Logiciel de gestion des dépenses pour les organisations rwandaises.
Chaque paiement approuvé, documenté et comptabilisé, avec son reçu EBM au dossier.
La Rwanda Revenue Authority indique que les dépenses déductibles doivent être justifiées par des reçus EBM pour les achats locaux. Creodata conserve le reçu avec la demande, le fait suivre votre circuit d'approbation et le comptabilise dans Business Central : la preuve et la décision restent ensemble.
Les contrôles financiers des organisations rwandaises, mis en regard du système.
L'audit interne, la RRA et les bailleurs de fonds posent les mêmes questions pour chaque paiement : qui l'a autorisé, le reçu EBM est-il au dossier, et le grand livre concorde-t-il ? Chaque contrôle correspond à une fonctionnalité du système de gestion des dépenses.
Appliquer la délégation de pouvoirs prévue par votre politique d'approbation
Chaque facture fournisseur, demande de petite caisse ou paiement de caisse suit le circuit défini pour son service et son type de demande, par exemple chef de service, contrôleur financier et directeur financier, un seuil de montant décidant de la répartition des demandes.
Séparer qui demande, qui approuve et qui paie
Demandeur, approbateur, contrôleur financier, directeur financier et administrateur sont des rôles distincts, chacun avec sa propre file d'attente, et chaque utilisateur se connecte via Microsoft Entra ID.
Conserver le reçu EBM qui justifie chaque achat local déductible
Chaque facture et chaque reçu sont joints à leur demande et stockés dans SharePoint Online, liés à l'approbation et à l'écriture comptable. Le service financier peut exiger le reçu EBM avant l'approbation d'une demande. Le système conserve le document ; il ne se connecte pas au système de l'administration fiscale et n'effectue aucune validation auprès de celui-ci.
Ne payer que ce qui a été approuvé
Le paiement intervient après l'approbation finale. Le paiement M-Pesa B2C et B2B est intégré pour le Kenya. Le paiement via MTN MoMo, Airtel Money, eKash ou votre banque est une intégration que nous cadrons avec chaque organisation ; les approbations, les documents et la comptabilisation fonctionnent de la même manière dans les deux cas.
Des approbations dans les délais convenus
Une orchestration durable surveille chaque approbation en attente et fait remonter les demandes en retard à l'approbateur suivant, en consignant l'escalade dans la demande.
Une comptabilité conforme à ce qui a été approuvé et payé
Les éléments approuvés sont comptabilisés dans Microsoft Dynamics 365 Business Central via OData, avec leurs documents SharePoint liés : personne ne ressaisit de pièce comptable.
Traiter les données du personnel et des fournisseurs conformément à la loi n° 058/2021 relative à la protection des données à caractère personnel et de la vie privée
L'accès se fait par rôle via Microsoft Entra ID, les documents sont stockés dans SharePoint Online dans votre locataire Microsoft 365, et chaque approbation, escalade et comptabilisation est consignée dans sa demande.
Ce tableau met en regard les fonctionnalités du logiciel et les contrôles financiers courants ; il ne constitue pas un conseil en matière d'audit ou de fiscalité. Le paiement M-Pesa est intégré pour le Kenya ; les autres moyens de paiement et ERP sont confirmés pour chaque organisation lors du cadrage.
Pour les organisations rwandaises qui doivent justifier chaque paiement.
La gestion des dépenses prend tout son sens là où une approbation ou un reçu EBM manquant devient un constat d'audit.
Dépenses internes et paiements fournisseurs des banques et institutions financières rwandaises, soumis à la délégation de pouvoirs et au double contrôle (maker-checker), avec des preuves que les auditeurs acceptent.
Paiements de programmes et de terrain au Rwanda, chacun rattaché à son approbation et à ses documents pour les audits des bailleurs.
Paiements de fonctionnement et débours autorisés et documentés avant que l'argent ne sorte.
Des circuits différents par service et par type de demande, une seule piste d'audit pour toute l'organisation.
Guides et pages pour les équipes financières au Rwanda.
Questions fréquentes.
Ce logiciel de gestion des dépenses est-il disponible au Rwanda ?
Oui. Creodata est un éditeur de logiciels basé à Nairobi, et le système de gestion des dépenses s'exécute sur Microsoft Azure : les organisations rwandaises utilisent donc les mêmes circuits d'approbation, la même escalade selon le SLA, les mêmes documents SharePoint et la même comptabilisation dans Business Central que les organisations kényanes. Les circuits, les types de demandes et les seuils sont configurés pour chaque organisation.
S'intègre-t-il à l'EBM de la RRA ?
Non. Le système ne se connecte pas à l'EBM et ne valide pas les reçus. Il conserve le reçu EBM avec chaque demande, et le service financier peut faire de ce document une condition de l'approbation : chaque dépense déductible a ainsi son justificatif au dossier.
Peut-il payer via MTN MoMo, Airtel Money ou eKash ?
Le paiement M-Pesa est intégré pour le Kenya. Au Rwanda, le paiement via MTN MoMo, Airtel Money, eKash ou votre banque est une intégration que nous cadrons avec chaque organisation. Les approbations, les documents et la comptabilisation dans Business Central fonctionnent sans changement.
Le système est-il disponible en français ?
Ce site est disponible en français, et nous pouvons vous présenter le système en français. Confirmez lors du cadrage les langues dont vos utilisateurs ont besoin dans l'application elle-même.
Où nos données sont-elles hébergées ?
Le système s'exécute sur Microsoft Azure, et les documents sont stockés dans SharePoint Online, dans votre propre locataire Microsoft 365. L'accès se fait par rôle via Microsoft Entra ID. Mettez ces éléments en regard de vos obligations au titre de la loi n° 058/2021 avec votre délégué à la protection des données avant la mise en service.
Combien coûte un logiciel de gestion des dépenses au Rwanda ?
Nous établissons un devis pour chaque organisation. Le prix dépend du nombre d'utilisateurs et d'entités, des types de demandes et des circuits d'approbation dont vous avez besoin, ainsi que des intégrations concernées. Demandez à chaque fournisseur un coût total sur trois ans, établi sur la même base — licences, mise en œuvre, intégration des paiements et de l'ERP, hébergement et support —, afin de pouvoir comparer les devis.
Voyez un paiement passer de la demande à l'approbation, au paiement et à la comptabilisation, au Rwanda.
Votre matrice d'approbation et vos types de demandes, dans une démo en direct du système de gestion des dépenses.