Signataires autorisés et mandats de signature : bien établir le mandat de compte

En bref : un signataire autorisé est une personne désignée nommément qu'une société habilite à faire fonctionner son compte bancaire. Le mandat de signature — l'instruction de fonctionnement — est la règle qui fixe combien de ces personnes, et selon quelle combinaison, doivent agir pour qu'une instruction soit valable : individuellement, tous conjointement, deux, trois ou quatre quelconques, « l'un ou l'autre ou le survivant », ou selon une instruction spéciale. Tous deux découlent de la résolution du conseil d'administration, tous deux sont recueillis à l'ouverture du compte avec l'identité et la photo de chaque signataire, et la banque doit les consigner ensemble et les maintenir en cohérence pendant toute la durée de vie du compte.

Le mandat de signature est la partie du dossier d'ouverture de compte d'entreprise qui détermine qui peut mouvementer les fonds, et selon quelles règles. Bien établi, il dote le compte de contrôles clairs et opposables ; mal établi, il crée soit un goulet d'étranglement qui exaspère le client, soit une faille qu'une seule personne peut exploiter. Cet article explique ce que sont les signataires autorisés et les instructions de fonctionnement qui les encadrent, les types de mandats qu'une banque doit prendre en charge, et la manière de recueillir les uns et les autres avec exactitude lors de l'entrée en relation.

Signataires et mandats sont deux choses différentes

Il est utile de distinguer deux notions souvent confondues. Un signataire autorisé est une personne désignée nommément que la société a habilitée à faire fonctionner le compte. Un mandat de signature — parfois appelé instruction de fonctionnement — est la règle qui indique combien de ces signataires, et selon quelle combinaison, doivent agir pour qu'une instruction soit valable. Une société peut désigner quatre signataires tout en exigeant que deux d'entre eux, quels qu'ils soient, autorisent un paiement ; les quatre noms et la règle des « deux quelconques » sont des faits distincts que la banque doit consigner ensemble.

Le pouvoir qui fonde l'un et l'autre émane de la société elle-même, généralement sous la forme d'une résolution du conseil d'administration. La résolution désigne les personnes et fixe l'instruction de fonctionnement, et le mandat de compte que détient la banque doit y correspondre exactement. C'est pourquoi le mandat ne peut pas être traité comme un formulaire isolé : il est la traduction opérationnelle d'une décision de gouvernance. Nous examinons en détail le volet gouvernance dans notre guide sur les résolutions du conseil pour un compte bancaire de sociétéEN, et le parcours d'entrée en relation dans son ensemble dans le guide complet de l'ouverture de compte professionnel.

Les types de mandats qu'une banque doit prendre en charge

Une plateforme de banque d'entreprise doit gérer toute la gamme des instructions de fonctionnement qu'une société peut exiger, car les structures réelles de détention et de contrôle varient considérablement. Un exploitant individuel a besoin d'un seul signataire agissant seul ; une entreprise familiale peut vouloir que l'un ou l'autre de deux administrateurs puisse signer ; une société plus grande peut exiger que deux quelconques de ses quatre signataires agissent conjointement pour chaque instruction. Le système d'ouverture de comptes professionnels de Creodata recueille l'instruction de fonctionnement à l'étape 6 de son assistant de demande et prend en charge les types de mandats que les banques utilisent réellement :

Le bon choix relève du contrôle, et non de l'administration. Les mandats plus stricts — tous conjointement, ou deux quelconques sur quatre — répartissent le pouvoir de sorte qu'aucune personne ne puisse, seule, mouvementer des fonds sans contrôle, ce qui constitue l'une des garanties de contrôle interne les plus efficaces dont dispose une société contre l'erreur comme contre la fraude. Les mandats plus souples sacrifient une partie de ce contrôle au profit de la rapidité et de la commodité. Le rôle de la banque lors de l'entrée en relation n'est pas de faire ce choix à la place du client, mais de le consigner avec précision et de s'assurer qu'il est opposable.

Recueillir les signataires avec leur identité et une photo

Un mandat ne vaut que par la fiabilité de l'identité de chaque signataire. Si la banque ne peut pas démontrer qui est un signataire, l'instruction de fonctionnement n'a guère de sens. L'étape des signataires de Creodata BAOS recueille jusqu'à quatre signataires autorisés, chacun avec ses informations d'identification et une photo d'identité, de sorte que les personnes désignées dans le mandat sont documentées, et non simplement énumérées. Cet enregistrement d'identité s'ajoute au reste de la demande et alimente les contrôles en aval de la banque.

L'identité des signataires est aussi le point où le mandat rejoint les contrôles de lutte contre la criminalité financière. Les signataires recoupent souvent les administrateurs, les actionnaires et les bénéficiaires effectifs de la société : les personnes que vous enregistrez ici sont donc fréquemment celles-là mêmes que vous devez soumettre au filtrage et vérifier. L'étape 4 de l'assistant recueille les parties prenantes significatives — administrateurs, actionnaires, associés ou exploitant individuel derrière l'entité — et la plateforme en déduit les personnes à filtrer, les place dans la file de l'équipe conformité et consigne le visa du responsable une fois le filtrage terminé. Pour la discipline sous-jacente, consultez nos articles sur les bénéficiaires effectifs lors de l'entrée en relationEN et le filtrage PPE et sanctions à l'ouverture de compteEN, ainsi que l'analyse plus approfondie du filtrage dans le guide LBC/FT le filtrage des sanctions et des PPE expliqué.

Consigner le mandat et les conditions qui l'encadrent

Recueillir des noms et un type de mandat ne suffit pas à lui seul ; le client doit aussi accepter les conditions dans lesquelles le compte fonctionne. Dans BAOS, l'étape du mandat de signature consigne l'instruction de fonctionnement en même temps que l'acceptation des conditions générales de la banque, de sorte que le dossier montre à la fois ce que la société a instruit et qu'elle a accepté les règles régissant le compte. Comme l'assistant enregistre automatiquement un brouillon entre les étapes, une société qui doit confirmer l'instruction de fonctionnement avec ses administrateurs avant de s'engager peut quitter la demande et y revenir sans perdre le reste de sa saisie — le même mécanisme « enregistrer et reprendre » qui contribue à réduire les abandons sur l'ensemble du parcours, et que nous abordons dans réduire les abandons à l'ouverture de compteEN.

Le mandat est également lié aux services que la société a choisis plus tôt. Selon que le compte est assorti d'un chéquier, d'une carte de débit ou de services de banque mobile et en ligne, les canaux par lesquels les signataires émettront réellement leurs instructions changent ; l'instruction de fonctionnement doit donc être cohérente avec ces services. Recueillir les deux ensemble dans un parcours guidé unique, plutôt que sur des formulaires papier sans lien entre eux, fait partie de ce qui rend un processus digital d'ouverture de compte professionnelEN mieux maîtrisé que son prédécesseur sur papier — un thème qui traverse l'ensemble du processus d'ouverture de compte d'entrepriseEN.

Pourquoi le mandat compte pour le contrôle et l'audit

Le mandat est un contrôle interne de première ligne et, comme tout contrôle, il exige une piste probante. Une banque doit pouvoir démontrer, a posteriori, qui a été désigné comme signataire, quelle instruction de fonctionnement a été fixée, que les personnes désignées ont été identifiées et que les conditions ont été acceptées — le tout rattaché à la résolution du conseil d'administration qui les a autorisés. Creodata BAOS le permet grâce à une journalisation d'audit en ajout seul (append-only) des actions effectuées sur une demande : chaque étape du dossier, y compris le recueil des signataires et du mandat, laisse ainsi une trace qui ne peut pas être modifiée en toute discrétion.

Cette discipline de la preuve est celle que les banques appliquent à l'entrée en relation comme à la conformité continue. Le principe consistant à répartir le pouvoir pour qu'aucune personne ne contrôle seule une opération est étroitement lié au principe des quatre yeux utilisé dans les workflows de lutte contre la criminalité financière ; nous explorons ce lien dans une entrée en relation prête pour l'auditEN et, côté LBC/FT, dans piste d'audit LBC/FT et principe des quatre yeuxEN. Au sein de la banque, le contrôle d'accès fondé sur les rôles, cloisonné par agence, fait que le personnel ne voit que les demandes de sa propre agence et de son propre segment : les personnes qui examinent un mandat agissent donc elles-mêmes dans le cadre d'un pouvoir défini.

Les signataires et les bénéficiaires effectifs enregistrés au titre d'un mandat ne cessent pas de compter une fois le compte ouvert. Ces mêmes personnes se retrouvent dans la surveillance continue qu'une banque exerce pendant toute la durée de la relation — c'est là que le logiciel de conformité LBC/FT de Creodata prend le relais après l'entrée en relation. Recueillir proprement les identités dès l'étape du mandat signifie que les personnes derrière le compte sont déjà documentées lorsque commencent le filtrage continu et l'évaluation des risques, au lieu d'être reconstituées plus tard à partir d'un dossier papier.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un signataire autorisé et un mandat de signature ?

Un signataire autorisé est une personne désignée nommément que la société a habilitée à faire fonctionner le compte, tandis que le mandat de signature est la règle qui régit la manière dont ces signataires doivent agir ensemble — par exemple individuellement, tous conjointement, ou deux quelconques sur quatre. Une société peut désigner plusieurs signataires tout en exigeant une combinaison précise d'entre eux pour autoriser chaque instruction : les noms et la règle de fonctionnement sont donc consignés comme des faits distincts mais liés. Creodata BAOS recueille les deux dans des étapes consécutives de la demande guidée, avec l'acceptation des conditions générales de la banque.

Combien de signataires peut-on enregistrer, et quelles informations sont recueillies pour chacun ?

Le système d'ouverture de comptes professionnels de Creodata recueille jusqu'à quatre signataires autorisés pour une demande d'entreprise. Pour chaque signataire, il enregistre les informations d'identification et une photo d'identité, de sorte que les personnes désignées dans le mandat sont dûment documentées, et non simplement énumérées. Comme les signataires recoupent souvent les administrateurs, les actionnaires et les bénéficiaires effectifs, ces mêmes personnes peuvent aussi être enregistrées comme parties prenantes significatives à l'étape de conformité, où BAOS les place dans la file de filtrage de l'équipe conformité et consigne le visa du responsable, ce qui assure la cohérence de l'identité derrière le mandat dans l'ensemble du dossier.

Pourquoi le choix du bon type de mandat est-il important pour la prévention de la fraude ?

L'instruction de fonctionnement détermine la répartition du pouvoir. Un mandat plus strict, tel que tous conjointement ou deux quelconques sur quatre, signifie qu'aucune personne ne peut mouvementer des fonds sans l'intervention d'une seconde partie, ce qui constitue l'un des contrôles internes les plus efficaces dont dispose une société contre l'erreur comme contre la fraude interne. Un mandat plus souple, comme la signature individuelle, sacrifie une partie de ce contrôle au profit de la commodité. Consigner ce choix avec précision et le rattacher à la résolution du conseil qui l'autorise donne à la banque un contrôle opposable et auditable, plutôt qu'un simple accord informel.

Bien établir le mandat n'est qu'une décision parmi d'autres dans un parcours d'entrée en relation plus long, qui doit être maîtrisé de bout en bout. Découvrez comment le système d'ouverture de comptes professionnels de Creodata recueille les signataires, les instructions de fonctionnement et la résolution du conseil dans un assistant unique, audité et conforme, et réservez une démo pour parcourir l'étape du mandat de signature sur vos propres produits de compte.

Comment une société ajoute-t-elle ou retire-t-elle un signataire autorisé une fois le compte ouvert ?

Par une nouvelle instruction de la société, et non par une modification de l'ancienne : une résolution du conseil actualisée précisant le changement, les informations d'identification et la photo du nouveau signataire, et l'instruction de fonctionnement révisée si le mandat lui-même change. La banque doit enregistrer ces éléments comme une nouvelle version du mandat, afin que le dossier indique qui pouvait signer, et selon quelle règle, pour chaque période de la vie du compte.

Quelle est la différence entre le premier et le deuxième demandeur d'un compte joint ?

Uniquement l'ordre dans lequel ils figurent sur le formulaire. Sur un compte joint de particuliers, chaque titulaire a les mêmes obligations KYC et la même position au regard du mandat : le « deuxième demandeur » doit donc être identifié, documenté et soumis au filtrage aussi complètement que le premier — la règle exposée dans notre guide sur les exigences d'ouverture d'un compte joint.