Workplace banking ni nini? Ukopeshaji kupitia mipango ya waajiri, umeelezwa kwa ajili ya benki

Workplace banking ni utaratibu wa kutoa bidhaa za kibenki, hasa mikopo binafsi isiyo na dhamana, kwa wafanyakazi wa mpango wa mwajiri ulioidhinishwa, marejesho yakikusanywa moja kwa moja kutoka kwenye mishahara kupitia utaratibu unaojulikana kama makato ya mshahara (check-off). Wakati mwingine huitwa scheme banking au ukopeshaji kupitia mipango ya waajiri (scheme-based lending), na katika soko la Kenya ndio kiini cha majalada ya mikopo ya wateja binafsi ya benki nyingi. Sifa yake bainifu ni pembetatu ya uhusiano kati ya mkopeshaji, mwajiri na mkopaji mwenye mshahara: kwa kuwa mwajiri anakubali kukata marejesho kwenye chanzo na kuyapeleka benki, mkopeshaji hategemei tena peke yake mkopaji kukumbuka kulipa. Badiliko hilo moja la kimuundo hubadilisha sura ya hatari, nyaraka, mtiririko wa kazi na teknolojia inayohitajika kuendesha biashara hii vizuri. Makala hii inaifafanua taaluma hii, inaeleza kwa nini huchukuliwa kama kundi tofauti na ukopeshaji wa kawaida wa rejareja, na inaeleza kile ambacho jukwaa mahususi la utoaji wa mikopo, kama programu yetu ya Workplace Banking, limejengwa kufanya. Kwa picha kamili ya mada zote zinazohusiana, mwongozo kamili wa workplace bankingEN ndio mahali pa kuanzia.

Workplace banking inamaanisha nini hasa

Kwa maelezo rahisi kabisa, workplace banking ni ukopeshaji usio na dhamana unaofungamana na ajira. Mwajiri hujiunga na mpango (scheme) pamoja na benki, wafanyakazi wa mwajiri huyo hustahili kukopa chini ya mpango huo, na marejesho ya mkopo hukatwa kutoka kwenye mshahara kabla mfanyakazi hajalipwa. Mkopo huo hauna dhamana kwa maana ya kawaida, hakuna hati miliki ya ardhi wala kitabu cha usajili wa gari (logbook) kinachoshikiliwa kama dhamana, lakini si kwamba hauna kinga yoyote. Kinga yake ni kutabirika kwa mshahara pamoja na ahadi ya mwajiri ya kukata na kuwasilisha marejesho.

Ndiyo sababu neno mpango (scheme) lina uzito. Mpango si orodha ya wafanyakazi tu; ni seti ya masharti ya kibiashara iliyosanidiwa ambayo benki hukubaliana nayo na mwajiri mahususi. Mpango unapochaguliwa wakati wa ombi, seti iliyobainishwa ya vigezo huanza kutumika:

Kwa kuwa masharti ya kila mwajiri yanaweza kujadiliwa kivyake, wakopaji wawili wenye hati za mshahara (payslips) zinazofanana kabisa wanaweza kupata ofa tofauti kulingana na mpango wanaohusika nao. Mfumo wa jumla wa ukopeshaji unaomchukulia kila mwombaji kwa namna ileile hauwezi kuwakilisha hili; jukwaa la workplace banking linapaswa kuhifadhi vigezo vya mpango kwa kila mwajiri na kuvitumia kiotomatiki pindi mpango unapochaguliwa.

Kwa nini ukopeshaji kupitia mipango ya waajiri una hatari ndogo, na udhibiti unaoudumisha hivyo

Kwa ujumla, workplace banking huchukuliwa kuwa na hatari ndogo kuliko ukopeshaji binafsi katika soko huria kwa sababu tatu zinazohusiana. Wakopaji wana mishahara, hivyo mapato yao ni ya kawaida na yanaweza kuthibitishwa. Mwajiri anajulikana na benki na huthibitisha uhusiano wa ajira. Na marejesho hukusanywa kwenye chanzo, kabla ya matumizi ya hiari, jambo linalopunguza kwa kiasi kikubwa uwezekano wa rejesho kukosa kulipwa. Utaratibu wa kina wa jinsi makato yanavyoagizwa na kuwasilishwa umeelezwa katika makala yetu mahususi kuhusu mikopo ya makato ya mshahara nchini Kenya.

Hatari ndogo haimaanishi kutokuwepo kwa hatari, na programu makini huweka tabaka za udhibiti usiobadilika (deterministic) juu ya kila ombi badala ya kutegemea muundo pekee. Kanuni kuu za uwezo wa kulipa na za kustahili ni pamoja na:

• Kiwango cha chini cha mshahara unaobaki (take-home). Baada ya makato yote, ikiwemo mkopo mpya, mkopaji lazima abaki na kiwango cha chini cha mshahara halisi, kilichosanidiwa na benki kama kiwango cha kisera cha KES 50,000. Kiwango hiki cha chini hutumika hata pale mkopo uliopo unaponunuliwa (buy-off).
• Uwezo wa kulipa unaotokana na hati halisi ya mshahara. Uwezo wa kukopa hukokotolewa kutoka kwenye posho na makato halisi ya mfanyakazi kwa mwajiri aliyechaguliwa, si kwa makadirio ya jumla. Jinsi ukokotoaji huo unavyosoma hati ya mshahara kumeelezwa katika tathmini ya uwezo wa kulipa kwa hati ya mshahara.
• Kanuni ya umri wa kustaafu. Ukomo wa mkopo haupaswi kuangukia ndani ya miezi mitatu kabla ya mkopaji kustaafu.
• Kanuni ya kumalizika kwa mkataba wa ajira. Kwa wafanyakazi wa mkataba, muda wa mkopo haupaswi kuingia ndani ya miezi mitatu kabla ya mkataba kumalizika.
• Mikopo iliyopo na uthibitishaji wa mshahara halisi. Mfumo huzingatia mikopo inayohamishwa na hulinganisha mshahara halisi kwenye hati ya mshahara na fedha zinazoingia kwenye taarifa ya akaunti ya benki.

Hizi ni kanuni za biashara, zisizobadilika na zinazoweza kuelezeka, si utabiri wa ujifunzaji wa mashine (machine learning). Kila kukataliwa au kupelekwa kwa ngazi ya juu kunaweza kufuatiliwa hadi kwenye kanuni mahususi, na hicho ndicho hasa kamati za mikopo na wakaguzi wanachotarajia.

Seti ya bidhaa: mkopo mpya, nyongeza ya mkopo na ununuzi wa mkopo

Ukopeshaji wa workplace banking si bidhaa moja bali ni familia ndogo iliyobainishwa vizuri. Jukwaa mahususi huhudumia bidhaa zote tatu kwa sababu zinashiriki safari moja ya maombi lakini hutofautiana katika jinsi fedha zinavyotumika.

1. Mkopo mpya (New Loan). Mkopo mpya kwa mwanachama wa mpango ambaye hana mkopo uliopo unaopatiwa ufadhili upya (refinancing). Fedha hutolewa kwenye akaunti ya mkopaji mara mkopo unaposajiliwa.
2. Nyongeza ya mkopo (Top-up). Ukopaji wa ziada unaoongezwa juu ya mkopo uliopo kwa mwanachama anayestahili, kwa kuzingatia vipimo vilevile vya uwezo wa kulipa na vya mshahara unaobaki.
3. Ununuzi / uhamishaji wa mkopo (Buy-Off / Take Over). Benki hulipa mkopo wa mkopaji ulio katika taasisi nyingine na kuubadilisha kwa mkopo wake yenyewe. Taasisi zinazostahili ni benki zote zenye leseni ya Benki Kuu ya Kenya (CBK), benki zote za huduma ndogo za fedha (microfinance banks) zenye leseni ya CBK, SACCO zote (vyama vya ushirika wa akiba na mikopo), na taasisi za huduma ndogo za fedha zilizoidhinishwa na benki. Uhamishaji wa mikopo una mfumo wake wa ulipaji, fedha hupitia akaunti ya muda (suspense account) na malipo kwa benki nyingine hupitishwa kupitia RTGS, na utaratibu kamili umeelezwa katika mwongozo wetu wa ununuzi na uhamishaji wa mikopoEN.

Muhimu zaidi, mikopo inayonunuliwa lazima ijumuishwe katika tathmini ya uwezo wa kulipa, ili hali halisi ya mkopaji baada ya kuunganisha madeni ipimwe, badala ya picha ya kupendeza isiyozingatia deni linalolipwa.

Wanaohusika: wadau katika mpango

Workplace banking ni mchakato unaohusisha pande nyingi na majukumu mengi, na kuwaelewa wadau hufafanua kwa nini mtiririko wake wa kazi una hatua nyingi zaidi kuliko mkopo wa haraka wa rejareja.

• Mwajiri (mpango). Nguzo ya mpangilio huu. Mwajiri huidhinisha makato ya mshahara, huthibitisha ajira, na kwa wizara za serikali huwasilisha data za makato kwenye IPPD, mfumo wa serikali wa makato ya mishahara.
• Mkopaji. Mwanachama wa mpango mwenye mshahara, ambaye hati yake ya mshahara, utambulisho wake na madeni yake yaliyopo huongoza uamuzi wa uwezo wa kulipa.
• Mauzo. Afisa mtendaji wa mauzo ya moja kwa moja (Direct Sales Executive) huanzisha ombi na kukusanya nyaraka; Meneja wa mauzo hulipitia kabla halijaingia kwenye idara ya mikopo.
• Uzingatiaji na mikopo. Mchambuzi wa uzingatiaji wa kituo cha mauzo (Sales Centre Compliance Analyst) huthibitisha nyaraka na kufanya ukaguzi, Mchambuzi wa mikopo hutathmini uwezo wa kulipa na hatari, na Mwidhinishaji wa mikopo hufanya uamuzi wa kukopesha.
• Uendeshaji. Wasimamizi wa mikopo ya mipango (Scheme Loan Administrators) hushughulikia usajili wa makato ya mshahara, na waingizaji na wathibitishaji wa Utawala wa mikopo (Credit Admin) husajili mkopo na kutoa fedha zake chini ya udhibiti wa watu wawili.

Majukumu haya yanahusiana na mfuatano uliobainishwa wa hatua, kila moja ikiwa na kituo chake cha uidhinishaji. Mfuatano mzima, nani anaweza kufanya nini katika kila hatua na jinsi maamuzi yanavyorekodiwa, ndiyo mada ya makala yetu kuhusu mtiririko wa kazi wa mikopo ya workplace bankingEN.

Kwa nini jukwaa mahususi badala ya mfumo wa jumla wa utoaji wa mikopo

Inavutia kudhani kwamba mfumo wowote wa utoaji wa mikopo unaweza kuendesha programu ya workplace banking. Kwa vitendo, ukopeshaji kupitia mipango ya waajiri una mahitaji ambayo mifumo ya jumla ama haiwezi kuyawakilisha ama huyaiga tu kwa juu juu. Manne yanajitokeza zaidi.

Kwanza, vigezo vya mpango kwa kila mwajiri. Kama ilivyoelezwa hapo juu, riba, vikomo, ada, muda wa mkopo na bima hutofautiana kulingana na mpango wa mwajiri. Jukwaa lazima livihifadhi na kuvitumia mpango unapochaguliwa.

Pili, uwezo wa kulipa unaotokana na hati ya mshahara. Uwezo wa kulipa si kiasi kimoja cha mapato; ni tofauti kati ya seti iliyopangwa ya posho (nyumba, usafiri, mazingira magumu, nyinginezo) na makato (PAYE, NSSF, NHIF, pensheni, michango na mikopo ya SACCO, mikopo ya benki, mikopo mingine na mengineyo), vyote vikitunzwa na benki na vikiweza kusanidiwa kadiri sera inavyobadilika. Jukwaa hutoa vikokotoo vya mbele, vya kinyume na vya uwezo wa kulipa kusaidia hili, kama ilivyoelezwa katika makala yetu kuhusu vikokotoo vya mikopo vya mbele na vya kinyumeEN.

Tatu, usajili wa makato ya mshahara na IPPD. Marejesho hukusanywa kutoka kwenye mishahara, hivyo jukwaa lazima litoe idhini ya makato ya mshahara, lisajili makato, na kwa mipango ya serikali litengeneze data za makato zinazowasilishwa IPPD, ambayo huthibitisha uwezo wa kulipa na husajili makato. Mifumo ya jumla iliyojengwa kwa mikopo ya rejareja inayolipwa kwa direct debit haina kitu kinacholingana na hiki.

Nne, usajili kwenye mfumo mkuu wa benki (core banking) kwa kanuni mahususi za workplace banking. Utoaji wa fedha si uhamisho wa kawaida tu; unahusisha kusajili mkopo kwenye mfumo mkuu wa benki kwa misimbo sahihi ya mpango na ya mwajiri, kutumia kipindi cha msamaha wa marejesho (moratorium) cha mwezi mmoja huku rejesho la kwanza likilipwa tarehe 10 ya mwezi unaofuata, na kushughulikia riba ya kipindi cha mpito pale pengo hadi rejesho la kwanza linapozidi mwezi mmoja.

Kwa upande wa jumla wa mzunguko wa maisha ya mkopo, yaani uhudumiaji endelevu, urekebishaji wa mikopo na usimamizi wa jalada la mikopo, programu yetu ya utoaji wa mikopo ndiyo inayobeba kina hicho, ilhali programu ya workplace banking hujikita kwenye utoaji wa mikopo na mitambo mahususi ya mipango ya waajiri inayouzunguka.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, workplace banking ni sawa na mkopo wa siku ya mshahara (payday loan)?

Hapana. Mkopo wa siku ya mshahara ni malipo ya awali ya muda mfupi na ya gharama kubwa yanayochukuliwa katika soko huria, kwa kawaida hulipwa kwa rejesho moja na hutathminiwa kwa uchambuzi mdogo sana wa hatari. Workplace banking ni ukopeshaji uliopangwa wa marejesho ya awamu unaotolewa kwa wafanyakazi wa mpango wa mwajiri ulioidhinishwa, marejesho yakikatwa kutoka kwenye mshahara kupitia makato ya mshahara (check-off) katika muda uliobainishwa. Huongozwa na vigezo vya mpango vilivyojadiliwa, uwezo wa kulipa hupimwa dhidi ya hati halisi ya mshahara ya mkopaji pamoja na sharti la kiwango cha chini cha mshahara unaobaki, na huungwa mkono na uthibitishaji wa mwajiri na tathmini ya mkopo iliyoandikwa. Bidhaa hizi mbili hutimiza malengo tofauti, zina sura tofauti kabisa za hatari, na hutolewa kupitia michakato tofauti kabisa.

Ni waajiri gani wanaostahili kuwa na mpango wa workplace banking?

Mpango wa workplace banking huanzishwa kati ya benki na mwajiri mahususi anayekubali kuwezesha makato ya mshahara, yaani ukataji wa marejesho ya mikopo kutoka kwenye mishahara ya wafanyakazi kwenye chanzo. Wizara za serikali na taasisi binafsi zote zinaweza kusajiliwa kama mipango, ingawa udhibiti hutofautiana: mishahara ya serikali hushughulikiwa kupitia IPPD kwa ajili ya uthibitisho na usajili wa makato, ilhali waajiri binafsi hufanyiwa uchunguzi wa kina zaidi (EDD), kama vile uthibitisho wa mwajiri kupitia njia iliyokubaliwa inayorekodiwa. Benki husanidi vigezo vya kibiashara vya kila mpango, yaani riba, vikomo vya mikopo, ada, muda wa mkopo na bima, kimoja kimoja, hivyo sifa za kustahili na masharti huwekwa kwa kila mwajiri badala ya kutumika kwa namna moja katika soko lote.

Ukopeshaji wa workplace banking unatofautianaje na mkopo binafsi wa kawaida?

Mkopo binafsi wa kawaida katika soko huria humtegemea mkopaji kufanya marejesho na hutathminiwa hasa kwa msingi wa mapato yanayotajwa na mkopaji na historia yake ya mikopo. Ukopeshaji wa workplace banking hufungamana na ajira: mwajiri huthibitisha uhusiano huo na huidhinisha makato ya mshahara, hivyo marejesho hukusanywa kwenye chanzo kabla mkopaji hajapokea mshahara wake. Uwezo wa kulipa hukokotolewa kutoka kwenye hati halisi ya mshahara dhidi ya seti iliyosanidiwa ya posho na makato, pamoja na kiwango cha chini cha mshahara unaobaki na vikomo vinavyofungamana na umri wa kustaafu na kumalizika kwa mkataba. Mchanganyiko huu wa ushiriki wa mwajiri, makato kwenye chanzo na tathmini inayotegemea hati ya mshahara huufanya kuwa taaluma mahususi inayohitaji jukwaa lake lenyewe la utoaji wa mikopo.

Kuona jinsi misingi hii inavyogeuka kuwa mfumo unaofanya kazi, chunguza ukurasa wa bidhaa ya Workplace Banking au omba onyesho.