Sales Invoice Exporter kwa Business Central
Acha kuhamisha ankara kwa mkono. Hamisha na uhifadhi kiotomatiki ankara za mauzo kutoka Dynamics 365 Business Central hadi SharePoint — zikiwa na majina thabiti, zikiwa zimepangwa mahali sahihi, mara tu zinapoingizwa rasmi (posted).
Muunganisho mdogo unaorudisha gharama zake haraka.
Ankara hutumwa kutoka Business Central hadi SharePoint mara tu zinapoingizwa rasmi — bila kupakua kwa mkono, bila hati yoyote kuachwa nje.
Kila faili hupewa jina kulingana na utaratibu unaoweza kusanidiwa, hivyo hifadhi hubaki nadhifu bila mtu kuisimamia.
Nyaraka huingia kwenye maktaba na folda sahihi ya SharePoint kwa kanuni — kwa mteja, kipindi au kampuni.
Kwa kuwa upangaji wa faili una muundo na ni thabiti, kupata ankara yoyote baadaye ni utafutaji rahisi, si msako mrefu.
Endesha wakati wa kuingiza rasmi, kwa ratiba, au jaza ankara za zamani (backfill) — chochote kinachofaa mchakato wako wa kufunga hesabu.
Imechapishwa na kuthibitishwa kwenye Azure Marketplace, ikiwa na kiwango cha usalama unachotarajia kutoka kwa Mshirika wa Microsoft.
Hatua tatu, kisha hakuna cha kukumbuka.
Elekeza Sales Invoice Exporter kwenye mazingira yako ya Business Central na kwenye tovuti ya SharePoint yenye hifadhi ya ankara.
Chagua utaratibu wa majina — namba ya ankara, mteja, tarehe ya kuingizwa rasmi — na kanuni za upangaji kwa mteja, kipindi au kampuni. Chagua papo hapo, kwa ratiba au kujaza ankara za zamani.
PDF huingia kwenye maktaba na folda sahihi kwa jina sahihi, mara tu ankara inapoingizwa rasmi. Hakuna cha kukumbuka, hakuna cha kubadilisha jina.
Kwa timu za fedha zinazotumia Business Central na kuhifadhi nakala za ankara kwenye SharePoint.
Watu ambao kwa sasa hupakua, hubadilisha majina na kupanga ankara zilizoingizwa rasmi kwa mkono, wiki baada ya wiki.
Yeyote anayepaswa kuthibitisha kwamba ankara ilitolewa kama ilivyoingizwa rasmi, kutoka kwenye hifadhi kamili yenye majina thabiti.
Muunganisho mmoja mdogo kati ya mifumo miwili unayoitumia tayari — hakuna mahali papya pa kuhifadhi nyaraka.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara.
Ni nini huanzisha uhamishaji?
Kuingizwa rasmi. Ankara ya mauzo inapoingizwa rasmi kwenye Business Central, PDF yake huhamishiwa SharePoint kiotomatiki — hakuna kundi la kila wiki la kukumbuka na hakuna kipindi ambacho ankara imeingizwa rasmi lakini haijapangwa kwenye hifadhi. Unaweza pia kuendesha kwa ratiba, au kujaza historia (backfill).
Faili hupewa majina na kupangwa vipi?
Unasanidi utaratibu wa majina mara moja — kwa mfano namba ya ankara, mteja na tarehe ya kuingizwa rasmi — pamoja na kanuni za upangaji kwa mteja, kipindi au kampuni. Kila uhamishaji huzifuata, hivyo hifadhi hubaki thabiti bila kujali ni watu wangapi wanaoshughulikia kazi hiyo.
Tayari tuna ankara za miaka mingi zilizopangwa kwa mkono. Je, inaweza kujaza mapengo?
Ndiyo. Hali ya kujaza historia (backfill) huhamisha ankara za zamani zilizoingizwa rasmi kwenye maktaba na folda sahihi kwa utaratibu uleule wa majina, hivyo hifadhi inakuwa ushahidi kamili badala ya rekodi ya nani alikuwa likizoni.
Kwa nini hili ni muhimu kwa ukaguzi?
Hifadhi ndiyo ushahidi wako kwamba ankara ilitolewa kama ilivyoingizwa rasmi. Inapokuwa kamili na yenye majina thabiti, sampuli ya ukaguzi hujibiwa kwa utafutaji badala ya msako.
Irudishie timu yako ya fedha muda wake wa alasiri.
Tazama Sales Invoice Exporter ikipanga ankara iliyoingizwa rasmi kwenye SharePoint, moja kwa moja.