantes — os administradores, accionistas, sócios ou o empresário em nome individual por detrás da entidade — e a plataforma deduz as pessoas a filtrar, coloca-as na fila da equipa de conformidade e regista a validação do responsável quando a filtragem estiver concluída. Para a disciplina subjacente, veja os nossos artigos sobre beneficiários efectivos na adesãoEN e filtragem de PPE e de sanções na abertura de contaEN, e o tratamento mais aprofundado da filtragem no guia BC/FT a filtragem de sanções e de PPE explicada.

Registar o mandato e as condições que o vinculam

Recolher os nomes e um tipo de mandato não basta por si só; o cliente tem também de aceitar as condições em que a conta funciona. O passo do mandato de assinatura no BAOS regista a instrução de movimentação juntamente com a aceitação dos termos e condições do banco, para que o processo mostre tanto o que a empresa instruiu como a sua concordância com as regras que regem a conta. Como o assistente grava automaticamente um rascunho entre passos, uma empresa que precise de confirmar a instrução de movimentação com os seus administradores antes de se comprometer pode sair e voltar sem perder o resto do pedido — o mesmo comportamento de gravar e retomar que ajuda a reduzir as desistências ao longo de todo o percurso, e que analisamos em como reduzir o abandono na abertura de contasEN.

O mandato liga-se também aos serviços que a empresa seleccionou anteriormente. O facto de a conta ter livro de cheques, cartão de débito ou banca móvel e por internet altera os canais através dos quais os signatários darão efectivamente instruções, pelo que a instrução de movimentação tem de fazer sentido face a esses serviços. Recolher ambos em conjunto num único percurso guiado, em vez de em formulários em papel desligados entre si, é parte do que torna um processo digital de abertura de contas empresariaisEN mais controlado do que o seu antecessor em papel — um tema que atravessa todo o processo de abertura de contas de empresasEN.

Porque é que o mandato é importante para o controlo e a auditoria

O mandato é um controlo interno de primeira linha e, como qualquer controlo, precisa de um trilho de prova. Um banco deve poder demonstrar, a posteriori, quem foi designado como signatário, que instrução de movimentação foi fixada, que as pessoas designadas foram identificadas e que as condições foram aceites — tudo associado à deliberação do conselho de administração que os autorizou. O Creodata BAOS dá resposta a isto com um registo de auditoria apenas de acréscimo (append-only) das acções realizadas sobre um pedido, para que cada passo do processo, incluindo a recolha dos signatários e do mandato, deixe um registo que não pode ser alterado discretamente.

Esta disciplina de prova é a mesma que os bancos aplicam à adesão e à conformidade contínua. O princípio de separar os poderes para que nenhuma pessoa, sozinha, controle uma transacção está estreitamente relacionado com o princípio dos quatro olhos utilizado nos fluxos de trabalho de crime financeiro; exploramos essa ligação em adesão preparada para auditoriaEN e, do lado do BC/FT, em BC/FT preparado para auditoria e princípio dos quatro olhosEN. Dentro do banco, o controlo de acessos baseado em funções, com restrição por balcão, faz com que os colaboradores só vejam os pedidos do seu próprio balcão e segmento, pelo que as pessoas que analisam um mandato actuam também elas ao abrigo de poderes definidos.

Os signatários e os beneficiários efectivos registados num mandato não deixam de importar quando a conta é aberta. As mesmas pessoas transitam para a monitorização contínua que o banco realiza ao longo da vida da relação, que é onde o software de conformidade BC/FT da Creodata assume o testemunho após a adesão. Registar as identidades de forma limpa na fase do mandato significa que as pessoas por detrás da conta já estão documentadas quando começam a filtragem contínua e a avaliação do risco, em vez de serem reconstituídas mais tarde a partir de um processo em papel.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um signatário autorizado e um mandato de assinatura?

Um signatário autorizado é uma pessoa designada a quem a empresa conferiu poderes para movimentar a conta, enquanto o mandato de assinatura é a regra que define como esses signatários têm de actuar em conjunto — por exemplo, isoladamente, conjuntamente todos ou quaisquer dois de quatro. Uma empresa pode designar vários signatários e, ainda assim, exigir uma combinação específica deles para autorizar cada instrução, pelo que os nomes e a regra de movimentação são registados como factos distintos, mas ligados. O Creodata BAOS recolhe ambos em passos consecutivos do pedido guiado, juntamente com a aceitação dos termos e condições do banco.

Quantos signatários podem ser registados, e que dados são recolhidos para cada um?

O sistema de abertura de contas empresariais da Creodata recolhe até quatro signatários autorizados num pedido empresarial. Para cada signatário, regista os dados de identificação e uma fotografia tipo passe, para que as pessoas designadas no mandato fiquem devidamente documentadas, e não apenas enumeradas. Como os signatários coincidem muitas vezes com administradores, accionistas e beneficiários efectivos, as mesmas pessoas podem também ser registadas como intervenientes relevantes no passo de conformidade, onde o BAOS as coloca na fila de filtragem da equipa de conformidade e regista a validação do responsável, o que mantém coerente, em todo o processo, a identidade por detrás do mandato.

Porque é que a escolha do tipo de mandato certo é importante para a prevenção da fraude?

A instrução de movimentação decide como os poderes são distribuídos. Um mandato mais apertado, como conjuntamente todos ou quaisquer dois de quatro, significa que nenhuma pessoa, sozinha, pode movimentar fundos sem que uma segunda parte actue, o que constitui um dos controlos internos mais eficazes de que uma empresa dispõe contra o erro e contra a fraude interna. Um mandato mais flexível, como isoladamente, troca parte desse controlo por comodidade. Registar a escolha com precisão e associá-la à deliberação do conselho de administração que a autoriza dá ao banco um controlo exequível e auditável, e não um mero entendimento informal.

Definir correctamente o mandato é uma decisão num percurso de adesão mais longo, que tem de ser controlado de ponta a ponta. Veja como o sistema de abertura de contas empresariais da Creodata recolhe os signatários, as instruções de movimentação e a deliberação do conselho de administração num único assistente auditado e conforme, e marque uma demonstração para percorrer o passo do mandato de assinatura com os seus próprios produtos de conta.

Como pode uma empresa acrescentar ou retirar um signatário autorizado depois de a conta estar aberta?

Com uma nova instrução da empresa, e não com uma edição da anterior: uma deliberação do conselho de administração actualizada que indique a alteração, os dados de identificação e a fotografia do novo signatário e a instrução de movimentação revista, se o próprio mandato mudar. O banco deve registar isto como uma nova versão do mandato, para que o processo mostre quem podia assinar, e segundo que regra, em cada período da vida da conta.

Qual é a diferença entre o primeiro e o segundo requerente numa conta conjunta?

Apenas a ordem em que aparecem no formulário. Numa conta conjunta de particulares, todos os titulares têm as mesmas obrigações KYC e a mesma posição ao abrigo do mandato, pelo que o «segundo requerente» tem de ser identificado, documentado e submetido a filtragem de forma tão completa como o primeiro — a regra enunciada no nosso guia sobre os requisitos de abertura de contas conjuntas.