Gestão de casos de BC/FT: do alerta à decisão final sem perder o trilho de auditoria

Um alerta não é uma conclusão. É uma pergunta que o sistema faz à sua equipa: esta actividade é aquilo que parece ser, ou é algo que um regulador esperaria que fosse comunicado? Tudo o que acontece entre essa pergunta e a sua resposta — a triagem, a investigação, o pedido de documentos, o segundo par de olhos, a decisão de comunicar ou encerrar — é gestão de casos. Bem feita, é a diferença entre uma função de conformidade capaz de defender cada decisão e outra que corre atrás de provas quando um inspector pergunta porque é que um determinado cliente foi ilibado.

A parte difícil raramente é o juízo em si. Os analistas experientes reconhecem uma actividade suspeita quando a vêem. A parte difícil é fazer o trabalho de forma consistente, dentro dos prazos que a sua autoridade de supervisão espera, e deixar um registo suficientemente claro para que um colega — ou um inspector, dois anos depois — consiga reconstituir exactamente o que se sabia, quando, e quem decidiu o quê. Este artigo acompanha um único alerta, da sua geração até à decisão final, através do serviço de Gestão de Casos da Creodata, e mostra como cada passo foi concebido para deixar esse registo sem que o analista tenha de pensar nisso.

Para o contexto mais amplo — o lugar da gestão de casos ao lado da avaliação de risco, da filtragem, da monitorização e das comunicações na prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo (BC/FT) — consulte o guia completo da plataforma BC/FT. Este artigo concentra-se no próprio fluxo de trabalho.

De onde vem o alerta

Um caso começa normalmente com um alerta, e um alerta começa normalmente na monitorização de transacções. Uma regra dispara porque um padrão ultrapassou um limiar — depósitos em numerário fraccionados abaixo de um limite de comunicação, uma alteração súbita na velocidade das transacções, fundos a circular por um corredor que o cliente nunca tinha utilizado. A filtragem também gera alertas: um nome corresponde a uma entrada de sanções ou de pessoas politicamente expostas (PPE) com proximidade suficiente para justificar uma análise. A mecânica que produz essas regras e correspondências é tratada em como os sistemas de monitorização de transacções geram os alertas; para a gestão de casos, o que importa é aquilo que chega.

O que chega não é um simples sinal. Cada alerta traz consigo o seu contexto: a regra ou a correspondência que disparou, o escalão de risco actual do cliente, as transacções envolvidas e — quando um modelo contribuiu para a pontuação — as três principais razões SHAP pelas quais o sistema destacou a actividade, com uma percentagem de confiança e a versão do modelo carimbada na decisão. O analista abre um caso que já sabe porque existe. Não há uma busca à parte por três sistemas para compor o quadro, porque o alerta, o cliente e as provas já apontam para a mesma entidade.

Triagem e atribuição em fila

Nem todos os alertas merecem o mesmo esforço, e fingir o contrário é a forma de as equipas se afogarem. A primeira decisão é a triagem: isto justifica uma investigação completa, um escalamento imediato ou um encerramento rápido e bem fundamentado?

O serviço de Gestão de Casos da Creodata encaminha os alertas para filas e atribui-os de acordo com a configuração que definir durante a implementação — por escalão de risco, por tipo de alerta, por jurisdição ou pela carga de trabalho dos analistas. O alerta de um cliente de alto risco vai parar a uma fila acompanhada por pessoal sénior; um padrão de baixo risco e de baixo valor segue para onde deve seguir. A atribuição é explícita e fica registada: quem é o responsável pelo caso, quando o assumiu e quando essa responsabilidade mudou. Esse registo de titularidade é a primeira entrada do trilho de auditoria e responde à pergunta que os inspectores fazem com mais frequência — quem foi o responsável por esta decisão.

Uma boa triagem significa também que o analista consegue ver, num relance, aquilo com que está a lidar:

• A regra que disparou ou a correspondência da filtragem, e a respectiva pontuação.
• O escalão de risco do cliente e os factores que o determinam.
• Quaisquer casos abertos ou históricos ligados ao mesmo cliente ou às mesmas contrapartes.
• O relógio do SLA — quanto tempo resta a este caso antes de ultrapassar o prazo com que se comprometeu.

A investigação

A investigação é o cerne do trabalho, e é aí que uma concepção centrada nas provas mostra o seu valor. Na plataforma da Creodata, cada facto relevante em que um analista se apoia está à distância de um clique da sua fonte. A pontuação de risco mostra os factores que a produziram. Uma correspondência da filtragem mostra a entrada da lista correspondente e as razões da correspondência. Um alerta de monitorização mostra as transacções subjacentes. Não se pede ao analista que confie num número; mostra-se-lhe o fundamento desse número, tal como a qualquer pessoa que venha a rever o caso mais tarde.

Isto é importante porque uma investigação é, no fim de contas, uma argumentação — a favor da conclusão de que a actividade está explicada e é benigna, ou de que é suspeita e deve ser comunicada. Uma argumentação vale o que valem as provas que a sustentam, e um trilho reconstituído a posteriori é uma argumentação já perdida. Ao manter as provas anexadas ao caso à medida que o analista trabalha, a plataforma faz da narrativa final algo que se compõe a partir de um registo que já existe.

O ciclo de pedido de informação (RFI)

Muitas vezes, o analista não consegue decidir apenas com base nos dados internos. Precisa de algo do cliente ou de outra área da instituição — uma explicação sobre a origem dos fundos, um contrato, uma declaração de beneficiário efectivo actualizada, a justificação de um pagamento invulgar. É esse o ciclo de pedido de informação.

No serviço de Gestão de Casos da Creodata, um RFI é uma etapa acompanhada, e não um e-mail que desaparece numa caixa de correio. O pedido fica registado no caso, a resposta é anexada quando chega e o estado do caso reflecte que está à espera de terceiros. Isto é importante por duas razões. Primeiro, mantém as provas num só lugar: a pergunta e a respectiva resposta ficam com o caso, e não numa conversa paralela. Segundo, interage de forma honesta com o seu SLA — o que nos leva à questão do tempo.

Pausa e retoma do SLA

A maioria das autoridades de supervisão espera que os alertas sejam investigados e resolvidos num prazo definido. Tratar esse relógio de forma ingénua — pô-lo a correr continuamente desde o momento em que o alerta dispara — penaliza os analistas por atrasos que não controlam. Se um caso está há duas semanas à espera de que um cliente devolva um documento, o analista não deve ser considerado lento.

O serviço da Creodata resolve esta questão com a pausa e retoma do SLA. Quando um caso está genuinamente bloqueado — tipicamente à espera da resposta a um RFI — o relógio do SLA pode ser posto em pausa, e é retomado quando a dependência desaparece. A própria pausa é um evento registado: quando começou, porquê e quando foi levantada. O resultado é uma métrica de tempo que reflecte o trabalho que a sua equipa efectivamente controla, e um registo que mostra com precisão de onde veio cada atraso. Quando um inspector pergunta porque é que um caso demorou três meses, a resposta está na cronologia: dez dias de investigação, onze semanas à espera do cliente, dois dias para encerrar.

Ver o quadro geral: o grafo de casos ligados

O branqueamento de capitais raramente se confina a um cliente ou a um alerta. O mesmo beneficiário efectivo surge por detrás de duas contas; uma contraparte numa investigação é o visado de outra; três casos «sem relação» acabam por partilhar uma morada ou um número de telefone. Um analista que trabalhe um único alerta de forma isolada deixará isto escapar todas as vezes.

O serviço de Gestão de Casos da Creodata inclui um grafo de casos ligados que faz emergir estas ligações, apoiando-se na camada de resolução de entidades da plataforma — entidades resolvidas, as ligações entre elas e o grafo de beneficiários efectivos que mostra quem controla o quê, em última instância. A partir de dentro de um caso, o analista vê os casos relacionados, as contrapartes partilhadas e o agrupamento de entidades em que o cliente se insere. Um alerta que parece trivial isoladamente pode tornar-se significativo quando se percebe que é o quarto de um padrão. Este contexto de investigação está na própria interface do caso, pelo que o analista não precisa de mudar de ferramenta para perguntar «já vimos isto antes?».

Quando um caso exige mais: o fluxo de diligência reforçada

Por vezes, a investigação entra num território que exige um escrutínio mais profundo — um cliente de alto risco, uma ligação a uma PPE, um padrão de transacções que as verificações correntes não conseguem explicar. Isso é a diligência reforçada (EDD), e o serviço da Creodata dispõe de um fluxo de diligência reforçada dedicado dentro do próprio caso, em vez de remeter o analista para um processo separado.

A diligência reforçada eleva o padrão de prova: mais documentação, aprovação por um responsável sénior, uma análise mais atenta da origem do património e da origem dos fundos, e uma explicação mais clara das razões pelas quais a instituição se sente confortável em manter a relação — ou não. Como o fluxo de trabalho vive dentro do caso, as etapas da diligência reforçada e as respectivas provas passam a fazer parte do mesmo registo que o alerta original. Não há qualquer ruptura entre «a investigação do alerta» e «a revisão reforçada»; é um único processo contínuo e auditável. Para a substância do que a diligência reforçada exige e de como conduzi-la, consulte o fluxo de diligência reforçada dentro de um caso.

Escalonamento

Nem todos os casos podem ou devem ser encerrados pelo analista que os abriu. Alguns precisam do juízo de um gestor; outros precisam do responsável pela comunicação de operações suspeitas (MLRO); outros ainda precisam de uma decisão que o analista não está autorizado a tomar sozinho. O escalamento é a passagem controlada de um caso para um nível hierárquico superior.

O serviço da Creodata suporta a criação manual de casos e o escalamento como acções de pleno direito. Um analista pode escalar um caso com a sua fundamentação anexada, e o escalamento fica registado — quem o desencadeou, para quem e porquê. O revisor sénior herda o caso completo, com as provas e a cronologia intactas, e acrescenta a sua decisão ao mesmo registo.

A decisão final: comunicar ou encerrar

Todos os casos terminam num de dois lugares. Ou a actividade está explicada e o caso é encerrado, ou é suspeita e a instituição submete uma comunicação de operação suspeita (STR). Ambos os desfechos são decisões, e ambos têm de ser defensáveis.

Um encerramento não é a ausência de uma decisão; é uma decisão de pleno direito, e a Creodata trata-o como tal. O analista regista a fundamentação, as provas que a sustentam ficam anexadas e — nos encerramentos com consequências relevantes — aplica-se a aprovação segundo o princípio dos quatro olhos, para que o encerramento de um caso de alto risco nunca seja a decisão não revista de uma única pessoa. É esta disciplina que protege a instituição: os casos que encerra são aqueles que um inspector escrutinará com mais rigor, e «analisámos e ficámos satisfeitos» só é uma resposta se conseguir mostrar a análise.

Quando a decisão é comunicar, a gestão de casos passa o testemunho, sem atritos, ao serviço de comunicações STR/CTR, que conduz o ciclo de vida de rascunho, revisão, aprovação e submissão. A investigação que acabou de concluir é a matéria-prima da comunicação — as provas, a cronologia e a fundamentação transitam na íntegra. A redacção da comunicação é, em si mesma, um ofício próprio; redigir a narrativa da STR depois de decidir comunicar explica como transformar uma investigação numa narrativa com base na qual uma unidade de informação financeira (UIF) possa actuar. Não voltaremos a explicar aqui a mecânica da submissão; essa é a função da plataforma de comunicações goAML e do conjunto de guias que a acompanha.

O trilho de auditoria por baixo de tudo isto

Tudo o que foi descrito assenta num único alicerce: um registo de auditoria imutável, em que só é possível acrescentar entradas (append-only). Cada atribuição, cada RFI, cada pausa do SLA, cada escalamento, cada derrogação, cada decisão final é registada no momento em que ocorre, com o autor, a hora e as provas à vista. A aprovação segundo o princípio dos quatro olhos protege os momentos com consequências relevantes — encerrar um caso de alto risco, derrogar um escalão de risco, activar uma alteração que afecte a forma como os alertas são pontuados — para que nenhuma pessoa possa, sozinha, tomar uma decisão relevante sem controlo.

O objectivo não é atrasar os analistas. É que o registo seja um subproduto de fazer bem o trabalho, e não uma tarefa separada acrescentada no fim. Quando chega a auditoria, a resposta a «mostre-me como tratou isto» já está escrita. Os princípios por detrás disto — imutabilidade, quatro olhos, provas em primeiro lugar — são expostos no artigo sobre o trilho de auditoria por detrás de cada decisão finalEN.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um alerta e um caso?

Um alerta é um sinal isolado gerado pela monitorização de transacções ou pela filtragem — uma regra disparou, ou um nome correspondeu a uma lista. Um caso é a investigação que se segue. Um caso pode reunir vários alertas sobre o mesmo cliente, bem como o trabalho do analista, os RFI, as provas e a decisão final. O alerta é a pergunta; o caso é a forma como se lhe responde.

De que forma a pausa e retoma do SLA afecta os meus prazos de comunicação?

A pausa e retoma do SLA rege o seu relógio interno de investigação — o tempo com que se compromete para tratar um alerta — e não os prazos legais de comunicação. Pôr o relógio em pausa enquanto aguarda documentos de um cliente dá-lhe uma medida honesta do trabalho que a sua equipa controla, bem como um motivo registado para qualquer atraso. Uma vez tomada a decisão de comunicar, os prazos legais de submissão à sua unidade de informação financeira aplicam-se de forma independente.

Um analista pode encerrar sozinho um caso de alto risco?

As decisões finais com consequências relevantes, incluindo o encerramento de um caso de alto risco, estão protegidas pela aprovação segundo o princípio dos quatro olhos. O analista regista a fundamentação e as provas, e uma segunda pessoa autorizada revê e aprova antes de o caso ser encerrado. Isto fica gravado no registo de auditoria imutável, pelo que a instituição pode sempre demonstrar que as decisões relevantes foram verificadas de forma independente.

Como se liga a gestão de casos às comunicações STR?

Quando a decisão final é comunicar, o caso passa para o serviço de comunicações STR/CTR com as provas, a cronologia e a fundamentação intactas. O serviço de comunicações conduz o ciclo de vida de rascunho, revisão, aprovação e submissão e gere a submissão ao regulador. A gestão de casos produz a investigação; o serviço de comunicações transforma-a numa submissão.

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A gestão de casos é o ponto em que um programa de prevenção do BC/FT se mantém coeso ou se desmorona — e é para onde os inspectores olham primeiro. Se quiser ver como um alerta passa da fila à decisão final com as provas e o trilho de auditoria incorporados, explore o software de gestão de casos BC/FT da Creodata, fale com a nossa equipa de consultoria em conformidade de crime financeiro ou marque uma demonstração e acompanharemos consigo um caso ao longo de todo o ciclo de vida.