O que é um sistema KYC? Componentes essenciais, dados recolhidos e como os bancos o utilizam

Todas as instituições financeiras reguladas são obrigadas a conhecer os seus clientes: quem são, quem está por detrás deles, que risco representam e se essa avaliação está documentada de forma suficiente para ser defendida mais tarde. Um sistema KYC (conheça o seu cliente) é o software que torna esta obrigação operacional — o local onde a identidade, a estrutura de propriedade, as declarações, os documentos e as decisões são registados como dados estruturados, em vez de dispersos por formulários, pastas e caixas de correio.

O termo é usado de forma pouco rigorosa, pelo que este guia é preciso quanto ao que um sistema KYC contém, que dados guarda, onde se situa em relação a uma plataforma de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo (BC/FT) e o que distingue um verdadeiro sistema de um formulário digitalizado.

O que faz realmente um sistema KYC?

Um sistema KYC faz quatro coisas, por esta ordem:

1. Regista a identidade e a estrutura de propriedade como dados estruturados. Quem é o cliente; quem o detém e controla; quem vai movimentar a conta. Nomes, documentos de identificação, identificadores fiscais, moradas, funções e participações sociais — como campos, e não como digitalizações.
2. Regista as declarações exigidas. O estatuto de pessoa politicamente exposta (PPE), a classificação FATCA, as residências fiscais CRS e as pessoas que exercem o controlo — declarados pelo cliente dentro do processo e guardados onde podem orientar decisões.
3. Gere as verificações. Deriva todas as pessoas que têm de ser analisadas, acompanha cada uma através de uma fila de filtragem até à cobertura total, reúne os documentos comprovativos de acordo com uma lista de verificação e regista a validação de um responsável pela conformidade.
4. Preserva a prova. Um trilho apenas de acréscimo (append-only) do que foi recolhido, do que foi verificado, de quem decidiu o quê, e quando — a diferença entre afirmar que o dever de diligência foi cumprido e demonstrá-lo.

Se uma ferramenta faz o primeiro passo, mas não os outros três, é um formulário, e não um sistema KYC.

Os componentes essenciais

Perfis de cliente estruturados — para todos os tipos de cliente

O modelo de dados de um sistema KYC tem de se ajustar ao cliente, e os clientes apresentam-se em mais formas do que «um particular» e «uma empresa». Um modelo completo abrange:

• Particulares — identidade, emprego e rendimentos, moradas, familiar mais próximo (abertura de contas particularesEN).
• Entidades — registo, dados fiscais, sector de actividade, administradores, accionistas e governação (KYB — Know Your Business, conheça o seu cliente empresarialEN).
• Grupos — chamas e grupos de poupança, com uma lista de membros e dirigentes (abertura de contas de grupoEN).
• Clientes de contas conjuntas — cada titular como pessoa completa, com a sua própria identidade e o seu próprio registo de filtragem (abertura de contas conjuntas).

Recolha dos beneficiários efectivos

As pessoas singulares que, em última instância, detêm ou controlam um cliente — normalmente a partir de um limiar de 10% — registadas com as suas participações e funções, para que a estrutura de propriedade seja um dado consultável, e não um organograma num PDF. Enquadramento em beneficiários efectivos (UBO) na abertura de contaEN.

Declarações que orientam o comportamento

Declarações PPE e FATCA/CRS guardadas como campos, para que um «sim» possa tornar o percurso automaticamente mais exigente: documentos adicionais exigidos, uma etapa de análise reforçada, uma segunda aprovação. Veja filtragem de PPE na abertura de contaEN e FATCA e CRS para contas empresariaisEN.

A fila de filtragem e o acompanhamento da cobertura

A partir dos dados do perfil, o sistema deriva todos os sujeitos de filtragem — a entidade, cada administrador, cada beneficiário efectivo, cada membro, cada titular, cada signatário —, junta os duplicados (uma pessoa com duas funções é um único sujeito) e acompanha a fila até à conclusão. O estado que importa é a cobertura: «parcialmente filtrado» é um estado que o sistema deve nomear, e nunca arredondar silenciosamente para «validado». Os responsáveis tratam a fila e registam o resultado; a decisão continua a ser humana.

Prova documental

Recolha orientada por uma lista de verificação, com espaços por pessoa, verificação registada documento a documento e armazenamento sob o controlo da instituição.

Fluxo de trabalho e auditoria

Etapas de análise por função, com segregação de funções (o princípio da dupla validação, ou maker-checkerEN), temporizadores de SLA por etapa e um registo de auditoria apenas de acréscimo, com os valores antes e depois.

Sistema KYC ou plataforma BC/FT — onde fica a fronteira?

Os dois são muitas vezes confundidos, porque ambos pertencem à área da conformidade. A divisão prática:

• O sistema KYC é dono da adesão: determina a identidade, a estrutura de propriedade, as declarações, os documentos e a decisão de abertura da conta. O seu trabalho concentra-se no início e termina quando a conta é aberta. A sequência completa é percorrida em adesão KYC nos bancos.
• A plataforma BC/FT é dona da vida da conta: avaliação contínua do risco, monitorização de transacções, gestão de casos e comunicações regulamentares, como as comunicações de operações suspeitas (STR) e as comunicações de transacções em numerário (CTR) — a função de um software de conformidade BC/FT dedicado.

O sistema KYC alimenta a plataforma BC/FT: perfis estruturados e limpos, dados de propriedade e declarações recolhidos na adesão são exactamente aquilo de que a monitorização precisa a jusante. Uma má passagem neste ponto — PDF em vez de dados — é a razão pela qual tantos programas de monitorização começam por um projecto de remediação.

Porque é que os bancos substituem as ferramentas KYC autónomas por sistemas de abertura de contas?

Porque o KYC não acontece em abstracto — acontece durante a abertura de uma conta. Fazer o KYC numa ferramenta e o pedido noutra recria o problema original: dois registos do mesmo cliente, conciliados à mão. A tendência é integrar a recolha KYC no próprio percurso de abertura de conta, e é assim que o BAOS — o sistema de abertura de contas bancárias está construído: as declarações PPE e FATCA, a lista de beneficiários efectivos e os registos dos membros e dos signatários são passos do formulário de pedido; a fila de filtragem é derivada automaticamente a partir deles; e a validação da conformidade é uma etapa do mesmo fluxo de trabalho em seis etapas que abre a conta. Um único registo, recolhido uma única vez, com prova de ponta a ponta.

O que deve procurar ao avaliar um sistema KYC?

Sete perguntas permitem triar rapidamente as opções:

1. O modelo de dados ajusta-se a todos os seus clientes — particulares, entidades, grupos e co-titulares — ou apenas às empresas?
2. Os beneficiários efectivos são dados estruturados, com limiares e funções, ou um organograma carregado?
3. As declarações são campos que encaminham o percurso, ou documentos que são arquivados?
4. Como é derivada a população de filtragem — automaticamente a partir dos dados, ou pela memória de um responsável? Peça para ver o estado de cobertura a meio do processo.
5. A sua equipa de conformidade pode alterar o que é recolhido — acrescentar uma pergunta, um requisito documental, uma regra — sem abrir um ticket junto do fornecedor? (É aqui que um construtor de formulários sem códigoEN entra numa conversa sobre KYC.)
6. O que regista o trilho de auditoria, e um analista consegue ver um pedido exactamente como foi submetido, anos depois?
7. Onde residem os dados? Os dados KYC estão entre os mais sensíveis que uma instituição detém; a implementação na sua própria subscrição cloud ou no seu próprio centro de dados é, cada vez mais, o factor decisivo.

Para uma avaliação mais ampla — fluxo de trabalho, SLA, modelos de implementação e preços — continue com o guia do software de abertura de contas bancárias, ou marque uma demonstração para ver a recolha KYC, a cobertura da filtragem e a validação da conformidade a funcionar dentro de um percurso real de abertura de conta.

Perguntas frequentes

O que é um sistema KYC?

É o software que regista a identidade e a estrutura de propriedade de um cliente como dados estruturados, regista as suas declarações PPE e FATCA/CRS, gere a filtragem de todas as pessoas ligadas até à cobertura total, com a validação de um responsável pela conformidade, e preserva um trilho apenas de acréscimo do que foi recolhido, verificado e decidido. Uma ferramenta que faça apenas a primeira destas coisas é um formulário, e não um sistema KYC.

Que dados recolhe um sistema KYC?

Para os particulares: identidade, emprego e rendimentos, moradas e familiar mais próximo. Para as entidades: dados de registo, fiscais e do sector de actividade, além dos administradores, accionistas e governação. Para os grupos: os estatutos, os dirigentes e a lista completa de membros. Para os clientes de contas conjuntas: cada titular como pessoa completa. Em todos os casos, os beneficiários efectivos — normalmente a partir de um limiar de 10% —, as declarações e os documentos por pessoa, conferidos com uma lista de verificação.

Qual é a diferença entre um sistema KYC e uma plataforma BC/FT?

O sistema KYC é dono da adesão — determina a identidade, a estrutura de propriedade, as declarações, os documentos e a decisão de abertura da conta — e o seu trabalho concentra-se no início e termina quando a conta é aberta. A plataforma BC/FT é dona da vida da conta: avaliação contínua do risco, monitorização de transacções, gestão de casos e comunicações regulamentares, como as STR e as CTR. Os dados estruturados e limpos do primeiro são exactamente aquilo de que a segunda precisa.

Qual é o primeiro passo do processo KYC?

Identificar o cliente — nome legal, data de nascimento e nacionalidade, documento de identificação, identificação fiscal, moradas, emprego e rendimentos, e familiar mais próximo, no caso de um particular; os dados de registo, os administradores e os accionistas, no caso de uma entidade — e, em seguida, derivar desses dados todas as outras pessoas que têm de ser identificadas e submetidas a filtragem: beneficiários efectivos, signatários, membros e co-titulares.