Mikopo ya check-off nchini Kenya: jinsi ukopeshaji kwa makato ya mshahara unavyofanya kazi

Ukopeshaji kwa makato ya mshahara (check-off) ndio uti wa mgongo wa workplace banking (au scheme banking — huduma za kibenki kwa wafanyakazi kupitia mipango ya waajiri) nchini Kenya. Utaratibu wa marejesho ni rahisi kuueleza, na urahisi huo unapotosha — rejesho hukatwa kutoka kwenye mshahara wa mkopaji kwenye chanzo na kupelekwa kwa mkopeshaji — lakini uhalisia wa kiutendaji ulio nyuma yake unahusisha idhini za makato zinazotolewa kwa waajiri, miunganisho na mifumo ya mishahara, mamlaka za mishahara ya serikali, na seti ya udhibiti unaolinda kwa pamoja jalada la mikopo la mkopeshaji na hati ya mshahara (payslip) ya mkopaji. Ukikosea makato, mkopo unakuwa hatarini tangu siku ya kwanza; ukiyapatia, mkopo wa makato ya mshahara ni mojawapo ya bidhaa za mikopo isiyo na dhamana zenye hatari ndogo zaidi ambazo mkopeshaji anayesimamiwa na mdhibiti anaweza kutoa. Makala hii inapitia utaratibu wa makato ya mshahara mwanzo hadi mwisho: makato ya mshahara ni nini hasa, jinsi idhini ya mfanyakazi (mandate) inavyokusanywa, jinsi data za makato zinavyotiririka kwa wizara za serikali ikilinganishwa na waajiri binafsi, na kwa nini makato yaliyosajiliwa hayapaswi kamwe kupungua chini ya ratiba ya marejesho. Ni sehemu ya mwongozo wetu kamili wa workplace bankingEN na inachambua kwa kina sifa moja inayoifafanua bidhaa hii.

Makato ya mshahara (check-off) ni nini hasa

Check-off ni makato ya mshahara yanayofanywa kwenye chanzo. Badala ya kumtegemea mkopaji kuhamisha rejesho kila mwezi, mwajiri (au chombo kinachosimamia malipo ya mishahara) hukata kiasi cha kila mwezi kilichokubaliwa kutoka kwenye mshahara wa mfanyakazi na kukipeleka kwa mkopeshaji kabla mshahara halisi haujamfikia mkopaji mkononi. Kwa kuwa makato hufanyika kabla mkopaji hajaanza matumizi yake ya hiari, hatari ya marejesho huhama kwa kiasi kikubwa kutoka kwa mtu binafsi kwenda kwenye kutegemewa kwa mfumo wa mishahara wenyewe.

Faida hiyo ya kimuundo ndiyo hasa sababu workplace banking hulazimisha kanuni ya kiwango cha chini cha mshahara unaobaki (take-home). Chini ya tathmini ya uwezo wa kulipa ya jukwaa, mwombaji lazima abaki na kiwango cha chini cha mshahara halisi unaobaki cha KES 50,000 (kiwango cha kisera ambacho benki inaweza kukisanidi) baada ya rejesho jipya na makato yote yaliyopo kutumika. Kiwango hiki cha chini huzingatiwa hata pale mkopo unaponunuliwa kutoka kwa mkopeshaji mwingine (buy-off), na mikopo yoyote inayohamishwa (take-over) hujumuishwa katika ukokotoaji wa uwezo wa kulipa. Hoja ni kwamba makato ya mshahara yanaweza kumlinda mkopeshaji tu ikiwa hati ya mshahara kweli ina uwezo wa kuyabeba — hivyo uwezo huo huthibitishwa kabla makato hayajawekwa kabisa.

Ukopeshaji kwa makato ya mshahara nchini Kenya kwa ujumla hugawanyika katika njia mbili za kiutendaji zinazotumia mtiririko mmoja wa kazi lakini hutengana pale makato yanaposajiliwa:

• Wizara za serikali, ambapo makato husimamiwa kupitia hifadhidata jumuishi ya mishahara na watumishi wa serikali, Integrated Payroll and Personnel Database (IPPD).
• Waajiri binafsi, ambapo makato huendeshwa chini ya mpango (scheme) uliokubaliwa kati ya mkopeshaji na mwajiri.

Njia zote mbili hutegemea idhini ya mfanyakazi iliyotolewa ipasavyo, na hapo ndipo fomu ya idhini inapohusika.

Fomu ya idhini ya makato ya mshahara (Check-Off Authorization Form) na idhini ya mfanyakazi

Msingi wa kisheria wa makato yoyote ya mshahara ni agizo la mfanyakazi kwa mwajiri wake la kukata na kuwasilisha fedha. Katika jukwaa, agizo hili hukusanywa kupitia fomu ya idhini ya makato ya mshahara, ambayo hutengenezwa kiotomatiki na huduma ya nyaraka (Document service) mara tu data ya ombi inapokamilika. Kutengeneza fomu kutoka kwenye data iliyokusanywa — badala ya kuwaomba wafanyakazi wajaze kiolezo kitupu — huondoa makosa ya kunakili katika jina la mteja, namba ya ajira, rejesho na muda wa mkopo, ambavyo vyote lazima vilingane na kile ambacho mfumo wa mishahara hatimaye utakitekeleza.

Fomu ya idhini ni kipengele kimoja katika jedwali pana la nyaraka linaloongozwa na orodha hakiki na linalotekelezwa na mfumo, na jedwali hilo hutofautiana kati ya wateja wapya kwa benki na wateja waliopo. Pamoja na idhini ya makato ya mshahara, faili la kawaida hujumuisha fomu ya maombi na masharti, nakala ya kitambulisho cha taifa au pasipoti, hati ya mshahara ya hivi karibuni iliyothibitishwa, PIN ya KRA, na — kwa ununuzi wa mikopo (buy-offs) — taarifa ya mkopo iliyogongwa muhuri kutoka kwa taasisi ambayo deni lake linafungwa. Baada ya nyaraka kupakiwa, mfumo hutengeneza kiotomatiki ofa ya mkopo ili mteja aitie saini, na OTP (nenosiri la matumizi ya mara moja) hutumwa kwa mteja kwa SMS pamoja na kiungo cha masharti ya mkopo na ya kufungua akaunti. Muhimu zaidi, marekebisho yoyote ya taarifa za mteja au za mkopo baada ya OTP kuthibitishwa huzalisha OTP mpya, hivyo idhini ambayo mteja aliikubali daima inalingana na viwango vitakavyokatwa.

Wizara za serikali: data za makato kupitia IPPD

Kwa watumishi wa serikali, makato hayapangwi moja kwa moja na wizara inayomwajiri mtumishi; husajiliwa kupitia IPPD, mfumo mkuu wa mishahara ya serikali. Mkopo unapofikia hatua ya usajili, msimamizi wa mikopo ya mpango (Scheme Loan Administrator, SLAD) hutengeneza rekodi iliyopangwa ya data za makato kwa ajili ya kuwasilishwa IPPD. Rekodi hiyo hubeba vipengele ambavyo IPPD inahitaji ili kumtambua mlipwaji na kuweka makato:

Data za makato hutengenezwa zikiwa na kichwa (header) na kijachini (footer) vilivyobainishwa pamoja na saini ya uthibitisho, hivyo ni hati inayodhibitiwa na inayoweza kukaguliwa badala ya orodha isiyo rasmi. Kisha IPPD huthibitisha uwezo wa hati ya mshahara — ikihakikisha kuwa mshahara wa mfanyakazi kweli unaweza kubeba rejesho — na husajili makato kwenye orodha ya mishahara ya serikali. Baada ya kusajiliwa, uthibitisho huskaniwa na kupakiwa tena kwenye faili, jambo linalokamilisha mzunguko na kumpa mkopeshaji ushahidi wa maandishi kwamba makato yanatumika kabla fedha hazijatolewa. Kwa kuwa simu ya uthibitisho kwa serikali (call-back) katika hatua ya meneja wa uhusiano tayari huthibitisha ajira, wizara za serikali husamehewa uthibitishaji wa ziada wa mfanyakazi ambao taasisi binafsi hufanyiwa katika hatua ya mikopo.

Waajiri binafsi: makato ya mshahara kupitia mpango wa mwajiri

Makato ya mshahara katika sekta binafsi huendeshwa chini ya mpango (scheme) badala ya IPPD. Mwajiri husajiliwa kama mpango, na mchakato wa usajili wa mpango wa mwajiriEN hukusanya vigezo vinavyoongoza ukopeshaji dhidi ya orodha hiyo ya mishahara — kiwango cha riba, kiasi cha chini na cha juu cha mkopo, ada za uchakataji, muda wa chini na wa juu wa mkopo, na kiasi cha bima kinacholipwa, pamoja na aina za posho na za makato zinazotumika katika ukokotoaji wa uwezo wa kulipa.

Wakati njia ya serikali inategemea IPPD kuthibitisha uwezo wa kulipa, njia ya sekta binafsi hutegemea uthibitishaji wa mfanyakazi kwa mwajiri. Jukwaa hurekodi uthibitisho wa mwajiri kupitia njia iliyokubaliwa — laini ya simu inayorekodiwa au barua pepe — na hurekodi ni nani aliyewasiliana naye, tarehe, saa na namba iliyotumika. Tofauti na wizara za serikali, taasisi binafsi hufanyiwa uthibitishaji huu kama uchunguzi wa kina zaidi (EDD) katika hatua ya mikopo, kwa sababu hakuna mamlaka kuu ya mishahara inayothibitisha makato hayo kwa kujitegemea. Hili ni sehemu ya seti pana ya ukaguzi wa uzingatiajiEN unaofanywa na jukwaa, na mpitiaji hufanya kazi kwenye skrini iliyogawanywa inayoonyesha ombi kando ya matokeo yote ya utafutaji na ya uthibitishaji.

Kwa nini makato yaliyosajiliwa hayapaswi kamwe kupungua

Udhibiti muhimu kuliko yote katika usajili wa makato ya mshahara ni kwamba makato yanayowekwa kwenye orodha ya mishahara hayapaswi kamwe kuwa chini ya kiasi kinachohitajika na ratiba ya marejesho. Ikiwa mfumo wa mishahara unakata hata shilingi moja pungufu ya rejesho, mkopo huingia kimyakimya katika malimbikizo kila mwezi — na kwa kuwa mkopaji haoni kamwe upungufu huo, unaweza kupita bila kugunduliwa hadi jalada la mikopo litakapokuwa limeathirika (impaired).

Hapa ndipo nidhamu ya usajili inapokutana na utaratibu wa riba ya kipindi cha mpito (break-period interest). Usajili wa mkopo kwenye mfumo mkuu wa benki (core banking) hukusanya tawi, CIF, kiasi cha mkopo, msimbo wa mpango, msimbo wa mwajiri, akaunti ya marejesho, sarafu, aina ya marejesho, muda wa mkopo, kiwango cha riba, marudio ya marejesho, tarehe ya thamani (value date) na ada za kila mwaka. Kipindi cha msamaha wa marejesho (moratorium) cha mwezi mmoja hutumika, na rejesho la kwanza hufikia muda wa kulipwa tarehe 10 ya mwezi unaofuata baada ya kipindi hicho kumalizika. Pale tarehe ya rejesho la kwanza inapokuwa zaidi ya mwezi mmoja baada ya tarehe ya usajili, riba ya kipindi hicho cha pengo hukokotolewa kila siku na kulipwa kila mwezi, na EMI (rejesho sawa la kila mwezi) hukokotolewa kwa kuzingatia tarehe ya usajili na tarehe ya rejesho la kwanza ili kila rejesho liwe sawa. Matokeo yake ni kwamba usajili wa makato ya mshahara umebuniwa kuwa angalau sawa na ratiba ya marejesho — kamwe si chini yake. Utaratibu kamili wa jinsi mkopo unavyosajiliwa, unavyowekewa alama ya kikomo (limit-marking) na fedha zake kutolewa umeelezwa katika mwongozo wetu wa usajili na utoaji wa fedha za mikopo kupitia mfumo mkuu wa benkiEN.

Kuna utegemezi mmoja wa kiutendaji unaostahili kuangaziwa: pale msimbo wa mwajiri unapokosekana wakati wa usajili, Utawala wa mikopo (Credit Admin) lazima ushirikiane na SLAD au Meneja wa Uhusiano wa Mpango (Scheme Relationship Manager) kulitatua kabla ya utoaji wa fedha. Mkopo hauwezi kutolewa kwa usalama hadi makato yawe na orodha ya mishahara ya kuambatishwa nayo.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Kuna tofauti gani kati ya marejesho kwa makato ya mshahara na marejesho kwa direct debit?

Kwa makato ya mshahara, rejesho hukatwa kutoka kwenye mshahara wa mkopaji kwenye chanzo — na mwajiri au, kwa watumishi wa serikali, kupitia IPPD — kabla mshahara halisi haujatolewa, hivyo marejesho hayategemei mkopaji kuwa na fedha kwenye akaunti siku ya kulipa. Kinyume chake, direct debit (makato ya moja kwa moja kutoka akaunti ya benki) huchukua rejesho kutoka kwenye akaunti ya benki ya mkopaji baada ya mshahara kuingia, jambo linalomweka mkopeshaji katika hatari ya kukuta akaunti haina fedha au kwamba makato mengine yametangulia. Kwa workplace banking, muundo wa makato kwenye chanzo ndio unaoufanya mkopo binafsi usio na dhamana kuwa bidhaa yenye hatari ndogo kwa kulinganisha, mradi kiwango cha chini cha uwezo wa kulipa na udhibiti wa usajili vinazingatiwa.

Makato ya mshahara ya watumishi wa serikali (IPPD) hushughulikiwa vipi?

Kwa wizara za serikali, msimamizi wa mikopo ya mpango (Scheme Loan Administrator) hutengeneza rekodi iliyopangwa ya data za makato — tarehe, jina la mteja, namba ya PF au ya ajira, namba ya akaunti, rejesho la kila mwezi, muda wa mkopo, jumla ya marejesho na maelezo ya mkopo, pamoja na kichwa, kijachini na saini ya uthibitisho — na kuiwasilisha IPPD. IPPD huthibitisha kuwa hati ya mshahara ya mfanyakazi ina uwezo wa kubeba rejesho na husajili makato kwenye orodha ya mishahara ya serikali. Kisha uthibitisho huskaniwa na kupakiwa tena kwenye faili la mkopo kama ushahidi kwamba makato yanatumika. Kwa kuwa ajira tayari imethibitishwa kupitia simu ya uthibitisho (call-back) ya meneja wa uhusiano, wizara za serikali husamehewa uthibitishaji wa ziada wa mfanyakazi unaofanywa kwa waajiri binafsi katika hatua ya mikopo.

Nini hutokea kwa makato ya mshahara ikiwa mkopaji atabadilisha mwajiri?

Makato ya mshahara hufungamana na orodha mahususi ya mishahara: makato huwa ama kwenye mpango wa mwajiri binafsi ama kwenye orodha ya mishahara ya serikali kupitia IPPD, yakiunganishwa na namba ya ajira au ya PF ya mkopaji. Mkopaji akihamia kwa mwajiri mwingine, makato kwenye orodha ya awali ya mishahara hayarejeshi tena rejesho, na hiyo ndiyo hasa aina ya hatari ambayo udhibiti wa jukwaa umebuniwa kuibainisha. Ndiyo sababu ajira huthibitishwa mapema — uthibitisho wa IPPD kwa watumishi wa serikali, na uthibitisho wa mwajiri uliorekodiwa kwa wafanyakazi wa sekta binafsi — na ndiyo sababu kanuni za umri wa kustaafu na za kumalizika kwa mkataba wa ajira huhakikisha kuwa mkopo hauwezi kufikia ukomo wake baada ya muda ambao mkopaji anatarajiwa kubaki kwenye orodha ya mishahara. Kushughulikia mabadiliko halisi ya mwajiri ni suala la uhudumiaji wa mkopo linaloshughulikiwa pamoja na msimamizi wa mpango.

Ikiwa taasisi yako inahamishia ukopeshaji kwa makato ya mshahara kwenye jukwaa linalodhibitiwa na linaloweza kukaguliwa, ukurasa wa bidhaa ya Workplace Banking unaeleza jinsi utaratibu wa makato, vigezo vya mipango na usajili kwenye mfumo mkuu wa benki vinavyoshikamana — na unaweza kupanga onyesho ili kuona mitiririko ya IPPD na ya mipango ya waajiri ikifanya kazi.