Uchunguzi wa kina zaidi (EDD): wakati wa kuutumia na matakwa yake

Wateja wengi ambao benki au SACCO (chama cha ushirika wa akiba na mikopo) huwasajili hawahitaji zaidi ya ukaguzi wa kawaida. Unathibitisha wao ni nani, unaelewa wanakusudia kufanya nini na akaunti, kisha unaendelea. Lakini idadi ndogo ya mahusiano na wateja ina hatari ambayo ukaguzi wa kawaida hauwezi kuidhibiti — mkurugenzi ambaye ni mtu mwenye nyadhifa za kisiasa, kampuni ambayo umiliki wake unapotea ndani ya mnyororo wa kampuni zilizosajiliwa nje ya nchi (offshore), mteja ambaye miamala yake haifanani hata kidogo na wasifu aliokupa. Kwa mahusiano ya aina hiyo, kufanya jambo la kawaida hakutoshi. Uchunguzi wa kina zaidi ni uchunguzi ulioimarishwa unaoufanya pale hatari inapokuwa kubwa kiasi kwamba unahitaji kujua zaidi kabla ya kuridhika kuendelea na uhusiano huo.

Uchunguzi wa kina zaidi pia ndio eneo ambalo mipango ya AML (kupambana na utakatishaji fedha haramu) hushindwa ukaguzi mara nyingi zaidi. Si kwa sababu taasisi hazifanyi kamwe kazi hiyo ya kina, bali kwa sababu kazi hiyo haina uthabiti, haijaandikwa, au inafanywa kwa kuchelewa mno kiasi kwamba mkaguzi anaona ilikuwa hatua ya kujibu tukio badala ya kuwa sehemu ya mpango uliobuniwa. Mwongozo huu unaeleza kinachotofautisha uchunguzi wa kina wa mteja na uchunguzi wa kina zaidi, vichocheo vinavyopaswa kuupeleka uhusiano katika EDD, hatua ambazo EDD inazihitaji kwa kweli, na — sehemu inayoamua iwapo juhudi zako zitahimili ukaguzi — jinsi ya kuiandika. Ni uwezo mmoja ndani ya mpango mpana ulioelezwa katika mwongozo kamili wa jukwaa la AML, na unategemea vidhibiti vinavyouzunguka kufanya kazi pamoja.

CDD dhidi ya EDD: tofauti ya kiwango, inayotumika kulingana na hatari

Uchunguzi wa kina wa mteja (CDD) ni kiwango cha msingi unachokitumia kwa kila mteja. Unamtambua mteja na kuthibitisha utambulisho huo kutoka kwa vyanzo vinavyoaminika, unamtambua mmiliki manufaa yeyote na kuchukua hatua zinazofaa kumthibitisha, unaelewa asili na madhumuni yanayokusudiwa ya uhusiano, kisha unaufuatilia uhusiano huo katika kipindi chote cha uhai wake. CDD si hiari na si jambo jepesi — ni sakafu ambayo hakuna uhusiano unaoruhusiwa kuwa chini yake.

Uchunguzi wa kina zaidi (EDD) ni wazo lilelile likipelekwa mbele zaidi. Si aina tofauti ya ukaguzi, bali ni ukaguzi uleule unaofanywa kwa nguvu zaidi, unaotumika pale ambapo CDD ya kawaida haikupi uhakika wa kutosha. Wakati CDD inauliza mteja huyu ni nani na anakusudia kufanya nini, EDD inauliza fedha zake kwa kweli zinatoka wapi, ni nani hasa aliye nyuma yake, na je, shughuli zake zinalingana na maelezo aliyotupa — na inauliza maswali hayo kwa ushahidi zaidi, kwa idhini ya ngazi ya juu zaidi, na kwa uangalizi endelevu wa karibu zaidi kuliko ule ambao uhusiano wa kawaida hupata.

Mbinu inayozingatia hatari ndiyo inayounganisha hivi viwili. Hutumii EDD kwa kila mtu — kufanya hivyo kungepoteza uchunguzi unaohitajika na mahusiano yenye hatari kubwa na kuwazamisha wachambuzi wako katika kazi yenye thamani ndogo. Unaitumia pale ambapo hatari imeongezeka kwa kweli. Kwa hiyo nidhamu inayotakiwa ina pande mbili: kujua kwa usahihi wakati uhusiano unapovuka na kuingia katika eneo la EDD, na kutumia seti thabiti ya hatua zilizoandikwa mara unapoingia humo. Ukikosea kichocheo, ama utachunguza kupita kiasi au, jambo la hatari zaidi, utakosa mahusiano yaliyohitaji kuchunguzwa kwa kina zaidi.

Nini huchochea uchunguzi wa kina zaidi

EDD haipaswi kamwe kutegemea hali ya moyo wa mchambuzi siku fulani. Vichocheo vinapaswa kufafanuliwa, kuandikwa, na kutumika kwa namna ileile kwa kila mteja. Kivitendo, vinaangukia katika makundi machache yanayotambulika.

Ukadiriaji wa juu wa hatari ya mteja

Kichocheo cha kimfumo zaidi ni alama ya hatari ya mteja mwenyewe. Tathmini ya hatari ya mteja iliyojengwa vizuri huunganisha nyanja kadhaa za hatari kuwa kundi moja la hatari, na kundi la hatari kubwa ndilo ishara iliyo wazi zaidi na inayoweza kutetewa zaidi kwamba uhusiano unastahili uchunguzi ulioimarishwa. Badala ya kumtaka kila mchambuzi aamue papo hapo iwapo mteja "anaonekana" kuwa na hatari kubwa, unauacha muundo uamue nani anaingia katika EDD — kwa uthabiti, na kwa ushahidi unaowezesha uamuzi uleule kufikiwa tena. Jinsi alama hiyo inavyojengwa, inavyopewa uzito na inavyowekwa katika makundi ndiyo mada ya alama ya hatari inayoamua nani anaingia katika EDD; kwa madhumuni ya EDD, kundi la hatari kubwa ni kichocheo tu.

Maeneo ya kijiografia yenye hatari kubwa

Uhusiano na nchi au eneo lenye hatari kubwa — nchi iliyo chini ya uangalizi wa FATF au ESAAMLG, eneo lililowekewa vikwazo, au njia ya miamala (corridor) ambayo taasisi yako yenyewe inaichukulia kuwa ya hatari iliyoongezeka — ni kichocheo cha EDD kilichotumika kwa muda mrefu. Kinahusu mahali mteja alipo, mahali alipozaliwa au kampuni ilipoandikishwa, na mahali fedha zake zinapotoka na zinapokwenda. Mteja ambaye fedha zake hupitia njia ya miamala yenye hatari kubwa anastahili kuchunguzwa kwa kina zaidi hata kama kila kitu kingine kumhusu kinaonekana cha kawaida.

Watu wenye nyadhifa za kisiasa

Mtu mwenye nyadhifa za kisiasa (PEP) — mtu aliyekabidhiwa wadhifa mashuhuri wa umma, pamoja na familia yake ya karibu na washirika wake wanaojulikana — ni kichocheo cha kawaida cha EDD karibu kila mahali. Hofu si kwamba PEP anachukuliwa kuwa na hatia, bali ni kwamba nafasi yake huleta hatari kubwa zaidi ya hongo, ufisadi na utakatishaji wa mapato ya uhalifu, na kwamba madhara ya kukosea ni makubwa. Hadhi ya PEP huupeleka uhusiano katika uchunguzi wa kina zaidi kwa uhakika, na huambatana na sharti la idhini ya uongozi wa juu linalojadiliwa hapa chini.

Umiliki tata au usio wazi

Usipoweza kuona kwa urahisi ni nani hatimaye anammiliki au kumdhibiti mteja — miundo ya kampuni yenye matabaka mengi, mipango ya wamiliki wa jina tu (nominee arrangements), minyororo ya umiliki inayovuka nchi kadhaa — kutokuwa wazi huko kwenyewe ni ishara ya hatari. Lengo zima la EDD hapa ni kupenya muundo huo na kumbaini mmiliki manufaa halisi, kwa sababu utakatishaji fedha haramu mara nyingi hujificha nyuma ya utata wa aina hii hasa. Kufanya hivyo vizuri ni fani inayojitegemea; kufumbua umiliki tata wakati wa EDD ndipo utambuzi wa huluki na mchoro wa umiliki manufaa vinapoonyesha thamani yake.

Tabia isiyo ya kawaida au isiyotarajiwa

Mwisho, tabia inaweza kuchochea EDD baada ya usajili. Mteja ambaye miamala yake hailingani na wasifu aliokupa, badiliko la ghafla la kiasi au mwenendo wa shughuli, au tahadhari ya ufuatiliaji wa miamala isiyopata ufumbuzi ulio wazi — yote hayo yanaweza kuhalalisha kupandisha uhusiano uliopo hadi kwenye uchunguzi ulioimarishwa. EDD si uamuzi wa wakati wa usajili pekee — ni hali ambayo uhusiano unaoendelea unaweza kuangukia pale tabia yake inapoacha kuleta maana.

Uchunguzi wa kina zaidi unahitaji nini

Kubaini kwamba uhusiano unahitaji EDD ni mwanzo tu. Hatua zenyewe ndizo ambazo wadhibiti hutarajia kuziona, na hatua nne hujirudia katika nchi mbalimbali.

Chanzo cha fedha na chanzo cha utajiri

Msingi mkuu wa EDD ni kubaini fedha zinatoka wapi. Kuna maswali mawili tofauti hapa, na yote mawili ni muhimu:

• Chanzo cha fedha — asili ya fedha mahususi zinazopita kwenye akaunti au zinazogharimia muamala fulani. Fedha hizi zimetoka wapi?
• Chanzo cha utajiri — asili ya hali ya jumla ya kifedha ya mteja. Alipataje mali alizonazo hapo mwanzo?

Kwa mteja mwenye hatari kubwa, kuyadai haya hakutoshi; unatarajiwa kuyathibitisha kwa ushahidi — kumbukumbu za mishahara, mikataba ya mauzo, kumbukumbu za gawio au za biashara, hesabu zilizokaguliwa — kwa kiwango kinacholingana na hatari na kiasi cha fedha kinachohusika. Hili ndilo pengo moja la kawaida zaidi ambalo mkaguzi hukuta: faili linalorekodi kile ambacho mteja alisema ndicho chanzo cha utajiri wake, bila chochote kinachoonyesha kwamba kuna mtu aliyekihakiki.

Idhini ya uongozi wa juu

Kwa mahusiano yenye hatari kubwa zaidi, na hasa kwa PEP, uamuzi wa kuanzisha au kuendeleza uhusiano haupaswi kuachwa kwa mchambuzi anayemsajili mteja peke yake. Idhini ya uongozi wa juu ni sharti la kawaida la EDD: mtu aliyetajwa kwa jina na anayewajibika hutoa idhini ya kumpokea mteja, baada ya kuona hatari na matokeo ya EDD. Hili hufanya mambo mawili. Huuweka uamuzi katika ngazi ya taasisi yenye uwajibikaji halisi, na huacha kumbukumbu kwamba taasisi ilifanya uchaguzi wa makusudi na wenye taarifa kamili, badala ya kuuacha uhusiano wenye hatari kubwa upite kiotomatiki bila mtu kuutafakari.

Ufuatiliaji endelevu ulioimarishwa

EDD haiishii wakati wa usajili. Uhusiano wenye hatari kubwa unastahili ufuatiliaji endelevu wenye unyeti zaidi na wa mara kwa mara zaidi kuliko uhusiano wa kawaida — viwango vikali zaidi vya ufuatiliaji wa miamala, uangalizi wa karibu zaidi wa shughuli ukilinganisha na wasifu unaotarajiwa, na hatua za haraka zaidi pale jambo linapoonekana kutokuwa sawa. Uhusiano uliohalalisha uchunguzi ulioimarishwa mwanzoni unaendelea kuuhalalisha maadamu hatari hiyo ipo.

Mapitio ya mara kwa mara zaidi

Kwa sababu hatari hubadilika kadiri muda unavyokwenda, mahusiano yaliyo katika EDD yanapaswa kuchunguzwa upya mara nyingi zaidi kuliko yale ya kawaida. Mzunguko wa mapitio unapaswa kufuata kundi la hatari badala ya kalenda moja inayotumika kwa kila mtu, ili wateja wenye hatari kubwa warudi kutathminiwa upya mapema zaidi. Kila mapitio hupitia upya ukadiriaji wa hatari, picha ya chanzo cha fedha, matokeo ya uchujaji, na iwapo uhusiano bado una mwenendo unaotarajiwa — kisha ama huthibitisha uhusiano huo au huupandisha ngazi ya juu.

Uandikaji wa kumbukumbu na idhini ya watu wawili (four-eyes): kuifanya EDD ihimili ukaguzi

Ukweli mgumu zaidi kuhusu uchunguzi wa kina zaidi ni kwamba kuufanya si sawa na kuweza kuthibitisha kwamba uliufanya. Mkaguzi hakutazami ukifanya kazi; anasoma mafaili yako. Ikiwa uchambuzi wa EDD uko kichwani mwa mchambuzi, katika barua pepe zilizotawanyika, au katika hati ambayo hakuna anayeweza kuipata miaka miwili baadaye, basi kwa madhumuni ya ukaguzi ni sawa na kwamba haupo. Kanuni mbili huigeuza EDD kutoka juhudi kuwa ushahidi.

Ya kwanza ni uandikaji unaotanguliza ushahidi. Kila uamuzi muhimu wa EDD unapaswa kuwa na ushahidi unaouunga mkono umbali wa mbofyo mmoja — uthibitisho wa chanzo cha fedha, matokeo ya uchujaji yaliyopitiwa, picha ya umiliki iliyobainishwa, na hoja zilizosababisha uhusiano kukubaliwa au kupandishwa ngazi ya juu. Faili linapaswa kumwezesha mpitiaji kuunda upya si tu kile kilichoamuliwa bali pia kwa nini, kutokana na ushahidi uleule ambao mfanya uamuzi aliuona.

Ya pili ni idhini ya watu wawili kwa hatua muhimu. Mchambuzi mmoja hapaswi kuweza kuidhinisha uhusiano wenye hatari kubwa peke yake. Mtu mmoja anapendekeza, mwingine anaidhinisha, na pendekezo pamoja na idhini hurekodiwa pamoja na sababu. Ikitumika kwa idhini ya uongozi wa juu, kwa ubatilishaji wa alama ya hatari, au kwa uamuzi wa kusitisha uhusiano, idhini ya watu wawili hugeuza uamuzi wa busara ya mtu mmoja kuwa uamuzi unaodhibitiwa na watu wawili na unaoweza kukaguliwa — hicho ndicho hasa mkaguzi anataka kuona nyuma ya mteja mwenye hatari kubwa.

Chini ya kanuni hizo mbili kuna kumbukumbu za ukaguzi zinazoongezewa tu (append-only) na zisizoweza kubadilishwa. Nani alikusanya ushahidi upi, nani aliidhinisha nini na lini, kundi la hatari la mteja lilikuwa lipi katika kila hatua — vyote vimerekodiwa katika kumbukumbu ambazo haziwezi kubadilishwa kimya kimya baada ya tukio. Kumbukumbu hizo ndizo zinazokuwezesha kujibu swali kuu la mkaguzi kuhusu uhusiano wowote wenye hatari kubwa: nionyeshe jinsi ulivyolishughulikia hili, na ulithibitishe.

Kuendesha EDD kama kesi katika Creodata

Katika Jukwaa la AML la Creodata, uchunguzi wa kina zaidi si lahajedwali tofauti iliyobandikwa pembeni mwa mpango — ni mtiririko wa kazi ndani ya moduli ya usimamizi wa kesi (Case Management), unaolishwa na sehemu nyingine za jukwaa. Huduma ya tathmini ya hatari ya mteja huzalisha alama ya vigezo sita na kundi la hatari; kundi la hatari kubwa ndilo linalopeleka uhusiano katika mtiririko wa kazi wa EDD tangu mwanzo. Kwa kuwa hizi ni huduma ndani ya jukwaa moja lililounganishwa badala ya zana zinazojitegemea, kundi la hatari linaloanzisha EDD ni thamani ileile ambayo uchujaji na ufuatiliaji husoma, na hurekodiwa katika kumbukumbu za ukaguzi za pamoja badala ya kunakiliwa kutoka mfumo mmoja hadi mwingine.

Ndani ya moduli ya usimamizi wa kesi, mtiririko wa kazi wa EDD humpa mchambuzi mahali palipopangwa pa kukusanya ushahidi wa chanzo cha fedha na chanzo cha utajiri, kupitia matokeo ya uchujaji na huluki zinazohusiana zilizo nyuma ya mteja, na kurekodi uchambuzi na uamuzi. Zana za jukwaa za utambuzi wa huluki — huluki zilizotambuliwa, viungo, makundi na mchoro wa umiliki manufaa — zimejengwa ndani ya kiolesura cha kesi, hivyo kufumbua umiliki usio wazi hufanyika pale ambapo sehemu nyingine ya uchunguzi ipo, badala ya kuwa zoezi tofauti. Idhini za uongozi wa juu na ubatilishaji hupitia idhini ya watu wawili; kila uamuzi muhimu huonyesha ushahidi wake umbali wa mbofyo mmoja; na mfululizo mzima huishia katika kumbukumbu za ukaguzi zisizoweza kubadilishwa. Jinsi mzunguko huo wa kesi unavyofanya kazi mwanzo hadi mwisho — ugawaji wa tahadhari, mzunguko wa maombi ya taarifa, ushughulikiaji wa SLA, upandishaji wa kesi ngazi ya juu — ndiyo mada ya kuendesha EDD kama mtiririko wa kazi wa kesi. Pale ambapo EDD inaibua shughuli zinazohitaji kuripotiwa, kesi hukabidhiwa kwa mzunguko wa kuripoti na, baadaye, kwa Jukwaa la Ripoti za goAML.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Kuna tofauti gani kati ya CDD na EDD?

Uchunguzi wa kina wa mteja (CDD) ni kiwango cha msingi unachokitumia kwa kila mteja: kumtambua na kumthibitisha, kumtambua mmiliki manufaa yeyote, kuelewa madhumuni ya uhusiano, na kuufuatilia kadiri muda unavyokwenda. Uchunguzi wa kina zaidi (EDD) ni seti ileile ya ukaguzi inayotumika kwa nguvu zaidi — chanzo cha fedha na cha utajiri kilichothibitishwa kwa ushahidi, idhini ya uongozi wa juu, na ufuatiliaji endelevu wa karibu zaidi — inayotengwa kwa mahusiano ambayo CDD ya kawaida haikupi uhakika wa kutosha. EDD ni tofauti ya kiwango, inayotumika kulingana na hatari, si aina tofauti ya ukaguzi.

Ni lini tunalazimika kutumia uchunguzi wa kina zaidi?

Tumia EDD popote ambapo hatari imeongezeka kwa kweli. Vichocheo vya kawaida ni ukadiriaji wa juu wa hatari ya mteja, uhusiano na nchi au njia ya miamala yenye hatari kubwa, hadhi ya mtu mwenye nyadhifa za kisiasa (PEP), umiliki tata au usio wazi usioweza kuupenya kwa urahisi, na tabia isiyo ya kawaida au isiyotarajiwa katika uhusiano unaoendelea. Vichocheo vinapaswa kufafanuliwa na kuandikwa ili vitumike kwa uthabiti badala ya kuachwa kwa hiari ya mchambuzi mmoja mmoja.

Je, chanzo cha fedha ni sawa na chanzo cha utajiri?

Hapana, na kuvichanganya ni pengo la kawaida. Chanzo cha fedha ni asili ya fedha mahususi zinazopita kwenye akaunti au zinazogharimia muamala. Chanzo cha utajiri ni asili ya hali ya jumla ya kifedha ya mteja — jinsi alivyokuja kumiliki mali zake hapo awali. Kwa mteja mwenye hatari kubwa unatarajiwa kuvithibitisha vyote viwili kwa ushahidi unaolingana na hatari, si kurekodi tu kile ambacho mteja alidai.

Tunathibitishaje kwamba tulifanya EDD mdhibiti akituuliza?

Kwa kuiandika kadiri unavyoendelea, mahali pamoja, pamoja na ushahidi ulioambatishwa. Kila uamuzi muhimu unapaswa kuwa na ushahidi unaouunga mkono umbali wa mbofyo mmoja, hatua za idhini ya uongozi wa juu na za ubatilishaji zinapaswa kupitia idhini ya watu wawili ili zidhibitiwe na watu wawili, na mfululizo mzima unapaswa kuishia katika kumbukumbu za ukaguzi zinazoongezewa tu, zisizoweza kubadilishwa baadaye. Katika Creodata, mtiririko wa kazi wa EDD ndani ya moduli ya usimamizi wa kesi hunasa hasa mambo haya, hivyo faili ambalo mkaguzi analisoma huonyesha upya kile kilichoamuliwa na kwa nini.

Uchunguzi wa kina zaidi hukulinda tu pale ambapo kichocheo, hatua na uandikaji wa kumbukumbu vyote viko katika mfumo mmoja unaoweza kukaguliwa, badala ya kutawanyika katika lahajedwali na masanduku ya barua pepe. Ili kuona jinsi programu ya uzingatiaji wa AML ya Creodata inavyoendesha EDD kama mtiririko wa kazi wa kesi — unaolishwa na alama ya hatari ya vigezo sita, unaoungwa mkono na utambuzi wa huluki, na unaolindwa na idhini ya watu wawili na kumbukumbu za ukaguzi zisizoweza kubadilishwa — panga onyesho. Ikiwa ungependa msaada wa kufafanua vichocheo na hatua zako za EDD ili zilingane na wasifu wa hatari wa taasisi yako, timu yetu ya ushauri wa uzingatiaji dhidi ya uhalifu wa kifedha inaweza kulifanyia kazi pamoja nawe.